企業(yè)檔案管理規(guī)范與表單模板集前言在現(xiàn)代企業(yè)治理體系中，檔案作為承載企業(yè)歷史記憶、維系業(yè)務(wù)連續(xù)性、保障合法權(quán)益的核心信息資源，其規(guī)范化管理對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)營與長遠(yuǎn)發(fā)展具有不可替代的戰(zhàn)略意義。本規(guī)范與表單模板集旨在為企業(yè)構(gòu)建一套系統(tǒng)、科學(xué)、可操作的檔案管理體系提供指引，以期實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效收集、規(guī)范整理、安全保管、高效利用及合規(guī)處置，助力企業(yè)提升管理效能與核心競爭力。第一部分：企業(yè)檔案管理規(guī)范第一章總則1.1目的與依據(jù)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的檔案管理工作。1.3基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)，全程管理、規(guī)范有序，安全保密、依法利用的原則。第二章檔案的收集與歸檔2.1歸檔范圍企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、研發(fā)創(chuàng)新、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、市場(chǎng)營銷、法務(wù)合規(guī)等活動(dòng)中形成的，反映企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，均屬歸檔范圍。具體包括但不限于：*各類決議、決定、命令、指示、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文材料；*反映企業(yè)設(shè)立、變更、終止等的基礎(chǔ)性文件材料；*各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件材料；*企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略方案、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等經(jīng)營管理材料；*產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研發(fā)記錄、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)材料；*員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬、獎(jiǎng)懲等人力資源材料；*財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)材料；*重要的聲像、實(shí)物、電子數(shù)據(jù)等特殊載體材料。2.2歸檔要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集、整理和定期向檔案管理部門移交工作。歸檔材料應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，手續(xù)齊全。電子文件的歸檔應(yīng)符合國家及行業(yè)關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.3歸檔時(shí)間*文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。*項(xiàng)目檔案：應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔。*會(huì)計(jì)檔案：按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的期限進(jìn)行歸檔。*其他專門檔案：根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)，由檔案管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)商確定歸檔時(shí)間。第三章檔案的整理與保管3.1檔案整理檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂（或裝盒）等環(huán)節(jié)。*分類：應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，參照國家或行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的檔案分類方案。*編號(hào)：應(yīng)按照分類方案和排列順序，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，確保每一件檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)。*編目：應(yīng)逐件編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄信息應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確。3.2檔案保管檔案保管應(yīng)建立健全各項(xiàng)制度，配備適宜的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案實(shí)體和信息的安全。*庫房要求：檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”要求。*設(shè)備配置：根據(jù)需要配置必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥劑、檔案裝具等。*定期檢查：對(duì)庫存檔案應(yīng)進(jìn)行定期清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。*特殊載體檔案：照片、錄音錄像帶、磁盤、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，并注意定期復(fù)制或轉(zhuǎn)換，防止信息丟失。第四章檔案的利用與開發(fā)4.1檔案利用檔案利用工作應(yīng)在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)保密規(guī)定的前提下，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。*利用手續(xù)：企業(yè)內(nèi)部人員查閱、復(fù)制檔案，須履行相應(yīng)的審批手續(xù)；外部單位或人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，并經(jīng)企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。*利用方式：可提供檔案原件查閱、復(fù)印件、摘錄件、電子檔案閱覽等多種利用方式。*利用紀(jì)律：查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。4.2檔案保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，明確檔案的密級(jí)劃分和管理要求。涉密檔案的管理應(yīng)符合國家保密法律法規(guī)的規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。4.3檔案信息開發(fā)積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，通過匯編檔案資料、編寫檔案參考材料、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫等方式，為企業(yè)決策、經(jīng)營管理、產(chǎn)品研發(fā)、歷史研究等提供有價(jià)值的信息支持。第五章檔案的鑒定與銷毀5.1檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門，定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。鑒定工作應(yīng)由企業(yè)檔案鑒定委員會(huì)（或小組）負(fù)責(zé)組織實(shí)施。5.2銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。*由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)企業(yè)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。*銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。*嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。第六章責(zé)任與獎(jiǎng)懲6.1責(zé)任分工企業(yè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制。檔案管理部門是企業(yè)檔案工作的職能管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)各項(xiàng)檔案管理工作。各部門負(fù)責(zé)人是本部門檔案工作的第一責(zé)任人，確保本部門檔案工作的規(guī)范開展。6.2獎(jiǎng)懲措施對(duì)在檔案收集、整理、保管、利用、開發(fā)等工作中做出顯著成績的單位和個(gè)人，企業(yè)應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本規(guī)范，造成檔案損壞、丟失、泄密或擅自銷毀檔案等行為的，將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分，直至追究法律責(zé)任。第二部分：表單模板集一、檔案接收登記表主要內(nèi)容：序號(hào)、檔案來源部門、檔案名稱、案卷（件）數(shù)量、起止日期、主要內(nèi)容摘要、載體形式、移交人、接收人、接收日期、備注。二、檔案借閱申請(qǐng)表主要內(nèi)容：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系電話、借閱檔案名稱/編號(hào)、借閱目的、借閱數(shù)量、擬借閱期限、部門負(fù)責(zé)人意見、檔案管理部門意見、審批人意見、借閱日期。三、檔案借閱登記簿主要內(nèi)容：序號(hào)、借閱日期、借閱部門、借閱人、檔案名稱/編號(hào)、數(shù)量、借閱期限、歸還日期、經(jīng)手人、備注（是否續(xù)借、是否復(fù)制等）。四、檔案銷毀清冊(cè)主要內(nèi)容：序號(hào)、檔案類別、案卷（件）號(hào)、檔案名稱、起止日期、頁數(shù)/數(shù)量、形成單位、保管期限、鑒定意見、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人、銷毀日期、備注。五、檔案銷毀審批表主要內(nèi)容：擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、所屬年度、鑒定情況簡述、檔案管理部門意見、相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見、企業(yè)分管負(fù)責(zé)人審批意見、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人審批意見。六、檔案移交清單主要內(nèi)容：（適用于部門向檔案管理部門或不同檔案管理環(huán)節(jié)間的移交）移交部門/方、接收部門/方、移交日期、序號(hào)、檔案編號(hào)、檔案名稱、卷（件）數(shù)、頁數(shù)、備注、移交人簽字、接收人簽字。附則本規(guī)