企業(yè)人事合同審批與執(zhí)行操作手冊(cè)一、手冊(cè)適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及人事合同的全流程管理操作，覆蓋員工從入職到離職的合同生命周期管理。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：新員工錄用：與首次入職員工簽訂固定期限或無(wú)固定期限勞動(dòng)合同；合同變更：因員工崗位調(diào)整、薪資調(diào)整、工作地點(diǎn)變更等需對(duì)原合同條款進(jìn)行修訂；合同續(xù)簽：勞動(dòng)合同到期前，雙方協(xié)商一致續(xù)簽勞動(dòng)合同；特殊協(xié)議簽訂：如保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、服務(wù)期協(xié)議等補(bǔ)充性合同文件；合同解除/終止：因員工離職、企業(yè)裁員、合同到期不續(xù)簽等原因辦理合同解除或終止手續(xù)。二、人事合同審批與執(zhí)行全流程操作指引（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作人：用人部門(mén)負(fù)責(zé)人/HR專(zhuān)員操作要點(diǎn)：確定合同類(lèi)型：根據(jù)員工身份（全職/兼職/實(shí)習(xí)）、崗位性質(zhì)（管理崗/技術(shù)崗/操作崗）選擇對(duì)應(yīng)合同模板（如《勞動(dòng)合同》《實(shí)習(xí)協(xié)議》《保密協(xié)議》等）；收集基礎(chǔ)信息：?jiǎn)T工身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、離職證明（適用于社招人員）、崗位說(shuō)明書(shū)、薪資確認(rèn)單等；填寫(xiě)合同草案：根據(jù)企業(yè)規(guī)章制度及協(xié)商結(jié)果，填寫(xiě)合同核心條款（合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社保公積金、違約責(zé)任等），保證信息與薪資確認(rèn)單、offer函一致。輸出成果：《人事合同審批表》（附合同草案及附件材料）（二）部門(mén)審核操作人：用人部門(mén)負(fù)責(zé)人審核時(shí)限：收到材料后1個(gè)工作日內(nèi)審核要點(diǎn)：核對(duì)崗位信息：合同中的崗位名稱(chēng)、職責(zé)、匯報(bào)關(guān)系是否與崗位說(shuō)明書(shū)一致，是否符合部門(mén)實(shí)際需求；確認(rèn)薪資標(biāo)準(zhǔn)：基本工資、績(jī)效獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等金額是否與部門(mén)預(yù)算及員工offer一致；評(píng)估工作安排：工作地點(diǎn)、工作時(shí)間、加班要求等是否符合崗位特性及員工實(shí)際情況。審核結(jié)果處理：審核通過(guò)：簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)交HR部門(mén)；審核不通過(guò)：注明修改意見(jiàn)，退回用人部門(mén)重新調(diào)整。（三）HR部門(mén)審核操作人：HR專(zhuān)員/HR經(jīng)理審核時(shí)限：收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)審核要點(diǎn)：合法性審查：合同條款是否符合《勞動(dòng)合同法》及地方勞動(dòng)法規(guī)（如試用期時(shí)長(zhǎng)、加班工資計(jì)算基數(shù)、社保公積金繳納比例等）；信息一致性核查：?jiǎn)T工身份信息、合同期限、薪資標(biāo)準(zhǔn)、崗位信息等與入職材料、審批表是否一致；流程完整性檢查：是否附齊必要附件（如離職證明、體檢報(bào)告等），審批流程是否規(guī)范。審核結(jié)果處理：審核通過(guò)：簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)交法務(wù)部門(mén)（如需）；審核不通過(guò)：列明具體問(wèn)題，退回用人部門(mén)或發(fā)起人修改。（四）法務(wù)審核（非必需，根據(jù)企業(yè)規(guī)模設(shè)定）操作人：企業(yè)法務(wù)專(zhuān)員/外聘律師審核時(shí)限：收到材料后1-2個(gè)工作日內(nèi)審核要點(diǎn)：條款合法性：重點(diǎn)審查違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、爭(zhēng)議解決方式等是否合法有效；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：是否存在“霸王條款”、無(wú)效免責(zé)條款，或可能引發(fā)勞動(dòng)爭(zhēng)議的法律風(fēng)險(xiǎn)；文件規(guī)范性：合同文本格式是否標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)是否清晰無(wú)歧義。審核結(jié)果處理：審核通過(guò)：簽字確認(rèn)，進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)：出具法律意見(jiàn)書(shū)，發(fā)起人根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交審核。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批操作人：分管人事領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批權(quán)限：根據(jù)合同類(lèi)型及員工級(jí)別劃分（示例）：普通員工合同：HR經(jīng)理審批即可；主管級(jí)及以上員工合同：分管人事領(lǐng)導(dǎo)審批；高管或涉及核心技術(shù)/商業(yè)秘密員工合同：總經(jīng)理審批。審批時(shí)限：收到材料后1個(gè)工作日內(nèi)審批要點(diǎn)：合同必要性：是否符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展及人力規(guī)劃需求；薪資成本合理性：薪資水平是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合市場(chǎng)薪酬標(biāo)準(zhǔn)；特殊條款審批：如涉及競(jìng)業(yè)限制、高額違約金等特殊條款，需重點(diǎn)關(guān)注審批。審批結(jié)果處理：審批通過(guò)：簽字確認(rèn)，通知HR部門(mén)安排簽署；審批不通過(guò)：注明意見(jiàn)，退回發(fā)起人調(diào)整。（六）合同簽署與分發(fā)操作人：HR專(zhuān)員/行政專(zhuān)員操作要點(diǎn)：簽署準(zhǔn)備：打印合同文本（一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份），核對(duì)合同編號(hào)、雙方信息、簽署日期無(wú)誤；簽署流程：?jiǎn)T工簽署：要求員工本人當(dāng)面簽字并按手印，核對(duì)身份證原件保證人證一致；企業(yè)方簽署：由法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋企業(yè)公章（騎縫章）；分發(fā)與歸檔：將員工執(zhí)聯(lián)裝入合同檔案袋，企業(yè)留存聯(lián)由HR部門(mén)統(tǒng)一歸檔，同時(shí)向員工出具《合同簽收確認(rèn)單》。注意事項(xiàng)：合同簽署日期不得晚于員工實(shí)際入職日期，避免事實(shí)勞動(dòng)關(guān)系無(wú)合同依據(jù)；加蓋公章時(shí)保證清晰、不壓關(guān)鍵條款（如簽字頁(yè)、金額等）。（七）合同歸檔管理操作人：HR專(zhuān)員歸檔要求：檔案材料：除合同文本外，需附《人事合同審批表》、員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、離職證明、薪資確認(rèn)單、簽收確認(rèn)單等；歸檔方式：按員工姓名或合同編號(hào)分類(lèi)存放，建立電子臺(tái)賬（包含合同編號(hào)、員工姓名、部門(mén)、崗位、合同期限、簽署日期、歸檔日期等信息）；保管期限：勞動(dòng)合同保管期限為合同終止后至少2年，保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等根據(jù)協(xié)議約定保管。（八）合同執(zhí)行與跟蹤操作人：HR專(zhuān)員/用人部門(mén)負(fù)責(zé)人跟蹤要點(diǎn)：入職辦理：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，督促員工辦理入職手續(xù)（社保公積金增員、考勤系統(tǒng)開(kāi)通等）；試用期跟蹤：用人部門(mén)需在試用期第1個(gè)月、第2個(gè)月對(duì)員工進(jìn)行考核，HR部門(mén)定期收集考核結(jié)果，試用期不合格者及時(shí)辦理解除合同手續(xù)；合同到期提醒：合同到期前30天，HR專(zhuān)員需提前與用人部門(mén)、員工溝通，確認(rèn)續(xù)簽、終止或解除意向；變更執(zhí)行：合同變更（如調(diào)崗、調(diào)薪）需簽訂《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》，并按原審批流程審核后執(zhí)行，變更協(xié)議作為合同附件一并歸檔。三、常用工具模板（附表）附表1：人事合同審批表合同編號(hào)員工姓名*某某部門(mén)市場(chǎng)部崗位銷(xiāo)售專(zhuān)員合同類(lèi)型□勞動(dòng)合同□實(shí)習(xí)協(xié)議□保密協(xié)議□其他：______合同期限□1年□2年□3年□無(wú)固定期限簽署日期______年_月_日審批流程審核人審核意見(jiàn)簽字/日期用人部門(mén)審核*部門(mén)經(jīng)理崗位職責(zé)與部門(mén)需求匹配，薪資標(biāo)準(zhǔn)符合預(yù)算，同意。_______________HR部門(mén)審核*HR經(jīng)理合同條款合法，信息一致，流程完整，同意。_______________法務(wù)審核（如需）*法務(wù)專(zhuān)員無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)，條款清晰，同意簽署。_______________領(lǐng)導(dǎo)審批*分管人事副總同意錄用，按流程簽署。_______________附件清單□身份證復(fù)印件□學(xué)歷證書(shū)□離職證明□薪資確認(rèn)單□其他：______附表2：勞動(dòng)合同基本信息表甲方（企業(yè)信息）名稱(chēng)：有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：法定代表人：*某總注冊(cè)地址：市區(qū)路號(hào)乙方（員工信息）姓名：*某某身份證號(hào)碼：戶(hù)籍地址：省市區(qū)路號(hào)現(xiàn)居住地址：省市區(qū)路號(hào)合同條款工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品銷(xiāo)售及客戶(hù)維護(hù)，具體崗位職責(zé)見(jiàn)附件《崗位說(shuō)明書(shū)》工作地點(diǎn)：市區(qū)合同期限：自______年_月_日起至______年_月_日止試用期：____個(gè)月（自______年_月_日起至______年_月_日止）勞動(dòng)報(bào)酬：基本工資______元/月+績(jī)效獎(jiǎng)金（按《績(jī)效考核辦法》執(zhí)行），社保公積金按當(dāng)?shù)匾?guī)定繳納工作時(shí)間：標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制（每日8小時(shí)，每周40小時(shí)），加班按《考勤管理制度》計(jì)算備注1.本合同未盡事宜，按國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度執(zhí)行；2.附件《崗位說(shuō)明書(shū)》《績(jī)效考核辦法》為本合同組成部分，具有同等法律效力。附表3：合同執(zhí)行跟蹤表員工姓名*某某部門(mén)技術(shù)部崗位軟件工程師入職日期______年_月_日合同到期日______年_月_日試用期考核□合格□不合格（原因：______）執(zhí)行記錄日期事項(xiàng)操作人備注______年_月_日簽訂勞動(dòng)合同*HR專(zhuān)員合同編號(hào)：______年_月_日辦理社保公積金增員*HR專(zhuān)員繳存基數(shù)：____________年_月_日崗位調(diào)整（晉升為高級(jí)工程師）*部門(mén)經(jīng)理簽訂《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》______年_月_日合同到期提醒*HR專(zhuān)員與員工溝通續(xù)簽意向四、操作風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)法律合規(guī)性：合同條款必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》等法律法規(guī)，禁止約定“工傷自理”“不繳納社保”等無(wú)效條款；信息真實(shí)性：?jiǎn)T工身份信息、學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷等必須真實(shí)有效，虛假信息可能導(dǎo)致合同無(wú)效或企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任；流程時(shí)效性：審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，避免因拖延導(dǎo)致員工入職延遲或合同未及時(shí)簽署；簽署規(guī)范性：合同必須由雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽署，嚴(yán)禁代簽；企業(yè)公章