供應(yīng)鏈采購(gòu)流程透明化審批體系通用工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位本模板適用于各類企業(yè)（尤其是制造、零售、服務(wù)等行業(yè)）的供應(yīng)鏈采購(gòu)管理，旨在解決傳統(tǒng)采購(gòu)流程中存在的審批不透明、效率低下、責(zé)任不清、風(fēng)險(xiǎn)難控等問(wèn)題。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可通過(guò)本體系優(yōu)化流程：采購(gòu)需求分散，跨部門協(xié)同成本高；審批環(huán)節(jié)冗長(zhǎng)，采購(gòu)周期長(zhǎng)影響業(yè)務(wù)進(jìn)度；采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商選擇過(guò)程不透明，存在廉政風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)數(shù)據(jù)追溯困難，難以支撐成本分析與決策優(yōu)化。通過(guò)透明化審批體系，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程全程留痕、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)可控，同時(shí)提升采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本，為企業(yè)供應(yīng)鏈管理提供標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化的支撐。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、運(yùn)營(yíng)部、行政部等）關(guān)鍵動(dòng)作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求、日常運(yùn)營(yíng)等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板一），明確采購(gòu)品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、交付時(shí)間等核心信息，并相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、比價(jià)依據(jù)等）。需求部門負(fù)責(zé)人*對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：需求是否符合部門年度計(jì)劃或臨時(shí)業(yè)務(wù)需求；規(guī)格參數(shù)是否清晰，避免模糊描述；預(yù)估單價(jià)是否在歷史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)合理范圍內(nèi)。初審?fù)ㄟ^(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至采購(gòu)部；若不通過(guò)，需求部門根據(jù)反饋意見(jiàn)修改后重新提交。透明化措施：采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)谙到y(tǒng)中全程可見(jiàn)，需求部門可實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度；初審意見(jiàn)及修改記錄留存，便于追溯。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制與預(yù)算匹配操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，匯總同類型、同周期的需求，編制《采購(gòu)計(jì)劃表》（詳見(jiàn)模板二），明確采購(gòu)品類、總數(shù)量、總預(yù)算、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：采購(gòu)總金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；跨部門需求是否存在預(yù)算重疊或超支風(fēng)險(xiǎn)。若預(yù)算不足，需求部門與財(cái)務(wù)部溝通調(diào)整預(yù)算或需求優(yōu)先級(jí)；若預(yù)算充足，采購(gòu)計(jì)劃審批通過(guò)，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)。透明化措施：采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算審核結(jié)果在系統(tǒng)公示，相關(guān)部門可查看預(yù)算分配情況；預(yù)算調(diào)整流程需備注原因，保證合規(guī)性。（三）供應(yīng)商選擇與比價(jià)議價(jià)操作主體：采購(gòu)部、需求部門、審計(jì)部（必要時(shí)）關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)以下方式確定候選供應(yīng)商：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化物料（如辦公用品、標(biāo)準(zhǔn)件），從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇；對(duì)于非標(biāo)物料或新需求，啟動(dòng)供應(yīng)商尋源（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)等）。采購(gòu)部組織候選供應(yīng)商報(bào)價(jià)，至少收集3家及以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（若緊急或獨(dú)家供應(yīng)，需說(shuō)明原因并提交審批）。采購(gòu)部、需求部門、審計(jì)部（必要時(shí)）共同組成比價(jià)小組，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、資質(zhì)、交期、服務(wù)（如售后、配送）等進(jìn)行綜合評(píng)估，形成《供應(yīng)商評(píng)估比價(jià)表》（詳見(jiàn)模板三）。比價(jià)結(jié)果經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，選擇最優(yōu)供應(yīng)商（性價(jià)比最高、資質(zhì)最優(yōu)），若單一來(lái)源采購(gòu)需提交專項(xiàng)說(shuō)明，經(jīng)總經(jīng)理審批。透明化措施：供應(yīng)商報(bào)價(jià)、評(píng)估過(guò)程及結(jié)果在系統(tǒng)中留存，相關(guān)部門可查閱；比價(jià)小組意見(jiàn)需書面記錄，避免“一言堂”。（四）合同擬定與審批操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部根據(jù)比價(jià)結(jié)果與選定供應(yīng)商擬定采購(gòu)合同，明確標(biāo)的物信息、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等核心內(nèi)容，合同模板需符合企業(yè)法務(wù)規(guī)范。法務(wù)部對(duì)合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任是否明確，爭(zhēng)議解決方式是否合規(guī)。財(cái)務(wù)部對(duì)合同中的付款方式、價(jià)格條款、稅費(fèi)承擔(dān)等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，保證符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。合同審批通過(guò)后，由采購(gòu)部與供應(yīng)商正式簽訂（電子合同或紙質(zhì)合同，系統(tǒng)同步存檔）；若審核不通過(guò)，采購(gòu)部根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交。透明化措施：合同版本、審批意見(jiàn)、簽訂記錄在系統(tǒng)全程留痕，支持歷史版本查詢；合同關(guān)鍵條款（如價(jià)格、付款方式）需向需求部門公示。（五）訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤操作主體：采購(gòu)部、供應(yīng)商關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（詳見(jiàn)模板四），明確訂單編號(hào)、物料信息、數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，按約定時(shí)間備貨、發(fā)貨，并將發(fā)貨信息（如物流單號(hào)、發(fā)貨時(shí)間）反饋至采購(gòu)部。采購(gòu)部通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)延遲交貨、數(shù)量不符等問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)啟動(dòng)違約處理流程。透明化措施：訂單狀態(tài)（待確認(rèn)、已發(fā)貨、已送達(dá)等）在系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新，需求部門可查看；異常情況處理記錄（如溝通記錄、整改要求）留存。（六）物料驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門、質(zhì)檢部、倉(cāng)儲(chǔ)部關(guān)鍵動(dòng)作：供應(yīng)商交付物料后，需求部門與質(zhì)檢部共同到貨驗(yàn)收，核對(duì)物料信息（品名、規(guī)格、數(shù)量）是否與訂單一致，并按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽檢、全檢）。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《物料驗(yàn)收單》（詳見(jiàn)模板五），驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；不合格物料需填寫《不合格品處理單》，說(shuō)明不合格原因，并反饋至采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。驗(yàn)收合格的物料由倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存信息，系統(tǒng)同步入庫(kù)憑證。透明化措施：驗(yàn)收過(guò)程拍照留檔（關(guān)鍵物料），驗(yàn)收單及不合格品處理單在系統(tǒng)；入庫(kù)信息與采購(gòu)訂單、合同關(guān)聯(lián)，便于追溯。（七）付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理關(guān)鍵動(dòng)作：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開(kāi)具合規(guī)發(fā)票，采購(gòu)部核對(duì)發(fā)票信息（抬頭、稅號(hào)、金額）與合同、訂單、驗(yàn)收單是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后提交《付款申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板六）。財(cái)務(wù)部對(duì)付款申請(qǐng)的完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：發(fā)票是否真實(shí)有效；付款條件是否滿足（如驗(yàn)收合格、質(zhì)保期已過(guò)等）；金額是否與合同約定一致。付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式完成付款，并在系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)。透明化措施：付款申請(qǐng)及審批流程在系統(tǒng)全程留痕，付款憑證（如銀行回單）系統(tǒng)；供應(yīng)商可查詢付款進(jìn)度，避免賬期糾紛。三、核心流程配套表單模板模板一：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)類別□原材料□輔料□設(shè)備□辦公用品□服務(wù)□其他品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算科目用途說(shuō)明交付時(shí)間附件清單部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：（審核需求必要性、合理性及預(yù)算匹配性）采購(gòu)部初審意見(jiàn)簽字：日期：（審核需求可行性及采購(gòu)方式）財(cái)務(wù)部意見(jiàn)簽字：日期：（審核預(yù)算合規(guī)性）總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：日期：（金額≥元時(shí)審批）模板二：采購(gòu)計(jì)劃表計(jì)劃編號(hào)編制部門編制人編制日期計(jì)劃周期采購(gòu)品類總數(shù)量總預(yù)算預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間主要需求部門需求明細(xì)（可附表）采購(gòu)部負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：（審核計(jì)劃合理性）財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：日期：（審核預(yù)算匹配性）總經(jīng)理審批意見(jiàn)簽字：日期：（金額≥元時(shí)審批）模板三：供應(yīng)商評(píng)估比價(jià)表采購(gòu)項(xiàng)目供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話報(bào)價(jià)（元）交期質(zhì)量認(rèn)證服務(wù)承諾評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分供應(yīng)商C得分價(jià)格合理性30%最低價(jià)得30分，每高于最低價(jià)1%扣1分質(zhì)量保障25%有ISO認(rèn)證得10分，歷史合格率≥95%得15分交付及時(shí)性20%按時(shí)交期得20分，延遲1天扣5分服務(wù)能力15%售響應(yīng)及時(shí)得10分，質(zhì)保期≥1年得5分資質(zhì)合規(guī)性10%營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)齊全得10分總分100%比價(jià)小組意見(jiàn)推薦供應(yīng)商：____________________理由：________________________________________________采購(gòu)經(jīng)理審核簽字：日期：模板四：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)采購(gòu)部門供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼訂單日期收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話物料信息序號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量12訂單總額大寫：____________________小寫：￥____________________付款方式□貨到付款□賬期天□預(yù)付%質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收方式備注采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字：日期：供應(yīng)商確認(rèn)簽字（蓋章）：日期：模板五：物料驗(yàn)收單驗(yàn)收編號(hào)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物料信息序號(hào)品名規(guī)格單位應(yīng)收數(shù)量12不合格說(shuō)明驗(yàn)收人員需求部門：__________質(zhì)檢部門：__________倉(cāng)儲(chǔ)部門簽字：日期：（入庫(kù)確認(rèn)）采購(gòu)部意見(jiàn)簽字：日期：（不合格品處理：□退換貨□索賠□其他）模板六：付款申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)合同編號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期付款事由□合同預(yù)付款□到貨款□驗(yàn)收款□質(zhì)保金□其他付款金額大寫：____________________小寫：￥____________________付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他付款依據(jù)□采購(gòu)合同□采購(gòu)訂單□驗(yàn)收單□發(fā)票（號(hào)碼：__________）賬期采購(gòu)部意見(jiàn)簽字：日期：（核對(duì)合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票一致性）財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：（審核票據(jù)合規(guī)性及付款條件）財(cái)務(wù)總監(jiān)審批簽字：日期：（金額≥元時(shí)審批）總經(jīng)理審批簽字：日期：（金額≥元時(shí)審批）付款狀態(tài)□待付款□已付款□付款異常（異常說(shuō)明：____________________）四、體系運(yùn)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)化嚴(yán)格按照“分級(jí)授權(quán)、權(quán)責(zé)對(duì)等”原則設(shè)置審批權(quán)限，明確不同金額、不同物料的審批責(zé)任人（如小額采購(gòu)由部門負(fù)責(zé)人審批，大額采購(gòu)需總經(jīng)理審批），避免越級(jí)審批或權(quán)限濫用。審批權(quán)限需定期（如每年）根據(jù)崗位調(diào)整、組織架構(gòu)變化進(jìn)行更新，保證與實(shí)際管理需求匹配。（二）數(shù)據(jù)真實(shí)性與完整性采購(gòu)申請(qǐng)、合同、訂單、驗(yàn)收單等表單中的信息（如數(shù)量、價(jià)格、規(guī)格）必須真實(shí)準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛構(gòu)需求、虛報(bào)價(jià)格或篡改數(shù)據(jù)。系統(tǒng)操作需留痕，所有審批記錄、修改日志、附件資料需完整保存，保存期限不少于5年（符合檔案管理要求）。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)、價(jià)格）進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估不合格的供應(yīng)商及時(shí)清退，評(píng)估優(yōu)秀的供應(yīng)商納入戰(zhàn)略合作伙伴名單。新供應(yīng)商引入需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）和試合作期驗(yàn)證，保證供應(yīng)商具備穩(wěn)定供貨能力。（四）風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制對(duì)于獨(dú)家采購(gòu)、緊急采購(gòu)等特殊場(chǎng)景，需提交專項(xiàng)說(shuō)明，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行，并事后補(bǔ)充相關(guān)證明材料。定期（如每季度）對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)，