物業(yè)管理檔案制度一、檔案資料管理1、檔案的建立我們將按工程技術(shù)、設備管理檔案和日常管理檔案三部分進行檔案的建立和集中管理。1）收集：從承接開始的所有工種技術(shù)、維修、改造資料，業(yè)主資料、證件、裝修申報表。2）整理分類①產(chǎn)權(quán)資料A項目批準文件B用地批準文件C建筑執(zhí)照D拆遷安置資料②技術(shù)資料A規(guī)劃圖B竣工總平面圖C單位建筑、結(jié)構(gòu)、設備竣工圖D地下管網(wǎng)竣工圖E地質(zhì)勘查報告FH程合同及開、竣工報告GH程預、決算H圖紙會審記錄I工程設備變更通知及技術(shù)核定單J隱蔽工程驗收憑證K沉降觀察記錄L竣工驗收說明書M鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書N新材料、構(gòu)配件的鑒定、合格證書O水泥、采暖、空調(diào)、消防、衛(wèi)生器具、電梯等檢驗合同證書P砂漿、混凝土試塊試壓報告Q供水、供暖的試壓報告R綠化工程竣工圖日常管理檔案，包括：公司大型活動檔案、重大事件記錄、顧客意見征詢調(diào)查表、服務質(zhì)量回訪表、顧客投訴記錄及處理情況、員工檔案、員工調(diào)入/調(diào)出記錄、用戶特殊要求記錄、裝修及維修檔案、財務檔案等等。2、檔案的管理原則：安全、完整、保密、方便1）配備專業(yè)的檔案管理用具：電腦、光盤刻錄機、檔案柜等；2）專人兼管，由管理處辦公室文秘專人管理；3）借閱檔案資料時，必須經(jīng)專職管理人員同意后，方可借閱，并辦妥借閱手續(xù)。借閱完畢，及時歸還，并辦理還檔手續(xù)；4）檔案原則上不允許外借（上級房管部門調(diào)閱除外），因特殊需要，經(jīng)管理處項目主任同意后方可外借;5）將檔案的收集和管理工作納入部門考核范圍。二、工作檔案建立1、目的規(guī)范公司項目承接工作程序，確保項目承接工作得到有效控制，保證各項物業(yè)管理工作順利進行。2、職責1）公司簽訂項目委托管理合同后，公司總經(jīng)理負責指定公司主管領(lǐng)導、各職能部門負責人及專業(yè)的工程技術(shù)人員組成項目承接驗收小組。2）驗收小組負責對本公司所承接的物業(yè)進行各項驗收并向公司各部門辦理移交工作。3）物業(yè)管理部為項目承接過程的歸管理部門，編制樓宇驗收計劃，組織實施驗收，負責保存各種資料和記錄。4）新成立管理處組織物業(yè)管理工作的開展。三、記錄控制程序1、目的本程序規(guī)定了記錄的標識、收集、編目、借閱、歸檔、保管和處理的職責和方法，以證明服務質(zhì)量符合規(guī)定的要求并為確認質(zhì)量管理體系的有效運行提供可追溯性依據(jù)。2、職責1）物業(yè)管理部負責記錄的歸管理。2）各部門文件管理員負責本部門記錄的收集、整理和歸檔、存貯、保管及處理。3、工作程序1）記錄的分類本公司所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄分為質(zhì)量管理體系實施方面的記錄和質(zhì)量管理體系驗證方面的記錄兩大類。A、《員工培訓記錄》、各種提供服務的記錄（包括有償、無償維修服務及其它項目服務等）、《不合格/糾正預防措施報告》等屬質(zhì)量管理體系實施方面的記錄。B、、《回訪記錄》、《內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核報告》、檢查評定記錄等屬服務質(zhì)量驗證方面的記錄。2）記錄表格的編碼見《質(zhì)量管理體系文件編碼規(guī)則》。3）記錄的填寫記錄應填寫清晰、及時、正確、內(nèi)容完整，填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。4）記錄的收集、整理和歸檔A、物業(yè)管理部負責制訂《記錄總覽表》，內(nèi)容包括表格編號、名稱、填報部門、保管部門、保留期限等。B、各部門負責制定本部門管理的《記錄一覽表》。C、記錄的收集保管由各部門文件管理員負責，并依據(jù)《記錄總覽表》相關(guān)的內(nèi)容要求進行歸檔。D、各項記錄要求清晰、及時、完整，簽字手續(xù)齊全，在保存的有效期內(nèi)不得有破損殘缺。5）記錄的貯存A、各部門的記錄由各部門文件管理員或指定人員負責貯存，期限按《記錄一覽表》的要求進行，貯存地應保持干燥通風，并采取適當?shù)姆雷o措施。B、每年一月各部門應將一年的記錄裝訂成冊上交管理督查部予以保存。C、記錄還可以用磁盤方式貯存。6）記錄的查閱A、如因工作需要，需查閱存檔的記錄時，應先填寫《記錄查閱審批表》，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，可以查閱存檔的記錄。B、在合同規(guī)定或用戶要求情況下，經(jīng)部門負責人批準后可以查閱記錄。C、各部門文件保管人員負責辦理查閱