前言文書檔案是單位在各項管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是單位寶貴的信息資源和歷史憑證。為規(guī)范我單位辦公室文書檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī)，結(jié)合我單位實(shí)際，特制定本制度。一、總則（一）管理原則文書檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用的原則。單位各類文書檔案均由辦公室統(tǒng)一歸口管理，各部門協(xié)同配合。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門在日常工作中形成的各類文書檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和銷毀等管理工作。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)單位辦公室是文書檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施單位的文書檔案管理工作。設(shè)立專職或兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)文書檔案的日常管理事務(wù)。（二）檔案管理員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行國家檔案工作的法律法規(guī)及方針政策，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識和技能。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促各部門做好文件材料的形成、積累、整理和預(yù)歸檔工作。3.負(fù)責(zé)對各部門移交的文書檔案進(jìn)行審查、接收、分類、編號、登記、著錄和保管。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵等“七防”工作，確保檔案實(shí)體安全。5.負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，為檔案利用提供便捷服務(wù)。6.嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好利用登記和效果反饋工作。7.負(fù)責(zé)到期檔案的鑒定、銷毀工作，按規(guī)定程序報批和實(shí)施。8.負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化管理。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人是本部門文書檔案管理的第一責(zé)任人，應(yīng)重視和支持本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.各部門指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的文件材料的及時收集、初步整理，并按規(guī)定時間向辦公室移交。3.確保本部門形成的文件材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。三、檔案的形成與歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：1.上級機(jī)關(guān)文件：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的決議、決定、命令、指示、通知、批復(fù)、意見、規(guī)定、計劃、總結(jié)等。2.本單位文件：*單位制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、會議記錄、統(tǒng)計報表等。*單位對外發(fā)出的正式文件（含復(fù)印件）、函件等。*單位在各項管理活動中形成的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等具有法律效用的文件材料。*單位干部任免、獎懲、考核、工資福利、職稱評定等人事管理文件材料（按規(guī)定移交人事部門的除外）。*其他具有保存價值的文件材料。3.同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件：與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的重要函件、協(xié)調(diào)文件等。4.下級單位文件：下級單位報送的重要請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）不歸檔范圍1.上級機(jī)關(guān)普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)且不需辦理的文件材料。2.本單位的重份文件、臨時性事務(wù)文件、未生效的草稿和一般性文件的歷次修改稿。3.無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性通知、便條。4.與本單位工作無關(guān)的文件材料。5.其他按規(guī)定不需歸檔的文件材料。（三）歸檔要求1.材料完整：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿、重要的修改稿等應(yīng)收集齊全。2.手續(xù)完備：文件材料的形成、處理、流轉(zhuǎn)應(yīng)符合規(guī)定程序，簽署手續(xù)齊全。3.格式規(guī)范：文件格式、用紙規(guī)格、書寫材料（應(yīng)使用不易褪色的書寫工具，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水）等應(yīng)符合檔案管理要求。復(fù)印件作為歸檔材料時，應(yīng)有復(fù)印說明并加蓋相關(guān)部門印章。4.整理規(guī)范：歸檔文件材料應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、裝訂整齊、目錄清晰。（四）歸檔時間1.年度性文件材料，應(yīng)在次年第一季度末前完成歸檔。2.專項工作、專題活動形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束或活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.基建項目、科研課題等文件材料，應(yīng)在項目或課題竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。4.其他臨時形成的重要文件材料，應(yīng)隨時形成隨時歸檔或定期匯總歸檔。四、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和防盜設(shè)施。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃易爆物品及食物。2.檔案裝具：檔案應(yīng)存放在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒內(nèi)。檔案柜、檔案盒應(yīng)統(tǒng)一編號，便于管理和查找。3.定期檢查：檔案管理員應(yīng)定期對庫存檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.保密管理：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉密檔案應(yīng)按保密規(guī)定進(jìn)行管理，單獨(dú)存放，專人負(fù)責(zé)。（二）檔案利用1.利用原則：檔案利用應(yīng)遵循“為單位工作服務(wù)、嚴(yán)格保密、規(guī)范有序”的原則。2.利用權(quán)限：*單位內(nèi)部人員因工作需要查閱一般檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，檔案管理員登記后即可查閱。查閱涉密檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。*外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)單位辦公室負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.利用手續(xù)：查閱、借閱檔案均須填寫《檔案查閱/借閱登記表》，注明查閱人、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間、歸還時間等。4.利用要求：*查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。*未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理員同意并由其負(fù)責(zé)復(fù)制。*檔案一般不得帶出檔案庫房。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格限定借閱期限，到期必須歸還。檔案借出期間，借閱人對檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。*查閱涉密檔案，必須在指定的保密閱檔室進(jìn)行。5.利用反饋：重要的檔案利用，應(yīng)要求利用者填寫《檔案利用效果反饋表》，以便總結(jié)檔案利用價值。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案的保存價值進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期（一般每[X]年，此處用X代替具體數(shù)字）對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。3.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和利用前景，確定其繼續(xù)保存或予以銷毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。2.銷毀檔案時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對《檔案銷毀清冊》與實(shí)物，確保無誤后，在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀時間、地點(diǎn)和方式。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、責(zé)任追究對在檔案管理工作中做出顯著成績的部門和個人，單位予以表彰和獎勵。對違反本制度規(guī)定，造成檔案損壞、丟失、泄密或擅自銷毀檔案等行為的，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、通報批評直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則1.本制度未盡事宜，按照國家有關(guān)檔案法律法規(guī)執(zhí)行。2.本制度由單位辦公室負(fù)責(zé)解釋。3.本制度自發(fā)布之日起施行。以往有關(guān)單位文書檔案管理的規(guī)定與