1、淺論電算化會計系統(tǒng)中核心局部的業(yè)務(wù)處理方法論文關(guān)鍵詞：填制憑證；登記帳簿；編制報表論文摘要：“填制憑證、“登記帳簿、“編制報表仍然是電算化會計系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會計仍然是以形成“憑證、“帳簿、“報表;等會計檔案資料為主要任務(wù)形式。1電算化會計系統(tǒng)中的“填制憑證及“登記帳簿的處理方法在電算化會計系統(tǒng)中，會計憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類憑證的處理方法，在各個會計核算軟件中有所不同。記帳憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證登記的，有的會計核算軟件是要求財會人員手工填制好記帳憑證，再由操作人員輸入電子計算機；有的會計核算軟件是要求財會人員根據(jù)原始憑證，直接在計算機屏幕上填制記帳憑證；有的會計軟

2、件是要求財會人員直接將原始憑證輸入電子計算機，由計算機根據(jù)輸入的原始憑證數(shù)據(jù)自動編制記帳憑證。前兩種方法比擬接近，區(qū)別只在一個是輸入已經(jīng)手工寫好的記帳憑證，一個是邊輸入邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸入電子計算機。而最后一種方法與前兩種有很大的差異，是由計算機來做記帳憑證。登記會計帳簿一般分兩個步驟進展，首先是由計算機根據(jù)會計憑證自動登記機內(nèi)帳簿，其次是把機內(nèi)會計帳簿打印輸出。2電算化會計系統(tǒng)中的“填制憑證及“登記帳簿的特點21憑證中各數(shù)據(jù)項根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系進展有效控制。如會計分錄中的會計科目必須在設(shè)置的會計科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細(xì)科目；根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有

3、某些工程，如往來單位、結(jié)算單據(jù)號碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對應(yīng)科目等；編號可以自動連續(xù)；日期可以限制順序等。22鍵盤操作較之手工處理的“筆誤更容易發(fā)生“誤操作，因此“;憑證填制在操作功能上分為“填制、“修改、“刪除等步驟，以進展正確性控制。23填好的憑證同樣需要“審核，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗憑證的正確性。24“登記帳簿之前可以“匯總，而不是必須匯總；電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時對任意范圍的憑證進展匯總，匯總速度較快且準(zhǔn)確；計算機不會因疏漏出現(xiàn)總帳與明細(xì)帳登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記帳之前那么不必進展“試算平衡。25“登記帳簿只是憑證數(shù)據(jù)

4、確實認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。這一簡單的過程明確了“工作底稿與正式會計檔案之間的界限，具有非常重要的意義。3電算化會計“填制憑證內(nèi)容的輸入方法31業(yè)務(wù)摘要輸入憑證輸入中有許多常用會計詞匯，而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預(yù)先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時調(diào)用自定義詞匯，可進步輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速復(fù)制摘要的功能，在下一行中按“可復(fù)制上一條摘要，按“/可復(fù)制第一條摘要。同時，系統(tǒng)還設(shè)計了摘要庫，在錄入憑證過程中，當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時，按f7或單擊獲裙按鈕，即可調(diào)出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增、刪除或引入摘要。3.2科目代碼輸入

5、許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，只輸入到其上級科目的代碼，由于系統(tǒng)只能承受最明細(xì)的科目，此時將翻開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁查找操作。會計科目獲取按f7或用鼠標(biāo)單擊窗口中的獲裙按鈕，可調(diào)出會計科目代碼。3.3業(yè)務(wù)金額輸入在輸入完多貸或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的費事，像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉(zhuǎn)換方向，按“空格鍵即可；假設(shè)要輸入負(fù)金

6、額，在錄入數(shù)字后再輸入“-號即可；金額借貸自動平衡-“tr+f7；憑證保存-f8。3.4會計分錄編制會計分錄盡可能細(xì)。在編制記賬憑證時，應(yīng)盡可能地詳細(xì)，甚至可以每張原始憑證編制一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說明。沖減收入或費用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時，假如發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額一樣的方向，收入類為貸方，費用類為借方。會計分錄是記帳的直接根據(jù)，根據(jù)會計分錄登記帳簿時，會計實務(wù)要求做到帳證相符。傳統(tǒng)的手工會計方式下某些會計分錄是經(jīng)過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中去的。會計上，期間

7、費用類帳戶一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費用帳戶時，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳準(zhǔn)備是按照“應(yīng)收帳款期末借方余額的一定比例提取的，假設(shè)“壞帳準(zhǔn)備期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“管理費用，傳統(tǒng)手工會計分錄如下：借：壞帳準(zhǔn)備貸：管理費用會計人員根據(jù)這個會計分錄登記“管理費用明細(xì)帳時，由于“管理費用是借方分析式多欄帳且平時不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計人員必須經(jīng)過大腦分析，用紅字分錄本身是藍字登記到“管理費用相應(yīng)明細(xì)帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會毫不猶

8、豫地登記到“管理費用相應(yīng)明細(xì)帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的管理費用借貸方發(fā)生額不等借方手工大，貸方手工為零，影響會計報表編制的正確性計算機自動編表一般是用“管理費用帳戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表。究其原因，是傳統(tǒng)會計不標(biāo)準(zhǔn)處理所致。會計人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述問題。借：管理費用紅字貸：壞帳準(zhǔn)備紅字實務(wù)中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以標(biāo)準(zhǔn)。例如：某采購員出差借款4000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出3200元。假設(shè)借款時已作其他應(yīng)收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用。傳統(tǒng)會計實務(wù)通常編制一張收款憑證作如

9、下會計分錄：借：現(xiàn)金800貸：其他應(yīng)收款-4000這管理費用3200這樣在計算機帳務(wù)系統(tǒng)中，假設(shè)定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，又會產(chǎn)生上述同樣的問題，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證800和一張轉(zhuǎn)帳憑證3200，會計分錄如下：借：現(xiàn)金800貸：其他應(yīng)收款800借：管理費用3200貸：其他應(yīng)收款32003.5改錯更正發(fā)生錯賬，假如是當(dāng)月的未登記賬憑證，可直接修改，假如是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會計期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀

10、態(tài)，再加以修改。4編制會計報表編制會計報表工作，在通用會計軟件中都是由計算機自動進展的，一般都有一個可由用戶自定義報表的報表生成功能模塊，它可以定義報表的格式和數(shù)據(jù)來源等內(nèi)容，這樣無論報表如何變化也都可以適應(yīng)。?標(biāo)準(zhǔn)?規(guī)定：“會計報表之間、會計報表各工程之間，凡有對應(yīng)關(guān)系的數(shù)字，應(yīng)該互相一致。本期會計報表與上期會計報表之間有關(guān)的數(shù)字應(yīng)當(dāng)互相銜接，多數(shù)會計報表軟件都具備按照這一規(guī)定自動進展核對的功能。編制會計報表，是會計工作中的重要組成局部，也是階段性地完成會計核算任務(wù)的標(biāo)識性工作。在電算化會計系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。在會計核算軟件中，編制會計報表分為兩個步驟。第一步是設(shè)計階段，有兩方面的設(shè)計任務(wù)，一是“會計報表格式設(shè)計;，二是“數(shù)據(jù)來源定義