行政秘書學

第九講接待工作

第一節(jié)日常接待

第二節(jié)宴請接待1.以相應規(guī)格接待國內(nèi)外來訪的賓客

2.安排主賓間的洽談、簽約、工作交流等具體事宜3.組織來賓的參觀、考察、拜訪等活動

4.為來賓其他的合理要求提供服務等

日常接待接待內(nèi)容1、按來訪對象的國別分類①內(nèi)賓接待②外賓接待2、按來訪對象的組織關系分類①上級來訪接待②平級來訪接待③下級來訪接待④群眾來訪接待3、按來訪者有無預約分類①預約來訪者接待②未預約來訪者接待

日常接待接待類型某公司的小萌是一個新員工，與同事小石一起在前臺負責接待來訪的客人和轉(zhuǎn)接電話。一天，有一位與人力資源部何部長預約好的客人提前20分鐘到達。小萌馬上通知人力資源部，部長說正在接待一位重要的客人，請對方稍等。小萌轉(zhuǎn)告客人說：“何部長正在接待一位重要的客人，請您等一下。請坐?！闭f著電話鈴又響了，小萌匆匆用手指了一下椅子，趕快接電話?？腿嗣嬗胁粣?。小石趕快為客人送上一杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。請問小萌有什么不妥的地方？日常接待1.心理準備2.物質(zhì)準備①環(huán)境準備②辦公用品的準備3.業(yè)務知識和能力的準備4.了解來賓的基本情況。5.確定接待規(guī)格

日常接待接待前準備工作6.制定接待工作計劃1）主要陪同人員；

2）主要工作人員；

3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；

4）用餐時間、地點、標準、人數(shù)；

5）會見、會談時間、地點、參與人員日常接待接待前準備工作日常接待形成的文件：

1.人員安排表2.日程安排表

3.接待經(jīng)費列支:1）工作經(jīng)費

2）住宿費

3）餐飲費

4）勞務費

5）交通費

6）參觀、游覽、娛樂費用

7）紀念品費

8）宣傳、公關費用

9）其他費用接待前準備工作日常接待工作流程布置接待環(huán)境迎候來訪者了解來訪意圖向領導通報來訪情況引導客人介紹主賓雙方處理臨時失約必要時幫助上司中斷來訪做好來訪記錄送客日常接待團體接待程序接受任務了解來賓確定接待規(guī)格制訂計劃準備工作會見、會談迎接來賓宴請娛樂送客接待小結參觀游覽日常接待宴請：盛情約請貴賓宴飲的聚會宴請的目的：主要在于應酬答謝，祝賀共勉、增進友誼，協(xié)調(diào)溝通，聯(lián)絡感情，結交朋友以及討論共同感興趣的問題等國際上通用的宴請形式：宴會、招待會、茶會、工作進餐等

宴請的含義宴請接待宴會：指比較正式，隆重的設宴招待，一般為正餐。主賓在一起入坐進食，由招待員順序上菜。宴請的形式與規(guī)格1宴請接待宴會的四種形式宴會正式宴會便宴家宴國宴宴請接待招待會：不備正餐，較為靈活的宴請形式，備有食品、煙、飲料，不排席位，可以自由活動招待會的兩種形式招待會冷餐會酒會宴請的形式與規(guī)格2宴請接待茶會：一般在早、午茶時間（上午10時下午4時左右），請客人品茶為主。茶會通常設在客廳，設茶幾、座椅、不排席位，如有貴賓參加，可將其和主人安排坐在一起，其他人隨意而坐。工作進餐：現(xiàn)代國際交流中經(jīng)常采用的一種非正式宴請形式。這類進餐只請與工作直接相關的人參加，不請配偶。34宴請的形式與規(guī)格宴請接待確定宴請的對象、范圍和規(guī)格確定宴請的時間確定宴請的地點印制分發(fā)請柬布置宴會廳確定菜譜安排席次和座次宴請的籌劃與組織宴請接待安排菜譜的原則排菜原則主隨客好搭配合理營養(yǎng)平衡量力而行宴請接待席次：以主人的桌為基準，右高左低，近高遠低座次：以主人（女主人）為中心，近高遠低，右上左下。宴請接待宴請的籌劃與組織主人125643第二主人常見的宴請座次安排主人1234567較大型宴請的兩種席次安排12456397812456397810111213宴請接待迎客——入席——致辭、敬酒——交談——散席