采購流程規(guī)范化管理及采購合同范本一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購活動管理，覆蓋從需求提出到合同履行的全流程。具體場景包括：生產型企業(yè)：原材料、零部件、設備采購；服務型企業(yè)：服務外包、辦公用品、IT設備采購；項目型采購：工程建設項目、研發(fā)項目的物資與服務采購；日常運營采購：行政耗材、維修服務、后勤支持等采購。模板適用于采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等多角色協(xié)同，保證采購活動規(guī)范、高效、合規(guī)。二、標準化采購流程操作指引（一）需求提報與審批需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務計劃或實際需求，填寫《采購申請審批表》，明確以下信息：物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價；采購理由、用途、期望交付時間；技術參數(shù)、質量要求（如有）；預算來源（如年度預算編號）。部門審核需求部門負責人對采購需求的必要性、合理性及預算匹配性進行審核，簽字確認后提交至采購部。采購部復核采購部審核采購申請的完整性、合規(guī)性，重點核對：是否屬于企業(yè)集中采購目錄內項目；預算是否超標（如超預算需提交預算調整申請）；技術參數(shù)是否清晰（模糊參數(shù)需需求部門補充說明）。分級審批根據(jù)采購金額及項目性質，按權限逐級審批：金額≤5000元：需求部門負責人+采購部經理審批；5000元＜金額≤5萬元：需求部門負責人+采購部經理+財務部負責人審批；金額＞5萬元：需求部門負責人+采購部經理+財務部負責人+總經理審批；涉及重大資產或戰(zhàn)略采購：需提交總經理辦公會審議。（二）供應商選擇與管理供應商尋源公開采購：通過企業(yè)官網、采購平臺、第三方招標平臺發(fā)布采購公告；邀請采購：從《合格供應商名錄》中選取3家及以上供應商發(fā)出邀請；緊急采購：金額≤1萬元且無合格供應商時，可由采購部直接比價采購，后續(xù)補充錄入供應商名錄。供應商評估采購部組織對候選供應商進行綜合評估，填寫《供應商綜合評估表》，評估維度包括：資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、ISO認證等）；供貨能力（產能、庫存、交付周期）；價格競爭力（報價合理性、歷史價格波動）；質量保障（質檢報告、不良品率、售后服務承諾）；商業(yè)信譽（訴訟記錄、合作評價、行業(yè)口碑）。供應商確定按綜合評分從高到低排序，選取中標/成交供應商，并按審批權限報批。供應商名錄更新定期（每季度）對《合格供應商名錄》進行動態(tài)更新，淘汰評分低于60分或出現(xiàn)重大違約行為的供應商。（三）合同談判與簽訂合同起草采購部根據(jù)采購需求及供應商報價，使用《采購合同范本》起草合同，明確核心條款：合同主體（雙方全稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式）；標的物信息（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準）；價格條款（單價、總價、幣種、付款方式、發(fā)票類型）；履約條款（交付時間、地點、運輸方式、驗收標準）；違約責任（逾期交付、質量不達標、付款違約的賠償標準）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟管轄地）；合同生效條件（簽字蓋章生效、附生效條件等）。合同評審法務部審核合同條款的合法性、嚴謹性，重點排查歧義條款、法律風險；財務部審核付款條款、稅費條款、發(fā)票要求與企業(yè)財務制度的一致性；需求部門審核技術參數(shù)、交付要求與采購需求的匹配性。合同簽訂評審通過后，由雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章（合同專用章）。合同一式三份：采購部、供應商、財務部各執(zhí)一份，需求部門可根據(jù)需要留存復印件。（四）訂單執(zhí)行與驗收訂單下達簽訂合同后，采購部向供應商下達《采購訂單》，明確訂單編號、交付時間、地點、聯(lián)系人等信息，作為履依據(jù)。履約跟蹤采購部定期跟蹤供應商生產/備貨進度，保證按期交付。如遇延遲，要求供應商書面說明原因并承諾新交付時間。貨物/服務驗收到貨驗收：需求部門、采購部、質檢部門（如需）共同到場驗收，核對：數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致；外觀是否完好，包裝是否破損；質量文件（合格證、檢驗報告、保修卡等）是否齊全；抽檢質量是否符合標準（如需第三方檢測，需提前約定）。服務驗收：需求部門根據(jù)服務協(xié)議標準，對服務成果、響應速度、完成質量進行驗收，填寫《服務驗收確認單》。驗收結果處理驗收合格：需求部門在《驗收單》上簽字確認，采購部通知財務部準備付款；驗收不合格：填寫《不合格品處理單》，要求供應商限期退換貨或整改，整改后需重新驗收。（五）付款結算與歸檔付款申請采購部憑《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料，填寫《付款申請審批表》，按財務審批流程辦理付款。發(fā)票審核財務部核對發(fā)票信息（抬頭、稅號、金額、稅率等）與合同、驗收單是否一致，發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）是否符合企業(yè)抵扣要求?？铐椫Ц敦攧詹客ㄟ^銀行轉賬方式支付款項，備注“采購款+合同編號”，留存付款憑證。檔案歸檔采購部負責整理采購全流程資料（采購申請、供應商評估、合同、訂單、驗收單、付款憑證等），按“一單一檔”原則分類存檔，保存期限不少于5年。三、核心工具模板清單（一）采購申請審批表字段名稱填寫說明申請部門需求部門全稱申請人需求部門聯(lián)系人申請日期YYYY-MM-DD采購物品/服務名稱需求物品或服務的具體名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)詳細描述物品規(guī)格或服務要求，避免模糊表述（如“辦公用紙”需明確A4/70g等）數(shù)量需求數(shù)量，單位明確預估單價（元）單項物品/服務的預估價格預估總價（元）數(shù)量×預估單價采購理由說明采購目的（如“生產急需”“日常辦公消耗”等）期望交付時間YYYY-MM-DD預算來源年度預算編號或專項預算說明需求部門負責人意見簽字+日期采購部意見審核人簽字+日期（注明“同意”“補充說明”“駁回”等）財務部意見審核人簽字+日期（預算匹配性審核）總經理審批簽字+日期（僅限超權限金額）（二）供應商綜合評估表評估維度評分標準（10分制）得分資質文件（20%）資質齊全且符合行業(yè)要求（10分），基本齊全（6分），缺失關鍵資質（0分）供貨能力（25%）交付周期≤約定時間（10分），每延遲1天扣2分；產能滿足需求（10分），部分滿足（5分）價格競爭力（25%）最低報價（10分），中間報價（6分），最高報價（3分）質量保障（20%）歷史不良品率＜1%（10分），1%-3%（6分），＞3%（0分）；提供質檢報告（5分）商業(yè)信譽（10%）無訴訟記錄（5分），合作評價良好（3分），有不良記錄（0分）綜合得分（各維度得分×權重）之和（三）采購合同范本（簡化版）采購合同合同編號：_______甲方（采購方）：____________________法定代表人：_______地址：____________________聯(lián)系人：_______電話：_______乙方（供應方）：____________________法定代表人：_______地址：____________________聯(lián)系人：_______電話：_______鑒于：甲方因業(yè)務需要向乙方采購物品/服務，雙方根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)，經平等協(xié)商，達成如下協(xié)議：第一條合同標的1.1物品/服務名稱：____________________1.2規(guī)格型號/服務要求：____________________（詳見附件1《技術規(guī)格書》）1.3數(shù)量：____________________1.4質量標準：____________________（國家標準/行業(yè)標準/企業(yè)標準，或按附件2《質量標準》執(zhí)行）第二條價格與支付2.1合同總價：人民幣（大寫）_______元整（￥_______元），含稅價。2.2付款方式：□預付款30%□到貨驗收后付60%□質保期滿付10%2.3發(fā)票：乙方在每筆款項支付前，向甲方提供等額合法增值稅專用發(fā)票。第三條履約與交付3.1交付時間：乙方應于_______年_______月_______日前交付。3.2交付地點：甲方指定地點（____________________）。3.3運輸方式：□乙方承擔運費□甲方承擔運費，運費_______元。第四條驗收4.1驗收標準：按本合同1.4條質量標準及附件執(zhí)行。4.2驗收時間：乙方交付后_______個工作日內，甲方組織驗收。4.3驗收結果處理：□合格，甲方簽署《驗收單》；□不合格，乙方_______日內整改，重新驗收。第五條違約責任5.1逾期交付：每延遲1日，乙方按合同總價的0.5%向甲方支付違約金，累計不超過總價的5%。5.2質量不達標：甲方有權拒收，乙方_______日內更換，賠償因此造成的損失。5.3逾期付款：每延遲1日，甲方按應付未付金額的0.5%向乙方支付違約金。第六條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商；協(xié)商不成的，提交_______仲裁委員會仲裁/甲方所在地人民法院訴訟。第七條其他7.1本合同一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，財務部留存一份，具有同等法律效力。7.2本合同自雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章之日起生效。甲方（蓋章）：____________________代表人簽字：_______日期：_______年_______月_______日乙方（蓋章）：____________________代表人簽字：_______日期：_______年_______月_______日（四）驗收確認單驗收信息內容合同編號_______物品/服務名稱_______供應商_______驗收日期YYYY-MM-DD驗收部門需求部門、采購部、質檢部門（如需）驗收項目□數(shù)量□規(guī)格型號□外觀□質量□服務成果□其他：__________驗收結果□合格□不合格不合格說明（如不合格，需詳細描述問題及整改要求）__________________________________驗收人簽字需求部門：_______采購部：_______質檢部門：_______備注_______（五）付款申請審批表付款信息內容供應商名稱_______合同編號_______付款事由□預付款□到貨款□質保金□其他：__________付款金額（元）人民幣（大寫）_______元整（￥_______元）付款方式□銀行轉賬□票據(jù)□其他：__________附件清單□合同□驗收單□發(fā)票□其他：__________采購部意見經辦人：_______日期：_______財務部審核財務負責人：_______日期：_______總經理審批□同意□駁回簽字：_______日期：_______四、關鍵風險與使用提示（一）合規(guī)性管理審批權限：嚴禁越權審批，超金額采購必須按流程提交更高層級審批；供應商資質：禁止與無資質或資質過期的供應商合作，必要時可要求供應商提供最新年檢報告；招標要求：達到公開招標金額標準的（如50萬元以上），必須通過招標平臺或第三方機構公開招標，避免“化整為零”規(guī)避招標。（二）風險防控要點合同條款：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，質量標準、交付時間、違約責任等條款需量化明確；驗收環(huán)節(jié)：需求部門不得缺席驗收，驗收不合格的物品/服務嚴禁入庫或投入使用；付款審核：發(fā)票抬頭、稅號、金額等信息必須與合同一致，虛假發(fā)票或與合同不符的發(fā)票不得作為付款依據(jù)。（三）跨部門協(xié)作要求需求