常用辦公技巧

劉忠華二0一四年元月五日助你事半功倍OfficePowerPoint使用方法及要領(lǐng)OfficeWord2003實用操作技巧OfficeWord2003高級應(yīng)用技術(shù)

培訓(xùn)內(nèi)容

OfficeWord2003基本操作介紹OfficeWord2003基礎(chǔ)排版技術(shù)

電腦優(yōu)化及常用輔助辦公軟件介紹

officeWord2003工作窗口，由標題欄、菜單欄、工具欄（包括常用工具欄、格式工具欄、繪圖欄等）、狀態(tài)欄、標尺和滾動條等部分組成。

1.新建文檔在Word2003中創(chuàng)建新建文檔的方法很多，通常有以下五種:MicrosoftOfficeWord2003基本操作介紹方法一：在桌面空的處，單擊鼠標右鍵，選擇【新建】→單擊【MicrosoftWord】,Word啟動之后自動建立了一個新文檔，這個文檔的名稱是“文檔1.doc”。方法二：在“文檔1.doc”窗口，單擊工具欄上的“新建空白文檔”按鈕，就又新建了一個空白的文檔，名稱叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕，就出現(xiàn)了“文檔3”。這是新建文檔最常用的方法。方法三:【開始】→【所有程序】→【Microsftoffice】→【MicrosftOfficeword2003】→然后單擊【確定】即可。方法四：使用快捷鍵來新建文檔，即在打開的Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個新的空白文檔。方法五：在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立新的空白文檔。2.保存文檔

文檔編輯完畢要保存其修改，這樣才能在需要的時候不必重新進行編輯。

保存文檔的方法：（常用三種）

方法一：在菜單欄中，選擇【文件】→【保存】即可。

方法二：直接單擊工具欄中【保存】按鈕即可。

方法三：快捷鍵Ctrl+S,即可。

特別提醒：

設(shè)置定時自動保存，自動保存文檔，可幫助用戶按照設(shè)定時間來保存自己的文檔，因為計算機出現(xiàn)意外或者突然“

死機”時，駐留在內(nèi)存中的文檔信息將會丟失，所以設(shè)置自動保存非常重要。設(shè)置步驟如下：首先，執(zhí)行【工具】-【選項】命令，彈出如下圖【選項】對話框。單擊【保存】選項卡，單擊啟用【自動保存時間間隔】復(fù)選框，同時，在后面的【時間】文本框中設(shè)置自動保存時間，最后，單擊【確定】按鈕即可。大家注意哦3.打開文檔與創(chuàng)建文檔類似，打開文檔的常用三種方法：（1.單擊【文件】→【打開】選項,彈出【打開】對話框,在該對話框【查找范圍】列表框中選擇要打開文檔所在的路徑,然后選擇文檔列表中需要打開的文檔.(2.在操作系統(tǒng)中,直接雙擊該文檔圖標.(3.單擊【文件】菜單,在其彈出的下拉菜單下方通常會例出幾個近期編輯過的文件,如果想要打開的文檔就在其中,單擊該文檔即可.4.文檔的選定文檔的選定是Word2003中的最基本的操作,也是大多數(shù)編輯操作的前提,所以用戶務(wù)必掌握,

文檔選定最常見的幾方法:(1.局部選定.連續(xù)選定和不連續(xù)選定.連續(xù)選定操作方法：在選定內(nèi)容時,需按住Shift鍵，不連續(xù)選定操作方法：在選定內(nèi)容時,需按住Ctrl鍵.(2.全部選定.單擊菜單欄中【編輯】-【全選】或者Ctrl+A即可.5.刪除、復(fù)制和移動文本(1.刪除文本(2.復(fù)制文本(3.移動文本6.重復(fù)、撤銷操作（1.撤銷操作方法:常用三種:(1)執(zhí)行【編輯】-【撤銷】命令;(2)單擊常用工具欄中的【撤銷】按鈕;(3)使用快捷鍵Ctrl+Z.（2.恢復(fù)操作方法:常用三種:(1)執(zhí)行【編輯】-【恢復(fù)】命令;(2)單擊常用工具欄中的【恢復(fù)】按鈕;(3)使用快捷鍵Alt+Shift+BackSpace.7.查找和替換查找和替換是文字處理程序中非常重要的功能，對文字甚至格式進行查找和替換，使查找與替換的功能更加強大而有效，Word快速和強大的查找替換功能，使得整個文檔范圍進行的修改工作變得十分迅速而有效。使用【查找】功能的具體操作方法如下：（1.執(zhí)行【編輯】-【查找】命令或者按下Ctrl+F快捷鍵；（2.在【查找內(nèi)容】文本框中輸入需要查找的文本內(nèi)容;(3.最后【查找下一處】按鈕,直到查找完畢為止.使用【替換】功能的具體操作方法如下：（1.執(zhí)行【編輯】-【替換】命令或者按下Ctrl+H

快捷鍵,彈出【查找和替換】對話框；（2.在【查找內(nèi)容】文本框中輸入需要查找的文本內(nèi)容;(3.在【替換】文本框中,中輸入需要替換的文本內(nèi)容;(4.最后,點擊【替換】按鈕即可.OfficeWord2003基礎(chǔ)排版技術(shù)文檔排版要求文檔頁邊距設(shè)置文檔段落設(shè)置文檔字體、字符間距設(shè)置文檔排版要求（僅供參考）文檔排版（案例）頁邊距設(shè)置設(shè)置頁面是文檔的基本的排版操作之一，是頁面格式化的主要任務(wù)，它反映的是文檔中具有相同內(nèi)容、格式的設(shè)置。頁面設(shè)置的合理與否直接關(guān)系到文檔的打印效果。文檔的頁面設(shè)置主要包括設(shè)置頁面大小、方向、邊框效果、頁眉、頁腳、頁邊距、紙張等。步驟:[文件]－[頁面設(shè)置]段落設(shè)置步驟：打開[格式]－[段落]，或者右擊文檔，選擇[段落]。主要設(shè)置：縮進和間距，彈出如下圖對話框：字體、字符間距設(shè)置

字體：包括中文字體、字形、字號等；

字符間距：包括縮放、間距等。步驟：打開[格式]－[字體]，或者右擊文檔，選擇[字體]。彈出如下圖對話框：OfficeWord2003

高級應(yīng)用技術(shù)圖文混排、中文版式使用1繪圖與使用藝術(shù)字2計算表格數(shù)據(jù)及表格與文本轉(zhuǎn)換3文檔安全設(shè)置、批注、郵件合并4圖文混排

officeWord2003強大的功能為編輯圖文并茂的文檔提供方便,同時也提高了文檔的說服力和感染力.本節(jié)介紹圖片\文本框\剪貼畫等工具的使用.1.使用圖片在文檔中插入圖片,可以使文檔更生動形象.其操作方法:(1將插入點移到文檔中要插入圖片的位置.(2執(zhí)行[插入]-[圖片]-[來自文件]命令,彈出[插入圖片]對話框.(3在該對話框的[查找范圍]下拉列表中,確定圖片文件所在的位置,在[文件類型]的下拉列表中,選擇插入圖片文件類型.(4然后在[圖片列表框]內(nèi)所列出的圖片中,單擊選擇中要插入文檔的圖片名稱,通過右邊的預(yù)覽區(qū)域進行確認.(5單擊[插入]按鈕,即可在文檔中插入來源于文件的圖片.

2.如何使用中文版式

在Word2003中的“格式”菜單下有“中文版式”子菜單，它里面包含五個子功能，分別是：拼音指南、帶圈字符、雙行合一。雙行合一

感覺雙行合一和合并字符有些類似，都是為了把兩行文字并列示。雙行合一，則把兩行文字進行縮小，以便能在一行中進行顯示，而合并字符則不存在把字符變小的問題。方法：選擇“格式”菜單---“中文版式”子菜單下的“合并字符”子菜單，出現(xiàn)如下的對話框：

3.如何使用中文版式(案例)4.繪圖與使用藝術(shù)字1)繪圖工具,執(zhí)行[視圖]-[工具欄]-[繪圖]命令.2)插入藝術(shù)字插入藝術(shù)字的操作方法:插入”→“圖片”→“藝術(shù)字”；彈出如下的對話框.選擇一種藝術(shù)字的樣式，之后點“確定”，

5.計算表格數(shù)據(jù)在Word2003中,表格在處理靜態(tài)數(shù)據(jù)和數(shù)字列表方面非常有用,因為它不僅能確保表格中數(shù)據(jù)各歸其位,而且還可以實現(xiàn)表格的計算,排序以及轉(zhuǎn)換等高級應(yīng)用.

在Word2003中,表格中的每個單元格都有唯一的參數(shù)與之相對應(yīng),它是由表格所在列\(zhòng)行序號組合而成的.

1)使用[自動求和]按鈕進行計算操作方法是:首先執(zhí)行[工具欄]|[自動求和]按鈕;

2)使用[升序排序]按鈕進行排序.操作方法是:首先執(zhí)行[工具欄]|[升序排序]按鈕;6.文本與表格之間轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)換成文本

操作方法:(1選中要轉(zhuǎn)換為文本段落的一單元格或整個表格;(2執(zhí)行[表格]|[轉(zhuǎn)換]|[表格轉(zhuǎn)換文本]命令,彈出[表格轉(zhuǎn)換文本]對話框;(3在[表格轉(zhuǎn)換成文本]對話框的[文字分隔符]選項區(qū),單擊所需的單選按鈕,作為替代列邊框的分割符.(4單擊[確定]按鈕即可.7.文本與表格之間轉(zhuǎn)換文本轉(zhuǎn)換成表格

操作方法(1選中要轉(zhuǎn)換為表格的文本,執(zhí)行[表格]|[轉(zhuǎn)換]|[文本轉(zhuǎn)換表格]命令,彈出[文本轉(zhuǎn)換表格]對話框;(2在該對話框的[列數(shù)]列表中指定轉(zhuǎn)換后表格的列數(shù);(3在[自動調(diào)整]選項區(qū)中,選擇[自動];(4在[文字分隔位置]選項區(qū),選擇一種單選按鈕作為分隔符,用分隔符隔開的各部分內(nèi)容分別成為相鄰的各個單元的內(nèi)容;(5單擊[確定]按鈕即可.8.批注批注是附加到文檔上的注釋.插入批注的方法:

首先選中需要注釋的文檔,然后執(zhí)行[插入]|[批注];修改批注的方法:

在已經(jīng)添加了批注的內(nèi)容上面右擊鼠標,執(zhí)行快捷菜單中的[編輯批注]命令,此時光標被定位在批注上,即可進行修改.刪除批注:9.文檔安全性設(shè)置重要文檔在處理過種程中，為防止文檔未經(jīng)授權(quán)隨意打開或更改，用戶有必要運用Word提供的文檔安全性功能來設(shè)置各種安全保護。文檔密碼保護分為打開權(quán)限和修改權(quán)限密碼.如何設(shè)置打開權(quán)限?

操作步驟如下:(1.執(zhí)行[工具]|[選項]命令,在彈出對話框中選擇[安全性]選項卡;(2.在[打開文件時的密碼]文本框中輸入密碼,單擊[確定]按鈕后彈出一個[確認密碼]對話框,再次輸入密碼驗證即可.(3.單擊[確定]按鈕.很安全！記住了嗎？10.郵件合并郵件合并是Word2003中最為實用、節(jié)約時間的特性之一，而很多人都沒有合理地利用到它。如果你想要發(fā)送一個派對、一場婚禮的請?zhí)?，或是任何需要批量發(fā)送的郵件，這項功能能夠幫助你節(jié)約大量的時間。操作步驟:(1.在EXCEL表格中,將需要數(shù)據(jù)建立完成.2)新建的文檔模板。3)設(shè)置文檔類型4)打開數(shù)據(jù)源5)插入域6)查看合并域7)合并到新文檔OfficeWord2003實用操作技巧快速輸入大寫中文數(shù)字

在一些特殊領(lǐng)域，例如銀行等金融部門，經(jīng)常需要輸入中文的數(shù)字，一次兩次可以，但是輸入次數(shù)多了未免太麻煩了，這里介紹一種快速輸入中文數(shù)字的方法：

執(zhí)行“插入”菜單上的“數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框中輸入需要的數(shù)字，如輸入1231291，然后在“數(shù)字類型”里面選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁…..”，單擊“確定”，中文數(shù)字式的“壹佰貳拾叁萬壹仟貳佰玖拾壹”就輸入好了。OfficeWord2003實用操作技巧（實例）OfficeWord2003

實用操作技巧

在Word中插入當前的日期和時間

用戶可以隨時使用快捷鍵在Word文檔中插入當前的日期或時間。方法很簡單，只需要將光標置于需要插入日期或時間的位置，按下Alt+Shift+D組合鍵即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入當前時間。用戶也可以執(zhí)行“插入”菜單上的“日期和時間”來完成同樣的工作。OfficeWord2003實用操作技巧巧用“選擇性粘貼”中的“無格式文本”用戶在制作文檔時經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。

將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標位置的格式出現(xiàn)。OfficeWord2003實用操作技巧在沒有安裝Word的計算機上查看文檔有時用戶需要將制作的文檔拿到其它沒有安裝Word的計算機上使用，如果時間來不及的話，可以不安裝Office，采用以下方法。

在完成文檔編輯后執(zhí)行“文件”菜單下的“另存為Web頁”命令，輸出的網(wǎng)頁文件自然可以拿到其它計算機上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。OfficeWord2003實用操作技巧如何執(zhí)行“全部保存”當用戶打開了多個文檔后，如果想全部保存似乎找不到這個命令，其實它是隱藏起來了。

按住“Shift”鍵，然后在打開“文件”菜單，就會發(fā)現(xiàn)菜單上多了一個“全部保存”命令，執(zhí)行即可完成全部保存的操作了，

按住“Shift”鍵，然后在打開“文件”菜單，即可。OfficePowerPoint2003制作基本方法及要領(lǐng)1、新建文檔單擊“開始”－“所有程序”－“officePowerPoint2003”，新建文檔。2、選擇“幻燈片的設(shè)計”模板

1）設(shè)計模板：單擊菜單項中的“格式”-“幻燈片設(shè)計”單擊

2）在窗口的右側(cè)選項中選擇自己喜歡的模板（1）如果所有的幻燈片都用直接單擊該模板（2）如果每張幻燈片用不同的模板，選擇該模板右側(cè)的選項按鈕選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”3、輸入\編輯文字

1）直接在工作區(qū)內(nèi)輸入文字

2）根據(jù)自己的愛好在工作區(qū)內(nèi)插入“文本框”，在文本框中輸入文字4、插入圖片

1)來自文件：單擊菜單中“插入”-“圖片”-“來自文件”在彈出的對話框中選擇自己保存圖片的位置。選中所要的圖片，再單擊“插入”命令

2)影片文件單擊菜單中“插入”-“影片和聲音文件中的影片”找到自己所保存的位置，選中所要的影片，再單擊“插入”命令5、設(shè)置動畫

1)選定要設(shè)置動畫的文字，單擊菜單欄中“幻燈片放映自定義動畫”，

2）在右側(cè)選項中單擊“添加效果”右邊的黑色三角號，鼠標對準“進入”再選擇自己需要的動畫。6、超級鏈接超級鏈接：可以用文字、圖片、按鈕等進行超級鏈接。

1)文字超級鏈接：將用于超級鏈接的文字選定，對準選定的文字右擊，在彈出的菜單中選擇“超鏈接”，在對話框中選擇要鏈接的內(nèi)容。

2)按鈕超級鏈接：單擊“自選圖形”-“動作按鈕”，選擇一合適的按鈕，將彈出一個對話框，在對話框中選擇要鏈接的內(nèi)容。

3)要觀看效果必須在幻燈片放映中，對準我們設(shè)置的文字或按鈕出現(xiàn)手形時再單擊，才能顯示出超鏈接的效果。7、保存

1）直接保存；

2）打包生存安裝文件。電腦優(yōu)化一、電腦桌面簡化

XP安裝后默認的界面包括任務(wù)欄、開始選單、桌面背景、窗口、按鈕等都采用的是XP的豪華、炫目的風(fēng)格，但缺點顯而易見，它們將消耗掉不少系統(tǒng)資源，但實用意義不大。

[方法]鼠標右鍵單擊桌面空白處，在彈出選單點擊“屬性”進入顯示屬性設(shè)置窗口，將“主題、外觀”都設(shè)置為“Windows經(jīng)典將桌面背景設(shè)置為“無”，按確定保存退出。電腦優(yōu)化二、減少啟動時加載項目

許多應(yīng)用程序在安裝時都會自作主張?zhí)砑又料到y(tǒng)啟動組，每次啟動系統(tǒng)都會自動運行，這不僅延長了啟動時間，而且啟動完成后系統(tǒng)資源已經(jīng)被吃掉不少！

[方法]選擇“開始”選單的“運行”，鍵“msconfig”啟動“系統(tǒng)配置實用程序”，進入“啟動”標簽在此窗口列出了系統(tǒng)啟動時加載的項目及來源，仔細查看你是否需要它自動加載，否則清除項目前的復(fù)選框，加載的項目愈少