--集團公司視頻會議管理辦法第一章總則第一條為進(jìn)一步加強**（集團）有限公司（以下簡稱“集團公司”）視頻會議管理，規(guī)范申請使用流程，保證視頻會議效果，特制訂本辦法。第二條本辦法適用于集團公司本部通過上級單位視頻會議系統(tǒng)和集團公司視頻會議系統(tǒng)召開的各類會議。第三條上級單位視頻會議系統(tǒng)是指由市委市政府、市國資委等上級單位組建的視頻會議系統(tǒng)，并在集團公司設(shè)置相應(yīng)會議終端；集團公司視頻會議系統(tǒng)是指由集團公司本部組建的視頻會議系統(tǒng)。第四條視頻會議主要包括按照市委市政府、市國資委等上級單位要求**集團參加的視頻會議、集團公司主辦的內(nèi)部視頻會議、集團公司與外部單位召開的視頻會議等。第五條視頻會議管理按照“統(tǒng)籌管理、分級負(fù)責(zé)”原則，明確集團本部、保障單位和各單位管理責(zé)任，并按照“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，由主辦部室根據(jù)本辦法要求，做好會議組織安排工作，確保視頻會議組織流程，達(dá)到會議效果。第二章職責(zé)分工及要求第六條集團公司黨委綜合辦（以下簡稱“黨委綜合辦”）為集團公司本部視頻會議的主管部室，主要負(fù)責(zé)視頻會議統(tǒng)籌管理。第七條技術(shù)及設(shè)備保障單位主要負(fù)責(zé)建立視頻會議設(shè)備軟件和硬件維護、保養(yǎng)、巡檢等機制，配合主管部室制定視頻會議系統(tǒng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)會前設(shè)備調(diào)試、會議期間保障等工作。第八條會務(wù)服務(wù)保障單位主要負(fù)責(zé)集團公司視頻會議室日常預(yù)定管理和會場服務(wù)保障等工作。第九條集團公司各單位要結(jié)合實際情況設(shè)置視頻會議室，配備視頻會議終端設(shè)備及光纖專線網(wǎng)絡(luò)，明確本單位視頻會議主管部室和技術(shù)保障部室，設(shè)置專人進(jìn)行管理。第三章視頻會議申請使用程序第十條參加上級單位組織的視頻會議或組織集團公司視頻會議，主辦部室原則上應(yīng)提前3個（含3個）以上工作日向會務(wù)服務(wù)保障單位預(yù)定視頻會議室，并填報《集團公司視頻會議申請表》（見附件1），打印并加蓋部室章后向黨委綜合辦報備，黨委綜合辦接到《集團公司視頻會議申請表》后做好登記，并根據(jù)情況做好有關(guān)協(xié)調(diào)。第十一條主辦部室申請后，應(yīng)立即通知技術(shù)及設(shè)備保障單位和相關(guān)單位做好設(shè)備及會場準(zhǔn)備工作。第十二條對于需要緊急召開的視頻會議，主辦部室可先口頭向黨委綜合辦報備，并在會后1個工作日內(nèi)補辦相關(guān)手續(xù)。第四章視頻會議室設(shè)置及相關(guān)配置第十三條黨委綜合辦根據(jù)實際需求，設(shè)置集團公司本部相關(guān)視頻會議室，并配備視頻終端、音響等設(shè)備。第十四條各單位視頻會議室配置的相關(guān)會議終端設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)符合集團公司視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第十五條黨委綜合辦會同相關(guān)單位對視頻會議室布置、標(biāo)識等明確標(biāo)準(zhǔn)，保障視頻圖像效果。各系統(tǒng)例會應(yīng)結(jié)合實際制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。第五章視頻會議會前準(zhǔn)備及會議組織第十六條建立黨委綜合辦、技術(shù)及設(shè)備保障單位、會務(wù)服務(wù)保障單位和相關(guān)主辦部室視頻會議溝通聯(lián)系機制，確保信息溝通有效及時。第十七條履行申請使用程序后，主辦部室負(fù)責(zé)通知參會單位做好會議準(zhǔn)備，會同技術(shù)及設(shè)備保障單位和相關(guān)分會場單位，在會前做好視頻會議設(shè)備檢查及聯(lián)調(diào)工作，填寫《會前設(shè)備巡檢清單》（見附件2），并對檢查情況給與確認(rèn)。第十八條各單位視頻會議管理人員應(yīng)準(zhǔn)時參加聯(lián)調(diào)。原則上于會議召開前1日進(jìn)行；緊急情況下，應(yīng)至少于會前30分鐘進(jìn)行聯(lián)調(diào)，各單位應(yīng)及時解決聯(lián)調(diào)中出現(xiàn)的問題，不能影響正式會議使用；集團公司統(tǒng)一分配使用賬號；非集團緊急會議禁止使用手機等移動設(shè)備參會。第十九條會議期間主會場視頻會議保障工作由技術(shù)及設(shè)備保障單位負(fù)責(zé)，并由技術(shù)及設(shè)備保障單位指派專人進(jìn)行跟會指導(dǎo)，確保會議質(zhì)量；分會場視頻會議保障工作由分會場單位專人負(fù)責(zé)。如遇重大問題，影響會議正常召開，應(yīng)第一時間報告會議主辦部室，由主辦部室協(xié)調(diào)解決。第二十條會議結(jié)束后，主會場相關(guān)設(shè)備由技術(shù)及設(shè)備保障單位負(fù)責(zé)及時關(guān)閉并保管，會務(wù)服務(wù)保障單位負(fù)責(zé)整理好主會場；分會場相關(guān)設(shè)備由分會場單位負(fù)責(zé)關(guān)閉及保管。第六章視頻會議保障管理及工作機制第二十一條視頻會議系統(tǒng)包括：控制單元、管理平臺、服務(wù)器、會議終端等設(shè)備。第二十二條視頻會議維護與管理基本任務(wù)1.各單位應(yīng)保證視頻會議系統(tǒng)運行正常，確保畫面、聲音清晰。2.設(shè)備出現(xiàn)問題，各單位應(yīng)迅速準(zhǔn)確排除故障，降低故障引起的不良影響。3.各單位應(yīng)保持系統(tǒng)設(shè)備完好，保持會場環(huán)境良好，各類記錄真實齊全。4.各單位應(yīng)定期對本地視頻會議系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)運行情況進(jìn)行檢查，確保視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正常使用。5.技術(shù)及設(shè)備保障單位應(yīng)建立應(yīng)急機制，如遇特殊情況，經(jīng)與主辦部室聯(lián)系后，根據(jù)緊急程度采取電話會議、云端會議等方式，保證會議正常召開。第二十三條技術(shù)及設(shè)備保障單位應(yīng)建立24小時保障機制，并指定專人負(fù)責(zé)日常維護，保證設(shè)備運行正常，確保會議系統(tǒng)暢通；會務(wù)服務(wù)保障單位應(yīng)建立臨時保障機制，確保緊急會議召開時能夠及時響應(yīng)。第二十四條視頻會議系統(tǒng)的相關(guān)硬件、技術(shù)資料、軟件程序等，技術(shù)及設(shè)備保障單位必須專人管理，不得遺失；人員發(fā)生變化時，應(yīng)辦理交接手續(xù)。第二十五條集團公司各單位應(yīng)完善與技術(shù)及設(shè)備保障單位溝通聯(lián)絡(luò)機制，明確視頻會議系統(tǒng)的具體管理部室，并指定專人進(jìn)行管理，并將管理人信息向黨委綜合辦和技術(shù)及設(shè)備保障單位報備，如人員發(fā)生變更，應(yīng)及時通知黨委綜合辦及技術(shù)及設(shè)備保障單位。第二十六條黨委綜合辦會同技術(shù)及設(shè)備保障單位適時進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議，技術(shù)及設(shè)備保障單位應(yīng)按相關(guān)程序?qū)ο到y(tǒng)、設(shè)備等完成定期優(yōu)化。第七章會風(fēng)會紀(jì)第二十七條各會議主辦部室是會風(fēng)會紀(jì)的主責(zé)部室，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，會前明確會風(fēng)會紀(jì)要求，會議期間做好監(jiān)督、提醒，會后視監(jiān)督檢查情況予以通報；黨委綜合辦作為會議管理主管部室負(fù)責(zé)對各系統(tǒng)會議會風(fēng)會紀(jì)情況進(jìn)行監(jiān)督、考核。對不認(rèn)真或不嚴(yán)格執(zhí)行會風(fēng)會紀(jì)有關(guān)要求的主辦部室以及個人進(jìn)行通報，并將問題情況移交有關(guān)部門，依紀(jì)依規(guī)嚴(yán)肅問責(zé)。第八章附則第二十八條本辦法由集團公司黨委綜合辦負(fù)責(zé)制定并解釋。第二十九條本辦法自發(fā)文之日起施行。附件：1.視頻會議申請表2.會前設(shè)備巡檢清單附件1.集團公司視頻會議申請表使用部室使用部室（加蓋印章）會議名稱調(diào)試時間使用時間聯(lián)系人聯(lián)系方式會議室需求會議類型市國資委視頻會議區(qū)政府視頻會議遠(yuǎn)程視頻會議：請附遠(yuǎn)端參會人員姓名、手機號碼，并確認(rèn)已安裝TE-MOBILE客戶端。集團公司視頻會議：分會場_____________________________請附會議通知。附件2.會前設(shè)備巡檢清單會議名稱：會議名稱：日期：檢查人：