某工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范某工程技術(shù)資料管理，暢通技術(shù)信息流程，確保某工程建設(shè)有關(guān)各方意見(jiàn)及時(shí)有效溝通；設(shè)計(jì)圖紙及其他技術(shù)資料有效及時(shí)傳遞，以便某工程建設(shè)各有關(guān)各方、各個(gè)場(chǎng)所都能及時(shí)使用有效文件，防止誤用失效、作廢文件；及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的整理、歸檔文件，特制定本辦法。第二條本辦法適用于廣東省水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室所有有關(guān)文件、技術(shù)資料管理。第三條本辦法所稱(chēng)信息，是指有意義的數(shù)據(jù)。本辦法所稱(chēng)文件是指信息及其承載媒體，包括如下幾類(lèi)有關(guān)的國(guó)家、地方法令、法規(guī)；上級(jí)政府、主管部門(mén)、工程所在地方的與某工程建設(shè)有關(guān)批文；國(guó)家、行業(yè)、地方的規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；合同文件。含圖紙及合同履行中發(fā)包人承包人有關(guān)工程的洽商、變更等書(shū)面協(xié)議或文件；與監(jiān)理、施工單位等往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要；學(xué)院下發(fā)建設(shè)辦公室文件、建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等。工地現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、會(huì)審記錄、會(huì)議紀(jì)要、建設(shè)辦公室階段工作總結(jié)、監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)等。第二章職責(zé)劃分第四條某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室所有有關(guān)文件、技術(shù)資料管理歸總工程師負(fù)責(zé)，建設(shè)辦公室任何部門(mén)收到的文件、技術(shù)資料均要在指定時(shí)間內(nèi)送達(dá)總工程師。總工程師在指定時(shí)間內(nèi)審閱簽署處理意見(jiàn)后交辦。第五條總工程師辦公室（或某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室）設(shè)信息資料管理員崗位，對(duì)某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室所有有關(guān)文件、技術(shù)資料統(tǒng)一編碼、收轉(zhuǎn)、跟蹤催辦、保管歸檔工作。第六條設(shè)計(jì)圖紙由建設(shè)辦技術(shù)部按工程進(jìn)度與合同要求向設(shè)計(jì)院催要，在指定時(shí)間內(nèi)審核并由技術(shù)部部長(zhǎng)簽署意見(jiàn)轉(zhuǎn)建設(shè)辦資料管理員。第七條監(jiān)理機(jī)構(gòu)和施工單位的往來(lái)函件、工地建設(shè)有關(guān)工程質(zhì)量、進(jìn)度、材料檢驗(yàn)信息，設(shè)計(jì)錯(cuò)誤、施工環(huán)境變化、以及監(jiān)理機(jī)構(gòu)和施工單位提出的其他問(wèn)題由工程部負(fù)責(zé)收集，在指定時(shí)間內(nèi)審核并簽署意見(jiàn)后交建設(shè)辦資料管理員。第八條某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室各部門(mén)對(duì)外溝通文件由部門(mén)負(fù)責(zé)起草，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)建設(shè)辦公室資料員，經(jīng)總工程師審核,經(jīng)建設(shè)辦公室主管審批后發(fā)放。第九條建設(shè)辦公室所有成員有義務(wù)將從其他渠道獲得的本辦法第三條規(guī)定的文件，與自己承辦的事務(wù)文件性成果及時(shí)交建設(shè)辦公室資料員歸檔。第三章文件控制第十條工作程序自編文件程序步驟外來(lái)文件處置程序第十一條需控制的文件和資料形式包括以文件、圖紙形式構(gòu)成的文件；以實(shí)物、照片、膠卷、軟件、拷貝構(gòu)成的文件和資料。文件編號(hào)文件編寫(xiě)文件審批文件發(fā)放文件更改文件的換版與作廢文件歸檔管理文件簽收文件編號(hào)文件登記跟蹤催辦文件處理意見(jiàn)處理結(jié)果交驗(yàn)文件交辦文件歸檔管理第十二條需歸檔管理的外來(lái)文件包括A適用的法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)以及需執(zhí)行的上級(jí)組織或業(yè)務(wù)主管部門(mén)的有關(guān)文件；B政府、上級(jí)主管部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等與工程建設(shè)有關(guān)的文件和中介機(jī)構(gòu)信息。C政府、行業(yè)主管部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)、工程所在地方的與某工程建設(shè)有關(guān)批文。D勘察設(shè)計(jì)資料，含圖紙、設(shè)計(jì)修改通知單，設(shè)計(jì)變更通知單及簽證、圖紙會(huì)審記錄；E監(jiān)理單位（施工單位）交來(lái)的函件、會(huì)議紀(jì)要、各種計(jì)劃報(bào)表、監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、簽證等；F工程專(zhuān)題報(bào)告，包括開(kāi)工報(bào)告、停工、復(fù)工報(bào)告；工程預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、工程驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、工程竣工報(bào)告G經(jīng)確認(rèn)的質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄、供貨單位提交的產(chǎn)品合格證書(shū)、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)和圖樣資料H作為工作依據(jù)的其它外來(lái)文件和資料第十三條須管理的對(duì)外發(fā)文和內(nèi)部文件包括A）向政府、上級(jí)主管部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、聯(lián)系函件；B）對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。C招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)資料及合同文件，包括可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等發(fā)包合同和補(bǔ)充合同、及合同履行中發(fā)包人與承包人對(duì)有關(guān)工程的洽商、變更等書(shū)面協(xié)議或文件。D設(shè)計(jì)任務(wù)聯(lián)系單、監(jiān)理工作聯(lián)系單及對(duì)外聯(lián)系函件；E專(zhuān)家組活動(dòng)記錄；F學(xué)院下發(fā)建設(shè)辦公室文件、建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等。G工地現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、施工日志和大事記、建設(shè)辦公室階段工作總結(jié)。第十四條文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)。設(shè)計(jì)圖紙用原設(shè)計(jì)院編號(hào)，其他文件編號(hào)辦法及含義可按檔案統(tǒng)一編碼，也可以自編。自編號(hào)碼應(yīng)包括工程項(xiàng)目代號(hào)、單項(xiàng)工程代號(hào)、單位工程代號(hào)、文件類(lèi)型、編寫(xiě)部門(mén)單位代號(hào)、編制日期。第十五條文件的編寫(xiě)與審批。建設(shè)辦公室對(duì)外行文除特殊情況經(jīng)主任批準(zhǔn)外，須以建設(shè)辦公室的名義。向政府、上級(jí)主管部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、聯(lián)系函件,由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編制，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批；建設(shè)辦公室向承擔(dān)建設(shè)任務(wù)設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位發(fā)出的非技術(shù)問(wèn)題聯(lián)系函，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編制，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批；技術(shù)問(wèn)題聯(lián)系函，由總工程師安排人員編制，總工程師審批，必要時(shí)由總工程師審核，建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批；建設(shè)辦公室向承擔(dān)設(shè)計(jì)任務(wù)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)項(xiàng)目組、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工項(xiàng)目部發(fā)出的聯(lián)系函件，由總工程師安排人員編制，總工程師審批；由建設(shè)辦公室某部門(mén)提出的須協(xié)調(diào)問(wèn)題，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)安排編制文件，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，總工程師審批。建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等，只涉及部門(mén)內(nèi)部的按職責(zé)分工由部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批；涉及建設(shè)辦公室全局的，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編寫(xiě)，建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批。文件審批表格式見(jiàn)附表1。第十六條須發(fā)放的文件包括以下內(nèi)容A須轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱的政府、上級(jí)主管部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)和學(xué)院下發(fā)的文件B需審閱的設(shè)計(jì)文件（圖紙）C需傳閱審批的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位交來(lái)的報(bào)告、函件D需下發(fā)的建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等E需發(fā)出的建設(shè)辦公室自編文件；第十七條文件的收發(fā)。所有收文、發(fā)文均造冊(cè)登記，歸信息資料管理員統(tǒng)一管理。收、發(fā)文登記表格式見(jiàn)附表2、附表3。信息資料管理員在收到文件并登記后，附收文表頭（見(jiàn)附件4），技術(shù)文件交總工程師、其他文件交建設(shè)辦分管副主任簽署處理意見(jiàn)。按處理意見(jiàn)信息資料管理員負(fù)責(zé)復(fù)制、分發(fā)、傳閱、跟蹤催辦、并將處理結(jié)果匯報(bào)原簽署領(lǐng)導(dǎo)，文件回收歸檔；建設(shè)辦內(nèi)部文件發(fā)放應(yīng)按批準(zhǔn)范圍進(jìn)行，并做好簽收記錄。下發(fā)文件、圖紙由領(lǐng)用人簽字，并在文件上注明密級(jí)（或在領(lǐng)用時(shí)由信息資料管理員明確）、受控狀態(tài)、保存方式、允許擴(kuò)散范圍、失效文件回收及銷(xiāo)毀方式。需發(fā)出文件由信息資料管理員登記后發(fā)出，用郵寄方式者須保留郵局掛號(hào)存根；托人帶出者需由受托人簽字確認(rèn)并在事后補(bǔ)充對(duì)方收文記錄（有收文單位文件接受人簽字）；由信息資料管理員本人發(fā)出的文件要求收文人在發(fā)文登記表（附表3）相應(yīng)欄目中簽字。第十八條由監(jiān)理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目部）交來(lái)的設(shè)計(jì)修改申請(qǐng)書(shū)、現(xiàn)場(chǎng)簽證、造價(jià)及支付文件，由工程管理部附處理意見(jiàn)表（附表5）并按要求簽署意見(jiàn)；建設(shè)辦公室向監(jiān)理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目部）發(fā)文采用“業(yè)主工作聯(lián)系單”的形式，向委托設(shè)計(jì)院發(fā)文采用“設(shè)計(jì)任務(wù)聯(lián)系單”的形式?！皹I(yè)主工作聯(lián)系單”與“設(shè)計(jì)任務(wù)通知單”格式見(jiàn)附表6、附表7。第十九條文件的更改。對(duì)發(fā)出的文件需要更改時(shí)，原起草部門(mén)或提出修改意見(jiàn)的部門(mén)提交“文件更改申請(qǐng)表”，報(bào)建設(shè)辦主任批準(zhǔn)后進(jìn)行。文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，則由接替其崗位的人員審批。文件更改批準(zhǔn)后，歸口部門(mén)資料員向有關(guān)部門(mén)和單位發(fā)出“文件更改通知單”，并做好記錄。第二十條文件的換版及作廢。文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢，換發(fā)新版本。換版、換頁(yè)后的作廢文件應(yīng)按檔案管理規(guī)定的要求進(jìn)行處理。需作資料保留時(shí)應(yīng)在其醒目位置作“保留資料”標(biāo)識(shí)。第二十一條文件的管理。各單位、部門(mén)的文件按其內(nèi)容與類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理。各部門(mén)應(yīng)建立本部門(mén)文件清單或文件目錄（見(jiàn)附表5），掌握文件分布和更改記錄。資料員應(yīng)保管好文件，防止發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、殘缺少頁(yè)，保持清潔完整。按規(guī)定不屬文件的持有者，確因工作需要時(shí)，可向該文件管理部門(mén)借閱，各部門(mén)必須建立收、發(fā)文和借閱登記制度。任何人不得擅自復(fù)印，和/或向外部提供有關(guān)文件。第四章設(shè)計(jì)文件管理第二十二條設(shè)計(jì)單位應(yīng)按合同和供圖協(xié)議規(guī)定的份數(shù)及時(shí)提交施工設(shè)計(jì)圖紙、文件。規(guī)劃總平面、主體工程、施工總布置、以及設(shè)計(jì)專(zhuān)題報(bào)告等8份。以上圖紙和文件的修改文件應(yīng)與原件提供相同的份數(shù)。當(dāng)設(shè)計(jì)院提供份數(shù)不足時(shí)，應(yīng)復(fù)制到要求份數(shù)。供應(yīng)圖紙的時(shí)間根據(jù)招投標(biāo)需要和現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度需要確定，由技術(shù)部負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)院聯(lián)系。第二十三條設(shè)計(jì)文件審查。為保證提供設(shè)計(jì)文件質(zhì)量，減少施工過(guò)程中設(shè)計(jì)文件修改，降低工程造價(jià)和提高投資效益，須對(duì)設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)圖紙、文件和設(shè)計(jì)變更進(jìn)行審查。施工設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)文件的審查范圍由委托設(shè)計(jì)單位為某工程工程建設(shè)提供的施工設(shè)計(jì)圖紙和文件，包括工程建筑物的布置圖、結(jié)構(gòu)圖、體型圖、配筋圖、方案、技術(shù)要求和設(shè)計(jì)變更等。施工設(shè)計(jì)圖紙和文件的審查內(nèi)容1審查施工設(shè)計(jì)圖紙和文件與招標(biāo)圖紙和文件的差異（工程項(xiàng)目、建筑物體型、工程量、方案和技術(shù)要求等）；2審查施工設(shè)計(jì)圖紙和文件中的錯(cuò)誤和表達(dá)不清之處；3審查提交施工設(shè)計(jì)圖紙和文件的份數(shù)和時(shí)間。第二十四條施工設(shè)計(jì)圖紙和文件的審查、發(fā)放程序見(jiàn)框圖。說(shuō)明“”為設(shè)計(jì)圖紙、文件審查、發(fā)放線路；“”為設(shè)計(jì)圖紙、文件審查意見(jiàn)反饋線路。圖231施工設(shè)計(jì)圖紙、文件審查、發(fā)放程序框圖每一級(jí)審簽不得超過(guò)3天，審簽人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)審簽完畢，并按“工程施工圖紙（文件）簽審意見(jiàn)單”（見(jiàn)附表6）的要求及時(shí)簽署意見(jiàn)。工程監(jiān)理審簽通過(guò)的設(shè)計(jì)文件須蓋章確認(rèn)。工程部負(fù)責(zé)將審查意見(jiàn)匯總后交總工程師；總工程師在審核匯總意見(jiàn)后處理，需要設(shè)計(jì)院澄清和修改的項(xiàng)目由總工程師負(fù)責(zé)聯(lián)系溝通?！肮こ淌┕D紙（文件）簽審意見(jiàn)單”及處理記錄交建設(shè)辦公室資料員與相關(guān)設(shè)計(jì)文件一起保存。第二十五條設(shè)計(jì)文件的發(fā)放。設(shè)計(jì)文件應(yīng)該按照預(yù)先確定的對(duì)象、份數(shù)發(fā)放（見(jiàn)圖231）。經(jīng)審核通過(guò)的設(shè)計(jì)文件由建設(shè)辦公室資料員發(fā)放，其中應(yīng)該發(fā)給施工單位的設(shè)計(jì)文件由建設(shè)辦公室資料員發(fā)至監(jiān)理機(jī)構(gòu)，再由監(jiān)理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)。文件領(lǐng)用者須在設(shè)計(jì)文件領(lǐng)用單（附表6）上簽字確認(rèn)。工程部及總工審查工程部匯總審查意見(jiàn)審查通過(guò)設(shè)計(jì)圖紙文件項(xiàng)目監(jiān)理部蓋章、簽證設(shè)計(jì)單位設(shè)代處建設(shè)辦資料室審查通過(guò)設(shè)計(jì)圖紙文件發(fā)放監(jiān)理部審查設(shè)計(jì)圖紙文件設(shè)計(jì)修改通知建設(shè)辦資料室1份建設(shè)辦總工1份工程部2份監(jiān)理部2份施工單位3份總工審閱設(shè)計(jì)文件的發(fā)放對(duì)象必須前后統(tǒng)一，設(shè)計(jì)修改文件必須發(fā)至原文件持有者手中，避免誤用已經(jīng)修改或失效的設(shè)計(jì)文件。第二十六條設(shè)計(jì)文件的使用與保存。設(shè)計(jì)文件除資料員留檔之外，視為部門(mén)所有，應(yīng)最大限度地保證工程建設(shè)的需要。文件持有者或與工程建設(shè)有關(guān)的工程技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真研讀設(shè)計(jì)文件，正確指導(dǎo)施工。文件持有者和保存者應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)計(jì)文件，避免污損、損壞和丟失。限制設(shè)計(jì)文件的擴(kuò)散范圍，不得隨意借閱、復(fù)制，確有需要時(shí)要履行有關(guān)審批手續(xù)。第二十七條設(shè)計(jì)修改與工程變更。若施工設(shè)計(jì)圖紙和文件與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際不符，由總工程師和/或工程部駐現(xiàn)場(chǎng)工程師會(huì)同項(xiàng)目監(jiān)理部及有關(guān)人員進(jìn)行商定，設(shè)計(jì)單位以變更通知予以確認(rèn)。根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，需要增加或減少合同工程項(xiàng)目，由工程部提出申請(qǐng)報(bào)總工程師，總工程師按下列程序辦理（1）工程變更（工程量增加、方案改變、設(shè)計(jì)參數(shù)調(diào)整、材料替代等）引起投資增加5000元以下的，由總工程師簽署意見(jiàn)報(bào)建設(shè)辦主任會(huì)議批準(zhǔn)；（2）投資增加5000元以上的，由總工程師組織專(zhuān)家組討論并形成書(shū)面意見(jiàn)，報(bào)建設(shè)辦主任會(huì)議批準(zhǔn)。工程變更按以上權(quán)限批準(zhǔn)后，項(xiàng)目監(jiān)理部下發(fā)變更指令，設(shè)計(jì)單位以變更通知予以確認(rèn)。變更申請(qǐng)、審核意見(jiàn)、審批記錄原件交建設(shè)辦公室資料員保存。第五章文件歸檔第二十八條文件依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T282002）國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范、中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T1767811999）CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理第一部分電子文件歸檔與檔案管理、（GB/T118212002）照片檔案管理規(guī)范、第二十九條職責(zé)劃分。1某工程建設(shè)辦公室總工程師負(fù)責(zé)工程建設(shè)竣工檔案的管理工作；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各承建單位檔案整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)工程前期文件、工程建設(shè)管理文件、設(shè)備檔案、整體工程竣工及階段驗(yàn)收文件的收集整理與歸檔；負(fù)責(zé)所有承建單位工程竣工檔案的監(jiān)督、移交工作；負(fù)責(zé)收集、整理、編制、移交工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)在質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的各類(lèi)質(zhì)量監(jiān)督文件；負(fù)責(zé)組織工程建設(shè)檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；并負(fù)責(zé)最終向有關(guān)單位移交。2技術(shù)部負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)單位溝通，收集工程各階段勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、科研報(bào)告及批復(fù)文件、設(shè)計(jì)圖紙及設(shè)計(jì)修改通知書(shū)和設(shè)計(jì)總結(jié)等資料，按年度整理、移交。并負(fù)責(zé)提交本年度內(nèi)施工圖紙總目錄、設(shè)計(jì)修改總目錄和技術(shù)要求總目錄。編寫(xiě)卷內(nèi)目錄及光盤(pán)（或電子文件）一份。3工程部負(fù)責(zé)與監(jiān)理單位溝通，收集、整理、編制、移交工程監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各項(xiàng)監(jiān)理工作（工程質(zhì)量、工期、投資等）的全部文件材料和監(jiān)理工作總結(jié)；負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查及審核工程項(xiàng)目的承建單位在竣工檔案的編制、移交，對(duì)竣工檔案在形成中是否收集完整、準(zhǔn)確，負(fù)責(zé)竣工檔案和竣工圖的審核并簽署意見(jiàn)。負(fù)責(zé)收集、整理、編制、移交各承建總包單位的竣工檔案，還責(zé)匯總整理各分包單位編制的竣工檔案。第三十條工程建設(shè)歸檔范圍。凡是反映與本工程有關(guān)、具有查考價(jià)值的各種載體（紙張、照片、錄音帶、光盤(pán)等）的文件資料，都應(yīng)收集齊全，納入工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔范圍。竣工圖按施工圖圖紙匯總目錄為依據(jù)；文字材料按檔案分類(lèi)表中有關(guān)條款內(nèi)容為依據(jù)；設(shè)備資料按設(shè)備清冊(cè)為依據(jù)。聲像資料按實(shí)際形成，由建設(shè)單位牽頭，承建單位協(xié)助，統(tǒng)一編制。竣工圖、竣工文字材料案卷總目錄由建設(shè)單位牽頭，設(shè)計(jì)、承建單位協(xié)助編制。第三十一條竣工檔案資料的編制深度及要求。整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或單項(xiàng)工程施工、安裝、調(diào)試完畢后，各部門(mén)根據(jù)工程實(shí)際情況及合同的要求督促參建單位收集積累文件，進(jìn)行編制。編制竣工文件（竣工圖），應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件的成套性和有機(jī)聯(lián)系，使組成的案卷既能準(zhǔn)確系統(tǒng)地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用?？⒐の募⒐D）編制完畢后，總工程師應(yīng)督促有關(guān)單位（監(jiān)理、施工等）對(duì)竣工文件的編制情況進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確、遺漏或短缺時(shí)，應(yīng)及時(shí)修改和補(bǔ)齊。引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)，竣工圖應(yīng)由提供方確認(rèn)。一文字材料的整編按下列要求整理1按照工程檔案分類(lèi)大綱進(jìn)行文件分類(lèi)組卷，管理性文件按階段、問(wèn)題或重要程度進(jìn)行排列；同一問(wèn)題（時(shí)間）的請(qǐng)示、批復(fù)、合同、協(xié)議、來(lái)往文電等應(yīng)組放在一起，按時(shí)間順序排列一般文字材料在前,圖樣在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。2文字材料組卷應(yīng)按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分別組卷,組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律,保持案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)的聯(lián)系,便于今后檔案的保管和利用,確保案卷內(nèi)所有反映的文件材料完整、齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確。文字材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料必須使用便于檔案長(zhǎng)期保存的材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水或簽字筆。3文字材料的編目案卷頁(yè)號(hào)均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面的文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)材料，正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄（圖紙目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每卷從正文起用阿拉伯?dāng)?shù)字從001依次標(biāo)注頁(yè)號(hào)；連接的案卷，每一卷都必須從001開(kāi)始編寫(xiě)。4文字材料的裝訂案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4或16K,有文字面向內(nèi)折。為便于長(zhǎng)期保存,案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物,用線繩在案卷左側(cè)豎向裝訂裝訂為3孔,每孔孔距為8CM。5案卷卷盒使用統(tǒng)一國(guó)標(biāo)卷盒,卷內(nèi)文字材料排列順序?yàn)閮?nèi)軟封皮（采用牛皮紙）、簽字頁(yè)、卷內(nèi)目錄、正文、備考表（采用牛皮紙）。6卷內(nèi)軟封面的填寫(xiě)立卷單位名稱(chēng)應(yīng)填寫(xiě)承建單位全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng),起止日期為文件材料（竣工圖）日期，卷脊用牛皮紙打印填寫(xiě)為豎版，自左向右填,小三號(hào)宋體字加粗,第一豎行前面留二個(gè)字空格；第二豎行字頂頭填寫(xiě)二竣工圖的編制。竣工圖是工程建設(shè)最終情況的真實(shí)反映,是工程項(xiàng)目建成投產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)，工程在建設(shè)過(guò)程中必須按工程施工實(shí)際情況編制竣工圖包括設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)商洽、材料代用、質(zhì)量事故處理等均應(yīng)在竣工圖上反映，做到圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，準(zhǔn)確、完整、統(tǒng)一，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備（不得由他人代簽或個(gè)人印章替代簽字）。1凡按圖紙施工無(wú)變更的,則由承建單位（包括總包和分包單位）在原設(shè)計(jì)施工圖標(biāo)題欄旁或空白處加蓋“竣工圖”章后即可作為竣工圖。2在施工中只是一般性變更,可不重新繪制竣工圖由承建單位在原施工圖上空白處進(jìn)行修改杠改或刮改,并標(biāo)注修改依據(jù)（設(shè)計(jì)變更通知單、監(jiān)理通知單、名稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)、日期）,其文件所在案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)等先后順序填寫(xiě),并加蓋“竣工圖”章后即作為竣工圖3凡有重大的變更或圖面變更超過(guò)35的,應(yīng)重新繪制竣工圖,仍用原圖編號(hào),在標(biāo)題欄中標(biāo)明工程竣工圖,技術(shù)負(fù)責(zé)人審核、簽字后,即可作為竣工圖4竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥，圖章應(yīng)該在圖標(biāo)上方空白處，以不壓蓋圖中的內(nèi)容或尺寸為宜?？⒐D章的尺寸8060MM及內(nèi)容見(jiàn)圖；5所有工程設(shè)計(jì)修改通知單按年度、專(zhuān)業(yè)組卷，一份設(shè)計(jì)修改通知單涉及多張圖紙的,如圖紙不在同一卷內(nèi)應(yīng)將修改通知單的編號(hào)、專(zhuān)業(yè)號(hào)填寫(xiě)在卷內(nèi)備考表中的“互見(jiàn)號(hào)”欄內(nèi)。6同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中,但必需在圖紙目錄中列出圖號(hào),指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明,不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖7建設(shè)辦應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有關(guān)單位編制項(xiàng)目總平面圖、綜合管線竣工圖第三十二條竣工圖紙的修改方法和技術(shù)質(zhì)量要求1杠改對(duì)于少量的文字和數(shù)據(jù)的修改,可用一條粗直線將被修改部分劃去,在其上方或下方一張圖紙上要統(tǒng)一空白行間填寫(xiě)修改后的內(nèi)容文字或編制單位某工程建設(shè)項(xiàng)目工程竣工圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱(chēng)監(jiān)理工程師數(shù)據(jù)。如行間空白處有限,可將被修改點(diǎn)全部劃去,用線條引至空白處,填寫(xiě)修改后的情況還可用“”號(hào)將被修改掉的線條劃去,在適當(dāng)?shù)奈恢卯?huà)上修改后的線條。刮改用刀片輕輕的刮掉需修改的線條然后將修改的線條或數(shù)據(jù)重新標(biāo)注2修改處都要標(biāo)注修改依據(jù),如變更文件名稱(chēng)、編號(hào)、專(zhuān)業(yè)號(hào)、日期及所在案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)的先后順序填寫(xiě)。3所有設(shè)計(jì)變更文件中的變更內(nèi)容，必須無(wú)不遺漏地在施工圖中全面反映,而且要在所有涉及到每張竣工圖上反映。4每一張竣工圖的技術(shù)要求要一致,同一案卷內(nèi)竣工圖的技術(shù)要求也要一致。修改后的文字和數(shù)據(jù)位置要與被修改部分的位置大致相對(duì)應(yīng)。5作為竣工圖的藍(lán)圖必須是圖面清晰的新圖紙,圖紙更改的部位,必須使用耐永久性書(shū)寫(xiě)材料，不得使用圓珠筆或其他易褪色的書(shū)寫(xiě)材料繪制,確?？⒐D紙質(zhì)量、規(guī)格統(tǒng)一、圖面整潔、字跡清晰,竣工圖章由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽字。6竣工圖采用手風(fēng)琴式折疊法，幅面為A4（297210MM）,采用不裝訂形式，案卷卷盒統(tǒng)一使用國(guó)標(biāo)（科技檔案）卷盒（承建單位自備）。卷內(nèi)到軟封面、目錄、圖紙、備考表齊全。7竣工圖卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙的，要求文字材料排列在前，圖紙?jiān)诤笈帕?。卷?nèi)軟封皮、簽字頁(yè)、卷內(nèi)目錄、文字材料、備考表裝訂在一起，并在備考表中注明文字材料頁(yè)數(shù)、圖紙張數(shù)。卷內(nèi)只有竣工圖紙的，卷內(nèi)做到內(nèi)軟封皮、卷內(nèi)目錄、備考表齊全（用膠水粘貼）。第三十三條設(shè)備檔案的歸檔。凡屬某工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)訂貨的設(shè)備，供貨商應(yīng)按照合同規(guī)定提供設(shè)備資料，由建設(shè)辦總工程師會(huì)同工程部現(xiàn)場(chǎng)工程師、項(xiàng)目監(jiān)理部及承建單位共同開(kāi)箱驗(yàn)收，填寫(xiě)設(shè)備檔案驗(yàn)收記錄，工程部負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的整理歸檔工作。為承建單位提供滿(mǎn)足安裝需要的設(shè)備資料。設(shè)備檔案按臺(tái)、件組卷，主設(shè)備和主要輔助設(shè)備資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，任何人和單位不得擅自拿走設(shè)備資料原件。對(duì)進(jìn)口設(shè)備，供貨商應(yīng)提供一份譯文并同原文一同移交。設(shè)備檔案的裝訂與文字材料相同，對(duì)不裝訂的設(shè)備資料可按件歸檔。第三十四條照片檔案的歸檔。照片檔案應(yīng)按照照片的自然張為單元編寫(xiě)文字說(shuō)明，包括照片所反映的事件、事物、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝單位等,如一組照片若干張相聯(lián)系的照片應(yīng)加總說(shuō)明，照片與說(shuō)明、底片必須固定在芯頁(yè)上采用照片檔案冊(cè)或影集組成案卷,并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄,照片號(hào)為卷內(nèi)照片的順序號(hào),備考表格式可采用科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求規(guī)定。第三十五條電子文件的歸檔。文本電子文件應(yīng)保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，形成單位應(yīng)注明文件的存儲(chǔ)格式、文字處理工具等。如采用了某些技術(shù)方法保存電子文件，應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交，電子文件的歸檔還應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和原數(shù)據(jù)。圖形電子文件的歸檔，應(yīng)注明軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。電子文件載體應(yīng)采用只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)等。禁止使用軟磁盤(pán)。電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)檔號(hào)、題名、密級(jí)、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。第三十六條竣工資料移交的要求?？⒐べY料在編制完畢后,各編制單位應(yīng)向檔案部門(mén)提供竣工資