適用范圍與典型應(yīng)用場景采購管理全流程操作步驟一、需求提出與確認(rèn)操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、辦公需求、項目進(jìn)度），填寫《采購需求申請表》，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付時間、預(yù)算金額及用途說明。需求部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)與業(yè)務(wù)計劃的匹配度及預(yù)算合規(guī)性，簽字批準(zhǔn)后提交至采購部。責(zé)任主體：需求部門、需求部門負(fù)責(zé)人*輸出文件：《采購需求申請表》（含部門負(fù)責(zé)人*審批意見）二、采購計劃制定操作內(nèi)容：采購部收到《采購需求申請表》后，匯總需求內(nèi)容，結(jié)合庫存情況（如適用）、市場供應(yīng)信息，制定《采購計劃》，明確采購品類、數(shù)量、預(yù)算總額、采購方式建議（如公開招標(biāo)、詢價、單一來源等）及時間節(jié)點(diǎn)。采購部經(jīng)理*對采購計劃的可行性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算是否超支、采購方式是否符合企業(yè)規(guī)定，調(diào)整通過后提交至財務(wù)部備案。責(zé)任主體：采購部、采購部經(jīng)理*輸出文件：《采購計劃表》（含財務(wù)部備案意見）三、供應(yīng)商尋源與評估操作內(nèi)容：采購部根據(jù)采購計劃，通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商，不少于3家（緊急或特殊品類可適當(dāng)調(diào)整，但需書面說明原因）。對候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）及初步評估，填寫《供應(yīng)商綜合評估表》，評估維度包括價格競爭力、供貨能力、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、合作歷史（如有）等。采購部組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、使用部門）對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察（如需），最終確定入圍供應(yīng)商名單。責(zé)任主體：采購部、質(zhì)量部、使用部門輸出文件：《供應(yīng)商綜合評估表》（含各部門評估意見）、《入圍供應(yīng)商名單》四、采購方式確定與執(zhí)行操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額、品類特性及企業(yè)采購制度，選擇采購方式：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如超過萬元）、標(biāo)準(zhǔn)化的采購項目，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)；詢價采購：適用于金額中等、規(guī)格明確的物品，向入圍供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對比價格、質(zhì)量后確定成交供應(yīng)商；單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品）或緊急情況，需提交書面說明并經(jīng)管理層*審批。確定成交供應(yīng)商后，采購部與供應(yīng)商就技術(shù)參數(shù)、交付時間、付款方式等細(xì)節(jié)進(jìn)行溝通確認(rèn)。責(zé)任主體：采購部、管理層*（單一來源采購時）輸出文件：《招標(biāo)/詢價結(jié)果報告》（含評標(biāo)/詢價小組意見）、《單一來源采購審批單》（如適用）五、合同起草與審核操作內(nèi)容：采購部根據(jù)采購結(jié)果，參照《合同示范文本》起草采購合同，明確以下核心條款：合同雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人等）；采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法及異議處理；交付時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及風(fēng)險承擔(dān)；付款方式、期限及票據(jù)要求；違約責(zé)任、爭議解決方式；合同生效條件及附件清單。合同起草完成后，依次提交至法務(wù)部（審核條款合法性）、財務(wù)部（審核付款條款、預(yù)算匹配性）、使用部門（審核技術(shù)參數(shù)、交付要求）審核，各部門需在2個工作日內(nèi)反饋意見，采購部根據(jù)意見修訂合同。責(zé)任主體：采購部、法務(wù)部、財務(wù)部、使用部門輸出文件：《采購合同（草案）》（含各部門審核意見）六、合同審批與簽訂操作內(nèi)容：修訂后的合同按審批權(quán)限逐級報批：金額低于萬元：采購部經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；金額高于萬元：需增加管理層*（如分管副總/總經(jīng)理）審批。審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表*與供應(yīng)商正式簽訂合同，合同文本一式X份（采購部、財務(wù)部、使用部門、供應(yīng)商等各執(zhí)一份）。簽訂完成后，采購部將合同信息錄入采購管理系統(tǒng)，更新合同臺賬。責(zé)任主體：采購部、采購部經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人、管理層、授權(quán)代表輸出文件：正式《采購合同》、《合同臺賬》七、合同執(zhí)行與跟蹤操作內(nèi)容：采購部按合同約定跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時交付；如遇可能延期情況，供應(yīng)商需提前3日書面通知，采購部協(xié)調(diào)解決并同步需求部門。物品/服務(wù)交付前，供應(yīng)商提供送貨單、質(zhì)檢報告（如適用）；采購部核對數(shù)量、規(guī)格，確認(rèn)無誤后通知使用部門驗收。責(zé)任主體：采購部、供應(yīng)商輸出文件：《送貨單》、《到貨通知單》八、驗收與付款操作內(nèi)容：使用部門聯(lián)合質(zhì)量部（如需）按合同約定進(jìn)行驗收，填寫《驗收報告》，重點(diǎn)確認(rèn)：物品數(shù)量、規(guī)格是否與合同一致；質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)（可附檢測數(shù)據(jù)或樣品確認(rèn)記錄）；服務(wù)內(nèi)容是否滿足需求（如服務(wù)期、效果等）。驗收合格后，采購部收集《驗收報告》、合同、發(fā)票（由供應(yīng)商提供，抬頭需與企業(yè)名稱一致）等資料，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部核對無誤后，按合同約定付款方式安排付款，并更新付款臺賬。責(zé)任主體：使用部門、質(zhì)量部、采購部、財務(wù)部輸出文件：《驗收報告》、《付款申請單》、《付款臺賬》關(guān)鍵環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化模板表1：采購需求申請表需求部門需求日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)期望交付時間預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明預(yù)算科目需求部門負(fù)責(zé)人*意見：簽字：日期：表2：供應(yīng)商綜合評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式營業(yè)執(zhí)照注冊號相關(guān)資質(zhì)文件（如ISO認(rèn)證）報價（元）交期（天）質(zhì)量保證措施售后服務(wù)承諾合作歷史評分（1-5分）綜合評分備注評估小組意見：簽字：日期：表3：合同審批表合同名稱合同編號采購方供應(yīng)商合同金額（元）合同期限采購方式起草部門起草人日期審批意見：業(yè)務(wù)部門意見：簽字：日期：法務(wù)部意見：簽字：日期：財務(wù)部意見：簽字：日期：管理層*意見：簽字：日期：表4：驗收報告驗收部門驗收日期物品/服務(wù)名稱合同編號數(shù)量規(guī)格型號驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果（合格/不合格）不合格項說明（如有）驗收人部門負(fù)責(zé)人*意見附件（如檢測報告、圖片）：流程執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險提示預(yù)算控制：采購需求需嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)管理層*審批后方可執(zhí)行，避免因預(yù)算超支導(dǎo)致資金風(fēng)險。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商動態(tài)評估機(jī)制，每年對合作供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評，評分低于閾值的供應(yīng)商暫停合作，保證供應(yīng)鏈穩(wěn)定性；關(guān)鍵資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證）需在合作前核實(shí)原件并留存復(fù)印件。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），違約責(zé)任需量化（如“逾期交付每日按合同總額0.5%支付違約金”），爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，減少異地訴訟成本。審批時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)反饋意見，超期未反饋視為默認(rèn)通過；緊急采購項目可啟動“綠色審批通道”，但需事后補(bǔ)簽說明并由管理層*確認(rèn)。文檔留存：采購全流程文件