1、    檔案管理現代化存在的問題及對策    黃玉玲摘 要：隨著市場經濟的不斷發(fā)展，機關事業(yè)單位的檔案數量和需求也日益劇增。為了減輕檔案管理人員的工作壓力，同時提高檔案管理工作的效率和精準性，機關事業(yè)單位開始將現代信息化管理技術運用到檔案管理工作中去。本文主要分析了機關事業(yè)單位檔案管理現代化過程中存在的主要問題以及對策，以期作為參考。關鍵詞：機關事業(yè)檔案管理；現代化；問題；對策：g271： a隨著科學技術的不斷發(fā)展，電子文件以及計算機逐漸應用到日常的生活中來?，F代檔案管理工作的核心和主要的內容就是計算機檔案管理，在檔案管理工作中，大量應用現代化的科學技術

2、和信息技術，從而提高檔案管理的效率和準確性。在檔案管理現代化的過程中，也對檔案管理人員提出了更高的要求。機關事業(yè)單位的檔案管理人員，應該不斷學習先進的科學技術，不斷充實和完善自身的計算機水平，從而推動檔案管理工作逐步實現現代化和智能化。一、檔案管理現代化在機關事業(yè)單位檔案管理中的重要作用檔案管理現代化主要是指檔案管理的模式、管理的實體發(fā)生了重要的轉變，由傳統的紙質的檔案形式轉化為通過信息化的介質向社會各界提供需求信息的一種服務形式。和傳統的紙質的檔案管理方式相比較而言，現代化的檔案管理模式具備高效、快捷、便于保存和查詢、修改等特質，也便于檔案工作人員進行相關的分類、匯總、統計等，極大的提高了檔

3、案管理人員的工作效率。近年來，隨著科技水平的不斷提高和完善，檔案管理工作中引入現代化水平已經是勢在必行了。二 機關事業(yè)單位檔案工作中存在的問題（一）檔案工作的重視程度還不夠平衡對于機關事業(yè)單位而言，檔案管理工作相對較為繁雜，而且屬于幕后的服務性工作，和前沿的業(yè)務工作相比較，檔案管理工作很難產出直接的業(yè)績成果，反而需要支付一定的人工成本去維護。因而，檔案管理工作總是受到領導的忽視。個別單位甚至不關注檔案管理工作，監(jiān)督的力度也不夠，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證。而有些單位則沒有將檔案工作納入到年度的目標考核中去，檔案工作也只是一些軟指標，沒有硬性的一些規(guī)定，不能引

4、起領導的相關重視。在另外一些機關單位中，一些重要的業(yè)務檔案沒有進行及時的整理、分類、裝訂和歸檔，移交到綜合的檔案室。這樣雖然會方便日常的查閱工作，但是不符合檔案管理規(guī)范的要求，而且容易導致重要檔案的丟失。檔案管理人員業(yè)務有待于提高檔案管理工作具有一定的國家政策規(guī)定，除此之外，檔案管理工作還是一項專業(yè)性相對較強的工作內容。檔案管理工作人員不僅需要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，同時還必須具備一定的專業(yè)技能。尤其是引入現代化信息技術到檔案管理工作中后，對于檔案管理工作人員的要求就更高。有些單位甚至都沒有專職的檔案管理人員，只是將檔案業(yè)務工作歸口與機關辦公室，導致工作職責不明確，檔案管理工作實際上處于半癱瘓

5、狀態(tài)中。還有些單位則是檔案管理人員一崗建多職，因此，過于繁重的日常工作，使得檔案管理人員沒有精力去從事檔案管理工作。此外,檔案人員因業(yè)務不精,導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確,檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。缺乏健全的檔案管理制度在機關檔案管理工作當中，需要定期的管理檔案材料。雖然在一定的時間范圍內和一定程度上可以完成資料的收集工作。但是，從本質來說，要想徹底的將材料收集的工作做好，就必須建立一整套完善、合理的材料收集方法和制度。目前，機關檔案管理工作已出具規(guī)模，但是機關單位自身的發(fā)展和其內部的管理卻并未同步。尤其是檔案管理工作并沒有統一進行管理，

6、而是分散交由各職能部門自行保管，且檔案管理人員大部分未接受過正規(guī)的檔案管理培訓工作，對檔案整理工作還缺乏一定的認識和技巧。甚至還有相當數量的檔案采取“信袋式”管理，對用戶查閱和利用檔案造成極大不便。檔案管理現代化水平較低隨著信息化技術的不斷發(fā)展，文檔的一體化、電子文件以及辦公自動化等新興科技不斷的出現并投入使用，使得檔案管理工作的方式發(fā)生了重要的改變。相比較于紙質文檔而言，電子文件具有易保存以及易于修改和復制的特點，但是電子文件也容易導致原始文件記錄的破損。因此，從這個角度來說，紙質檔案具有更為安全和穩(wěn)定的載體，而電子文件則具有易損害和較差穩(wěn)定性的載體。所以，如何實現長期保存電子文件中所包含的

7、原始信息成為在現代化檔案管理中亟待解決的重要問題。三 機關檔案管理實現現代化的幾點策略（一）在收集機關檔案材料時遵循網絡化、制度化、組織化、規(guī)范化原則在機關事業(yè)單位進行資料收集的時候，一定要遵循相關的原則規(guī)范。遵循網絡化是指各機關事業(yè)單位之間應構建起交流網絡，以便可以進一步的掌握信息、疏通渠道，更為妥善的保存鞥好整理信息資料。規(guī)范化原則是指對于收集到的材料應該進行嚴格的審核，若出現資格審查不通過的內容，則拒絕錄入，確保所整理收集的資料均是符合要求和規(guī)范的；組織化是指應專門建立負責檔案管理工作的小組，由專人負責，并且分工明確，各司其職，同時加強人員專業(yè)知識的培訓工作，以便其更好的掌握工作要領；制

8、度化是指機關領導層以工作實際需求為依據所建立的規(guī)范、科學、高效的管理制度和規(guī)章制度，用于保護檔案，禁止對檔案作出分散、轉移以及銷毀行為。（二）加強對檔案工作人員素質培訓強化檔案信息化的有效建設檔案管理工作水平的高低和好壞，主要依靠檔案管理工作人員個人專業(yè)技能和綜合素質的高低。因此，機關事業(yè)單位應該日常檔案管理工作中應該不斷更新檔案管理觀念，調整檔案工作人員心態(tài)，不斷學習并不斷學習并掌握必要的網絡知識和技術，對紛繁復雜的網上信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產的最大需求。（三）建立一個實用的檔案信息網站機關事業(yè)單位檔案管理現代化還

9、可以通過建立檔案信息網站來實現。檔案信息網站一般是以網頁的形式給相關的人員提供檔案信息服務工作，實現檔案習性網上咨詢、查找、電子文化的實際歸檔、分類、下載以及瀏覽使用。目前，在現代化檔案管理工作中，這種類型網頁的服務已成為重要的標志和手段。提高認識,加強領導,完善機關檔案工作機制要想做好機關事業(yè)單位檔案管理工作，離不開領導干部的支持和重視。機關事業(yè)單位領導應該認識到當檔案管理工作的重要性，建立專門的部門負責檔案管理工作，并且將檔案管理工作的好壞納入到年度考核中，制定檔案長期管理規(guī)劃，配備專職的檔案管理人員。其次，應該建立健全檔案管理工作制度，要按照國家政策以及法律和法規(guī)的要求，并且結合機關事業(yè)單位的具體情況，制定出具有全面性、針對性和可操作性的檔案管理制度,做到有章可循,規(guī)范化管理。此外，還應該做好制度執(zhí)行情況的檢驗工作，將制度的監(jiān)督納入到考核中去，按照統一的制度、統一的標準管理檔案,不斷總結經驗,完善制度,提高檔案管理水平?？傊?，檔案管理工作的現代化是不容逆轉的時代潮流，作為檔案管理工作人員，一定要及時提高自身的專業(yè)水平，盡早掌握現代化技術和信息技術知識，并且將這種知識運用到實際的工作中去，同時機關事業(yè)單位也應認識到檔案管理現代化的重要作用，積極主動的引進先進科技去完善檔案管理工作，