1、辦公室管理試題庫(kù)0501一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1 分，共 10 分）1. 在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ǎ?。A 接通電源可立即復(fù)印操作 B. 選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C.選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿2. 以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B 把每一次支岀的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名D 不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢3. 文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 先將自己想做的工作以重

2、要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類B 其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率D 可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作4. 文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的（）。A 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，加進(jìn)自己的意見B 必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C.不可再普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D 重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記。5. 以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 考慮打電話的時(shí)間是否合適B 打?qū)珉娫?，而?duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D 對(duì)待投訴電話先安撫，以友善的

3、態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事6. 以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B 白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道菜時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤子右上側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D 文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意7. 以下關(guān)于預(yù)定工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）A 與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B 首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求C.如果預(yù)定需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)賬之前打電話D 不一定要弄到確認(rèn)

4、旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明8. 文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（）A 宴會(huì)的形式與氣氛B.交通是否方便C 有無停車場(chǎng)D.有無休息室9. 以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（）A 語句要簡(jiǎn)短B 由過程先說C 利用重復(fù)的效果D 說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素、使用模糊語言10. 將同文多頁(yè)沿邊取齊后，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成， 以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ ）A 騎邊章B.封存章C.騎縫章D.證見章二、判斷題（正確打“/,錯(cuò)誤打“X ”。每小題1分，共10分）（）1. 文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)務(wù)管理及

5、其他活動(dòng)。（） 2. 凡是單位撤銷，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（） 3. 值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（） 4. 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ） 5. 辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、 請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、 保密制度， 但沒有崗位責(zé)任制度。（） 6. 合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（） 7. 受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決

6、定。（ ） 8. 宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（） 9. 無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（） 10.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。三、簡(jiǎn) 答題（每小題 10 分，共 20 分）1. 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？2. 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？四、設(shè)計(jì)題（每小題 10 分，共 20 分）1. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？2. 文秘人員在單獨(dú)或隨同上

7、司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題 20 分，共 40 分）1. 某年 3 月 5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3 月 5 日至 3 月 12 日，預(yù)定 12 日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng) 理辦公室收件三封， 其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定 于 3月 12 日下午的研討會(huì)，小王想，總

8、經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12 日他正好回來，一定會(huì)參加的。 于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信， 明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議， 并替總經(jīng)理簽了名。 拆開第二封信， 拿出信紙， 里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片。 小王看了信的內(nèi)容， 附件里說明有三張照片， 小王不知道如何處理， 她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小 王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心 的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？2. 請(qǐng)將下列文件分別組合成三

9、至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（ 1 ）市教委關(guān)于 2003 年招生工作的通知；（ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（ 3）東方學(xué)院 2003 年招生工作計(jì)劃；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2003 年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；（ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2003 年招生工作的批復(fù)；（ 6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8）東方學(xué)院寡欲做好開學(xué)工作的通知；9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；12）東方學(xué)院 2003 年度工作總結(jié)；試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)一、 單

10、 項(xiàng)選擇題1. A 2. C3. D4. A5. B6. C 7. D8. D9. B10. A、判斷題1. V2. X3. V4.X5. X6. X7. V8. X9. V10. V三、簡(jiǎn)答題1. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？（1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（ 1 分）（2）及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過激言語的來信， 要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，?一并裝訂。

11、（ 2 分）（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱 某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（ 2 分）（4）逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信 單位（人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。（1 分）（5）認(rèn)真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（2 分）（6）及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人（單位） 復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。

12、（2 分）2. 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí) 先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（ 2 分）（ 2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（2 分）.?！保?分）（3）報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，女口：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是（ 2 分）（ 4 ）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（ 1 分）（5）如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以的原則檢查是否有遺漏。（2 分）（ 6）如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)

13、，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼＃?1 分）四、設(shè)計(jì)題（每小題 10 分，共 20 分）1. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？（ 1）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、 生日、結(jié)婚、榮升、升遷，或者圣誕節(jié)、 中秋節(jié)等：分）（ 2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2 分）（ 3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。（1（ 4）還應(yīng)熟知一下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。 （ 1 分）（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇利平，做到恰如

14、其分，適合對(duì)方。 （1 分）（ 6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（1 分）（7）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出的 一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（ 1 分）（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一 些其他的意見，以及標(biāo)明價(jià)格范圍。 （1 分）（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（1 分）2. 文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、 憑證， 送上司審閱

15、、 簽字后向財(cái)務(wù)部分報(bào)銷， 或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。 （ 2 分）（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始 記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（ 2 分）（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。（2 分）（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（2 分）（5）對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（2 分）五、案例分析題1. （1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；（3 分）（2）把上司親啟信件先保存下來，并通

16、知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)（3 分）（3）12 日回來就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動(dòng)；（3分）（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；（3 分）（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；（ 3 分）（ 6）沒有訂購(gòu)的東西不能簽收；（2 分）（ 7）在移交郵包里的物品時(shí)， 要先打印一份清單， 注明收到的日期， 請(qǐng)接受人員在上面簽字， 并保存好； （3 分）2. 答： 案卷一：（ 3 分）（ 1）市教委關(guān)于 2003 年招生工作的通知；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2003

17、 年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；（ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2003 年招生工作的批復(fù)； 標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)（ 2 分）案卷二：（ 4 分）（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院寡欲做好開學(xué)工作的通知； 標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知 （2 分） 案卷三：（ 3）東方學(xué)院 2003 年招生工作計(jì)劃；（ 12）東方學(xué)院 2003 年度工作總結(jié)； 標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié) （ 2 分） 案卷四：（9）東方學(xué)院各

18、系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告； 標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 （2 分）0507一、單選題1. 以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（ ）。A 安置窗簾遮擋室外光線B. 與其他設(shè)備正確連接C 投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能2. 文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的（）。A 準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B 辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D 下班前要

19、整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3. 以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON ”位置B 想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C 機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30-150厘米D 錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音4. 文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B 盡量控制外來干擾，把需要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C 每天把工作安排得超岀工作時(shí)間，給自己壓力D 對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最好期限5. 以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A .

20、電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，B 文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話C 應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D 如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系6. 以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B .上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C 如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D 會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好7. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（）A 準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B. 代

21、替上司制定約會(huì)計(jì)劃C 為商務(wù)洽談收集資料D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列岀清單8. 以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（）。A 用后跟著地走路B 正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C 男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D 穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后退虛跪上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰9. 以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（）。A 雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)岀席為好B 茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C 工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D 午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交10. 上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（）。A 只在便

22、箋上寫好會(huì)議名稱B 除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C 如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D 和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便二、判斷題（） 1. 同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（） 2. 如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（） 3. 文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己傳達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（） 4. 當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，

23、就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（） 5. 文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（） 6. 面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（） 7. 注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（） 8. 即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（） 9. 女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ） 10. 文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。三、簡(jiǎn)答題1. 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為

24、發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。2. 文員受上司指示，向?qū)ο笠蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？四、設(shè)計(jì)題1. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？2. 某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？五、案例分析題1. 公司經(jīng)理在周一早上告訴文員小劉，周四上午9：00到 11：00召開銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門 ，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。 接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。直到周三下午，經(jīng)理問她會(huì)議通

25、知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于周四 上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！敝芩纳衔?8： 30 左右，有 2 個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì) 就走了。 9：00 左右有 6 個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00 見面。到了 10 點(diǎn)，只剩下 4位銷售員， 也談不出什么東西， 會(huì)議草草結(jié)束。 經(jīng)理很不高興。 公司一共有 12 位銷售員， 事后去問另外 4 為，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確 的做法應(yīng)該是怎樣的？2. 請(qǐng)將下列文件分別組合成

26、三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司 2003 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； （ 2）利華公司 2003 年銷售計(jì)劃；（ 3 ）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 6 ）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； （ 8）利華公司 2003 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； （9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2003 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； （11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2003 年銷售工作總結(jié)。 標(biāo)準(zhǔn)答案試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)一、

27、1單項(xiàng)選擇題5. CD2. C3. A4. C6A7. B8. D9. C10. A二、判斷題12. V3. X4. V5. X67. V8. X9. V10. X三、簡(jiǎn)答題1. 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。 答：（ 1）擬稿。（ 1 分）（2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。（2 分）（ 3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（1 分）（4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（1 分）（5）繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。（1 分）（ 6）校對(duì)，指將文件的謄寫稿、打印

28、稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（1 分）（ 7）用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（1 分）（8）登記。（ 1 分）（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。（1 分）2. 文員受上司指示，向?qū)ο笠蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ 答：（ 1）要獲得上司的許可；（ 1 分）（ 2）如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)。（1 分）（3）要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)）、所需要的時(shí)間 等等；（ 1 分）（ 4）約定好以后， 一定要向上司匯報(bào)， 并填寫在日程安排計(jì)劃表上。 還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。

29、（ 1 分）（5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；（1 分）（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；（1 分）（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；（1 分）（ 8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、 是否需要保密、 是否需要就餐等因素。 （ 2分）四、設(shè)計(jì)題1. （ 1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)，是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船， 出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2 分）（2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄?guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名）， 日期和時(shí)間，與上司

30、約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（ 2 分）（3）為商務(wù)洽談收集資料。（ 1 分）（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（1 分）（ 5）考慮行李問題。 通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息， 為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。 （ 1 分）（6）安排差旅費(fèi)。（ 1 分）（7）建立旅行旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（1 分）（ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。（1 分）2. （ 1）客人的選擇。確定名單，再請(qǐng)上司核定。（1 分）（2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重 大節(jié)假日

31、。（ 1 分）（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等?？紤]宴會(huì)的形式與氣氛、交通是 否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。（1 分）（ 4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 分菜單，供上司挑選。（ 1 分）（ 5）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、 方式、時(shí)間、 地方，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；（ 2 分）（6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是： 男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客

32、間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的 右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。（ 2 分） 五、案例分析題1. 答：（1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（3 分）（2）打印好書面通知；（ 3 分）（ 3 ）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人；（ 3 分）（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（2 分）（5）通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)；（3 分）（ 6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（3 分）（7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；（3 分）2.

33、答案案卷一： （ 4 分）1. 利華公司 2003 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；5. 利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；8. 利華公司 2003 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；10. 利華公司 2003 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司 2003 年經(jīng)理會(huì)議記錄 （2 分）案卷二：（ 2 分）2. 利華公司 2003 年銷售計(jì)劃；12. 利華公司 2003 年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司 2003 年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)（2 分）案卷三：3. 市工商局關(guān)于年檢工作的通知；6. 市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；11. 市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； 標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查

34、的通知 （2 分） 案卷四：4. 利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；7. 香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；9. 利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要（2 分）0601一、單項(xiàng)選擇題1. 以關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的（ ）A 伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm 左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B .辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C .各種類型的文件柜要分門別類安防文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D 紙張和較重的東西放在架子下民幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍

35、高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方2. 以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的（ ）A 定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B 想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)岀現(xiàn)的事務(wù)C 開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓D 把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做3. 文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（）A 電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B 在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C 文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)岀姓名、單位D 文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻傳達(dá)4. 文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（）A 拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用

36、手撕開B 應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C 經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃岀，提醒上司注意有關(guān)問題D 在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好5. 以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（）A 上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B 一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C 雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D 握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問好6. 文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)（）A 拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B 對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C 處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，

37、進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D 對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7. 文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（）A 文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便B 什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C 會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D 文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作8. 文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（）A 歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求C 收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求9. 上司岀差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確（）A 首先搞清楚上司想做

38、什么樣的安排B 辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C 與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D 不必提前在取票前或?qū)绨l(fā)前再用電話予以確認(rèn)10. 照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的（）A 有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B 到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C 對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D 應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助二、判斷題（） 1. 即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（） 2. 如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并

39、行，則在中間。（） 3. 文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)右后側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（） 4. 雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（） 5. 用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（） 6. 口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。（） 7. 受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再做決定。（） 8. 監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（） 9. 列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文

40、機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ） 10. 文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條 款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。三、簡(jiǎn)答題1. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？2. 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？四、設(shè)計(jì)題1. 總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？2. 某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考 慮哪些因素？五、案例分析題1. 為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查， 某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)， 局長(zhǎng)要秘書小萬寫

41、一份通知。 小萬一邊寫一邊想， 有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題， 如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來 而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于 4 月 2 日上午 9 時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn) 時(shí)出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。 問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？ 過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽 完報(bào)告后，進(jìn)入小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討

42、論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎 虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二：作為大會(huì)組織者，小萬錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？2. 皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理 秘書陳珍妮在一起游玩。 兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。 雖然兩人的性格完全不一樣， 李麗熱情開朗， 樂于助人， 陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得

43、茶飯不思，并且常常 把氣處在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我 們經(jīng)理在今天上午就簽訂了一個(gè)合作意向書，有上千萬。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告 訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過了約定時(shí)間，還不 見代表團(tuán)的影子。后來德國(guó)某公司常駐中國(guó)的代表打來電話說： “代表團(tuán)已于昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市 的羅浪斯公司簽訂了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提

44、醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自 己沒有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。 令她百思不得其解的： 羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問題：（ 1 ）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？答案一、單選題BDBAC ACBDD二、判斷題W X XX W XV X三、簡(jiǎn)答題1. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（ 2 分） 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、

45、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況 的變化不斷編排和修改輸入的信息。（ 3 分）人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表（ 1 分）、固定活動(dòng)日期一覽表（ 1 分）、使用提示性備忘錄 （1分）、準(zhǔn)備約會(huì)表（ 1 分）、準(zhǔn)備特殊提示卡（ 1 分）、準(zhǔn)備交往提示文件（ 1分）。2. 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)（ 1 分）、合理確定會(huì)議目標(biāo)（ 1 分）、確定必要的與會(huì)者（ 1 分）、減少會(huì)議數(shù)量（ 1 分）、 縮小會(huì)議規(guī)模 （1 分） 、簡(jiǎn)化會(huì)議程序（ 1分）、縮短會(huì)議時(shí)間（ 2分）、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)（ 1 分）、分析會(huì)議成本 （ 1 分）。四、設(shè)計(jì)題1. 答案：小付應(yīng)把印章放在辦公

46、室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶（ 2 分）；每次用畢應(yīng)將印章加鎖 存放，隨印隨鎖（ 1 分）；如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（ 2 分）加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并 審核簽名；（ 2 分）并要將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記（ 2 分）。加 蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整（ 1 分）。2. 答案：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等（ 2 分）；征求上司意見或同意，在允許的錢款額 度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物（ 2 分）；比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品（ 2 分）；贈(zèng)送 的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)， 并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重

47、新包裝一下 （ 2 分）；附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱， 讓上司親自送給德方總經(jīng)理（ 2 分）。五、案例分析題1. 答案：?jiǎn)栴}一：會(huì)議通知缺少主題（議題）（ 2 分），時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)（ 2 分），請(qǐng)哪些人出席 不明確（ 2 分），發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋。（ 2 分）如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人 （或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。（ 2 分）問題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。（ 2 分）小萬沒有認(rèn)真校對(duì)教材（ 2 分），最后也沒 能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以改正。（ 2 分）補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特 邀代表身邊，耳語了幾句，

48、又拿出底稿解釋了一番，做了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組 劃分展開了討論。（ 4 分）2. （1） 李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。（ 1 分）。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在 考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭(zhēng)端、內(nèi)部失竊、 經(jīng)濟(jì)糾紛等。（ 3 分）（4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記

49、并妥善保管，機(jī)密 文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。0607、單選題1. 文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（ ）A 右下角 B. 左上角 C. 右上角 D. 左上角2. 在辦公室里，（ ）的位置是上座。A 離入口最遠(yuǎn) B. 離入口最近 C. 靠近門口 D. 靠近窗戶3. 文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該 （ ）A. 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C 在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D 寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去4. 文員遇到對(duì)方遞送的名片上較罕見的字，應(yīng)

50、該（ ）A 不作聲，等無人時(shí)查字典 B. 作判斷，用同偏旁的字音讀C 不用讀，只稱呼姓即可 D. 請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？”5. 會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ ）A 不理睬 B. 不征求主持人意見，停止筆錄C 征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6. 在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，），了解要求約會(huì)者的心理說話的技巧 聽寫的能力 ） 送禮 查證消息的可靠性）B. 用來擦刀叉 塞入衣服領(lǐng)口里了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ A 社交的能力B.7. 當(dāng)文員

51、獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（C 聽話的能力D.A 向上司報(bào)告 B.C 寫信 D.8. 以下餐巾的使用方法是正確的（ A 中途離座，把餐巾放在椅子上 C 用來擦嘴唇嘴角 D.自己到上司家里去拿 去買新的服裝）和歸檔要求歸檔憑證9. 上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A 通知上司家人把衣服送達(dá) B.C 讓上司自己去家里更換 D.10. 文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、 A 歸檔時(shí)間 B.C. 歸檔模式 D.歸檔歷史二、判斷題（） 1. 善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（） 2. 文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)

52、完成任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同。（） 3.對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（） 4.當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離座時(shí)，都要招呼一聲。（） 5.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（） 6.如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（） 7.如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（） 8. 如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢

53、地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（ ） 9. 會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會(huì)議開始前 有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（）10. 上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突， 解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。三、簡(jiǎn)答題1. 文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？2. 辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？四、設(shè)計(jì)題1. 文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié) ?2. 上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn) 國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 德國(guó)代表團(tuán)一行 9

54、 人將于 8 月下旬來訪， 商議合作的具體事宜， 辦公室主任請(qǐng)小李做好準(zhǔn)備。 假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？五、案例分析題1. 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她 讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把 所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而 把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：”，她意識(shí)到 拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了

55、幾封信，其中有一 封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址 的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的 上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說明正確的做法。2. 文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理， 小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親 近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？答案一、單 選題BAADD BDCAA二、判斷題XXX W XW XX三、簡(jiǎn)答題1