教學目的：

1、辦公室環(huán)境的含義；

2、辦公室環(huán)境的類別；

3、辦公室環(huán)境的優(yōu)化辦法；

4、制約辦公室環(huán)境的自然因素和社會因素；

5、如何防范和處理應急事件；

6、開放式辦公室布局與封閉式辦公室布局的優(yōu)點和缺點。

重點：目的2、3、5、6、

難點：目的3、4第二章辦公室環(huán)境管理一、辦公室環(huán)境廣義：是指一定的組織機構的所有成員所處的大環(huán)境。包括社會和組織環(huán)境。狹義：是指一定的組織機構的秘書部門工作所處的環(huán)境，包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。（人文環(huán)境包括：文化、教育、人際關系等；自然環(huán)境包括：辦公場地、建筑設計、空氣、光線、顏色、設備、布局等）二、辦公室環(huán)境管理的目的

環(huán)境的好壞直接影響到人的身心健康和工作效率，辦公室環(huán)境管理的目的是優(yōu)化辦公室環(huán)境，使在其中工作的人員能盡量免除外界有害因素的影響，不斷提高工作效率。三、辦公室環(huán)境的分類社會環(huán)境：包括一個國家和地區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化、法律、體制以及人口、民俗、民族、歷史等因素。它是研究辦公環(huán)境的出發(fā)點。職能環(huán)境（組織內(nèi)部環(huán)境）：指一個社會組織內(nèi)部的機構設置、目標劃分、運行情況、制度建設以及人際關系和工作方法等。它是辦公室環(huán)境的核心。工作環(huán)境：指具體的辦公活動的場所、使用的設備和從業(yè)人員的狀況。它是辦公室環(huán)境的基礎。四、制約辦公室環(huán)境的自然因素綠化環(huán)境空氣環(huán)境光線環(huán)境顏色環(huán)境聲音環(huán)境設備環(huán)境安全環(huán)境五、制約辦公室環(huán)境的社會條件影響辦公室工作人員的行為不只是硬環(huán)境，在某些時候，軟環(huán)境對人的影響更大，因此，應提高工作人員的素質(zhì)，加強軟環(huán)境建設。主要有：人際環(huán)境氣氛環(huán)境工作作風環(huán)境總之，第一、要注意培養(yǎng)工作人員的寬容開朗的性格。第二、要形成彼此間的合作精神和團隊精神。第三、要有意識地保持辦公室健康文明清新脫俗的氛圍。六、辦公室工作環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公室的籌建（見教材18—19頁）

1、確定辦公用房的產(chǎn)權形式

2、合理地選擇辦公地點

3、設計適宜的內(nèi)部結構注：人類工程學（教材18頁）（二）辦公室布局宏觀布局（組織內(nèi)部）：要本著便于各項公務溝通協(xié)調(diào)的原則，關系密切的辦公室要相互接近。凡與社會接觸較多的部門，如收發(fā)室、傳達室等，應設在人員進出的地方；綜合、秘書等部門應設在辦公樓的中心地點；文印、計算機房、財務等辦公室應設在辦公樓一端；要與領導和其他職能部門相毗連。微觀布局（辦公室內(nèi)部）：開放式和封閉式（見教材（19頁）（三）辦公室布置盡量避免人員和文件過多地往返流動;地面無堆積物和障礙物;保證基本的工作空間;噪聲過大或昂貴的設備機器,開辟單獨房間放置；考慮到易于清掃、易于疏散；根據(jù)部門工作人員工作關系，決定辦公位置；物品擺放有序（21—22頁）；保持辦公室的清潔衛(wèi)生（20—21頁）；接待室與工作室分開；消除各種安全隱患（23—24頁）；過于生活化的物件，如：玩具、手紙、飯盒、肥皂、護手霜、洗滌劑、正在織的毛線等，不能出現(xiàn)在外人目所能及的地方七、正確處理突發(fā)事件1、制定各種突發(fā)事件的應急預案；2、對所有員工進行相關培訓，實行演練，了解突發(fā)事件處理辦法；3、加強管理，健全制度，明確責任；4、定期督察，分析信息，提前預判，消除各種隱患；5、遇事冷靜，處理及時、得當；6、及時做好各種記錄，為事后處理提供證據(jù)。綠化環(huán)境

外部環(huán)境應綠樹成蔭、芳草鋪地、花木繁茂。它不僅能點綴環(huán)境，還能調(diào)節(jié)小氣候，有利于提高工作效率。

內(nèi)部只能放置花草，且所占空間不能太大，要考慮到安全因素?？諝猸h(huán)境

空氣環(huán)境是以空氣溫度、濕度、清潔度、流動速度四個參數(shù)來衡量的，簡稱“四度”

溫度：冬天在20—22度，夏天23—25度。

濕度：正常溫度下在40%—60%

清潔度：包括新鮮程度和潔凈程度，要保持空氣新鮮。

流動速度：在22度情況下，流速在0.25米/秒為宜。通風標準每人每小時約2000立方米。光線環(huán)境

長期在采光、照度不足的場所工作，很容易引起視覺疲勞，不但影響工作效率，長久還會使視力下降，影響身體健康。但是亮度也不能太高，不然會帶來眩光，使視覺效能下降。

以自然光為主，以人造光補充，日光燈最適宜辦公。

顏色環(huán)境

顏色具有很強的感染力和吸引力，可直接影響人的心理活動和行為。辦公室可根據(jù)其所在的不同地區(qū)及不同用途而采用不同的顏色。

氣溫高、天氣熱的地區(qū)，辦公室宜采用冷色；氣溫較低的地區(qū)，辦公室宜用暖色。

地板顏色要比墻壁深，墻壁顏色要比天花板深，天花板以白色為最佳，會議室用淺色與中性顏色（黃或赤），走廊用明亮顏色，休息室（男的用藍色，女的用淡紅色）。聲音環(huán)境

辦公室保持肅靜、安寧，才能使工作人員聚精會神地從事工作。辦公室環(huán)境應有一個理想的聲強值，即20—30分貝，人在這個聲強范圍內(nèi)的工作，會感到輕松愉快，不易疲勞。

可以適當播放音樂，辦公室音樂以選擇輕快的古典音樂與節(jié)奏輕快的輕音樂為宜。設備環(huán)境

要想大幅度提高辦公效率，辦公用品的適用化和現(xiàn)代化也是一項必要的措施。

我國傳統(tǒng)的辦公室設備有辦公桌椅、電話、文件檔案柜、報架、圖片架、圖書資料等?，F(xiàn)代化的辦公設備則增加了計算機、傳真機、復印機、口授打印機、錄音機、錄像機、碎紙機、掃描儀、投影儀等。

現(xiàn)代化的設備環(huán)境要求辦公室日益強化和完善以下功能：數(shù)字計算功能、文字處理功能、信息查詢功能、通信功能、管理和輔助決策功能等。

設備和物品擺放要合理、適當、有序（見教材21頁）安全環(huán)境

安全環(huán)境是整個辦公室安全措施的總和。安全環(huán)境的內(nèi)容大致包括以下四個方面：

人身安全：要加強門衛(wèi)登記制度，重要部門要派專人值班。

財產(chǎn)安全：對辦公室的設備、文件、檔案以及倉庫要實行嚴格的安全防范措施。

防火安全：要設置防火和滅火及避雷裝置，做到有備無患。

信息安全：要做好文件、會議、商業(yè)秘密的保密工作，杜絕口頭、紙面、電子等多種渠道的泄密

見教材23—30頁人際環(huán)境

1、一致的目標?？墒勾蠹覉F結共事，避免無窮的爭執(zhí)而無所作為。

2、統(tǒng)一的行動。要在統(tǒng)一的目標下充分發(fā)揮個人之長，要有嚴格的規(guī)章制度、科學的組織管理、共同的價值觀念、公平合理的辦事作風。

3、融洽的凝聚力。它是辦公室成員之間的吸引力和相容程度。

氣氛環(huán)境

和諧氣氛，通常是指一種非排斥性的情感環(huán)境?；ハ嗖乱赡酥良岛?，凡事相互推諉扯皮，必然工作效率低下。

良好的心境是建立和諧氣氛的根本因素。工作作風環(huán)境

工作作風由認識、情感、意志和行為等多種因素形成，是在共同的目標與認識的基礎上，經(jīng)過辦公室全體成員的長期共同努力逐步形成的一種較為穩(wěn)定的精神狀態(tài)和具有一定特色的行為規(guī)范環(huán)境。辦公室中影響工作人員的心理、態(tài)度、行為以及工作效率的各種因素的總和稱為辦公室環(huán)境。它包括硬環(huán)境和軟環(huán)境。