合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制指引引言在現(xiàn)代商業(yè)活動中，合同是維系交易各方權(quán)利義務(wù)、保障商業(yè)秩序的基石。然而，合同本身亦可能潛藏風(fēng)險(xiǎn)，從最初的談判洽商，到條款擬定、簽署履行，乃至爭議解決，每一環(huán)節(jié)都可能因疏忽或不當(dāng)操作而引發(fā)糾紛，給企業(yè)帶來不必要的損失。因此，建立一套系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾盹L(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，對于企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營、防范法律風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營效率具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。本指引旨在梳理合同管理全流程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提供相應(yīng)的控制策略與操作建議，以期為企業(yè)提供切實(shí)可行的指導(dǎo)。一、合同訂立前的風(fēng)險(xiǎn)控制：未雨綢繆，審慎評估合同風(fēng)險(xiǎn)的防控，始于交易意向萌發(fā)之初。在正式訂立合同前，對交易背景、合作方以及項(xiàng)目本身進(jìn)行全面細(xì)致的評估，是有效規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)的第一道防線。1.1交易對象審查與評估對交易對象的深入了解是確保合同得以順利履行的前提。此環(huán)節(jié)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注：*主體資格審查：核實(shí)對方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的法人、其他組織或具有完全民事行為能力的自然人。對于法人單位，應(yīng)審查其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等，確認(rèn)其經(jīng)營范圍與合同標(biāo)的是否相符，避免與“空殼公司”或不具備相應(yīng)資質(zhì)的主體交易。*信用狀況調(diào)查：通過多種渠道了解交易對象的商業(yè)信譽(yù)、過往履約記錄、涉訴情況以及是否存在重大違法違規(guī)行為?？山柚袠I(yè)評價(jià)、信用信息公示系統(tǒng)、專業(yè)信用評級報(bào)告等工具，對其信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行畫像。*履約能力評估：結(jié)合交易對象的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營規(guī)模、技術(shù)實(shí)力以及市場口碑等因素，綜合判斷其是否具備按時(shí)、按質(zhì)履行合同義務(wù)的能力。1.2合同項(xiàng)目的可行性與合規(guī)性論證在投入資源之前，應(yīng)對合同項(xiàng)目本身進(jìn)行充分論證：*可行性分析：從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、市場、管理等多個(gè)維度評估項(xiàng)目實(shí)施的可行性，預(yù)測項(xiàng)目前景及潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的簽訂符合企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)。*合規(guī)性審查：確保合同項(xiàng)目內(nèi)容不違反國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定以及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度。特別關(guān)注項(xiàng)目是否涉及行政審批、許可或備案要求，以及是否符合環(huán)境保護(hù)、安全生產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的強(qiáng)制性規(guī)定。二、合同談判與起草階段的風(fēng)險(xiǎn)控制：精雕細(xì)琢，明確權(quán)責(zé)合同談判與起草是合同管理的核心環(huán)節(jié)，條款的嚴(yán)謹(jǐn)性與完備性直接決定了風(fēng)險(xiǎn)的大小。2.1合同當(dāng)事人條款的準(zhǔn)確性合同首部的當(dāng)事人信息必須準(zhǔn)確無誤，包括雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（或身份證號）、法定代表人（或負(fù)責(zé)人）、住所地、聯(lián)系方式等。避免使用簡稱或俗稱，以防日后產(chǎn)生主體認(rèn)定爭議。2.2合同標(biāo)的條款的清晰界定標(biāo)的是合同權(quán)利義務(wù)指向的對象，必須明確、具體：*標(biāo)的名稱：使用規(guī)范、通用的名稱，避免模糊或易產(chǎn)生歧義的表述。*標(biāo)的特性：對于有形財(cái)產(chǎn)，應(yīng)明確其型號、規(guī)格、等級、花色等；對于無形財(cái)產(chǎn)或服務(wù)，應(yīng)清晰描述其范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等。2.3數(shù)量與質(zhì)量條款的明確約定*數(shù)量條款：應(yīng)明確計(jì)量單位（采用國家法定計(jì)量單位）、數(shù)量數(shù)值，并約定合理的溢短裝條款（如適用）。*質(zhì)量條款：是合同履行的關(guān)鍵。應(yīng)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；無上述標(biāo)準(zhǔn)的，可約定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方協(xié)商確定的具體標(biāo)準(zhǔn)）、質(zhì)量驗(yàn)收方法、驗(yàn)收期限以及質(zhì)量異議處理方式。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)力求量化、可檢測。2.4價(jià)款或報(bào)酬條款的嚴(yán)謹(jǐn)性*金額確定：明確合同總金額、單價(jià)、計(jì)價(jià)方式（如固定價(jià)、可調(diào)價(jià)）。涉及外幣的，應(yīng)注明幣種及匯率確定方式。*支付方式：約定支付工具（銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)等）、支付期限、支付條件（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款的支付節(jié)點(diǎn)）、收款賬戶信息等。*稅務(wù)承擔(dān)：明確合同價(jià)款是否含稅，以及稅費(fèi)種類和承擔(dān)方式。2.5履行期限、地點(diǎn)和方式條款的可操作性*履行期限：應(yīng)有明確的起止時(shí)間或合理的計(jì)算方法，避免使用“盡快”、“合理期限”等模糊表述。*履行地點(diǎn)：關(guān)系到風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、費(fèi)用承擔(dān)以及司法管轄，應(yīng)具體明確。*履行方式：針對不同的合同標(biāo)的，明確交付方式、運(yùn)輸方式、安裝調(diào)試、服務(wù)提供等具體操作流程。2.6違約責(zé)任條款的針對性與可預(yù)見性違約責(zé)任是保障合同履行的重要手段，應(yīng)具有針對性和可操作性：*違約情形列舉：盡可能預(yù)見并列舉主要的違約行為，如遲延履行、不完全履行、根本違約等。*責(zé)任形式約定：明確違約方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任形式，如繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施、賠償損失、支付違約金、適用定金罰則等。*違約金與賠償金：約定違約金的具體數(shù)額或計(jì)算方法時(shí)，應(yīng)遵循公平合理原則，避免過高或過低。約定賠償損失的，可明確損失賠償范圍（如直接損失、間接損失的界定）。*定金條款：如采用定金擔(dān)保，應(yīng)明確定金數(shù)額（不得超過主合同標(biāo)的額的百分之二十）及定金罰則的適用。2.7不可抗力與情勢變更條款的合理設(shè)置*不可抗力：明確不可抗力的定義（通常指不能預(yù)見、不能避免且不能克服的客觀情況）、范圍、通知義務(wù)、證明文件以及不可抗力發(fā)生后的處理方式（如延期履行、部分履行或解除合同，部分或全部免除責(zé)任）。*情勢變更：可根據(jù)需要約定，在合同成立后，因不可歸責(zé)于雙方當(dāng)事人的原因發(fā)生了非商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重大變化，繼續(xù)履行合同對于一方當(dāng)事人明顯不公平或不能實(shí)現(xiàn)合同目的，當(dāng)事人可以請求人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)變更或解除合同。2.8知識產(chǎn)權(quán)條款的明確化（如適用）對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同，應(yīng)明確知識產(chǎn)權(quán)的歸屬、使用范圍、許可方式（獨(dú)占、排他或普通許可）、權(quán)利瑕疵擔(dān)保、侵權(quán)責(zé)任承擔(dān)以及后續(xù)改進(jìn)成果的歸屬與分享等。2.9保密條款的必要性（如適用）若合同履行過程中涉及商業(yè)秘密或其他需要保密的信息，應(yīng)訂立保密條款，明確保密信息的范圍、保密期限、保密義務(wù)主體及違反保密義務(wù)的責(zé)任。2.10爭議解決條款的理性選擇*爭議解決方式：約定發(fā)生爭議時(shí)，是通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁還是訴訟解決。如選擇仲裁，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)的名稱和所在地；如選擇訴訟，應(yīng)約定有管轄權(quán)的人民法院（需符合法律關(guān)于級別管轄和專屬管轄的規(guī)定）。*法律適用：一般情況下，合同爭議適用中華人民共和國法律。涉外合同可根據(jù)情況約定適用的法律，但不得違反我國法律的強(qiáng)制性規(guī)定。2.11合同的清潔與完整性合同文本應(yīng)字跡清晰、無涂改（如有修改需雙方簽章確認(rèn)）。合同附件是合同不可分割的組成部分，應(yīng)列明附件名稱、份數(shù)，并由雙方共同簽署確認(rèn)。避免使用“等”、“其他”等開放性、模糊性詞語，如確需使用，應(yīng)輔以明確的解釋或清單。三、合同審查與簽署階段的風(fēng)險(xiǎn)控制：層層把關(guān)，規(guī)范用印合同在正式簽署前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的內(nèi)部審查程序，確保其合法合規(guī)、公平合理。3.1內(nèi)部審查機(jī)制的建立與執(zhí)行*業(yè)務(wù)部門初審：業(yè)務(wù)部門作為合同的發(fā)起和執(zhí)行部門，應(yīng)對合同的商業(yè)可行性、技術(shù)條款、合作背景的真實(shí)性負(fù)責(zé)。*法務(wù)部門/法律顧問復(fù)審：法務(wù)部門或外聘法律顧問主要從法律角度進(jìn)行審查，包括合同主體合法性、內(nèi)容合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)利義務(wù)平衡性、違約責(zé)任明確性、爭議解決方式適當(dāng)性等。*財(cái)務(wù)部門審查：對合同中的價(jià)款支付、稅務(wù)處理、成本核算等財(cái)務(wù)相關(guān)條款進(jìn)行審查。*審批流程：根據(jù)合同金額、重要性、復(fù)雜程度等，設(shè)定不同層級的審批權(quán)限和審批流程，確保決策的審慎性。3.2審查意見的溝通與修訂對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)與合同起草方或業(yè)務(wù)部門溝通，共同研究解決方案，并對合同文本進(jìn)行相應(yīng)的修改和完善。確保所有重大風(fēng)險(xiǎn)在簽署前得到有效控制。3.3簽署與用印管理的規(guī)范性*簽署權(quán)限：確保簽約人擁有合法的授權(quán)。法定代表人簽署的，應(yīng)審查其身份證明；授權(quán)代理人簽署的，應(yīng)審查授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、權(quán)限期限）及代理人身份證明。*簽署要求：簽署應(yīng)清晰可辨，最好使用不易褪色的筆。自然人應(yīng)親筆簽名并注明日期；法人或其他組織應(yīng)加蓋公章（或合同專用章），并由法定代表人或授權(quán)代理人簽字，注明日期。多頁合同應(yīng)加蓋騎縫章或由各方逐頁小簽，以防內(nèi)容被抽換。*合同份數(shù)：明確合同簽署的份數(shù)，以及各方持有份數(shù)，確保履約過程中有據(jù)可查。*公證與備案：對于法律規(guī)定或當(dāng)事人約定需經(jīng)公證或備案方能生效的合同，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制：動態(tài)跟蹤，及時(shí)應(yīng)對合同簽署并不意味著風(fēng)險(xiǎn)控制的結(jié)束，履行過程中的動態(tài)管理同樣至關(guān)重要。4.1己方義務(wù)的嚴(yán)格履行與證據(jù)留存企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定全面、及時(shí)履行己方義務(wù)，如按時(shí)付款、按質(zhì)供貨、提供服務(wù)等。同時(shí)，要注意收集和妥善保管履行義務(wù)的相關(guān)證據(jù)，如發(fā)貨單、簽收單、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、溝通函件等。4.2對方履約行為的持續(xù)監(jiān)控與跟蹤密切關(guān)注對方的履約情況，定期進(jìn)行跟蹤和檢查。對于對方的付款、交貨、服務(wù)提供等關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)核實(shí)。如發(fā)現(xiàn)對方履約能力下降、履約行為異?；蚩赡艹霈F(xiàn)違約跡象，應(yīng)立即采取應(yīng)對措施。4.3合同變更、解除與轉(zhuǎn)讓的規(guī)范管理*合同變更：如因客觀情況變化需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議，明確變更事項(xiàng)、生效時(shí)間等，變更協(xié)議的審查和簽署流程同原合同。*合同解除：當(dāng)出現(xiàn)法定或約定的解除事由時(shí)，應(yīng)按照法定程序或合同約定行使解除權(quán)，并及時(shí)通知對方。解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并保留送達(dá)證據(jù)。*合同轉(zhuǎn)讓：未經(jīng)對方同意，不得擅自轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利或義務(wù)。如確需轉(zhuǎn)讓，應(yīng)取得對方書面同意，并審查受讓方的履約能力。4.4履約異常情況的及時(shí)溝通與處理在合同履行過程中，如發(fā)生預(yù)期違約、實(shí)際違約或不可抗力等情形，應(yīng)立即與對方進(jìn)行溝通，明確責(zé)任，協(xié)商解決方案。對于己方可能出現(xiàn)的履約困難，也應(yīng)盡早與對方溝通，爭取諒解或達(dá)成新的協(xié)議，避免損失擴(kuò)大。4.5證據(jù)意識與文件管理在整個(gè)合同履行過程中，要強(qiáng)化證據(jù)意識。所有與合同履行相關(guān)的溝通（包括會議紀(jì)要、郵件往來、傳真、即時(shí)通訊記錄等）均應(yīng)盡量采用書面形式，并妥善歸檔保存。對于重要的口頭承諾，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)化為書面確認(rèn)。五、合同爭議解決與糾紛處理的風(fēng)險(xiǎn)控制：沉著應(yīng)對，依法維權(quán)盡管進(jìn)行了全面的風(fēng)險(xiǎn)控制，合同爭議仍有可能發(fā)生。有效的爭議解決機(jī)制能夠最大限度降低損失。5.1爭議的早期識別與評估密切關(guān)注合同履行過程中的潛在爭議點(diǎn)，一旦發(fā)生爭議，應(yīng)立即組織相關(guān)部門對爭議的性質(zhì)、原因、影響范圍、責(zé)任歸屬以及可能的解決途徑進(jìn)行評估。5.2協(xié)商與調(diào)解的優(yōu)先嘗試在爭議發(fā)生后，應(yīng)首先嘗試通過友好協(xié)商或第三方調(diào)解的方式解決。協(xié)商和調(diào)解具有成本低、效率高、不傷和氣的優(yōu)點(diǎn)，有利于維持長期合作關(guān)系。但協(xié)商和調(diào)解達(dá)成的結(jié)果，應(yīng)簽訂書面協(xié)議予以確認(rèn)。5.3仲裁或訴訟的適時(shí)啟動當(dāng)協(xié)商或調(diào)解無法解決爭議，或?qū)Ψ綈阂膺`約、根本沒有協(xié)商誠意時(shí)，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時(shí)啟動仲裁或訴訟程序。*證據(jù)準(zhǔn)備：全面梳理和收集與爭議相關(guān)的證據(jù)材料，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性，并制作證據(jù)清單。*策略制定：根據(jù)案件事實(shí)和法律規(guī)定，制定合理的訴訟或仲裁策略。*律師選聘：對于復(fù)雜或重大的爭議，應(yīng)盡早選聘專業(yè)律師提供法律服務(wù)，代理案件。5.4爭議解決過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)積極配合律師，及時(shí)提供證據(jù)，按時(shí)參加庭審。同時(shí)，注意訴訟時(shí)效、仲裁時(shí)效的規(guī)定，避免因超過時(shí)效而喪失勝訴權(quán)。六、合同履行后的風(fēng)險(xiǎn)控制：善始善終，歸檔備查合同履行完畢或終止后，并非萬事大吉，后續(xù)的管理工作同樣重要。6.1合同的結(jié)算與清理合同履行完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，結(jié)清款項(xiàng)，處理遺留問題。6.2合同檔案的規(guī)范歸檔與保管建立健全合同檔案管理制度，將合同文本（包括附件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等）、審查審批文件、履行過程中的相關(guān)證據(jù)材料、爭議解決文件等一并整理歸檔。檔案保管應(yīng)符合保密、安全、可查閱的要求，并明確保管期限（通常不少于合同有效期后若干年或法定訴訟時(shí)效期間）。