2026年紙業(yè)公司辦公用品采購與發(fā)放管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司辦公用品的采購、入庫、發(fā)放、使用與管理流程，降低辦公成本，避免資源浪費(fèi)，保障公司日常辦公活動(dòng)有序開展，確保辦公用品供應(yīng)及時(shí)、合規(guī)、高效，維護(hù)公司資產(chǎn)安全，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各職能部門、各生產(chǎn)基地及各下屬分支機(jī)構(gòu)的辦公用品采購、入庫、發(fā)放、使用、盤點(diǎn)及報(bào)廢等全流程管理工作，涵蓋各類日常辦公所需物品（如紙張、筆具、文件夾、打印機(jī)耗材、辦公設(shè)備配件等，不含單價(jià)超過5000元的固定資產(chǎn)類辦公設(shè)備）。第三條管理原則按需采購原則：根據(jù)各部門實(shí)際辦公需求制定采購計(jì)劃，避免過量采購導(dǎo)致積壓浪費(fèi)，確保辦公用品數(shù)量與實(shí)際需求相匹配。性價(jià)比優(yōu)先原則：在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，通過市場調(diào)研對(duì)比，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商與產(chǎn)品，控制采購成本。統(tǒng)一管理原則：辦公用品采購、入庫、發(fā)放環(huán)節(jié)實(shí)行統(tǒng)一管理，明確責(zé)任部門與責(zé)任人，避免多頭管理導(dǎo)致流程混亂。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)各部門及員工節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)行為，提高辦公用品使用效率。合規(guī)透明原則：采購過程需符合國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，采購信息、流程及結(jié)果公開透明，接受監(jiān)督。第二章職責(zé)分工第四條行政后勤部門職責(zé)作為辦公用品管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定年度、季度辦公用品采購計(jì)劃，明確采購物品的品類、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算。開展供應(yīng)商篩選與管理工作，收集至少3家及以上潛在供應(yīng)商信息，評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等，建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。組織辦公用品采購工作，根據(jù)采購金額選擇合適的采購方式（如零星采購、集中采購），簽訂采購合同（采購金額超過2000元時(shí)），確保采購流程合規(guī)。負(fù)責(zé)辦公用品的入庫驗(yàn)收工作，核對(duì)采購物品的品類、數(shù)量、質(zhì)量與采購訂單是否一致，驗(yàn)收合格后辦理入庫登記，建立辦公用品庫存臺(tái)賬。制定辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)與流程，按標(biāo)準(zhǔn)向各部門發(fā)放辦公用品，記錄發(fā)放信息，定期更新庫存臺(tái)賬。定期開展辦公用品庫存盤點(diǎn)工作，每季度末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，核對(duì)庫存數(shù)量與臺(tái)賬記錄，分析差異原因并及時(shí)處理，確保賬實(shí)相符。監(jiān)督各部門辦公用品使用情況，對(duì)浪費(fèi)行為進(jìn)行提醒與糾正，提出節(jié)約使用建議，推動(dòng)辦公成本優(yōu)化。第五條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)指定專人作為本部門辦公用品聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)收集部門員工辦公用品需求，按規(guī)定時(shí)間向行政后勤部門提交月度辦公用品需求申請(qǐng)。嚴(yán)格按照公司辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取與使用物品，不得超額申請(qǐng)或浪費(fèi)，對(duì)部門內(nèi)辦公用品使用情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督。及時(shí)向行政后勤部門反饋辦公用品質(zhì)量問題或供應(yīng)不及時(shí)情況，協(xié)助行政后勤部門做好供應(yīng)商評(píng)估與采購優(yōu)化工作。配合行政后勤部門開展辦公用品盤點(diǎn)工作，提供本部門辦公用品領(lǐng)用與剩余情況信息，確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。第六條財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核辦公用品采購預(yù)算，根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃與成本控制要求，對(duì)行政后勤部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行合理性審核。審核采購合同中的價(jià)格、付款方式、發(fā)票要求等財(cái)務(wù)相關(guān)條款，確保符合公司財(cái)務(wù)管理制度與國家財(cái)稅法規(guī)。按照采購合同約定或公司付款流程，辦理辦公用品采購款項(xiàng)支付，核對(duì)采購發(fā)票與采購訂單、入庫單的一致性，確保付款合規(guī)。對(duì)辦公用品采購與庫存相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算，納入公司成本管理體系，定期向管理層提供辦公用品成本分析數(shù)據(jù)。第三章辦公用品采購管理第七條需求申請(qǐng)與計(jì)劃制定每月25日前，各部門聯(lián)絡(luò)員收集本部門下月度辦公用品需求，填寫《辦公用品月度需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政后勤部門。行政后勤部門對(duì)各部門需求申請(qǐng)進(jìn)行匯總，結(jié)合當(dāng)前庫存數(shù)量、辦公用品消耗規(guī)律（如紙張、打印機(jī)耗材等高頻消耗品的月均消耗量）及年度采購預(yù)算，制定月度辦公用品采購計(jì)劃。若遇臨時(shí)緊急辦公用品需求（如突發(fā)項(xiàng)目所需特殊辦公物品），各部門需填寫《辦公用品緊急需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字并報(bào)行政后勤部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政后勤部門優(yōu)先安排采購。第八條供應(yīng)商選擇與管理行政后勤部門每年度開展一次合格供應(yīng)商篩選工作，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商自薦、同行推薦等方式收集供應(yīng)商信息，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營資質(zhì)齊全，產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的售后服務(wù)能力，價(jià)格在市場合理區(qū)間。對(duì)符合篩選標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，行政后勤部門組織實(shí)地考察或樣品試用（針對(duì)首次合作供應(yīng)商），評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性及服務(wù)水平，最終確定不低于3家的合格供應(yīng)商名錄，報(bào)公司管理層備案。行政后勤部門每季度對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等，對(duì)考核不合格的供應(yīng)商提出整改要求，連續(xù)兩個(gè)季度考核不合格的，從合格供應(yīng)商名錄中移除，重新補(bǔ)充新供應(yīng)商。第九條采購實(shí)施對(duì)于月度采購計(jì)劃中，單批次采購金額不超過1000元的辦公用品，行政后勤部門可從合格供應(yīng)商名錄中選擇一家供應(yīng)商，通過電話、郵件等方式確認(rèn)采購細(xì)節(jié)后直接采購，采購?fù)瓿珊罅舸娌少徲涗浥c憑證。單批次采購金額在1000元-5000元的，行政后勤部門需向合格供應(yīng)商名錄中的至少2家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，對(duì)比產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購訂單后實(shí)施采購。單批次采購金額超過5000元的，需采用集中采購方式，行政后勤部門向合格供應(yīng)商名錄中的所有供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)或詢價(jià)函，組織相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部門、使用部門代表）共同評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果確定供應(yīng)商并簽訂正式采購合同，合同中需明確產(chǎn)品品類、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購過程中，行政后勤部門需確保采購物品符合國家環(huán)保要求（如無磷紙張、可降解塑料制品等），優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保型辦公用品，響應(yīng)公司綠色辦公理念。第十條入庫驗(yàn)收供應(yīng)商交貨時(shí)，行政后勤部門需安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)交貨物品的品類、數(shù)量與采購訂單是否一致，檢查產(chǎn)品包裝是否完好、有無破損，查看產(chǎn)品標(biāo)識(shí)（如生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、質(zhì)量合格證明等）是否齊全。對(duì)需要檢驗(yàn)質(zhì)量的辦公用品（如打印機(jī)墨盒、紙張打印效果等），驗(yàn)收人員需進(jìn)行抽樣試用，確認(rèn)質(zhì)量符合采購要求；若發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格或與訂單不符，需當(dāng)場向供應(yīng)商提出異議，做好驗(yàn)收記錄，要求供應(yīng)商限期補(bǔ)貨或更換。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《辦公用品入庫單》，記錄入庫物品的品類、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息，簽字確認(rèn)后將入庫單交財(cái)務(wù)部門備案，同時(shí)更新辦公用品庫存臺(tái)賬。第四章辦公用品發(fā)放管理第十一條發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)行政后勤部門根據(jù)員工崗位工作需求與辦公習(xí)慣，制定統(tǒng)一的辦公用品月度發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，具體如下（示例）：普通員工：中性筆2支、筆記本1本、A4紙1包（500張）、回形針1盒、訂書釘1盒；部門負(fù)責(zé)人：在普通員工標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，增加文件夾2個(gè)、便利貼1本；高頻使用打印設(shè)備崗位（如行政文員、財(cái)務(wù)專員）：每月額外發(fā)放A4紙2包、打印機(jī)硒鼓1個(gè)（按需）。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展或員工崗位調(diào)整進(jìn)行優(yōu)化，調(diào)整需經(jīng)行政后勤部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司管理層審批，審批通過后更新并公示。第十二條發(fā)放流程每月5日前，行政后勤部門根據(jù)各部門月度需求申請(qǐng)與發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好各部門所需辦公用品，通知各部門聯(lián)絡(luò)員前來領(lǐng)取。各部門聯(lián)絡(luò)員領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需核對(duì)領(lǐng)取物品的品類、數(shù)量與《辦公用品發(fā)放單》是否一致，確認(rèn)無誤后在發(fā)放單上簽字，行政后勤部門根據(jù)發(fā)放單更新庫存臺(tái)賬與部門領(lǐng)用記錄。若員工因離職、崗位調(diào)動(dòng)等原因不再需要已領(lǐng)取的辦公用品，需將剩余辦公用品交回行政后勤部門，行政后勤部門核對(duì)后辦理回收登記，更新庫存臺(tái)賬，回收的完好辦公用品可重新發(fā)放使用。第十三條特殊情況處理員工因工作任務(wù)臨時(shí)增加導(dǎo)致辦公用品消耗過快，需超額領(lǐng)取的，需填寫《辦公用品超額領(lǐng)用申請(qǐng)表》，說明超額原因與所需物品數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政后勤部門，行政后勤部門審核合理性后，根據(jù)庫存情況決定是否發(fā)放，每月超額領(lǐng)用次數(shù)不超過1次。新入職員工入職當(dāng)天，由所在部門聯(lián)絡(luò)員向行政后勤部門提交《新員工辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)》，行政后勤部門按普通員工月度發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)一次性發(fā)放當(dāng)月辦公用品，次月起按正常發(fā)放流程執(zhí)行。第五章辦公用品庫存與盤點(diǎn)管理第十四條庫存管理行政后勤部門需設(shè)立專門的辦公用品倉庫，劃分不同區(qū)域存放各類物品，做到分類清晰、擺放整齊，同時(shí)做好倉庫防潮、防火、防盜措施，保障物品存儲(chǔ)安全。庫存臺(tái)賬需詳細(xì)記錄每種辦公用品的名稱、規(guī)格、單位、單價(jià)、庫存數(shù)量、入庫記錄、出庫記錄、供應(yīng)商信息等，做到實(shí)時(shí)更新，確保臺(tái)賬數(shù)據(jù)與實(shí)際庫存一致。對(duì)高頻消耗、易缺貨的辦公用品（如A4紙、中性筆、打印機(jī)耗材），行政后勤部門需設(shè)定最低庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)采購流程，避免出現(xiàn)供應(yīng)中斷。第十五條盤點(diǎn)流程每季度末最后一個(gè)工作日，行政后勤部門組織開展辦公用品庫存盤點(diǎn)工作，成立盤點(diǎn)小組（成員包括行政后勤人員、財(cái)務(wù)部門代表、各部門聯(lián)絡(luò)員代表）。盤點(diǎn)小組根據(jù)庫存臺(tái)賬，逐一核對(duì)倉庫內(nèi)辦公用品的實(shí)際數(shù)量與臺(tái)賬記錄，對(duì)差異情況進(jìn)行登記，分析差異原因（如入庫遺漏、發(fā)放記錄錯(cuò)誤、物品損耗等）。盤點(diǎn)完成后，盤點(diǎn)小組填寫《辦公用品季度盤點(diǎn)報(bào)告》，內(nèi)容包括盤點(diǎn)時(shí)間、參與人員、盤點(diǎn)結(jié)果、差異情況及原因分析、整改措施等，報(bào)行政后勤部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門與公司管理層備案。對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的損壞、過期辦公用品，需填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，說明報(bào)廢原因與數(shù)量，經(jīng)行政后勤部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門確認(rèn)后，按公司資產(chǎn)報(bào)廢流程處理，同時(shí)更新庫存臺(tái)賬。第六章監(jiān)督與考核第十六條監(jiān)督機(jī)制行政后勤部門定期（每季度）對(duì)各部門辦公用品使用與領(lǐng)用情況進(jìn)行檢查，查看是否存在超額領(lǐng)用、浪費(fèi)等情況，檢查結(jié)果納入部門季度考核。財(cái)務(wù)部門對(duì)辦公用品采購預(yù)算執(zhí)行情況、款項(xiàng)支付合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，每半年開展一次辦公用品采購與成本專項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向管理層反饋。鼓勵(lì)員工對(duì)辦公用品采購、發(fā)放、管理過程中的違規(guī)行為（如虛報(bào)需求、采購回扣、浪費(fèi)嚴(yán)重等）進(jìn)行舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，經(jīng)查證屬實(shí)的，對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。第十七條考核與獎(jiǎng)懲將辦公用品節(jié)約使用情況納入部門年度績效考核，對(duì)季度內(nèi)無超額領(lǐng)用、無浪費(fèi)行為且辦公用品消耗低于平均水平的部門，給予“節(jié)約辦公先進(jìn)部門”稱號(hào)，頒發(fā)榮譽(yù)證書并給予部門團(tuán)建經(jīng)費(fèi)獎(jiǎng)勵(lì)（示例：500元）。對(duì)存在多次超額領(lǐng)用、浪費(fèi)辦公用品且整改不力的部門，扣減部門年度績效考核分?jǐn)?shù)（示例：每次扣2分），同時(shí)約談部門負(fù)責(zé)人，要求限期整改。對(duì)在辦公用品采購、管理過程中存在違規(guī)操作（如串通供應(yīng)商虛