第四章電子表格軟件在會計中的應(yīng)用

1.章節(jié)內(nèi)容：

2.考情分析：

各種題型都有可能出現(xiàn)，預(yù)計考試分值在20分左右。

3.學習方法：

本章主要為Excel的一般操作知識，在日常的工作生活中有比較多的涉及，所以在學習起來較為親切，容易接受。由于考試題型的不確定性，仍要求大家重視動手操作。本章與第三章報表管理模塊聯(lián)系較為密切，尤其是公式與函數(shù)的應(yīng)用，要結(jié)合起來融會貫通學習。

第一節(jié)電子表格軟件概述

一、常用的電子表格軟件（★）

Windows操作系統(tǒng)：微軟Excel、金山WPS、LotusNotes、

FormulaOne等Mac操作系統(tǒng)：Numbers

二、電子表格軟件的主要功能（★）

1.建立工作簿

2.管理數(shù)據(jù)

3.實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

4.制作圖表

5.開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

（一）建立工作簿

每個工作簿含有一張或多張工作表。

單元格是工作表的最小組成單位。每一單元格最多可容納32000個字符。

版本默認工作表數(shù)量行數(shù)列數(shù)（二）管理數(shù)據(jù)

用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格,而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù)，對數(shù)據(jù)進行復雜的運算和分析。（三）實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

通過Excel，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可以將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。

（四）制作圖表

散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。（五）開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運用和擴大Excel的功能。

【例題·單選題】在Excel2013中，一個工作表由（）組成。

A.65536行和256列

B.65536行和16384列

C.1048576行和16384列

D.1048576行和256列

『正確答案』C

『答案解析』在Excel2013中，行數(shù)=256×642，列數(shù)=256×64【例題·多選題】電子表格軟件的主要功能有（）。

A.建立工作簿

B.管理數(shù)據(jù)

C.實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

D.制作圖表

『正確答案』ABCD

『答案解析』電子表格軟件的主要功能有建立工作簿、管理數(shù)據(jù)、實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享、制作圖表、開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。三、Excel軟件的啟動與退出（★★）

（一）Excel軟件的啟動

1.通過“開始”菜單中的Excel快捷命令啟動

2.通過桌面或任務(wù)欄中的快捷方式啟動

3.通過“運行”對話框啟動

4.通過打開已有Excel文件啟動

（二）Excel軟件的退出

1.通過標題欄的“關(guān)閉”按鈕退出

2.通過任務(wù)欄退出

3.通過快捷鍵退出：Alt+F44.雙擊標題欄的控制按鈕（Office按鈕）退出5.打開標題欄的控制按鈕（Office按鈕）點擊退出【例題·單選題】下列不屬于Excel軟件的退出方法的是（）。

A.通過標題欄的“關(guān)閉”按鈕退出

B.Alt+F4

C.雙擊標題欄的控制按鈕

D.Ctrl+F4

『正確答案』D

『答案解析』選項D，屬于關(guān)閉Excel文件的方法。四、Excel軟件的用戶界面（★★）

Excel2003及以下版本的默認用戶界面基本相同,由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;

Excel2007及以上版本的默認用戶界面基本相同,主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成【提示】功能區(qū)將標題欄、菜單欄、工具欄和任務(wù)窗格進行了合并，非常方便操作?！咎崾尽?.工具欄可分為常用工具欄和格式工具欄。

2.單元格是工作表中最基本的存儲單位。

3.如果需要打開任務(wù)窗格,可以選擇“視圖”菜單的“任務(wù)窗格”命令或使用快捷鍵Ctrl+F1將其打開。

4.如需隱藏功能區(qū),可以在當前所在的選項卡處雙擊,再次雙擊將取消隱藏。在隱藏狀態(tài)下,可單擊某選項卡來查看功能區(qū)并選擇其中的命令。五、Excel文件的管理（★★）

Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改、刪除等工作（一）Excel文件的新建與保存

1.Excel文件的新建

（1）啟動軟件時：自動建立新文件

（2）啟動軟件以后：

快捷鍵：“Ctrl+N”鍵

菜單欄：“文件”→“新建”

工具欄：“新建”按鈕2.Excel文件的保存

快捷鍵：“F12”鍵，另存為

“Ctrl+S”鍵，保存

工具欄：“保存”按鈕

菜單欄：“文件”→“保存”或“另存為”

自動保存

（二）Excel文件的關(guān)閉與打開

1.Excel文件的關(guān)閉

（1）退出Excel軟件，文件自動關(guān)閉

（2）不退出Excel軟件：

工具欄：“關(guān)閉”按鈕

菜單欄：“文件”→“關(guān)閉”

快捷鍵：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”【提示】注意與軟件退出快捷鍵（Alt+F4）的區(qū)別2.Excel文件的打開

（1）雙擊Excel文件打開

（2）菜單：

右鍵快捷菜單：“打開”

菜單欄：“文件”→“打開”

（3）工具欄：“打開”

（4）快捷鍵：“Ctrl+O”（三）Excel文件的保密與備份

1.Excel文件的保密

（1）打開權(quán)限密碼

（2）修改權(quán)限密碼

“另存為”→“工具”→“常規(guī)選項”

2.Excel文件的備份

保存時，自動生成備份文件：“原文件名+的備份”

圖標與原文件不同（四）Excel文件的修改與刪除

1.Excel文件的修改

修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

2.Excel文件的刪除

（1）選中要刪除的Excel文件,按擊“Delete”鍵進行刪除

（2）鼠標右鍵點擊要刪除的Excel文件,選擇刪除命令?！纠}·多選題】新建Excel文件的方法有（）。

A.使用任務(wù)欄中的新建圖標

B.使用文件菜單中的新建命令

C.使用工具欄中的新建命令

D.使用“Ctrl+O”快捷鍵

『正確答案』BC

『答案解析』選項A應(yīng)為單擊常用工具欄的新建圖標。選項D是打開文件的方法，新建應(yīng)該是“Ctrl+N”。【例題·多選題】打開Excel文件的方法有（）。

A.右鍵快捷菜單“打開”命令

B.快捷鍵“Shift+O”

C.Excel“文件”菜單中的“打開”命令

D.常用工具欄“打開”按鈕

『正確答案』ACD

『答案解析』選項B，應(yīng)該是“Ctrl+O”。

第二節(jié)數(shù)據(jù)的輸入與編輯一、數(shù)據(jù)的輸入（★★★）

（一）數(shù)據(jù)的手工錄入

1.在單個單元格中錄入數(shù)據(jù)

2.在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)：Ctrl+Enter

3.在單張工作表的多個單元格中快速錄入部分相同的文本或數(shù)據(jù)

【例題·實務(wù)操作題】在Excel表A1:A5區(qū)域中分別輸入“中華會計網(wǎng)校特色班、中華會計網(wǎng)校精品班、中華會計網(wǎng)校實驗班、中華會計網(wǎng)校通關(guān)班、中華會計網(wǎng)校面授班”數(shù)據(jù)。

4.在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)

（1）按住Ctrl鍵,選取多張工作表,將其組合成工作組

（2）錄入數(shù)據(jù)，方法同1、2、3

（3）取消工作組：

①單擊組外任何一個工作表標簽；

②右擊組內(nèi)任何一個工作標簽，選擇“取消成組工（二）單元格數(shù)據(jù)的快速填充

1.相同數(shù)據(jù)的填充：填充柄、Ctrl鍵的使用

【提示】數(shù)字型以及不具有增或減序可能的文字型數(shù)據(jù)，可直接拖動；而日期型以及具有增或減序可能的文字型數(shù)據(jù)，應(yīng)按住Ctrl鍵拖動。

2.序列的填充：

（1）輸入第一、二個單元格數(shù)據(jù)。

（2）選中上述兩個單元格，拖動填充柄。

【提示】是否按Ctrl鍵，與相同數(shù)據(jù)的填充正好相反！

3.填充序列類型的指定：

“自動填充選項”按鈕

4.自定義排序

Excel2003：工具→選項→自定義序列

Excel2007：Office按鈕→Excel選項→常用→編輯自定義列表

Excel2013：文件→選項→高級→編輯自定義列表

（三）導入其他數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)

EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù),實現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的交互。

功能區(qū)：數(shù)據(jù)→獲取外部數(shù)據(jù)

二、數(shù)據(jù)的編輯（★★★）

（一）數(shù)據(jù)的復制、剪切、粘貼

復制：Ctrl+C、剪切：Ctrl+X、粘貼：Ctrl+V

數(shù)據(jù)的剪切與復制不同。

數(shù)據(jù)復制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標單元格中同時還增加原單元格中的數(shù)據(jù)；

數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復存在，只在目標單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。

（二）數(shù)據(jù)的查找和替換

1.查找和替換特定數(shù)據(jù)

Ctrl+F（查找）、Ctrl+H（替換）

Excel中的通配符“?”代替任意單個字符,“*”代替多個任意字符。

例如：查詢“?k*”,表示前一個字符是任意字符,第二個字符是“k”,后面是任意個任意字符。

2.選中包含公式的單元格

編輯→查找和選擇→公式

3.替換格式

點擊“選項”按鈕，可以完成格式的批量替換。

【例題·判斷題】Excel中的通配符“?”代替多個任意字符,“*”代替任意單個字符。（）

『正確答案』×

『答案解析』Excel中的通配符“?”代替任意單個字符,“*”代替多個任意字符。

三、數(shù)據(jù)的保護（★★★）

（一）保護工作簿

1.限制編輯權(quán)限：

設(shè)置兩項保護內(nèi)容：結(jié)構(gòu)、窗口

Excel2003：工具→保護→保護工作簿

Excel2007、2013：審閱→更改→保護工作簿

2.設(shè)置工作簿打開權(quán)限密碼：

Excel2003：“另存為”→工具→常規(guī)選項

Excel2007、2013：左上角“Office或文件按鈕”

（二）保護工作表

Excel2003：工具→保護→保護工作表

Excel2007、2013：審閱→更改→保護工作表

·允許用戶編輯區(qū)域

在保護工作表情況下，可以設(shè)定允許用戶編輯區(qū)域。

（三）鎖定單元格

設(shè)置單元格格式→保護工作表→鎖定

【提示】鎖定單元格必須啟用保護工作表功能。

【例題·判斷題】保護工作簿必須啟用保護工作表功能。（）

『正確答案』×

『答案解析』保護工作簿可以單獨啟用。鎖定單元格必須啟用保護工作表功能。

【例題·多選題】Excel數(shù)據(jù)的保護包括（）。

A.保護工作簿

B.保護工作表

C.鎖定單元格

D.凍結(jié)窗格

『正確答案』ABC

『答案解析』凍結(jié)窗格不屬于數(shù)據(jù)的保護，只是視圖上的一個調(diào)整。當我們在制作一個Excel表格時，如果列數(shù)較多，行數(shù)也較多時，一旦向下滾屏，則上面的標題行也跟著滾動，在處理數(shù)據(jù)時往往難以分清各列數(shù)據(jù)對應(yīng)的標題，這時利用“凍結(jié)窗格”功能。具體方法是將光標定位在要凍結(jié)的標題行（可以是一行或多行）的下一行，然后選擇“凍結(jié)窗格”即可。滾屏時，被凍結(jié)的標題行總是顯示在最上面，增強了表格編輯的直觀性。

第三節(jié)公式與函數(shù)的應(yīng)用

一、公式的應(yīng)用（★★★）（一）公式的概念及其構(gòu)成

例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）

包含：=、運算體、運算符（公式總是以等號“=”開始）

1.運算體是指能夠運算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱、函數(shù)等。上例中68、B2、SUM（C1:C5）

2.運算符是使Excel自動執(zhí)行特定運算的符號。Excel中,運算符主要有四種類型:算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符、引用運算符。（1）算術(shù)運算符:可以完成基本的數(shù)學運算,包括:“+”（加）、“-”（減）、“*”（乘）、“/”（除）、“^”（乘方）等,運算的結(jié)果為數(shù)值。（2）比較運算符:可以比較兩個同類型的數(shù)據(jù)（都是數(shù)值或都是字符或都是日期）,包括:“=”（等于）、“>”（大于）、“<”（小于）、“>=”（大于等于）、“<=”（小于等于）、“<>”（不等于）,運算的結(jié)果為邏輯值TRUE或FALSE。（3）文本運算符:“&”（連接運算符）,用于把前后兩個字符串連接在一起,生成一個字符串。算術(shù)運算符和文本運算符優(yōu)于比較運算。

（4）引用運算符:是Excel特有的運算符,用于單元格引用,可以將單元格區(qū)域合并運算,包括:

①區(qū)域運算符“:”（冒號）:產(chǎn)生對包括在兩個引用之間的所有單元格的引用,上例中SUM（C1:C5）。

②聯(lián)合運算符“,”（逗號）:將多個引用合并為一個引用,即取多個區(qū)域的并集如SUM（A1:A5,C1:C5）。

③交叉運算符“”（空格）:產(chǎn)生對多個引用共有的單元格的引用,即多個區(qū)域的交集,如

SUM（A1:B5A4:D9）,相當于SUM（A4:B5）。（二）公式的創(chuàng)建與修改

1.公式的創(chuàng)建

手動輸入、移動點擊輸入

編輯欄顯示公式單元格顯示計算結(jié)果

【鏈接】報表管理模塊中公式的錄入，需要在“顯示公式”或“格式”狀態(tài)下。

2.公式的編輯

快捷鍵：F2（三）公式的運算次序

1.優(yōu)先級次相同的運算符：

從左至右運算

2.多個優(yōu)先級次不同的運算符：

從高至低運算

比如小括號、乘號等優(yōu)先級較高。（四）公式運算結(jié)果的顯示

1.查看公式中某步驟的運算結(jié)果

快捷鍵：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢復）

【提示】先按F2進入公式編輯狀態(tài)，再按F9查看。

2.公式默認顯示方式的改變

快捷鍵：Ctrl+`（數(shù)字1左邊的按鍵）

功能區(qū)：公式→顯示公式

3.將公式運算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值

復制→選擇性粘貼

【例題·單選題】下列屬于區(qū)域運算符的是（）。

A.“/”B.“&”

C.“:”D.“,”

『正確答案』C

『答案解析』選項A為算術(shù)運算符；選項B為文本運算符；選項D為聯(lián)合運算符。

二、單元格的引用（★★★）例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）（一）引用的類型

1.相對引用：Excel默認使用的單元格引用

2.絕對引用例如：=68+$B$2*3-SUM（C1:C5）

3.混合引用例如：=68+$B2*3-SUM（C1:C5）【例題·實務(wù)操作題】如圖所示，計算學生的總成績。（二）輸入單元格引用

1.在列標和行標前直接輸入“$”符號。

2.輸入完單元格地址以后，重復按“F4”鍵選擇合適的引用類型。

【例題·實務(wù)操作題】把圖中D2的單元格公式改=$B$2+$C$2”,然后將公式復制到單元格D3中,D3中的值與D2相同,引用地址沒有改變。

（三）跨工作表單元格引用

工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址

例如：=68+Sheet1!$B$2*3-SUM（C1:C5）

（四）跨工作簿單元格引用

[工作簿名]工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址

例如：=68+[Book2]Sheet1!$B$2*3-SUM（C1:C5）

三、函數(shù)的應(yīng)用（★★★）

基本格式：函數(shù)名（參數(shù)序列）

函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。除中文外都必須使用英文半角字符,參數(shù)無大小寫之分。

【提示】重點把握參數(shù)的含義和運用。

（一）常用函數(shù)

1.統(tǒng)計函數(shù)

（1）MAX（number1,number2,……）

（2）MIN（number1,number2,……）

MAX/MIN函數(shù)忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

（3）SUM（number1,number2,……）

數(shù)值、邏輯值、文本數(shù)字、單元格和區(qū)域的引用地址。例如：=SUM（“1”,2,TRUE）=4

（4）SUMIF（range,criteria,sum_range）

對于滿足條件的單元格求和

（5）AVERAGE（number1,number2,……）

（6）AVERAGEIF（range,criteria,average_range）（7）COUNT（value1,value2,……）

數(shù)字、空單元格、邏輯值、日期或文本數(shù)字

（8）COUNTIF（range,criteria）

例如,要在B1:B10單元格范圍內(nèi)統(tǒng)計數(shù)值在80～90之間的人數(shù),表達式應(yīng)該是“=countif（B1:B10,">=80"）-countif

（B1:B10,">90"）”

2.文本函數(shù)

（1）LEN（text）

用于返回文本字符串中的字符數(shù)。

例如：=LEN（“中華會計網(wǎng)?！保?6

（2）RIGHT（text,num_chars）

用于從文本字符串中最后一個字符開始返回指定個數(shù)的字符。

例如：=RIGHT（“中華會計網(wǎng)校”,2）=“網(wǎng)?！?/p>

（3）MID（text,start_num,num_chars）

用于返回文本字符串中從指定位置開始的指定數(shù)目的字符。

例如：=MID（“中華會計網(wǎng)?！?3,4）=“會計網(wǎng)?！保?）LEFT（text,num_chars）

用于返回文本字符串中第一個字符開始至指定個數(shù)的字符。

例如：=LEFT（“中華會計網(wǎng)?！?4）=“中華會計”

3.邏輯函數(shù)IF

IF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se）

4.查找與引用函數(shù)

（1）LOOKUP

①向量形式

（lookup_value,lookup_vector,result_vector）

【提示】

如果函數(shù)LOOKUP在第二參數(shù)確定的區(qū)域中找不到與第一參數(shù)完全相同的值,則查找該區(qū)域中最接近第一參數(shù)且小于它的值。

如果第一參數(shù)小于第二參數(shù)確定的區(qū)域中的最小值,函數(shù)LOOKUP返回錯誤值“#N/A”。

②數(shù)組形式

LOOKUP（lookup_value,array）

用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值,并返回數(shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。

如果lookup_value小于第一行或列（取決于數(shù)組維度）中的最小值,則LOOKUP會返回錯誤值。

例如：

=LOOKUP（5.2,{4.2,5,7,9,10}）=5,

=LOOKUP（1,{4.2,5,7,9,10}）=#N/A。

【提示】如果LOOKUP找不到lookup_value,它會使用該數(shù)組中小于或等于lookup_value的最大值。

2.INDEX（array,row_num,column_num）

用于返回表格或數(shù)組中的元素值,此元素由行號和列號的索引值給定。

例如：=INDEX（B1:E11,4,3）,確認后則顯示出B1至E11單元格區(qū)域中,第4行和第3列交叉處的單元格（即D4）中的內(nèi)容。

3.MATCH（lookup_value,lookup_array,match_type）

用于在單元格區(qū)域中搜索指定項,然后返回該項在單元格區(qū)域中的相對位置。如果match_type為-1,查找大于或等于lookup_value的最小數(shù)值,lookup_array必須按降序排列；

如果match_type為0,查找等于lookup_value的第一個數(shù)值,lookup_array可以按任何順序排列；

如果match_type為1,查找小于或等于lookup_value的最大數(shù)值,lookup_array必須按升序排列；

如果省略match_type,則默認為1。

如圖所示,在F2中輸入“=MATCH（E2,B1:B11,0）”,則顯示的結(jié)果是8。

5.日期與時間函數(shù)

（1）YEAR（serial_number）

用于返回某日期對應(yīng)的年份

例如：=YEAR（“1998/01/30”）=1998

（2）MONTH（serial_number）

用于返回某日期對應(yīng)的月份

（3）DAY（serial_number）

用于返回某日期對應(yīng)的天數(shù)

4.NOW（）

用于返回當前的日期和時間,該函數(shù)不需要參數(shù)。

【提示】日期有多種輸入方式,包括:帶引號的文本串（例如“1998/01/30”）、序列號（如表示1998年1月30日的35825）或其他公式或函數(shù)的結(jié)果（DATE（1998,1,30））等。

【例題·單選題】下列各項中屬于文本函數(shù)的是（）。

A.MAX

B.SUMIF

C.RIGHT

D.LOOKUP

『正確答案』C

『答案解析』MAX、SUMIF為統(tǒng)計函數(shù)；LOOKUP為查找與引用函數(shù)。

（二）基本財務(wù)函數(shù)

1.SLN

SLN（cost,salvage,life）用于返回某項資產(chǎn)以直線法計提的每一期的折舊值。

cost指固定資產(chǎn)原值;salvage指固定資產(chǎn)的殘值;life指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。這三個參數(shù)都是必需參數(shù)。

2.DDB（cost,salvage,life,period,factor）

用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法,計算一項固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。

cost指固定資產(chǎn)原值;salvage指固定資產(chǎn)的殘值;life指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù);period指需要計算折舊值的期間,其單位必須與life相同。必選參數(shù)。

factor指余額遞減速率,是可選參數(shù)。默認為2，即雙倍余額遞減法。

3.SYD（cost,salvage,life,per）

用于返回某項資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計算的在第“per”期的折舊值。

cost指固定資產(chǎn)原值;salvage指固定資產(chǎn)的殘值;life指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù);per指第幾期,其單位必須與life相同。

另外，常見的財務(wù)函數(shù)還有年金終值FV、年金現(xiàn)值PV、年金PMT、利率RATE、期數(shù)NPER等資金的時間價值函數(shù)，凈現(xiàn)值函數(shù)NPV，內(nèi)含報酬率函數(shù)IRR第四節(jié)數(shù)據(jù)清單及其管理分析

一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建（★★★）

（一）數(shù)據(jù)清單的概念

Excel中,數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實現(xiàn)的。

數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表,例如工資表、應(yīng)付賬款等。

數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段,數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱,數(shù)據(jù)清單中的每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。

（二）構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

為了使Excel自動將數(shù)據(jù)清單當作數(shù)據(jù)庫,構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有:

1.列標志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行,作為字段名,用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。

2.同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應(yīng)當完全相同。

3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應(yīng)在他們之間留出至少一個空白的行或列。

4.盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。

【例題·單選題】下列關(guān)于Excel數(shù)據(jù)清單的說法中，不正確的是（）。

A.列標志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行

B.數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段

C.每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一條記錄

D.同一行中各列數(shù)據(jù)項的類型和格式應(yīng)當完全相同

『正確答案』D

『答案解析』同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應(yīng)當完全相同。

二、記錄單的使用（★★★）

（一）記錄單的概念

記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單,是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對話框。

【提示】注意把握記錄單與數(shù)據(jù)清單的關(guān)系。

（二）通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點

界面直觀,操作簡單,減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換,避免輸入錯誤,特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

2.記錄單對話框的打開

Excel2003,“數(shù)據(jù)”菜單→“記錄單”

Excel2013,“快速訪問工具欄”→“記錄單”

【提示】打開記錄單對話框以后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù),無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應(yīng)的操作。

3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

【例題·判斷題】打開記錄單對話框以后，仍可以直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應(yīng)的操作。（）

『正確答案』×

『答案解析』打開記錄單對話框以后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù),無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應(yīng)的操作。

三、數(shù)據(jù)的管理與分析（★★★）

在數(shù)據(jù)清單下,可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

（一）數(shù)據(jù)的排序

1.快速排序

（1）在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;