正式員工勞動(dòng)合同檔案管理操作指引一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司正式員工勞動(dòng)合同（以下簡(jiǎn)稱“勞動(dòng)合同”）檔案的建立、歸檔、保管、查閱、流轉(zhuǎn)、銷毀等管理行為，確保勞動(dòng)合同檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，維護(hù)公司與員工雙方的合法權(quán)益，防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)，并為公司人力資源管理決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)法》、《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》、《中華人民共和國檔案法》及公司相關(guān)規(guī)章制度，特制定本指引。（二）適用范圍本指引適用于公司及所屬各單位（以下統(tǒng)稱“公司”）全體正式員工勞動(dòng)合同檔案的管理工作。（三）管理原則勞動(dòng)合同檔案管理遵循以下原則：1.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工與公司勞動(dòng)關(guān)系的實(shí)際情況，各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無誤。2.完整規(guī)范：檔案材料應(yīng)齊全完整，符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的要求，歸檔程序規(guī)范有序。3.安全保密：采取有效措施確保檔案信息安全，嚴(yán)防泄密、丟失、損毀。4.依法合規(guī)：檔案管理全過程嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度。5.便捷高效：在確保安全保密的前提下，優(yōu)化管理流程，便于合理利用。二、檔案的建立與接收（一）檔案建立時(shí)機(jī)公司與員工簽訂勞動(dòng)合同之日起，即應(yīng)著手為該員工建立勞動(dòng)合同檔案。（二）檔案材料構(gòu)成勞動(dòng)合同檔案材料應(yīng)至少包含但不限于以下文件材料（原件或經(jīng)公司人力資源部門確認(rèn)的復(fù)印件）：1.勞動(dòng)合同文本（含歷次續(xù)訂、變更、解除、終止協(xié)議及相關(guān)書面通知）；2.員工入職登記表及個(gè)人簡(jiǎn)歷；3.員工身份證明、學(xué)歷學(xué)位證明、職業(yè)資格證明等復(fù)印件；4.錄用通知書或聘用函；5.背景調(diào)查核實(shí)情況（如有）；6.體檢合格證明；7.保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）；8.崗位說明書、薪酬確認(rèn)函、薪資調(diào)整記錄；9.員工手冊(cè)及其他重要規(guī)章制度的簽收記錄；10.培訓(xùn)協(xié)議、服務(wù)期協(xié)議（如有）；11.績(jī)效考核記錄（年度或重要周期）；12.獎(jiǎng)懲記錄；13.其他與勞動(dòng)合同履行相關(guān)的重要文件（如崗位變動(dòng)通知、晉升記錄等）。（三）材料收集與審核人力資源部門在員工入職及后續(xù)勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間，應(yīng)及時(shí)收集上述相關(guān)材料，并對(duì)材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。對(duì)不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)方補(bǔ)充或更正。（四）檔案編號(hào)與臺(tái)賬建立1.勞動(dòng)合同檔案應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則可結(jié)合員工工號(hào)、入職年份等要素制定，確保唯一性和可追溯性。2.建立勞動(dòng)合同檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、員工姓名、部門、崗位、合同期限、檔案材料清單、歸檔日期、經(jīng)手人等信息。臺(tái)賬可采用電子表格形式，便于動(dòng)態(tài)管理和查詢。三、檔案的日常管理與維護(hù)（一）檔案保管1.存放場(chǎng)所：勞動(dòng)合同檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案庫房?jī)?nèi)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。2.保管要求：檔案應(yīng)按編號(hào)順序或部門分類有序存放。檔案袋或檔案盒應(yīng)規(guī)范填寫員工姓名、檔案編號(hào)等信息。3.電子檔案：對(duì)于重要的合同文本及相關(guān)材料，可進(jìn)行電子化掃描存檔，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的安全服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案的管理應(yīng)符合公司信息安全管理規(guī)定。（二）檔案材料的補(bǔ)充與更新在勞動(dòng)合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、續(xù)訂、崗位調(diào)整、薪酬變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、以及其他需要?dú)w檔的新材料，人力資源部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件材料補(bǔ)充到員工勞動(dòng)合同檔案中，并同步更新檔案臺(tái)賬信息。（三）檔案的定期清點(diǎn)與核對(duì)人力資源部門應(yīng)定期（如每半年或每年）對(duì)勞動(dòng)合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)與核對(duì)，確保檔案數(shù)量與臺(tái)賬記錄一致，檔案材料完整無缺。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)查明原因并妥善處理。（四）檔案的保密管理1.勞動(dòng)合同檔案屬于公司核心機(jī)密文件，檔案管理人員及其他接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.非經(jīng)授權(quán)，任何人員不得私自查閱、復(fù)制、摘抄、拍攝、傳播檔案材料。四、檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)崗位人員因工作需要可查閱相應(yīng)職責(zé)范圍內(nèi)的勞動(dòng)合同檔案。2.公司其他部門因業(yè)務(wù)需要查閱員工勞動(dòng)合同檔案，須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位（如司法機(jī)關(guān)、勞動(dòng)行政部門）因法定事由要求查閱或調(diào)取相關(guān)檔案，須出具有效法律文書和身份證明，經(jīng)公司授權(quán)代表（如人力資源負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)）批準(zhǔn)后，由人力資源部門專人陪同查閱或按規(guī)定提供。4.員工本人一般不得查閱本人檔案中的全部?jī)?nèi)容，確有必要查閱本人部分信息（如合同期限、崗位等），須書面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員查閱告知，原則上不允許本人直接接觸檔案材料。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《勞動(dòng)合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人、查閱事由、查閱檔案編號(hào)/員工姓名、查閱內(nèi)容范圍、查閱日期等，并按權(quán)限履行審批手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供檔案。查閱時(shí)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得將檔案帶出指定查閱地點(diǎn)。4.如需復(fù)制檔案材料，須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋人力資源部門證明章。查閱人應(yīng)在《檔案查閱復(fù)制登記簿》上登記復(fù)制內(nèi)容及用途。五、檔案的流轉(zhuǎn)（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)因員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整等原因需檔案隨員工流轉(zhuǎn)的，應(yīng)由人力資源部門內(nèi)部辦理檔案交接手續(xù)，并在檔案管理臺(tái)賬中記錄流轉(zhuǎn)情況。（二）外部轉(zhuǎn)出1.員工離職后，如需將檔案轉(zhuǎn)遞至新的用人單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工本人提供的有效調(diào)檔函或相關(guān)證明，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁員工本人自帶或通過普通郵寄方式轉(zhuǎn)遞。3.檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁數(shù)，并由接收方在回執(zhí)上簽字蓋章后存檔備查。六、檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限1.勞動(dòng)合同檔案的保管期限自勞動(dòng)合同解除或終止之日起計(jì)算，至少保存十五年。2.對(duì)于涉及勞動(dòng)爭(zhēng)議、訴訟等特殊情況的檔案，保管期限應(yīng)相應(yīng)延長(zhǎng)，直至爭(zhēng)議或訴訟事項(xiàng)處理完畢且無后續(xù)影響。（二）檔案銷毀1.達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存必要的勞動(dòng)合同檔案，由人力資源部門提出銷毀申請(qǐng)，列出《檔案銷毀清單》，報(bào)公司檔案管理部門（如設(shè)有）及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案材料被徹底銷毀，不發(fā)生泄密風(fēng)險(xiǎn)。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將該清單及審批文件作為公司檔案永久保存。電子檔案的銷毀應(yīng)確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任主體人力資源部門是公司勞動(dòng)合同檔案管理的歸口管理部門，對(duì)勞動(dòng)合同檔案管理負(fù)直接責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查公司應(yīng)定期對(duì)勞動(dòng)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，對(duì)違反本指引規(guī)定，造成檔案損壞、丟失