EMCDocumentum

在電子檔案管理領(lǐng)域的解決方案

Agenda內(nèi)容管理平臺對檔案管理系統(tǒng)的支撐內(nèi)容管理平臺對電子檔案長期保存的支撐完整的內(nèi)容管理平臺StaticLowHighInformationCentricPolicyCentric傳統(tǒng)的內(nèi)容管理傳統(tǒng)的檔案管理Structure&

Process協(xié)作庫服務(wù)和工作流格式副本虛擬文檔CMandRMsolvedifferentbutoverlappingproblemsTherealrequirementistomanagethecompletelifecycleofcontentIntegrationprovidesacompletesolutionandisarequiredaspectofECM時效性規(guī)劃凍結(jié)保持審計追蹤工作流鏈接管理格式轉(zhuǎn)換格式副本XML管理內(nèi)容發(fā)布內(nèi)容庫服務(wù)分類生命周期法規(guī)遵從Portal企業(yè)搜索企業(yè)應(yīng)用協(xié)作空間RegulatoryPublishing記錄管理員編輯工具集成記錄管理時效性策略智能存儲模板最佳實踐流程發(fā)現(xiàn)建模模擬分析和優(yōu)化表單設(shè)計隊列管理系統(tǒng)集成流程執(zhí)行活動監(jiān)控變更控制審計和報告歸檔信息權(quán)限管理安全流程服務(wù)內(nèi)容服務(wù)內(nèi)容庫服務(wù)Documentum在電子檔案管理的應(yīng)用電子簽名CSForSharePoint訪問控制加密審計追蹤檔案管理的核心問題真實性指檔案由當(dāng)事人或當(dāng)值設(shè)備在第一時間形成，符合形成者的意圖，文件的內(nèi)容真實可信，文件所反映的形成者、發(fā)送者身份屬實，形成和發(fā)送時間符合實際。完整性指檔案的正文、附件、結(jié)構(gòu)和背景信息是完整的、未被非法改動。有效性指檔案在經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)遷移等操作之后，依舊能夠可被查找、檢索、顯現(xiàn)和理解。國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489信息與文獻(xiàn)——文件管理ISO23081文件管理過程元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)ISO14721開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)參考模型ISO17799電子信息的安全管理規(guī)范ISO19005-1PDF/A-1電子文件長期保存的格式標(biāo)準(zhǔn)ISO/TR18492-2005基于電子文件信息的長期保存標(biāo)準(zhǔn)ISO/DIS22938-2006電子內(nèi)容/文件管理數(shù)據(jù)交換格式EMC參與了ISO15489和ISO14721的標(biāo)準(zhǔn)制定建設(shè)所參照的國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范《檔案法》（1987，1996）《電子簽名法》（2004）《電子文件管理暫行辦法》（2009）《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《信息與文獻(xiàn)文件管理》（ISO15489－1：2001）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）……國際電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)DoDcertifications北美地區(qū)政府機(jī)構(gòu)文檔管理軟件功能需求的事實標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)信息法律的遵從性文件管理需求類型的多樣化趨勢軍事領(lǐng)域的專業(yè)性MoReq2通用性靈活性一致性可操作性歐盟文件管理的重要指導(dǎo)性文件Vers基于前沿理論、方法和技術(shù),體現(xiàn)科學(xué)性和先進(jìn)性標(biāo)準(zhǔn)配套性好,操作性強(qiáng)元數(shù)據(jù)集體系龐大,結(jié)構(gòu)獨(dú)特,具備靈活性和兼容性電子文件具有多文檔格式EMC參與了DoD5015.2要求的制定,是MoReq2待審核產(chǎn)品之一ISO15489－Document,Record,ArchiveDocument最寬泛的文件定義Record不可變更的法律憑證Archive長期或永久保存價值國外與國內(nèi)文件、檔案的對應(yīng)DocumentRecordArchive文件歸檔文件檔案記錄文件檔案國標(biāo):管理部門的對應(yīng)綜合檔案館文件管理部門ArchiveDocumentRecord檔案室綜合檔案館文件管理部門檔案文件歸檔文件電子文件中心應(yīng)用系統(tǒng)的定位業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收檔案室集中采集規(guī)范歸檔統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)規(guī)范安全保密充分共享電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）移交檔案館長期保存完整真實有效可信數(shù)字倉庫（TDR）ERMS系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容軟/硬件平臺初步規(guī)劃系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計與集成系統(tǒng)測試和試運(yùn)行平臺擴(kuò)展與運(yùn)維ERMS系統(tǒng)建設(shè)管理組織和體系宣傳和推廣制定管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范規(guī)范各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)平臺建設(shè)系統(tǒng)建設(shè)制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)采用內(nèi)容管理平臺實現(xiàn)電子文件中心歸檔文件管理Recordsmanagement保管期限策略RetentionPolicy自動分類技術(shù)AutomaticClassification內(nèi)容存儲服務(wù)ContentStorage電子郵件歸檔EmailArchiveXML數(shù)據(jù)庫XMLDatabase紙質(zhì)檔案采集基本內(nèi)容服務(wù)信息權(quán)限管理統(tǒng)一搜索自動信息分類時效性保護(hù)記錄管理打印控制郵件歸檔多媒體管理SAP歸檔訪問控制生命周期管理數(shù)字簽名業(yè)務(wù)流程XML支持采用內(nèi)容管理的優(yōu)勢在多個國際、國內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)和文獻(xiàn)中，都建議在內(nèi)容管理平臺的基礎(chǔ)上建設(shè)EDMS,ERMS和TDR系統(tǒng)成熟的內(nèi)容管理平臺已經(jīng)包含了元數(shù)據(jù)管理、XML管理、格式轉(zhuǎn)換、安全權(quán)限、文件處置、自動分類、保管期限、法規(guī)遵從等一系列模塊優(yōu)秀的內(nèi)容管理平臺已經(jīng)符合了ISO15489,DoD5015.2,MoReq2等一系列國際標(biāo)準(zhǔn)采用內(nèi)容管理平臺，可以非常順利的實現(xiàn)私有云的架構(gòu)和SOA的架構(gòu)基于DoD5015.2的實現(xiàn)FW:SECFilingUpdateFW:SECFilingUpdate采用內(nèi)容管理的優(yōu)勢－性能保存5500萬份記錄每天新增2000萬份電子檔案，全國10,000人使用供比利時1000萬公民使用10億個電子文件每年新增數(shù)電子檔案1200萬份保存超過200萬份勞動就業(yè)資料ERMS系統(tǒng)建設(shè)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)字化分類表案卷管理保管期限表全流程需求元數(shù)據(jù)安全管理審計追蹤工作流系統(tǒng)管理法規(guī)遵從性能要求協(xié)同管理易用性形成與辦理捕獲登記存儲與保管檢索利用處置ERMS的核心功能－分類表管理基于目錄的分類管理方式根據(jù)電子文件類型進(jìn)行自動分類可以自動生成標(biāo)準(zhǔn)的分類目錄允許用戶靈活創(chuàng)建分類目錄ERMS的核心功能－保管期限根據(jù)電子文件的類型定義不同的保管期限保管期限表具有獨(dú)立的管理界面，保持安全性和穩(wěn)定性保管期限到期后，可自動觸發(fā)流程和生命周期完整的內(nèi)容生命周期

文件創(chuàng)建協(xié)作元數(shù)據(jù)工作流版本ObjectBecomesARecord

作者控制RecordsManagement

公司控制Store/TransferExpungeLegalRulesRegulatoryComplianceBusinessRulesAccessControl時效性處置DocumentumECMDocumentumRecordsManagerTimeActivityDeclareClassify物理記錄管理CoreRecordsManagerComponents文件和時效性管理

DocumentumPlatformWEB-BASEDCLIENTCONTENTSECURITYUNIFIEDARCHITECTUREDocumentumRetentionPolicyServices安全和訪問控制通知WebServicesforRecords報表存儲管理記錄規(guī)劃聯(lián)邦式記錄管理CertifiedERMS的核心功能－電子文件管理流程Reviewed/DraftPendingReviewApprovedPendingApprovalApproved/Rejected/DraftIssuedSTART(create)editDraftEffectivereviewENDapproval(e-sig)issuemakeeffective(e-sig)trainingdecisiontrain(e-sig)IssuedTrainingCompleted/NotRequiredIssuedCreate/ChangeReviewApproveIssue(forTraining)MakeEffectiveObsolete基本的生命周期和任務(wù):URS-01流程建?；顒幽０鍖徲嬜粉櫫鞒棠０錏RMS的核心功能－元數(shù)據(jù)管理基于XML數(shù)據(jù)庫，從底層支持對元數(shù)據(jù)的管理XMLSchema由系統(tǒng)自動管理，便于追溯元數(shù)據(jù)抽取由XML數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)，效率高EMC在全球有大量的案例，產(chǎn)品能夠支持多個標(biāo)準(zhǔn)公文屬性檔案屬性過程信息原文驗證ERMS的核心功能－保存格式與封裝能夠接收和管理各種格式的電子文件具有電子郵件的歸檔解決方案具有自動格式轉(zhuǎn)換的組件在建行和上海電力公司有聲像等多媒體電子檔案管理的成功案例杭州市黨政機(jī)關(guān)（EDMS）機(jī)關(guān)檔案室（ERMS）杭州市檔案館（TDR）移交自動生成ERMS的核心功能－文件處置覆蓋了EDMS和ERMS的所有領(lǐng)域經(jīng)過DoD5015.2，Moreq2等認(rèn)證，實現(xiàn)完整的電子文件處置要求如何實施一個時效性規(guī)劃文件如何歸檔為記錄電子郵件如何收集和保存最終用戶必須擁有哪些分類工具記錄如何保存（物理存儲庫）記錄提取的流程安全控制措施審計日志如何保存紙張(復(fù)雜)空間管理信息權(quán)限記錄規(guī)劃安全用戶銷毀紙張(基本)記錄

保持

審計

通知

繼承記錄規(guī)劃安全用戶銷毀紙張(基本)記錄

保持

審計

通知

繼承記錄

保持

審計

通知

繼承ERMS的核心功能－文件存儲電子文件中心需要長期保存電子文件在長期的保存和管理過程中，如何安全、有效的利用存儲設(shè)備，是非常值得研究的課題：如何保證電子檔案在存儲設(shè)備上的安全性？（文件加密）如何有效利用已有的存儲設(shè)備？（智能存儲）如何實現(xiàn)電子檔案的歸檔？（專用的歸檔存儲）如何保證電子檔案的訪問效率？（智能存儲）如何利用虛擬存儲，實現(xiàn)虛擬檔案室？（虛擬存儲）DL3DNS42GDMX4CENTERA修改發(fā)布審核銷毀歸檔創(chuàng)建DL3DNS42GDMX4CENTERA

智能存儲－案例1.基于流程RetiredCurrentWIPVersion2.0WIP審批批準(zhǔn)CURRENT歸檔RETIREDProcess/WorkflowState/LifecycleCenteraCLARiiONSymmetrixVersion1.5OldVersions智能存儲－案例2.基于版本ERMS的核心功能－安全和訪問控制安全與訪問控制保真電子簽名技術(shù)保密身份認(rèn)證－CA，LDAP，令牌…基于7級的安全控制機(jī)制在線瀏覽而無法保存、下載、打印檔案下載后，繼續(xù)控制權(quán)限：編輯、保存、打印、散發(fā)、截屏…保存在存儲中進(jìn)行加密基于法規(guī)遵從的歸檔存儲（硬件）電子簽名電子銷毀單點登錄認(rèn)證審計加密信息權(quán)限權(quán)限和安全管理內(nèi)容安全電子簽名信息權(quán)限管理強(qiáng)制性安全控制電子銷毀Electronic

signaturesDigitalshreddingSingle

sign-onAuthenticationAuditingEncryptionInformationrights格式轉(zhuǎn)換虛擬文檔ConfidentialHeader–ObjectNameFooter–Lifecyclestate電子郵件轉(zhuǎn)換成PDF添加附件組合內(nèi)容發(fā)布到PDF水印和圖層頁眉和夜腳PDF到PDF的轉(zhuǎn)換

RegulatedPublishingTransformationServicesFeaturesERMS對文書類文件的管理文書類文件從OA系統(tǒng)中直接抽取、轉(zhuǎn)換并封裝基于分類結(jié)構(gòu)，對文書類文件進(jìn)行管理對文書類文件實現(xiàn)按照元數(shù)據(jù)的搜索對文書類文件實現(xiàn)按照關(guān)鍵字的全文搜索ERMS對照片、聲像的管理ERMS對電子郵件的管理電子郵件記錄管理

降低企業(yè)信息管理成本,實現(xiàn)風(fēng)險管理可獨(dú)立部署，實現(xiàn)單獨(dú)的郵件歸檔解決方案；也可以和Documentum整合，實現(xiàn)企業(yè)級的郵件管理解決方案

EMCSourceOne歸檔解決方案優(yōu)化企業(yè)架構(gòu)，針對內(nèi)容實現(xiàn)法律遵循、信息管理和優(yōu)化利用的基礎(chǔ)服務(wù)EMCSourceOneeDiscovery實現(xiàn)對內(nèi)容的電子搜索，遵循企業(yè)流程，應(yīng)對審計要求SourceOne法律遵循歸檔整合Documentum時效性保護(hù)(RPS)Applicationofretentionpolicies,mark?ups,anddispositiontotheseproxyobjects內(nèi)容存儲服務(wù)(CSS)AllowsDocumentumrepositorytostorecontentinoneormoreconfiguredstorageareas/devices可信內(nèi)容服務(wù)(TCS)Centera內(nèi)容服務(wù)EnablescontenttobestoredonEMCCenterastorage(nowusesCenteraSDK3.2)ERMS對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的管理電子文件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)ETL歸檔數(shù)據(jù)表XML格式文件包轉(zhuǎn)換ERMS適用于復(fù)雜的業(yè)務(wù)系統(tǒng)適合于數(shù)據(jù)與文件相分離的系統(tǒng)可能需要對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫歸檔軟件XML文件歸檔ERMS適用于簡單的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)庫歸檔軟件歸檔后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接形成XML文件并導(dǎo)入ERMS系統(tǒng)不需要對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造EMC支持與Informatica的直接集成EMCCentera專為信息歸檔而構(gòu)建超過5000多個客戶超過11000個系統(tǒng)被安裝270多家合作伙伴幾乎所有醫(yī)療保健和電子郵件合作伙伴都支持EMCCentera已售出超過370PB的容量管理與擴(kuò)展的簡易高效—單實例存儲專業(yè)設(shè)計用于存儲Billions級數(shù)據(jù)目標(biāo)有保證的內(nèi)容真實性和在線存取磁盤的速度、光盤的保真性、磁帶的價位滿足公司治理及法規(guī)遵從要求