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文檔簡介
歸口管理部門
: 存檔部門:行政部傳達對象:□
全體員工 □
主管及以下所有員工
□
主管及以上所有員工□
部門經理級以上所有管理人員 高層管理人員
□
其他
會簽部門財務部人力資源部采購部后勤服務部
會簽人
會簽日期
會簽部門銷售管理部品牌部市場部團購部
會簽人
會簽日期
市場費用管理辦法 費用報銷制度 第一章 市場費用執(zhí)行理環(huán)節(jié)市場費用申請
公司各市場費用執(zhí)行主體(市場部、分公司、辦事處)依據業(yè)務開展的各執(zhí)行主體對費用計劃的合理性、專業(yè)性負主要責任;
公司性廣告和品牌宣傳費用由市場部、品牌部按預算申請,并按流程和管理權限簽批;
產品促銷費用由市場部設計促銷活動后按預算申請,并按流程和管理權限簽批;
區(qū)域促銷費用由各辦事處制定費用使用計劃后按預算申請,并按流程和管理權限簽批;
因市場情況發(fā)生變化導致已申請的區(qū)域市場費用中的具體項目不能執(zhí)行或者執(zhí)行方式與申請存在差異時,可由分公司、辦事處申請對費用變更后使用、
如市場有特殊情況,需先實施后補報告的,必須由實施人寫清楚詳細實、施情況,并注明批準人(分管副總以上)
實施人,報至市場部登記,待市場部落實清楚后予以先登記督查,負責此事的實施人在事后,應立即補辦手續(xù),如不及時補辦的,按不申請?zhí)幚?/p>
原則上品鑒會地點必須在該城市設置四家固定地點,在該店內做好客情關系,做到免費陳列及良好的氛圍營造。區(qū)域市場費用使用管理
辦事處作為區(qū)域市場費用使用管理的主體責任人,對區(qū)域市場費用使用的真實性、有效性和手續(xù)清楚完備負有主要責任
若區(qū)域市場費用由贈酒或促銷禮品形式支付的,需由申請人填寫《贈品區(qū)域市場費用的核銷、 區(qū)域市場費用核銷時需填寫《市場費用核銷清單》經客戶及辦事處經理簽署后傳至市場部,逐級審批后核銷,辦事處應準備好相關文件以備審計監(jiān)察部監(jiān)察審計。、 辦事處應按費用項目的規(guī)定準備核銷憑證,妥善保管供公司審查
存期限已報帳的實物自行銷毀,并填寫〈實物銷毀清單〉備查。
單據部份(主要指收據、協議、照片、實務銷毀清單等)保存年限不督導聯合簽字確認后方可銷毀。、 辦事處應建立區(qū)域市場費用(含費用申請、核銷、促銷品、贈酒)使用臺賬,并于每月同經銷商、市場部至少對帳一次。市場費用核銷一、核銷時間每月
1-10
日核銷上月開展的品鑒會,實際開展場地及時間允許與簽呈提報時間有差異,但開展場次不能超過簽呈申請量,且實際開展差異需在結案報告上給予說明。二、促銷活動費用、陳列費(收據);(()實施情況一覽表中要填寫網點的名稱、詳細地址、負責人
或相關聯系人的手機及辦公室電話。、促銷人員費用如有暗促或兼職等請注明其在網點的真實身份。、旅游活動()需提供該費用的報告,()旅游合同,發(fā)票,旅游行程表,(嚴禁電腦合成據,()旅游人員登記表,活動期間的銷量證明。、刮獎卡公司統一投放、刮獎卡兌現的禮品價值在
元以內含,憑刮獎卡直接核報;
獎品發(fā)放登記表核報。、二批、終端促銷活動()需提供該費用的報告,()贈品的發(fā)票或收據,()活動網點簽字蓋章的收條,()促銷活動情況一覽表,活動期間的銷量證明。、其他促銷活動、團購渠道促銷活動需提供報告、促銷贈品發(fā)票
或復印件、團購政策兌現登記表,活動期間的銷量證明。、在超市、賣場、煙酒店等針對消費者的促銷活動按公司統一相關規(guī)定執(zhí)行。三、產品包量銷售預支返利費用()需提供該費用的報告,()與酒店或超市等終端簽訂的協議,()收款的發(fā)票或收據,((辦人員及部門領導簽字確認。四、廣告宣傳費用、電視、電臺、網絡等廣告()需提供該費用的報告,()合同,發(fā)票,()第三方的監(jiān)播證明
,或市場督導的證明,()對方的收款證明,經銷商的代墊證明,()公司的支付說明、廣告實施情況一覽表。、報紙、雜志等廣告()需提供該費用的報告,()合同,發(fā)票,()排期表、合同中約定發(fā)布的所有樣報或樣刊,()對方的收款證明,()經銷商的代墊證明,()公司的支付說明,廣告實施情況一覽表。、戶外大牌、高炮、過街天橋、燈箱、燈桿旗等廣告()需提供該費用的報告,()合同,發(fā)票,()照片(需附當地當期報紙,遠、中、近三景照片,如該廣告亮化還()戶外廣告登記證,驗收確認表、對方的收款證明,()經銷商的代墊證明,()公司的支付說明,戶外廣告實施情況一覽表。、售點廣告、專賣店門頭牌等()需提供該費用的報告,()合同,發(fā)票,(()驗收確認表、對方的收款證明,()經銷商的代墊證明,()制作材質明細表,()公司的支付說明,戶外廣告實施情況一覽表。、公交車廣告()需提供該費用的報告,()合同,發(fā)票,()照片需附當地當期報紙,并要求每輛車的照片都能看出前后車牌及左右車身和線路,()戶外廣告登記證,驗收確認表、對方的收款證明,()經銷商的代墊證明,()公司的支付說明,戶外廣告實施情況一覽表。五、品鑒會費用()需提供該費用的報告,()發(fā)票(不同時間開展費用發(fā)票不能連號)()客情維護實施情況一覽表表內要填寫參加人員姓名、單位、職務、電話、贈酒品種及數量等詳細資料。待實施完畢由當事銷售人員提請,辦事處主任簽字確認后交由財務核銷。3.1.2
小品會的方案必須在經銷協議內注明前三個月啟動期執(zhí)行的標準。凡市場銷售人員按市場推廣方案可使用小酒作為公關及品鑒用酒,須填寫《客情酒領用單》并詳細記錄使用方向。(6)所核銷單據必須與就餐地點對應,由我公司承擔比例餐費的費用應按照實際發(fā)生費用出具發(fā)票(如餐費
500
元,我公司承擔
XX%比例,不管我公司承擔多少比例,費用核銷時都應該提供500
(7)小品會每桌飲用酒標準為2
瓶
10
2
瓶
15
專用光瓶酒,此標準為上限。飲用酒需回收瓶蓋進行核銷,由辦事處銷售內勤監(jiān)管,嚴禁將小品會辦成吃喝會。六、公關贈酒()需提供該費用的報告;()實施情況一覽表表內要填寫受贈人姓名、單位、職務、電話、贈酒品種及數量、贈送時間等詳細資料;()如贈送給單位還需提供對方的收條
如贊助活動贈酒還需提供現場照片。七、促銷品()需提供該費用的報告;()促銷品發(fā)票或收據;()促銷品發(fā)放明細表第二章 市場費用監(jiān)察市場部對市場費用執(zhí)行的真實性,管理合理性,存檔手續(xù)完備性進行定期和隨機的現場審計,并定期對審計監(jiān)察結果予以回饋,每月在公司領導允許的情況下,在公司的審計簡報上對一些典型審計監(jiān)察結果進行通報。市場部對于市場費用違規(guī)的處罰規(guī)定如下:一 市場為市場推廣費違規(guī)處罰的調查處理機構。二 責任主體:省區(qū)經理、辦事處經理。三 責任劃分原則:出現違規(guī)操作市場推廣費用或監(jiān)督執(zhí)行不力,原則上將按以下比例劃分處理責任, 有省區(qū)經理且有辦事處經理的分公司,省區(qū)經理承擔
,辦事處經理承擔
, 只有省區(qū)經理的分公司,省區(qū)經理承擔,
。四 違規(guī)界定及處理:
未按費用申請或變更申請按標準執(zhí)行的,每次罰款
元;
未按規(guī)定準備和保存核銷資料的,每次罰款
元;
元,特殊情況需單獨向市場部說明;
未申請(含臨時性申請)或未經過相關負責人允可,先執(zhí)行后申請或變更的,每次罰款
元,并且公司將有權對此類費用的申請不予批準;
虛報、假報、超報的,能及時進行全額追回或在下次報帳時扣除的,處已相關責任人
元罰款,若無法全額追回或無法在下次報帳時扣除的,由相關責任人全額賠償并處以
元罰款;
無故截留且利潤化費用的,每次罰款
元,且公司不予核報該部分費用;
貪污竊取市場費用的,直接責任人處以金額
倍的罰款后直接開除和追究其法律責任;
其它有悖于常理的違規(guī)行為,根據情況,處以罰款
元;
若客戶已核報了,公司又無法按期追回,需全額賠償;若在一個年度銷售周期內,一個辦事處違規(guī)
次或以上,辦事處經理直接開除;若事先發(fā)現有違規(guī)行為且及時進行了制止或向市場部進行了說明或投訴,可免于說明或投訴人相關責任。五 處罰流程:相關罰款一并從責任人工資里扣除,若罰款超出該月工資范圍,即向公司財務交納剩余罰款。一、目的為明確費用的申請、批準、審核、報銷職責,規(guī)范報銷流程及憑證,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門包括辦事處的費用的報銷,包括辦公費用、員
工費用、車
輛費用、應
酬費、差
旅費等;固
定資產購置/
包材的采購不在本制度規(guī)范。三、費用審核
、費用經辦人原則上應在費用發(fā)生后的
個工作日內填制報銷憑證,履
行報銷手續(xù),當
月費用在當月辦理報銷,特
殊情況可另行處理。
、報銷憑證根據對應的金額,依照相應的審批權限,經相關的領導審核簽字后,方可提交報銷。經本部門審核或經歸口管理部門復審的報銷憑證,可提交財務部門審核報銷。
、費
用審核原則上應在收到報銷憑證
個工作日內完成,審
核完畢由審核人簽名。
、審
核內容包括:費
用報銷是否經費用發(fā)生部門經理或分管領導審批;需歸口管理部門復審的費用是否已經審核;報銷內容是否符合公司規(guī)定;報
銷憑證是否真實、合
法、齊
全;審
批權限是否在合法授權范圍及額度內;
、在審核中發(fā)現手續(xù)不完備,憑證缺失、填寫錯誤等不符點,審核部門應退回,由經辦人補辦后重新提交審核。四、報銷管理
外人員原則上每月報銷一次,各
辦事處人員的報銷票據由各辦事處負責人簽字后交由公司財務審核,無辦事處負責人簽字的任何單據,不論其寄回單據是否合理合法,均不得報銷,直接寄到公司的郵寄費由個人自付。
、費用報銷單應嚴格按公司要求妥善貼好,不符合標準,或填報單據不符、金額不符、重復報銷,一律退回業(yè)務人員。
、單據報銷規(guī)定填寫和粘貼方法:①、差旅費報銷單A
、填寫內容按照《差旅費報銷單》單上的要求填寫。B
、粘貼注意事項:將各類車標按面額的大小分類粘貼,并在粘貼處注明各類面額票據的張數和總金額,不得將票據粘貼超過粘貼單的范圍。
、報銷必須后附出差申請單。②、費用報銷單A
、填寫內容按單上的要求填寫。費用一般是指所有人員在工作中所產生的辦公、餐費等(不含差旅費)。B
、粘貼注意事項:原則上只報銷發(fā)票;對于無發(fā)票或以沖抵發(fā)票報帳的,充抵票據與正式發(fā)票分別張貼,不能在一個報銷單中報銷,后附書面形式的情況說明。
、餐飲發(fā)票
元以上必需要附餐館的菜清單(辦事處品鑒會除外)。
、所有報銷的所附單據不符合經濟業(yè)務實際規(guī)定,不予報銷,單據不予退回。五、承擔責任劃分
、所有部門人員報銷單據,如一旦查出報銷單據有問題的,個人退出全部所報金額,并罰以該報銷單據金額的
的罰款。
、所
有部門人員報銷單據,部
門負責人簽字審核其報銷內容是否符合公司規(guī)定;報
銷憑證是否真實、合
法、齊
全;審
批權限是否在合法授權范圍及額度內;如一旦查出報銷單據有問題的,部門負責人罰以該報銷單據金額的
的罰款。
、所有部門人員報銷單據,如一旦查出報銷單據有問題的,相關監(jiān)管責任人罰以該報銷單據金額的
的罰款,
、所
有部門人員報銷單據,財
務經理簽字審核其報銷單據是否是真的,附
件是否齊全;如
一旦查出報銷單據有問題的,財
務經理罰以該報銷單據金額的
的罰款。
、所有部門人員報銷單據,如一旦查出報銷單據有問題的,總經理和執(zhí)行副總經理監(jiān)管不力各承擔
的罰款。六、廣告制作審批及費用報銷流程區(qū)域在制作門頭時,必須有廣告公司跟店主簽訂的安裝協議,保質期內出現的店招破損、掉落等所有質量原因均由廣告公司負責; 提供制作點位,收集廣告公司制作預算及效果圖提報
審核提報點位真實合理性
審核制作效果圖及報價預算
審核費用投入
簽呈核準1、點位選擇:由區(qū)域主管選擇制作點位,選擇點位需為人流量大的商業(yè)路段名煙名酒店及社區(qū)煙酒店;與店主溝通店招及門頭制作類型,并提供前期制作實物圖供店主參考4、簽呈審批:辦事處經理審批提報簽呈,審核所提報點位及廣告制作公司的真實性;審核通過,遞交至公司市場部(審核制作效果圖及價格預算)及總經辦領導審核5、制作安裝:簽呈審批完成,業(yè)務人員通知廣告公司制作安裝,并嚴格按照預算表的內容,不得出現少于預算內容及更換較差品質材料現象
2、廣告公司量取尺寸:合作廣告公司通過公司市場部及區(qū)域辦事處共同確認議價后,廣告公司實地量取尺寸,并提供制作報價明細表及門頭效果圖給予業(yè)務人員3、門頭制作申請:業(yè)務人員收集廣告公司制作報價及效果圖,提報制作簽呈,并標明門頭所處位置,人流數量,門頭制作價格預算(按照公司標準格式)、門頭制作效果圖6、制作完成,驗收:廣告門頭制作完成,業(yè)務人員溝通市場部驗收,重點驗收畫面顏色、材料用量、做工是否完整;驗收單需有市場部、區(qū)域銷售、店主三方簽字;缺少任何一方簽字該制作均不得報銷;驗收合格,業(yè)務人員準備相關資料進行費用核銷,驗收不合格,要求廣告公司整改,直至完成驗收7、費用核銷:門頭驗收完成,業(yè)務人員填寫費用報銷單,附上制作簽呈、制作發(fā)票、制作實景圖,驗收單、制作合同郵寄回市場部報銷1、報銷單錄入:區(qū)域銷售內勤將報銷單錄入系統,并郵寄紙質單據至市場部2、單據審批:市場部將電子檔、紙質檔審批通過后,交至財務部,并理清單據份數;缺少附件、報銷金額不符等不合格的單據,由市場部電話溝通業(yè)務人員修改
品鑒會報銷附件:費用報銷單、簽呈、餐會發(fā)票(不同時間產生的費用發(fā)票不可連號)、結案報告(必須有經銷商蓋章)公關贈酒報銷附件:會議、終端贈酒:簽呈、贈酒清單、客戶送貨單(需客戶簽收)個人贈酒:簽呈、贈酒清單、客戶
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