1、項(xiàng)目八大會(huì)議項(xiàng)目八大會(huì)議項(xiàng)目八大會(huì)議V:1.0精細(xì)整理，僅供參考 項(xiàng)目八大會(huì)議日期：20 xx年X月項(xiàng)目八大會(huì)議項(xiàng)目名稱召開時(shí)間主要任務(wù)/目的/應(yīng)用注意事項(xiàng)1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議initiating meeting啟動(dòng)階段結(jié)束時(shí)發(fā)布項(xiàng)目章程，并任命項(xiàng)目經(jīng)理，賦予項(xiàng)目經(jīng)理動(dòng)用組織資源的權(quán)力（1）會(huì)議召開前已經(jīng)對(duì)干系人進(jìn)行了識(shí)別，已經(jīng)有了干系人登記冊(cè)與干系人管理策略。此時(shí)應(yīng)當(dāng)讓各方干系人進(jìn)行認(rèn)識(shí)和會(huì)面，讓客戶方領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)信息化推動(dòng)的決心，向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，讓客戶方從上到下達(dá)成一種共識(shí)，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)日后開展相關(guān)的工作掃除障礙。（2）啟動(dòng)會(huì)召開時(shí)已經(jīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了初步規(guī)劃與識(shí)別（

2、風(fēng)險(xiǎn)類別）；（3）項(xiàng)目經(jīng)理要向相關(guān)干系人匯報(bào)項(xiàng)目計(jì)劃，但此時(shí)的計(jì)劃是非常粗略的計(jì)劃，不能用于指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行。用于指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行的項(xiàng)目管理計(jì)劃需要滾動(dòng)式規(guī)劃漸進(jìn)明細(xì)，通過制定項(xiàng)目管理計(jì)劃過程組才能得到真正的項(xiàng)目管理計(jì)劃。2.項(xiàng)目開工會(huì)議（項(xiàng)目開踢會(huì)議）kick-off meeting規(guī)劃階段結(jié)束，執(zhí)行階段前（1）正式批準(zhǔn)綜合性項(xiàng)目計(jì)劃，并在干系人之間達(dá)成共識(shí)。（2）落實(shí)具體項(xiàng)目工作，為進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行階段做準(zhǔn)備。已做事項(xiàng)：開踢會(huì)議召開前，通常已經(jīng)確定了項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)，并已經(jīng)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的角色與職責(zé)進(jìn)行定義。已有文件：此時(shí)用于指導(dǎo)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理計(jì)劃已經(jīng)制定出來，已經(jīng)有了項(xiàng)目范圍說明書、范圍基準(zhǔn)、各分項(xiàng)管理計(jì)

3、劃、進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)等文件。因此，在開踢會(huì)議中，通常需要對(duì)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，并在干系人之間達(dá)成共識(shí)。與啟動(dòng)會(huì)的區(qū)別：PMP考試中項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是initiating meeting，與開踢大會(huì)不是一個(gè)會(huì)，有一次PMP考試就同時(shí)出現(xiàn)了initiating meeting與kick-off meeting；當(dāng)時(shí)，前者PMI翻譯為項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，后者PMI翻譯為開踢大會(huì)。3.焦點(diǎn)小組會(huì)議收集需求焦點(diǎn)小組會(huì)議：是把預(yù)先選定的干系人和主題專家集中在一起，了解他們對(duì)所提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度。由一位受過訓(xùn)練的主持人引導(dǎo)大家進(jìn)行互動(dòng)式討論。焦點(diǎn)小組會(huì)議往往比“一對(duì)

4、一”的訪談更熱烈。引導(dǎo)式研討會(huì)：通過邀請(qǐng)主要的跨職能干系人一起參加會(huì)議，引導(dǎo)式研討會(huì)對(duì)產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義。研討會(huì)是快速定義跨職能需求和協(xié)調(diào)干系人差異的重要技術(shù)。由于群體互動(dòng)的特點(diǎn)，被有效引導(dǎo)的研討會(huì)有助于建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，從而有利于參加者達(dá)成一致意見。該技術(shù)的另一好處是，能夠比單項(xiàng)會(huì)議更快地發(fā)現(xiàn)和解決問題。引導(dǎo)式研討會(huì)有兩種方式：在軟件業(yè)用“聯(lián)合應(yīng)用開發(fā)（JAD）”，注重把用戶和開發(fā)團(tuán)隊(duì)集中在一起，來共同改進(jìn)軟件開發(fā)過程。在制造行業(yè)，則使用“質(zhì)量功能展開（QFD）”，來幫助確定新產(chǎn)品的關(guān)鍵特征，最終得到功能排序。QFD 從收集客戶需求（又稱“顧客聲音”）開始，然后客觀地對(duì)這

5、些需求進(jìn)行分類和排序，并為實(shí)現(xiàn)這些需求而設(shè)置目標(biāo)。焦點(diǎn)小組會(huì)議和引導(dǎo)式研討會(huì)區(qū)別：（1）二者形式非常相似形式，根本區(qū)別就在于參加引導(dǎo)式研討會(huì)的成員具有跨職能的特點(diǎn)，而焦點(diǎn)小組通常是在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所在的職能部門內(nèi)進(jìn)行。（2）從規(guī)模來看，焦點(diǎn)小組會(huì)議通常限定在8-12個(gè)人，而引導(dǎo)式研討會(huì)則沒有這個(gè)限制。4.引導(dǎo)式研討會(huì)收集需求定義范圍5.規(guī)劃會(huì)議與分析規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理過程召開的第一個(gè)會(huì)議，也是規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理唯一的一個(gè)工具與技術(shù)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要舉行規(guī)劃會(huì)議，來制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。參會(huì)者可包括項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和干系人、組織中負(fù)責(zé)管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃和應(yīng)對(duì)活動(dòng)的人員，以及其他相關(guān)人員。會(huì)議確定實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的

6、總體計(jì)劃；確定用于風(fēng)險(xiǎn)管理的成本種類和進(jìn)度活動(dòng)，并將其分別納入項(xiàng)目的預(yù)算和進(jìn)度計(jì)劃中；建立或評(píng)審風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急儲(chǔ)備的使用方法；分配風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé)；并根據(jù)具體項(xiàng)目的需要，來“剪裁”組織中有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)類別和術(shù)語定義等的通用模板，如風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別、不同風(fēng)險(xiǎn)的概率、對(duì)不同目標(biāo)的影響，以及概率影響矩陣。如果組織中缺乏可供風(fēng)險(xiǎn)管理其他步驟使用的模板，會(huì)議也可能要制定這些模板。這些活動(dòng)的輸出將匯總在風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃中。 顯然，這個(gè)會(huì)議雖然叫規(guī)劃會(huì)議，但是卻是在風(fēng)險(xiǎn)管理第一個(gè)過程里面召開的，順利完成后，得到了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。6.狀態(tài)審查會(huì)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)的最后一個(gè)工具與技術(shù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)該是定期狀態(tài)審查會(huì)中的一項(xiàng)議程。該議程所占用的

7、會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短取決于已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)及其優(yōu)先級(jí)和應(yīng)對(duì)難度。越經(jīng)常開展風(fēng)險(xiǎn)管理，風(fēng)險(xiǎn)管理就會(huì)變得越容易。經(jīng)常討論風(fēng)險(xiǎn)，可以促使人們識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)。也就是說，項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)包括但不限于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的審查。狀態(tài)審查會(huì)：從本質(zhì)上看，是一個(gè)全面評(píng)估的大會(huì)。具體內(nèi)容包括：項(xiàng)目的詳細(xì)計(jì)劃；項(xiàng)目績(jī)效的控制程序和方法；項(xiàng)目進(jìn)行過程中，面臨的風(fēng)險(xiǎn)和不確定性的判別和控制；項(xiàng)目小組的人員的安排；項(xiàng)目小組內(nèi)部交流和溝通界面的形成；項(xiàng)目進(jìn)行過程中，報(bào)告制度安排；客戶關(guān)系；分包和承包者關(guān)系；與其他機(jī)構(gòu)的關(guān)系；會(huì)計(jì)與核算的方式內(nèi)容和結(jié)果；項(xiàng)目進(jìn)行過程中，其他沒有言明但重要的事項(xiàng)。7.投標(biāo)人會(huì)議投標(biāo)人大會(huì)、承包商會(huì)議、供貨商會(huì)議、投標(biāo)前會(huì)議實(shí)施采購(gòu)保證所有潛在賣方對(duì)本項(xiàng)采購(gòu)（包括技術(shù)要求和合同要求）都有清楚且一致的理解，保證沒有任何投標(biāo)人會(huì)得到特別優(yōu)待。（1）要把對(duì)問題的回答，以修正案的形式納入采購(gòu)文件。（2）買方必須盡力確保每個(gè)潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題，以及買方所做出的每一個(gè)回答。（3）時(shí)刻關(guān)注這樣的一個(gè)問題：讓所有的潛在買方得到的信息都是一樣的，讓所有潛在買方處于同一起跑線上，真正發(fā)揮招投標(biāo)的作用。8.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)項(xiàng)目收尾總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更新知識(shí)庫