千里之行，始于足下。第2頁/共2頁精品文檔推薦OA系統(tǒng)管理辦法(征求意見稿)

OA系統(tǒng)治理方法

（征求意見稿）

第一章總則

第一條為保證集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（本方法簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）順利實(shí)施，保證其高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，結(jié)合集團(tuán)辦公自動(dòng)化工作實(shí)際事情，特制定本方法。

第二條OA系統(tǒng)，要緊運(yùn)用于集團(tuán)總部各中心、部門、各子公司之間的公文流轉(zhuǎn)。

第三條OA系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、公文治理、車輛治理、工作報(bào)表、用品治理、任務(wù)治理、工作打算、工作總結(jié)、工作日志、文檔治理、公共信息、個(gè)人設(shè)置、綜合辦公、常用工具等功能。

第四條OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作舉行跟蹤，對(duì)每位公司職員工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤事情舉行記錄，職員使用OA系統(tǒng)舉行協(xié)同工作的事情將納入該單位年度考核范圍。

第五條本方法適用于集團(tuán)總部各中心、部門、各子公司。

第二章治理分工與職責(zé)

第六條集團(tuán)行政治理中心負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的治理、規(guī)劃、實(shí)施、培訓(xùn)和檢查考核等工作，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署，分級(jí)治理。其要緊職責(zé)：

1．依照總裁辦的指令，辦理系統(tǒng)使用單位的注冊(cè)、名稱變更、撤銷等相關(guān)手續(xù)的審核工作；

2．依照公司的進(jìn)展，將新的治理規(guī)定實(shí)施到OA系統(tǒng)中；

3．依照實(shí)際事情對(duì)OA系統(tǒng)各類表單和流程舉行修改及修訂工作；

4．征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過程中浮現(xiàn)的新事情、新咨詢題；

5．培訓(xùn)各使用單位的職員；

6．做好其他相關(guān)工作。

第七條集團(tuán)行政治理中心網(wǎng)絡(luò)信息治理員（以下稱系統(tǒng)治理員）負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的維護(hù)和治理等工作。其要緊職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)治理OA系統(tǒng)的軟、硬件配置、升級(jí)。

2．負(fù)責(zé)日常的OA系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障處理。

3．負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的安全技術(shù)防范，定期就系統(tǒng)運(yùn)行舉行嚴(yán)格檢查。

4．負(fù)責(zé)集團(tuán)總部各部門辦公終端系統(tǒng)的安裝。

第八條各使用單位必須設(shè)一名負(fù)責(zé)人分管OA系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)治理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督本單位職員使用OA的事情；

第九條集團(tuán)各治理中心、各子公司應(yīng)指定文檔治理員一名，負(fù)責(zé)對(duì)本部門文檔舉行治理（新建、歸檔、整理、授權(quán)等）。

第十條使用單位需變更系統(tǒng)中的相關(guān)資料，應(yīng)向行政治理中心提出申請(qǐng)，并辦理相關(guān)手續(xù)：

1．使用單位名稱變更的，應(yīng)辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來函確定新的使用人員名單；

2．使用單位撤銷的，應(yīng)辦理注銷手續(xù)。即在系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位使用人員，并將系統(tǒng)中的相關(guān)文件按撤銷單位提出的處理方法舉行處理；

3．使用單位合并的，合并后的使用單位名稱假如沿用合并前其中一具使用單位名稱的，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二項(xiàng)規(guī)定辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位假如使用新的單位名稱的，則按本方法第八條的規(guī)定重新辦理注冊(cè)手續(xù)，合并前在系統(tǒng)中使用的單位名稱按本條第二項(xiàng)規(guī)定辦理注銷手續(xù)。

4．使用單位協(xié)同審批表單或流程需要修改，必須通過集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)過后，由主管部門通知系統(tǒng)治理員舉行操作。

5．集團(tuán)各部門、各子公司申請(qǐng)新職員系統(tǒng)賬號(hào)，需經(jīng)過所在公司人力資源部向系統(tǒng)治理員提交新職員資料：姓名、部門、職位及其上級(jí)主管。系統(tǒng)治理員添加職員編號(hào)及相關(guān)權(quán)限后，經(jīng)過消息方式通知人力資源部及其上級(jí)主管，由上級(jí)主管轉(zhuǎn)達(dá)給新職員，由行政治理中心統(tǒng)一安排新職員舉行培訓(xùn)和考核。

第三章使用要求

第十一條職員應(yīng)自覺遵守OA系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，仔細(xì)完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。對(duì)生產(chǎn)一線職員及輔助后勤職員（沒有使用電腦的職員）用紙質(zhì)先提起審批，然后由本部門文員或人事行政文員輸入電腦舉行審批和備案。

第十二條系統(tǒng)經(jīng)過用戶名和密碼舉行身份治理和認(rèn)證。職員應(yīng)自個(gè)兒定期更換密碼，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。每位職員都要熟練掌握OA系統(tǒng)的使用辦法，使用OA系統(tǒng)舉行單位內(nèi)部的各項(xiàng)日常辦公。

第十三條職員的密碼丟失，應(yīng)向系統(tǒng)治理員提出申請(qǐng)，恢復(fù)初始密碼。

第十四條職員在OA系統(tǒng)的設(shè)置中內(nèi)心面，對(duì)自個(gè)兒的個(gè)人信息舉行添加，如聯(lián)

系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之間聯(lián)系時(shí)查找。

第十五條未經(jīng)集團(tuán)行政中心接受，非相關(guān)人員別得使用系統(tǒng)治理員的密鑰和密碼登錄系統(tǒng)。

第十六條為保證各類電子文件的及時(shí)收發(fā)，公司領(lǐng)導(dǎo)及各中心負(fù)責(zé)人原則上應(yīng)該全天在線，其他職員至少每天上、下午各登陸兩次OA系統(tǒng)，接收各類文件，處理待辦事項(xiàng)。

第十七條職員如因請(qǐng)假時(shí)刻較長(zhǎng)而無法處理待辦事項(xiàng)的，應(yīng)指定授權(quán)的代辦人舉行相關(guān)操作，取得授權(quán)的代辦人在OA系統(tǒng)上以授權(quán)人名義所做的各類操作，均視為授權(quán)人的本人意見。如因出差，請(qǐng)使用手機(jī)審批功能，保證工作的連續(xù)性。

第十八條為使公文流轉(zhuǎn)真正地降到實(shí)處，并提高職員對(duì)“企業(yè)信息化”的認(rèn)識(shí)，有審批權(quán)限的OA使用人必須啟動(dòng)短信提醒功能，并且必須隨時(shí)隨地、及時(shí)地打開OA系統(tǒng)，處理當(dāng)天的文件，如遇出差、事假等沒有上網(wǎng)條件的事情，須啟用手機(jī)審批功能，保證事務(wù)正常審批，如遇長(zhǎng)時(shí)刻出差、事假的，須啟用事務(wù)托付功能。

第十九條各部門在發(fā)文或部門與部門之間需協(xié)調(diào)某些事宜時(shí)必須經(jīng)過OA系統(tǒng)，別允許浮現(xiàn)紙質(zhì)文件（緊急事情除外）。處理文件填寫意見時(shí)必須將意見寫清晰。

第二十條有緊急重要文件需要審批，職員可經(jīng)過電話或者發(fā)送手機(jī)短信提醒。

第二十一條在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子公文，其文種、格式、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負(fù)責(zé)。

第二十二條公文帶有別方便舉行電子化處理的附件（如物品等）的，可按紙質(zhì)公文交換的方式舉行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。

第二十三條電子公文接收失敗的，收文單位應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位提出申請(qǐng)，講明緣故，請(qǐng)求重發(fā)或追加打印份數(shù)；因系統(tǒng)故障別能接收的，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)治理員反饋。

第二十四條職員要保證經(jīng)過OA系統(tǒng)公布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所公布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。

第二十五條因個(gè)人緣故未登陸和使用OA系統(tǒng)，別能及時(shí)處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自個(gè)兒負(fù)責(zé)。

第二十六條OA系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)單位（部門）應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用講明實(shí)行網(wǎng)上辦公，流程定制發(fā)起的單位（部門）應(yīng)催促系統(tǒng)模板的使用。

第二十七條職員應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作辦法，在使用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1．經(jīng)過OA系統(tǒng)公布的信息、發(fā)起的協(xié)同，均視同OA使用人員知曉，所以所有職員應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獵取協(xié)同信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。

2．職員應(yīng)保證經(jīng)過OA系統(tǒng)公布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所公布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。

3．職員應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)刻。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的職員處理時(shí)刻原則上別超過１個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特別緣故離開時(shí)，須經(jīng)過手機(jī)審批功能審批或代理設(shè)置功能托付相關(guān)人員代為辦理。

第二十八條OA系統(tǒng)公共信息治理實(shí)行實(shí)名制，別得在OA系統(tǒng)上公布與公司工作無關(guān)的公告或調(diào)查；別允許在OA上公布私人事務(wù)，禁止談?wù)摴べY等公司機(jī)密，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。

第四章業(yè)務(wù)治理規(guī)則

第二十九條文檔治理

發(fā)文治理依照《公文治理方法》執(zhí)行，會(huì)簽、審批、發(fā)放等環(huán)節(jié)均經(jīng)過OA系統(tǒng)舉行，如需向外發(fā)放紙質(zhì)文件的，由行政治理中心打印發(fā)放。

1．普通文檔治理

各中心、子公司文檔治理員應(yīng)對(duì)本單位需保存、共享的資料舉行分類整理，歸檔到本單位“單位文檔”對(duì)應(yīng)名目中；并依照查詢權(quán)限授權(quán)其它職員查詢或借閱。重要文檔需另外備份。

2．注意事項(xiàng)

各個(gè)部門的相關(guān)文件必須分類上傳到部門文檔中，在每個(gè)部門文檔下能夠新建文檔夾以便使用。并且每個(gè)部門的單位文檔必須對(duì)副總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)公開，別允許上傳與工作無關(guān)的文件。

第三十條日常辦公

1．協(xié)同辦公治理

單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)舉行日常的文件的交流和消息溝通，請(qǐng)使用“即時(shí)通”替代目前大部分常使用的QQ、郵箱的工具，對(duì)外可接著使用之前的溝通工具。

2．會(huì)議治理

會(huì)議的召開統(tǒng)一提早由會(huì)議發(fā)起人在OA上舉行會(huì)議召開通知，其他人員收到通知后必須及時(shí)舉行處理，講明是否參加會(huì)議。

3．公告治理

集團(tuán)總部由行政治理中心起草公告通知等信息，交中心負(fù)責(zé)人審核后在OA系統(tǒng)上公布，其它部門的公告由自個(gè)兒部門起草，交中心負(fù)責(zé)人審核后在OA系統(tǒng)上公布，但要挑選清晰公告對(duì)象。子公司的公告由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草，由部門負(fù)責(zé)人審批后在OA系統(tǒng)上公布。

第三十一條周工作總結(jié)及周工作報(bào)告

1．集團(tuán)總部所有電腦使用人員均要求每周在OA上填寫周工作總結(jié)及周工打算，并作為職員考核的指標(biāo)之一。

2．每周工作總結(jié)及周工作打算必須在每個(gè)周末下班前完成。

4．周工作總結(jié)及周工作打算由直截了當(dāng)上級(jí)簽閱，副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)能夠抽查所有職員的日志。簽閱時(shí)，能夠簽署意見、指示等。

5．周工作總結(jié)除達(dá)到每周及時(shí)記錄的要求，還需要可以準(zhǔn)確、客觀的反映本周重要工作事情，以便為往后的工作回顧提供幫助。

6．周工作總結(jié)記錄本周重要工作的事情，由公司人力資源部依照日志與要求的吻合事情賦予考核，假如記錄特殊差的，公司行政中心第一次提出改正意見，提醒當(dāng)事人及時(shí)的改正，別能及時(shí)改正的，賦予一定經(jīng)濟(jì)處罰。

第三十二條OA系統(tǒng)上的月度打算、月度總結(jié)模塊的填寫要求按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十三條消息中心使用要求

1．消息中心是日常工作交流工具，別許發(fā)送與工作無關(guān)的信息。

2．除網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)別能正常使用外，要求所有的職員工作方面的事項(xiàng)全部經(jīng)過消息中心系統(tǒng)交流，有據(jù)可查，明確責(zé)任。

3．要求所有職員上班后，就必須登錄“即時(shí)通”，并保證在上班時(shí)刻內(nèi)向來在線，確保消息及時(shí)接收和審批。如需長(zhǎng)時(shí)刻離開電腦的，必須登錄手機(jī)版，及時(shí)查收信息及審批事務(wù)。

第三十四條知識(shí)公布要求

公司鼓舞職員將工作中積存的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及處理方法寫成書面的文檔公布到知識(shí)中心的相應(yīng)版塊中。

第三十五條公司新聞的公布要求

公司鼓舞職員將發(fā)生在周圍故意義的人與事寫出來提交到公司新聞中。

第三十六條職員建檔要求

新職員入職后的一周內(nèi)要求本人填寫好個(gè)人資料詳細(xì)檔案，信息變動(dòng)后要即時(shí)更新。

第三十七條通知與待閱要求

職員必須及時(shí)查看通知與待閱欄內(nèi)的文件，特殊是通知文件，及時(shí)閱讀，如因未閱讀造成別良后果，由本人承擔(dān)。

第三十八條領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA系統(tǒng)使用及信息查詢規(guī)范

1．日常檢查

部門經(jīng)理以上人員，每周下班后或每周第一天上班后，必須要查看下屬職員的

周工打算及周工作總結(jié)，信息交流、客戶關(guān)系記錄，及時(shí)掌握職員工作狀況。

假如檢查中發(fā)覺職員的工作有偏差，上級(jí)必須及時(shí)賦予指正。假如所以造成工作延誤，上級(jí)要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。特殊是在檢查中發(fā)覺職員的工作需要其它部門協(xié)助，上級(jí)要積極幫助職員與其它部門協(xié)調(diào)工作。

2．日常工作任務(wù)布置

經(jīng)過“創(chuàng)建任務(wù)”將要求職員完成的工作在系統(tǒng)中布置任務(wù)給相關(guān)人員，并在任務(wù)治理中舉行查看檢查。

3．日常流程審批

（1）對(duì)各類流程申請(qǐng)應(yīng)及時(shí)舉行審批，保障流程正常流轉(zhuǎn)。

（2）執(zhí)行公司制度，經(jīng)過系統(tǒng)協(xié)同審批模塊發(fā)起自個(gè)兒需要通過審批的相關(guān)流程。

（3）假如因未及時(shí)審批、提交相關(guān)流程而造成工作延誤，依照造成損失按比例對(duì)當(dāng)事人舉行處罰。

第三十九條在使用OA系統(tǒng)時(shí)需要上傳附件的，要求附件容量大小別得超過20M，假如附件真的較大的，可經(jīng)過其它方式發(fā)送。

第四十條使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信息別得轉(zhuǎn)發(fā)至無關(guān)人員，公文流轉(zhuǎn)嚴(yán)格按范圍舉行流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁擴(kuò)大范圍，也別得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)無關(guān)的介質(zhì)內(nèi)。

第四十一條禁止安裝與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件，禁止安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄等網(wǎng)絡(luò)輔助工具。

第五章安全保障

第四十二條OA系統(tǒng)的推廣應(yīng)用由集團(tuán)行政治理中心舉行檢查考核，對(duì)長(zhǎng)期別使用OA系統(tǒng)、別按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)、或數(shù)據(jù)別準(zhǔn)確的，按處罰規(guī)定處理。

第四十三條嚴(yán)禁外來人員未經(jīng)允許進(jìn)入OA系統(tǒng)，若有違反而導(dǎo)致病毒向公司內(nèi)部傳播或公司商業(yè)隱秘向外部傳播而造成公司損失的，將依照公司規(guī)定賦予相關(guān)責(zé)任人舉行處理。

第四十四條偵測(cè)、盜用、冒用他人賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，遺失或泄漏賬號(hào)、密碼等安全認(rèn)證信息，其處罰見考核制度。

第四十五條聯(lián)入OA系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，應(yīng)安裝殺毒軟件。使用外來磁盤應(yīng)檢測(cè)，以防病毒入侵。

第四十六條文檔治理員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、公布范圍負(fù)責(zé)，別得將涉密信息、帶病毒文檔錄入OA系統(tǒng)。

第四十七條使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信息別得在該系統(tǒng)內(nèi)公布，也別得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)無關(guān)的計(jì)算機(jī)中。

第四十八條應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全保密知識(shí)教育，遵守保密紀(jì)律與保密規(guī)

定。

第四十九條別得利用電子系統(tǒng)從事危害國(guó)家安全、泄露國(guó)家隱秘的違法犯罪活動(dòng)；別得復(fù)制和傳播影響社會(huì)治安或淫穢色情信息，一經(jīng)發(fā)覺將提交公安機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。

第五十條系統(tǒng)浮現(xiàn)異常，造成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)別完整、軟件故障、數(shù)據(jù)丟失，妨礙系統(tǒng)完整運(yùn)行的，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政治理中心反饋。

第五十一條信息傳輸工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)治理制度，遵循統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。接收的信息，應(yīng)按照時(shí)限要求辦理；發(fā)送的重要信息應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批。

第五十二條職員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)操作規(guī)程。對(duì)別遵守規(guī)程、妨礙信息傳輸工作正常運(yùn)行的職員予以通報(bào)批判；造成事故的，應(yīng)追究有關(guān)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

第五十三條密級(jí)文件別進(jìn)入系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按公司《公文治理方法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五十四條機(jī)房作為OA系統(tǒng)的中樞，原則上別允許外來人員進(jìn)入，確須進(jìn)入的，需由系統(tǒng)治理員陪同，全體職員均有義務(wù)愛護(hù)機(jī)房?jī)?nèi)所有設(shè)備的安全。

第六章應(yīng)急處理

第五十五條系統(tǒng)浮現(xiàn)故障，導(dǎo)致電子公文與信息無法在系統(tǒng)中舉行正常交換的，應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)治理員。由系統(tǒng)治理員盡快組織有關(guān)單位查明緣故，排除故障，并在24小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。若24小時(shí)內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)別能正常運(yùn)行的，由集團(tuán)行政治理中心提出解決方法，并且報(bào)告集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)文件的方式通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運(yùn)行。