企業(yè)行政日常運作規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政日常運作流程，明確各環(huán)節(jié)操作標準，提升行政工作效率與服務質(zhì)量，保障企業(yè)各項事務有序開展。手冊內(nèi)容涵蓋辦公環(huán)境管理、會議組織、資產(chǎn)管理、印章使用、檔案維護、差旅安排、訪客接待及突發(fā)事件處理等核心模塊，適用于企業(yè)各部門行政相關(guān)工作的開展。一、辦公環(huán)境管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)的辦公區(qū)域（包括工位、會議室、接待區(qū)、茶水間、衛(wèi)生間等）的日常維護與管理，場景涵蓋日常清潔、設施報修、綠植養(yǎng)護、安全巡查等。標準化操作流程日常清潔管理每日9:00前，保潔人員對公共區(qū)域（走廊、樓梯間、茶水間等）進行清掃，地面無紙屑、積水，桌面無灰塵；工位區(qū)域由員工自行整理，保持桌面物品擺放有序，下班前清理個人垃圾；每周五下午組織“辦公環(huán)境大掃除”，各部門負責人監(jiān)督執(zhí)行，行政部抽查。設施設備報修員工發(fā)覺辦公設施（如燈具、空調(diào)、打印機、門鎖等）故障時，通過企業(yè)OA系統(tǒng)“設施報修”模塊提交申請，注明故障位置、問題描述及緊急程度；行政部收到申請后，30分鐘內(nèi)響應：緊急故障（如停電、水管破裂）2小時內(nèi)安排維修，非緊急故障24小時內(nèi)協(xié)調(diào)處理；維修完成后，申請人需在系統(tǒng)中確認驗收，行政部記錄維修臺賬。綠植與安全巡查行政部每月對辦公區(qū)域綠植進行養(yǎng)護（澆水、修剪、更換枯萎植物），保證綠植無病蟲害、擺放整齊；每日下班前，各部門指定人員檢查本區(qū)域電源、門窗關(guān)閉情況，行政部值班人員進行二次巡查，填寫《安全巡查記錄表》。配套表單模板表1-1辦公設施報修申請表申請部門申請人聯(lián)系方式故障位置設備名稱故障描述緊急程度（□一般/□緊急）申請時間預期修復時間行政部處理意見維修人員處理結(jié)果申請人確認簽字確認時間關(guān)鍵執(zhí)行要點保潔工具需定點存放，避免與辦公用品混放；設施報修需真實描述問題，禁止虛報、瞞報；安全巡查需留存影像記錄，保證責任可追溯。二、會議組織管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議（部門例會、項目推進會、專題研討會、外部對接會等）的籌備、召開及后續(xù)跟進，場景涵蓋會議通知、議程擬定、場地布置、記錄歸檔等。標準化操作流程會議籌備會議發(fā)起人提前2個工作日確定會議主題、時間、地點、參會人員及議程，通過OA系統(tǒng)發(fā)送《會議審批申請》，經(jīng)部門負責人及*總監(jiān)審批；行政部根據(jù)審批結(jié)果預訂會議室（需提前1個工作日確認設備可用性），準備會議物資（投影儀、白板、筆、飲用水等）；涉及外部參會人員的，需提前1天發(fā)送會議邀請（含電子版議程及參會指引）。會議召開參會人員提前5分鐘到達會場，簽到就座；會議發(fā)起人宣布紀律（關(guān)閉手機靜音、禁止隨意走動）；行政部安排專人負責會議記錄（重點記錄議題討論要點、決議事項、責任人及完成時限）；會議如需使用視頻會議系統(tǒng)，需提前30分鐘調(diào)試設備，保證音視頻清晰。會后跟進會議結(jié)束后24小時內(nèi)，會議記錄人整理《會議紀要》，經(jīng)發(fā)起人確認后分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門；行政部將會議紀要、簽到表、相關(guān)文件等資料整理歸檔，保存期限不少于3年；責任人需按會議紀要要求推進工作，行政部每周跟蹤進度，形成《會議決議跟蹤表》。配套表單模板表2-1會議紀要模板會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員會議議題討論內(nèi)容決議事項責任人完成時限備注分送范圍存檔部門關(guān)鍵執(zhí)行要點會議議程需提前發(fā)放，保證參會人員有充分準備；會議紀要需客觀準確，避免主觀表述；會議室使用后需恢復原狀，關(guān)閉設備電源。三、資產(chǎn)管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于企業(yè)固定資產(chǎn)（電腦、打印機、辦公家具等）、低值易耗品（文具、耗材等）的采購、登記、領(lǐng)用、維護及報廢管理，場景涵蓋新員工入職領(lǐng)用、設備維修、閑置資產(chǎn)調(diào)配等。標準化操作流程資產(chǎn)采購部門因工作需要采購資產(chǎn)時，提交《資產(chǎn)采購申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估用途及預算，經(jīng)部門負責人及*財務經(jīng)理審批；行政部根據(jù)審批結(jié)果通過合格供應商采購（金額5000元以上的需簽訂采購合同），到貨后驗收（核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格），填寫《資產(chǎn)驗收單》。資產(chǎn)登記與領(lǐng)用行政部對驗收合格的資產(chǎn)進行編號、貼標，錄入《資產(chǎn)臺賬》（包含資產(chǎn)名稱、編號、規(guī)格、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、購置日期、使用狀態(tài)等信息）；員工領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，簽字確認；新員工入職由部門統(tǒng)一申領(lǐng)，離職時需辦理資產(chǎn)歸還手續(xù)，行政部檢查資產(chǎn)完好情況。資產(chǎn)維護與報廢資產(chǎn)使用人需妥善保管，日常故障及時報修；行政部每季度組織資產(chǎn)盤點，保證賬實相符；資產(chǎn)因損壞、老化等原因無法使用時，提交《資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)技術(shù)部鑒定、*總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處置（殘值收入上繳財務）。配套表單模板表3-1資產(chǎn)臺賬（節(jié)選）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格領(lǐng)用部門領(lǐng)用人購置日期使用狀態(tài)（□在用/□閑置/□維修/□報廢）關(guān)鍵執(zhí)行要點資產(chǎn)采購需優(yōu)先選擇性價比高的合格供應商，避免浪費；資產(chǎn)標簽需清晰粘貼，不得隨意撕毀；盤點差異需在3個工作日內(nèi)查明原因并處理。四、印章使用管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于企業(yè)公章、合同章、財務專用章、法定代表人印章等印章的使用、保管及登記管理，場景涵蓋文件簽署、合同蓋章、證明開具等。標準化操作流程印章保管印章由行政部指定專人（*印章管理員）保管，存放于帶鎖的保險柜中，不得轉(zhuǎn)借、代存；印章管理員需妥善保管印章，下班前鎖入保險柜，節(jié)假日需加強安全防護。印章使用申請使用印章需提前填寫《印章使用申請表》，注明用印單位、用印事由、文件名稱、份數(shù)、申請人及部門負責人意見；涉及合同、協(xié)議等重要文件的用印，需經(jīng)法務部審核及*總經(jīng)理審批；一般性用印由行政部負責人審批。用印與登記印章管理員核對審批手續(xù)齊全后，方可蓋章；用印文件需清晰、完整，不得在空白紙張或未審核文件上蓋章；用印后，印章管理員在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息，留存用印文件復印件。配套表單模板表4-1印章使用登記表用印日期用印部門用印事由文件名稱份數(shù)申請人審批人備注（文件留存情況）印章管理員簽字關(guān)鍵執(zhí)行要點嚴禁在空白介紹信、空白合同等無具體內(nèi)容的載體上蓋章；印章管理員對用印文件內(nèi)容負審核責任，發(fā)覺異常需立即停止用印并上報；印章遺失需立即向公安機關(guān)報案并登報聲明，同時申請刻制新印章。五、檔案管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于企業(yè)在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件資料（包括紙質(zhì)文件、電子文件、影像資料等）的收集、整理、歸檔、查閱及銷毀管理，場景涵蓋年度總結(jié)、合同、制度、會議紀要等歸檔。標準化操作流程檔案收集與分類各部門在每月最后一個工作日將本部門形成的檔案資料（原件及電子版）移交至行政部，填寫《檔案移交清單》；行政部對檔案進行分類（如行政管理類、業(yè)務合同類、財務審計類、人事類等），編制檔案編號（如“XZ-2024-001”代表“行政管理類2024年第1號”）。檔案整理與歸檔紙質(zhì)檔案需去除金屬夾、回形針等，裝訂整齊，裝入檔案盒，粘貼標簽（含檔案名稱、編號、年份、期限等信息）；電子檔案需存儲于企業(yè)專用服務器，定期備份（每月一次），并建立電子檔案目錄，便于檢索。檔案查閱與銷毀因工作需要查閱檔案時，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部負責人審批；涉密檔案需經(jīng)*總經(jīng)理審批；查閱檔案需在行政部指定區(qū)域進行，不得帶出、涂改、抽取、撤換；查閱后需在《檔案查閱登記表》中記錄；檔案達到保管期限需銷毀時，由行政部編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)法務部及*總經(jīng)理審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復。配套表單模板表5-1檔案查閱申請表查閱人所在部門查閱事由檔案名稱檔案編號份數(shù)審批意見（部門負責人）審批意見（行政部）查閱日期歸還日期檔案管理員簽字關(guān)鍵執(zhí)行要點檔案移交需雙方清點核對，簽字確認；電子檔案需定期檢查存儲狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失；涉密檔案需單獨存放，限制查閱權(quán)限。六、差旅管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于員工因公出差（包括市內(nèi)、國內(nèi)、國際）的交通、住宿、補助等管理，場景涵蓋出差申請、費用報銷、行程安排等。標準化操作流程出差申請與審批員工出差前填寫《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點、交通工具、預估費用等，經(jīng)部門負責人審批；3天以上出差或跨省出差需經(jīng)*分管副總審批；國外出差需提前15天申請，經(jīng)總經(jīng)理審批。行程與住宿安排員工需選擇經(jīng)濟實惠的交通方式（如高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙），特殊情況需升級需注明理由并審批；住宿標準按地區(qū)級別執(zhí)行（一線城市不超過500元/晚，二線城市不超過400元/晚，三線及以下城市不超過300元/晚），行政部可協(xié)助預訂協(xié)議酒店。費用報銷員工出差返回后5個工作日內(nèi)，提交《差旅費報銷單》及原始憑證（發(fā)票、行程單等），經(jīng)部門負責人審核后交財務部；住宿費、交通費按實際發(fā)生金額報銷，伙食補助及市內(nèi)交通補助按標準發(fā)放（伙食補助100元/天，市內(nèi)交通補助50元/天，無需提供發(fā)票）。配套表單模板表6-1差旅費報銷單報銷人部門出差日期出差地點出差事由交通費（金額）住宿費（金額）伙食補助（標準：100元/天×天數(shù)）市內(nèi)交通補助（標準：50元/天×天數(shù)）總金額附件（發(fā)票張數(shù)）部門負責人審核財務部審核關(guān)鍵執(zhí)行要點出差申請需提前3天提交，緊急出差可先口頭匯報，事后補辦手續(xù)；住宿費發(fā)票需注明入住日期、酒店名稱，不得超標準報銷；費用報銷需真實合規(guī)，禁止虛報、冒領(lǐng)。七、訪客接待管理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于外部訪客（客戶、合作伙伴、部門等）的接待管理，場景涵蓋訪客預約、接待引導、洽談服務、送別等。標準化操作流程訪客預約訪客需提前1天通過電話或聯(lián)系被訪部門進行預約，說明到訪時間、事由、人數(shù)及聯(lián)系方式；被訪部門確認后，將訪客信息（姓名、單位、事由）告知行政部，行政部準備訪客證、飲用水及洽談室。接待服務訪客到達時，前臺人員主動問候，核對預約信息，發(fā)放訪客證（需佩戴胸前），引導至洽談室或被訪部門；洽談過程中，行政部根據(jù)需要提供茶水、咖啡等飲品，保持洽談室安靜整潔；如需安排工作餐，需提前告知行政部（標準不超過200元/人），由行政部預訂餐廳。訪客送別訪客離開時，前臺人員收回訪客證，禮貌送別；被訪部門需將訪客反饋信息及時錄入客戶關(guān)系管理系統(tǒng)；行政部每月匯總訪客記錄，分析接待需求，優(yōu)化接待服務。配套表單模板表7-1訪客登記表到訪日期到訪時間離開時間訪客姓名單位被訪部門被訪人事由接待人員備注（如用餐、陪同等）關(guān)鍵執(zhí)行要點訪客證需一人一證，禁止轉(zhuǎn)借；涉密洽談需安排在保密會議室，禁止無關(guān)人員進入；工作餐需符合商務禮儀，避免鋪張浪費。八、突發(fā)事件處理規(guī)范適用范圍與日常場景適用于企業(yè)辦公區(qū)域內(nèi)發(fā)生的突發(fā)事件（如火災、停電、漏水、人員受傷、輿情事件等）的應急處理，場景涵蓋事件報告、現(xiàn)場處置、后續(xù)跟進等。標準化操作流程事件報告與響應發(fā)覺突發(fā)事件的第一時間，員工需立即向行政部及本部門負責人報告（電話/OA系統(tǒng)），說明事件類型、地點、嚴重程度；行政部接到報告后，10分鐘內(nèi)啟動應急預案，根據(jù)事件類型聯(lián)系相關(guān)部門（如火災聯(lián)系消防部門、受傷聯(lián)系醫(yī)療機構(gòu)）?，F(xiàn)場處置火災事件：立即啟動消防報警系統(tǒng)，組織人員疏散（沿安全通道有序撤離），使用滅火器初期滅火，等待消防部門救援；停電事件：立即聯(lián)系物業(yè)查明原因，啟用應急照明，安撫員工情緒，重要設備需關(guān)閉電源防止損壞；人員受傷事件：立即撥打急救電話，同時聯(lián)系受傷人員家屬，安排人員陪同就醫(yī)，保留現(xiàn)場證據(jù)。后續(xù)跟進與總