企業(yè)采購管理制度3篇名目第1篇適用性企業(yè)選購管理制度第2篇企業(yè)選購管理制度第3篇集團企業(yè)選購商務管理制度

【第1篇】集團企業(yè)選購商務管理制度

某集團選購商務管理制度

(接受訂單-申請編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)

一、選購原則:具備條件,方能進行選購。

1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。

2、依據市場分析和猜測,確能保障銷路。

3、依據總公司任務或者月季預算。

二、選購審批規(guī)定。

1、商品購入一律實行訂單管理制,凡是選購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內部進貨還是當地選購)均需要填寫選購定單。

2、各分公司選購商務依據本公司庫存、銷售狀況,以及隨時收集的儲運和銷售人員提出選購建議,準時填寫請購通知單,并上報至主管業(yè)務部門經理。

3、主管業(yè)務部門經理依據市場及經營狀況審批合理選購方案,并簽字認可后,報業(yè)務副總經理或總經理審批。

4、經總經理審批后選購訂單由選購商務員統(tǒng)一執(zhí)行。

(1)集團內部統(tǒng)一購貨,由選購商務人員統(tǒng)一向集團內各分公司訂購,確認選購訂單生效。

(2)集團外部購入,由選購商務員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認選購訂單生效后向商務統(tǒng)計崗申請外購商品編號。

5、分公司選購商務員確認選購訂單生效后,應于當日將單據其他聯次傳送給儲運、統(tǒng)計、財務主管。

6、財務人員依據選購訂單對到貨后入庫金額進行復核、監(jiān)控。儲運商務依據選購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨預備,對貨物到貨周轉狀況供應信息。財務主管對資金作出合理支配。

7、對未按定單方式進行管理的商務及負責人進行經濟懲罰。

8、定單按月分類單獨歸檔、備查。

三、接受選購訂單流程。

1、選購商務接受由銷售業(yè)務部門經理所下選購訂單。

2、選購商務審核銷售業(yè)務部門選購訂單,不合格選購訂單返回銷售業(yè)務部門,發(fā)出合格選購訂單。

3、選購商務將選購訂單發(fā)給儲運商務,由儲運商務做接貨預備。

4、選購商務負責將選購訂單替換成通用格式發(fā)給供應商。

四、進口商品付稅、付匯流程。

1、銷售業(yè)務部門發(fā)出付稅或付匯通知。

2、資金商務填寫支票借款單,到財務部審批備案。

3、資金商務傳遞數據,通知財務部當日用款。

4、資金商務持簽字后借款單到財務部借支票。

5、資金商務將支票送到海關或銷售業(yè)務部門。

6、每周由資金商務報給財務部資金方案,每季報銷售業(yè)務部門作資金盤點。

五、聯系供應商和貨運公司、進口商品報關、在途商品監(jiān)控管理。

1、目的。

(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物方案狀況,明確各自責任和關系。

(2)監(jiān)控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。

(3)在途商品管理工作側重于對貨物在途時間、在途數量、在途金額及供應商發(fā)運力量掌握。

(4)跟蹤集團公司和供應商及分公司之間調撥商品在途時間、數量和金額,為相關部門供應真實和精確?????在途信息。

2、國內在途意義。

(1)為貫徹集團公司物資管理目標,在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務部開展了國內在途業(yè)務。

國內在途:主要指分公司之間因內部銷售而產生在途商品。

(2)在途商品定義:貨款已經支付或雖未付款但已取得全部權,正在運輸途中或已運達企業(yè)但未驗收入庫商品。

3、國內在途目的。

(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務部門、運輸公司、分公司各方面責任。

(2)對分公司在運輸途中產生在途商品數量、金額以及狀況進行監(jiān)控,縮短運輸時間,加快物資流通速度,提高資金周轉速度。

(3)收集、匯總、加工、整理在途數據,把握物流信息,依據在途數據進行分析,發(fā)覺問題促使銷售部盡快解決。

4、在途商品確認。

集團公司財務部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數據和商務部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息準時傳送到相應分公司商務統(tǒng)計崗并經對方確認生效后,即視為在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商務統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后,依據實際到貨數量統(tǒng)計本公司在途狀況,并逐日向集團公司商務部傳送在途數據。對超出正常期限在途商品標注、說明,便于供應商準時協(xié)調與解決。對未按規(guī)定進行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未準時精確?????提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔,同時責任人應寫出書面報告上報總經理。

6、國內操作流程。

(1)集團公司商務部選購商務員將到貨清單遞交商務統(tǒng)計。

(2)商務統(tǒng)計依據《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數量、金額和計算在途時間。

(3)商務統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達商品差異表傳遞財務部。

(4)財務部依據商務統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。

(5)商務統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關部門。

(6)對在途時間監(jiān)控:把握商品貨運周期。同時,注意發(fā)覺長期未到,滯留途中貨物狀況,促使銷售業(yè)務部門盡快解決提高物流周轉速度,加快資金周轉,搶占市場。

(7)對商品在途數量、在途金額監(jiān)控:使分公司把握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務部門加緊運輸力度,加速資金周轉。

(8)對供應商監(jiān)控:體現在運輸貨物力量和返款速度,供應商發(fā)運力量凹凸直接影響貨物周轉速度,周轉速度越快越有助于分公司降低貨物風險系數,返款速度快慢,影響分公司資金周轉及利潤取得

(9)生成結果:對分公司在途商品管理,側重于從商品在途數量、在途金額;在途時間,供貨商運作力量方面供應在途信息。

7、國內在途程序所需數據:財務數量+以銷未提=統(tǒng)計結存。

(1)銷售數據:資金商務收款臺銷售庫數據(已銷數)和庫房提貨數據(已提數)進行核對后,生成已銷已提商品數據庫,包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數量、單價、金額等內容。

(2)入庫數據:各分公司商品入庫數據包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數量、單價、金額等內容。

8、核對依據:以銷售方發(fā)票號作為核對依據,依據每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號,同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進行核減生成各地在途商品信息。

9、國外在途商品管理。

(1)定義。

〈1〉在途存貨:包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經支付或雖未付款但已取得全部權正在運輸途中或已運達公司尚未驗收各種存貨。

〈2〉商務部在途商品:進口商對集團公司進行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運抵各目的地商品。商務部對在途商品管理主要通過核對進口商發(fā)票和分公司入庫單據,監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側面反映物資流通狀況。

(2)意義。

〈1〉開展進出口商在途管理,跟蹤進出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物方案狀況,明確各自責任和關系。

〈2〉監(jiān)控進出口商至集團公司或分公司物資流通過程,對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進、出口商運作力量,降低風險系數。對在途商品管理工作,側重于對長期在途商品及進出口商發(fā)運力量掌握。

10、詳細物控工作流程。

(1)工作內容:依據進口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息,獵取在途數據。

(2)進口商發(fā)貨,商務部選購商務接收各種發(fā)貨資料流程。

〈1〉商務部選購商務每日接收進口商和銷售業(yè)務部門各種發(fā)貨資料。進口商涉及單據有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務部門單據:貨物清單。

〈2〉商務部選購商務整理各種單據,并分別在登記本中具體記錄。

〈3〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數量、金額,保證單據配套性、全都性。

〈4〉核對裝箱單與銷售業(yè)務部門貨物清單。檢驗單據中發(fā)票號、發(fā)運編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數量等信息是否全都,還有貨物清單、銷售業(yè)務部門制定分貨方案,還供應貨物運抵不同目的地、運輸方式、估計到貨時間。

〈5〉依據進口商發(fā)貨單核查每周進口商發(fā)貨規(guī)模。

〈6〉單據核對過程中,針對有問題單據向有關各方(進口商、銷售業(yè)務部門)進行必要信息反饋,補充、更正單據信息,最終進行存檔、備查。

〈7〉各種單據審核無誤后,將進口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。

(3)貨物抵庫,商務部商務統(tǒng)計核減在途流程。

〈1〉貨物抵庫,選購商務人員填寫到貨登記單和入庫單。

實物運抵集團公司,選購商務按到貨、入庫流程,依據實到貨數量填寫相應國外到貨登記單和入庫單實物運抵各分公司,銷售商務開制銷售小票和內容相對應國外到貨登記單和入庫單辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫,選購商務在途崗可以通過單據上庫別欄信息加以區(qū)分。

〈2〉每日選購商務在途崗接收商務統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單,在單據傳遞交接過程中要有相應交接手續(xù),記錄在冊。選購商務在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關內容,檢驗單據中各項填制內容是否全都。

〈3〉審核過程中注意進口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應關系(一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對應一張入庫單;一張到貨登記單可對應多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。

〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動核減發(fā)票信息,通過報表顯示在途變化狀況。

(4)單據查詢流程。

(5)報表預覽、打印流程。

(6)在途數據傳輸流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品狀況。

〈2〉分析角度:在途時間、在途數量、金額、進出口商運作力量。

〈3〉分析重點:統(tǒng)計長期在途商品(在途時間超過一個月),定期向銷售業(yè)務部門反饋,促使銷售業(yè)務部門盡快解決。

11、損失調賬:貨物在運輸過程中,因丟失、損壞而產生差異狀況,在途崗與銷售業(yè)務部門協(xié)商后,進行賬面調整。

(1)屬于進出口商責任,造成貨物丟失調賬方法。

〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務部門查清責任,落實賠償事宜。

〈2〉銷售業(yè)務部門開制銷售小票,將丟失貨物進行銷售,即視同銷售給索賠責任人。

〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,選購商務在途崗核減在途商品。

(2)屬于運輸公司責任,致使貨物丟失調賬方法。

〈1〉銷售業(yè)務部門在確認貨物丟失的同時通知商務部。

〈2〉銷售業(yè)務部門落實賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務部(要求通知單有銷售業(yè)務部門經理簽章,附有賠償款的證明資料)

〈3〉商務部商務統(tǒng)計依據索賠通知單,核減在途差異。

12、代運商品:索賠、贈品、配件、樣機等貨物。

(1)辦理原則:全部權屬于集團公司銷售業(yè)務部門,無價格或價格為零代運商品,運抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。

(2)詳細操作方式:供應該類商品在途信息,同時,定期反饋代運商品在途狀況,督促銷售業(yè)務部門盡快辦理入庫。

13、匯總分公司商品在途數量、在途金額一覽表。

(1)分公司各銷售業(yè)務部門在途商品一覽表。

掌握每批貨物在途時間、在途數量、在途金額。對于長期未到貨商品,應準時提請銷售業(yè)務部門重視,確定貨物滯留緣由,加速運輸,縮短貨物周轉時間,降低或削減貨物風險。

(2)分公司銷售業(yè)務部門主要商品進貨概況(按商品大類)。

按銷售業(yè)務部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。

14、匯總分公司在途時間一覽表。

(1)分公司入庫商品貨運周期一覽表。

(2)分公司在途商品在途時間一覽表。

〈1〉掌握入庫商品運輸周期,加快運輸力度。

〈2〉明確在途商品在途時間,及在途商品占壓資金量大小。

〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運力量,加速貨物周轉,降低風險系數。

六、商品到貨、驗收、入庫管理。

(一)商品到貨、接貨和驗收管理。

商品到貨是庫房管理工作開頭,是商品驗收前期預備工作,其工作好壞直接影響到商品驗收工作質量。為保證商品到貨和驗收工作準時精確?????完成,提高驗收效率,要求對商品數量和規(guī)格及外包裝質量和運輸狀況進行檢查和確認。選購商務仔細根據要求填寫單據,保證商品在途管理工作順當開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎。

1、接貨規(guī)定:分公司選購商務每天依據總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當日通知儲運商務,以便其準時組織人力、物力,調劑存貨場地。

2、操作流程。

(1)選購商務必需提前三天將需入庫商品具體清單交給儲運商務,確定商品編號、數量、到貨日期。

(2)商品抵達指定庫房后,選購商務和儲運商務依據到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質量和實際到貨數量及檢查外包裝質量,是否破損,把好入庫前數量、質量關。

(3)商品驗收后,選購商務馬上填寫《到貨登記單》要求做到字跡清晰、數據精確?????、內容完整、準時快速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號處填寫供應商全稱。具體填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。假如發(fā)票未到達,待選購商務拿到發(fā)票后,填寫入庫單備注欄。單獨注明有外包裝破損或質量問題商品及數量。雙方在《到貨登記單》簽字確認,各分公司內部調撥商品也要填寫《到貨登記單》。

(4)《到貨登記單》填寫后,必需由選購商務、儲運商務共同簽字確認后方可有效。

(5)商品到庫當日(如晚上到貨,可在次日)必需辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內辦理入庫手續(xù),儲運商務有權拒絕發(fā)貨并責成當事人寫出書面報告報總經理或授權人對其進行處理解決。

(6)選購商務和儲運商務應妥當保管好到貨登記單,以便查詢,商務統(tǒng)計依據到貨登記單審核入庫單正確性,同時便于核減在途數量。

3、《到貨登記單》消失錯誤狀況時,儲運商務要求選購商務重新辦理。

(1)有涂改痕跡,內容和項目不清晰和不完全。

(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不全都。

(3)數量不正確。

(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據辦理和各聯次留存及傳遞過程。

第一聯、選購商務,其次聯、儲運商務,第三聯、商務統(tǒng)計,第四聯、財務會計。

(二)商品驗收入庫管理。

1、入庫目的。

(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)精確?????性、準時性、完整性。

(2)為商品在途管理和在途掌握崗供應基礎數據,保證在途掌握環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務部門服務。

(3)把好審核關,為財務成本核算精確?????準時供應必要條件。

2、入庫操作方法。

(1)商品驗收完畢,填寫《到貨登記單》后,選購商務依據《到貨登記單》內容在當日(特別狀況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內容填寫入庫單(留意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。選購商務在辦理入庫手續(xù)時,依據《到貨登記單》到商務統(tǒng)計處核對商品編號,無誤后準時填寫《商品入庫單》。

(2)入庫單由選購商務填寫,儲運商務簽字。

〈1〉按單據規(guī)定項數填寫商品種類數。

〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。

〈3〉根據《商品入庫單》規(guī)定內容填寫商品編號、數量、名稱、金額。

〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應商名稱。

〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間,根據商品挨次填寫發(fā)票號和金額。

〈6〉相關人員填寫姓名及人員編號。

〈7〉特殊留意商品編號、名稱及規(guī)格必需與公司保持全都,要求商務員字跡清晰、內容完整、數據精確?????和準時快速。

(3)批量到貨假如到貨數量不全,選購商務應依據實際到貨數量,隨時辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。

(4)儲運商務先統(tǒng)計到貨前數量、后統(tǒng)計到貨后數量,再倒擠出到貨數量。

(5)填寫好入庫單應由儲運商務簽字審核,傳真fa*件與原件核對,到貨登記單與入庫單核對后,并確認后蓋章貨收訖后,方能生效。入庫單不得涂改。

(6)消耗品和不必逐個檢驗商品,由選購商務和儲運商務共同清點數量后,當時辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。

(7)儲運商務依據庫房狀況整齊碼放,準時建立、增加垛卡,登賬。

3、消失錯誤狀況,儲運商務拒絕辦理。

(1)有涂改痕跡,項目內容不清晰,不完全。

(2)缺少選購商務和總經理或授權人簽字。

(3)商品項數超過單據規(guī)定要求。

(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不全都。

(5)《商品入庫單》格式與使用方法。

第一聯、儲運商務記賬,其次聯、財務會計存檔,第三聯、商務統(tǒng)計記賬,第四聯、選購商務存查。

5、入庫核算:商品、材料入庫后,經辦人應持入庫單其次聯(即財務聯)增值稅發(fā)票的發(fā)票聯和抵扣聯,準時到財務部辦理付款或報銷手續(xù)。財務依據入庫資料及發(fā)票、定單信息經復核無誤后準時做商品增加賬務處理。

(三)外購商品管理。

1、外購商品規(guī)定:由于經營需要而到集團外部選購貨物行為屬于外購管理范圍。

2、操作流程。

(1)選購商務或銷售人員進行選購前,應填寫請購通知單由總經理或授權人簽字確認后方能到財務借款外購。

(2)借款后必需在一周內辦理完驗收、報銷手續(xù)。

(3)選購商務或銷售人員在進行賒銷選購前,應由總經理或授權人簽字同意,并填寫賒銷選購專用欠款登記單,同時單據上加蓋本公司公章方能進行欠款選購。

(4)一次性外購必需辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時必需持入庫單、與之對應銷售單,并持實物進行驗收。

(5)特別狀況不能持實物驗收,應經過總經理或其授權人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。

(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時到儲運商務處驗收后加蓋貨收訖章,方能到財務報銷。

(7)銷售單與入庫單編號、名稱、數量必需全都,銷售金額必需大于入庫金額,確保有合理毛利。

(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。

(9)必需由選購商務或指定專人辦理選購、報銷、驗收手續(xù)。

(10)外購商品不允許做欠款銷售。

(11)如不符合規(guī)定,應報分公司總經理審批后方能辦理驗收手續(xù)。

(12)一次性外購為便于統(tǒng)計與管理,應把入庫單與銷售單捏對粘貼,進行入賬和留存。

(13)全部外購商品實行比率掌握,一般不得超出當期進貨額(除稅)7%,特別狀況需報分公司管理部門批準。

(14)商務員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個人行為,并不代表公司名義,公司不擔當任何責任。

3、有關一次性外購特別規(guī)定:非本公司主營產品,為滿意用戶特別要求或為銷售合同執(zhí)行,而一次性選購商品。

(四)暫存商品管理。

1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。

(1)接貨時由于發(fā)覺包裝破損或嚴峻質量問題暫不能辦理入庫商品。

(2)由選購商務負責與供應商交涉聯系解決某些問題,而暫不能準時辦理入庫手續(xù)。

(3)公司已經處理后積壓及報廢商品。

(4)由于其他緣由經總經理批準臨時放置庫房里商品。

(5)待點驗商品:商品已到,尚待驗收入庫商品,當月份終結,仍應包括在商品選購賬戶余額內。

2、規(guī)定。

(1)暫存商品應單獨設置庫區(qū),與正式商品區(qū)分碼放。

(2)進入暫存庫貨物應填寫《暫存入庫單》,領取暫存庫貨物應填寫《暫存出庫單》。

(3)對于暫存庫貨物,應設立備查賬,隨時登記入庫、出庫狀況。

(4)對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報總經理或授權人對當事人進行處理解決。

(5)單據格式及使用說明:第一聯、經辦人存查,其次聯、商務統(tǒng)計記賬,第三聯、儲運商務記賬。

(五)購入商品計價:按實際價值入賬:買價+買方負擔外埠運費、裝卸費、保險費+途中合理損耗+關稅估價。

1、集團公司內購入存貨:其估價入庫依據應是集團公司供應發(fā)票清單及銷售記錄。

2、集團公司外購入存貨,其估價入庫依據應以選購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。

3、凡是按估價成本入賬,在收到發(fā)票等結算憑證后均需調整為實際成本。

(1)如估價金額與實際金額全都,只做賬務分錄調整,可用原入庫單復印件。說明內容:原入庫單號、估價賬務時間、憑證號。

(2)當估價金額與實際金額不全都時,必需沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財務據此處理賬務。

4、公司用現金選購進貨要有供應商已收款證明,收取供應商進貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。

5、假如供應商不開進項發(fā)票,則公司選購進貨費用不能通過銀行結算,支付現金或通過內部賬戶。

6、進貨發(fā)票在同一個月內入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價入賬。

7、暫估價入賬需要有上一批次進貨發(fā)票復印件或暫估價抵扣憑證。

8、供應商銷貨清單即本公司進貨清單,需要有發(fā)票專用章和財務專用章,填寫不含稅價。

【第2篇】企業(yè)選購管理制度

公司選購管理制度

目的:降低選購成本、提升選購質量、保證選購時效、規(guī)范選購流程、保障公司正常運營

適用:原輔材料、辦公用品(耗材)、零星物料、委外加工、設備與零部件、其它

保密:內部一般

關鍵詞:工作職責、選購流程、處理方法、責任、激勵、管理、制度

報(抄)送:總經理室、副總經理室、廠長室、財務室、倉庫、本司各生產與職能部門

第一條部門設置與人力資源配置

1、依據公司進展需要,保證選購規(guī)程的徹底落實,公司特此設立特地的選購部門,詳細負責公司一切選購事務;

2、選購部配置選購主管一名、選購員二名;

3、選購部組織架構如下圖:

總經理

副總經理

廠長

選購主管

選購員

選購員

其次條主要職責

1、總經理:負責重要、珍貴、大宗物料的選購審批,以及重要供應商的認定。

2、副總經理:負責固定資產、辦公用品(耗材)、零星物料、臨時緊急物料的選購審批。

3、廠長:負責原輔材料選購、設備與零部件選購、委外加工的審批。

4、選購主管:

①、遵守公司各項規(guī)章制度,主持本部工作,處理公司日常選購事務,做好選購5r管理;

②、負責開發(fā)供應商:依據公司所需選購物料的種類,利用現有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并依據其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等狀況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商,并定期對其進行評估與管理;

③、負責詢價、比價、議價:依據選購方案要求,實行多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調研來確定選購目標價,報總經理核準后備檔;對常常性使用,且使用量較大的材料,應事先選定廠商,議定長期供應價格;

④、負責審查簽認單據,包括部門請購單、供應商送貨單、報價單、發(fā)票等等,發(fā)覺問題準時協(xié)調處理與報告;

⑤、負責訂購單的下達:依據各部門的有效請購單,把請購物料的種類、數量、日期等信息進行分類整理,做好選購方案,以集中選購的原則,向選購員下達訂購通知;以及外協(xié)加工訂單的下達與進度的跟進;

⑥、負責物料催交與到達:依據選購方案,準時有效地與供應商進行協(xié)調與溝通(如品質標準、交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料與委外加工部件按時到達,不得由于品質、數量、交期等緣由影響公司正常運營。

⑦、負責選購完成后的單據整理歸類與登記錄入,制作月度報表;

⑧、準時完成公司交辦的其它工作。

5、選購員:

①、遵守公司各項規(guī)章制度,準時完成各項選購任務;

②、負責了解物料選購信息,收集物料市場價格;

③、依據公司各部門的要求與主管下達的選購任務做出合理選購方案,保證所需物料準時選購到位;

④、保證所選購物料的價格、質量、數量符合要求,并處理或幫助處理品質和數量等特別狀況;

⑤、對選購回來的物料(包括供應商送貨上門的),應準時通知質檢人員進行檢驗,要求倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門;

⑥、負責或幫助處理退貨事務;

⑦、定期檢查公司物料庫存狀況,準時將選購單據交主管領導核簽后與財務部進行結算。

⑧、準時完成公司交辦的其它工作。

第三條選購的基本原則:成本效益原則、物料質量原則、進度協(xié)作原則、公正競爭原則、集中選購原則。

第四條申購權責與流程

1、請購核準權限

①、原輔物料:請購金額預估在10000元以下的,由廠長核準;請購金額預估在10000至50000元的,由副總經理或總經理核準;請購金額預估在50000元以上的,由總經理核準;

②、辦公用品(耗材)、防護用品、設備與零部件及其它零星物品:請購金額預估在200元以下的,由行政主管核準;請購金額預估在200至1000元的,由副總經理或廠長核準;請購金額預估在1000元以上的,由總經理核準;

③、委外加工:外協(xié)加工金額預估在50000元以下的,由廠長核準;外協(xié)加工金額預估在50000元以上的,由副總經理或總經理核準。

2、申購責任人與申購流程

①、原輔材料a:本原輔材料包括實木、板料、木皮、刀具、布(皮)料、油漆(含天那水、稀釋劑、固化劑、灰土等、包裝材料、設備與零部件)等等,由所需部門主管申購;

②、原輔材料b:本原幫助材料包括全部五金配件、大理石、玻璃等等,由所需部門質檢員或設計員申購;

③、原輔材料c:本原幫助材料包括502膠、組裝膠、封邊膠、貼皮膠、玻璃膠、常用快牙、打包膠卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷(帶)、常用醫(yī)藥品等等,由倉管申購;

④、辦公用品(耗材)、共用設備及其零部件:由行政人事部申購;

⑤、委外加工:由部門主管或廠長申請;

⑥、申購責任人在《申購單》上必需具體標明所需物料的名稱、數量、型號(規(guī)格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項,經權限人員核準后交選購部主管人員組織選購;

⑦、申購流程如下圖:

填寫申購單

權限人不準

權限人核準

提交選購部

第五條選購流程

選購流程如下圖:

選購部接受有效申購單

選購主管整理歸類

開發(fā)供應或外協(xié)加工商

固定供應或外協(xié)加工商

詢價、比價、議價

退貨處理

下達選購指令

驗收

入庫

進行購買

不合格

合格

定價

照商定付款

第六條選購管理流程

選購流程如下圖:

供應商信息

各部方案所需物料

選購申請單

選購訂單審批

選購明細表

選購匯總表

選購協(xié)議

選購部

價格

管理

通知收貨

質量掌握

退貨管理

進庫單

委外加工管理

委外產品驗收

委外加工達成

選購發(fā)票管理

整理付款

購買過程管理

退貨管理

選購月報表

第七條退貨

以下三種狀況應做退貨處理:

①、對合格率未達到要求的物料應做批量拒收退貨;

②、對良莠不齊的物料應做部分拒收退貨;

③、對在生產使用過程中發(fā)覺的少量不良品的退貨;

第八條選購事故的處理方法與責任

1、非選購人員選購不當的。比如下單選購貼皮木板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或轉變材質等緣由造成的不良選購的,處理方法如下:a,若供應商還未進行訂單的正式生產,由選購人員與供應商協(xié)調取消此單;b,若供應商已進行了生產,要求供應商供應精確?????的生產數量,再協(xié)調看此種物料是否會在今后的生產中使用,若將來有用,只需與供應商協(xié)調將送貨期推后即可。若不行能再用,應盡快與供應商協(xié)調以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時知會相關部門向客戶索取已生產物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。此類責任由公司擔當(類似的選購事故,參照此條執(zhí)行)。

2、假如供應商交期無法達成時,選購部應先發(fā)改善通知,劇烈要求供應商改善,可依據交期未達成而影響公司生產狀況的程度,賜予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應準時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由選購責任人負擔相關損失費用。

3、第七條退貨事項由選購部負責辦理。假如是第七條中第①、②款的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事選購人員擔當。

4、假如因申購人對所申購物料的名稱、數量、型號(規(guī)格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項未做具體標明而引發(fā)的相關選購事故,由申購人與選購責任人分別擔當90%和10%的事故損失。

5、委外加工產品,原則上由木工質檢員到外協(xié)加工廠進行現場檢測,合格后方可收貨運回,由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員擔當損失;其它物料由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員與選購責任人分別擔當80%和20%的損失。

6、假如某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,選購部門必需做一個完整的市場調查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報權限領導核準,備檔后方可實施選購。否則,上漲部分由選購責任人擔當。

第九條整理付款

1、現金結算:

①、送貨上門的:選購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認,選購主管審查簽字后呈權限領導核準,財務付款;

②、自行取貨的:由選購人員填寫經選購主管審核、總經理或主管副總核準的借支單到財務掛賬預支現金,物料選購回來時,經上述規(guī)程確認后再準時到財務核銷。

2、月度結算:

選購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關收貨人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認,由選購部與財務部分別記入臺賬;由選購部在商定日期與供應商核對當月發(fā)生選購事務,并相互簽字確認,最終由財務部核對,呈報權限領導核簽后在商定日期付款。

第十條選購人員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的懲罰。

第十一條嚴禁選購人員索取或接受回扣。如違反禁條,經查實后,予以回扣數額的三倍的懲罰,情節(jié)嚴峻的,交由司法機關處置。

第十二條選購激勵

選購人員應充分利用廣泛的選購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質與公司正常運作的前提下,最大限度地將選購成本降到最低。假如在材料市場沒有大的變化的狀況下,按原方案進行的物料選購,對于比目標價低出的部分,公司賜予當事選購員差價的20%的嘉獎。

第十三條本制度由各部門負責人與相關人員協(xié)作行政人事部監(jiān)督落實執(zhí)行。

第十四條本制度條款如有與日前制度相抵觸的,依照本制度執(zhí)行。

第十五條行政人事部對本制度享有最終解釋權。

【第3篇】