采購合同續(xù)簽自動審批提示工具使用指南一、工具應(yīng)用場景與適用范圍本工具旨在解決企業(yè)采購合同續(xù)簽流程中存在的“到期提醒不及時、審批節(jié)點(diǎn)不清晰、跟進(jìn)效率低”等問題，適用于以下場景：批量合同到期提醒：當(dāng)企業(yè)存在大量采購合同（如原材料采購、服務(wù)外包、設(shè)備租賃等）時，系統(tǒng)可自動篩選即將到期的合同，提前觸發(fā)續(xù)簽提示，避免因人工遺漏導(dǎo)致合同斷檔。審批流程跟蹤：針對續(xù)簽申請的多級審批需求（如采購部門初審、法務(wù)合規(guī)部審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核、管理層終審），工具實(shí)時同步審批進(jìn)度，便于申請人及管理員掌握流程狀態(tài)?？绮块T協(xié)同：當(dāng)續(xù)簽合同涉及金額變更、條款調(diào)整或新增供應(yīng)商時，工具自動通知相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門）參與審核，保證信息同步。適用對象：企業(yè)采購專員、合同管理員、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)人員、部門審批負(fù)責(zé)人及合同管理主管。二、工具操作步驟詳解（一）登錄系統(tǒng)與進(jìn)入模塊登錄方式：通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或采購管理系統(tǒng)賬號登錄（如使用統(tǒng)一身份認(rèn)證，需先完成系統(tǒng)綁定）。進(jìn)入模塊：登錄后，在系統(tǒng)首頁導(dǎo)航欄依次【合同管理】→【續(xù)簽管理】，進(jìn)入“采購合同續(xù)簽自動審批提示工具”主界面。（二）合同到期查詢與篩選默認(rèn)篩選：系統(tǒng)自動展示“距離到期日30天內(nèi)”的合同列表，包含字段：合同編號、供應(yīng)商名稱、合同名稱、原合同簽訂日期、到期日、合同金額、當(dāng)前審批狀態(tài)（如“待發(fā)起”“審批中”“已通過”“已駁回”）。自定義篩選：如需調(diào)整查詢范圍，可【高級篩選】按鈕，設(shè)置以下條件：到期時間范圍：如“2024-01-01至2024-03-31”；供應(yīng)商類型：如“原材料供應(yīng)商”“服務(wù)供應(yīng)商”；合同金額區(qū)間：如“10萬以下”“10萬-50萬”“50萬以上”；審批狀態(tài)：可多選“待發(fā)起”“審批中”等。導(dǎo)出清單：篩選完成后，【導(dǎo)出Excel】按鈕，將合同清單保存至本地，用于后續(xù)溝通或存檔。（三）續(xù)簽審批發(fā)起選擇合同：在待續(xù)簽合同列表中，勾選需要發(fā)起續(xù)簽的合同（可單選或多選），【發(fā)起續(xù)簽】按鈕。填寫續(xù)簽信息：系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)至“續(xù)簽申請表”頁面，需完整填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：自動帶出原合同編號、供應(yīng)商名稱、合同名稱等，不可修改；續(xù)簽原因：如“原合同條款不變，繼續(xù)合作”“因市場價格調(diào)整，需修訂合同金額”等（必填，不少于20字）；新合同關(guān)鍵條款：簡要說明新合同期限（如“2024-04-01至2025-03-31”）、金額變更情況（如“原合同年采購額50萬，續(xù)簽調(diào)整為55萬”）、核心條款調(diào)整點(diǎn)（如“交貨周期縮短至7天”“新增質(zhì)量保證金條款”）；附件：需原合同掃描件、續(xù)簽談判記錄（如有）、供應(yīng)商續(xù)簽確認(rèn)函（如有）等，單個附件大小不超過10MB，支持.pdf/.doc/.jpg格式。提交審批：確認(rèn)信息無誤后，【提交】按鈕，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)審批流程（如“采購專員→采購經(jīng)理→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理”）自動流轉(zhuǎn)至下一審批人。（四）審批流程跟蹤查看審批進(jìn)度：申請人可在“續(xù)簽管理”模塊的“審批中”標(biāo)簽頁查看當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)及處理人，系統(tǒng)實(shí)時顯示“已提交至采購經(jīng)理”“法務(wù)專員審核中”等狀態(tài)。催辦與溝通：若某審批節(jié)點(diǎn)超過預(yù)設(shè)時限（如采購經(jīng)理審批時限為2個工作日），申請人可【催辦】按鈕，系統(tǒng)自動向?qū)徟税l(fā)送提醒消息（同時通過OA系統(tǒng)站內(nèi)信及短信通知）。審批意見查看：審批人處理時，可在申請表頁面填寫審批意見（如“同意續(xù)簽，請法務(wù)審核條款”“駁回，需補(bǔ)充供應(yīng)商資質(zhì)文件”），申請人及后續(xù)審批人可隨時查看歷史審批記錄。（五）結(jié)果反饋與歸檔審批結(jié)果通知：當(dāng)所有審批環(huán)節(jié)完成后，系統(tǒng)自動向申請人發(fā)送審批結(jié)果通知（通過系統(tǒng)消息及郵件），并在合同列表更新狀態(tài)為“已通過”或“已駁回”。駁回處理：若審批駁回，申請人需根據(jù)駁回意見修改續(xù)簽信息（如補(bǔ)充附件、調(diào)整條款），修改后重新發(fā)起審批。合同歸檔：審批通過后，系統(tǒng)自動將新合同掃描件（需由法務(wù)部門最終版）與續(xù)簽申請表、審批記錄關(guān)聯(lián)歸檔，“續(xù)簽合同檔案”，支持按合同編號或供應(yīng)商名稱檢索。三、常用模板表格示例表1：采購合同續(xù)簽審批表字段名稱填寫說明示例原合同編號系統(tǒng)自動帶出，不可修改CG-2023-058供應(yīng)商名稱系統(tǒng)自動帶出，不可修改科技有限公司原合同簽訂日期系統(tǒng)自動帶出，不可修改2023-04-01原合同到期日系統(tǒng)自動帶出，不可修改2024-03-31合同類型下拉選擇（原材料/服務(wù)/設(shè)備/其他）原材料續(xù)簽原因必填，說明續(xù)簽必要性（如合作穩(wěn)定、條款合規(guī)等）原合同執(zhí)行良好，供應(yīng)商交付及時，需繼續(xù)合作新合同期限起止日期（建議與原合同期限一致或按業(yè)務(wù)需求調(diào)整）2024-04-01至2025-03-31合同金額（元）填寫新合同總金額，若與原合同一致，需注明“無變更”；若變更，需說明調(diào)整原因及依據(jù)550,000（較原合同增加10%，因原材料價格上漲）主要條款變更點(diǎn)簡述新增、修訂或刪除的核心條款（如付款方式、交貨周期、違約責(zé)任等）1.付款周期由“月結(jié)30天”調(diào)整為“月結(jié)45天”；2.新增“逾期交貨每日按合同額0.5%支付違約金”附件清單列出附件名稱及類型1.原合同掃描件（PDF）；2.續(xù)簽談判記錄（DOC）申請人系統(tǒng)自動帶出當(dāng)前登錄人姓名申請部門系統(tǒng)自動帶出申請人所屬部門采購部申請日期系統(tǒng)自動帶出當(dāng)前日期2024-02-20審批意見（各環(huán)節(jié)）由審批人填寫，支持“同意”“駁回”“補(bǔ)充材料”等選項(xiàng)，需備注具體意見見下方審批流程示例表2：合同到期提醒清單（示例）合同編號供應(yīng)商名稱合同名稱到期日剩余天數(shù)合同金額（元）當(dāng)前狀態(tài)負(fù)責(zé)人CG-2023-058科技原材料采購合同2024-03-3138500,000待發(fā)起續(xù)簽CG-2023-102YY物流運(yùn)輸服務(wù)合同2024-02-2835120,000審批中CG-2023-156ZZ設(shè)備機(jī)器租賃合同2024-04-155380,000待發(fā)起續(xù)簽表3：續(xù)簽審批進(jìn)度跟蹤表（示例）合同編號審批環(huán)節(jié)審批人審批狀態(tài)處理時間審批意見CG-2023-102采購經(jīng)理初審趙六已通過2024-02-1809:30同意續(xù)簽，提交法務(wù)審核CG-2023-102法務(wù)專員審核周七審批中-待補(bǔ)充“供應(yīng)商最新資質(zhì)文件”CG-2023-102財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核吳八未開始--四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合同到期時間設(shè)置準(zhǔn)確性系統(tǒng)默認(rèn)提前30天觸發(fā)續(xù)簽提醒，建議企業(yè)根據(jù)合同續(xù)簽復(fù)雜程度（如需重新招標(biāo)、談判條款等）調(diào)整提醒時間，一般可設(shè)置為“提前30-60天”，保證有充足時間完成審批流程。若合同存在“自動續(xù)簽條款”（如到期前30天未書面通知則自動續(xù)期1年），需在系統(tǒng)中標(biāo)注“自動續(xù)簽”標(biāo)識，避免重復(fù)發(fā)起人工審批。（二）審批流程合規(guī)性嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)：如合同金額≤10萬，由采購經(jīng)理終審；10萬＜金額≤50萬，需財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核；金額＞50萬，需總經(jīng)理審批。涉及重大條款變更（如供應(yīng)商更換、核心義務(wù)調(diào)整）時，需增加法務(wù)部專項(xiàng)審核環(huán)節(jié)。審批人需在規(guī)定時限內(nèi)處理：一般審批節(jié)點(diǎn)時限為1-3個工作日，超時未處理系統(tǒng)自動提醒，并記錄“審批超時”痕跡，作為績效考核依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新合同信息變更（如供應(yīng)商名稱、合同金額、到期日）時，采購專員需在系統(tǒng)中及時更新，保證提醒數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；若原合同已終止或取消續(xù)簽，需在系統(tǒng)中標(biāo)記“終止”，避免重復(fù)提醒。定期清理歷史數(shù)據(jù)：建議每季度對“已歸檔”續(xù)簽合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并清理系統(tǒng)中的臨時文件，保障系統(tǒng)運(yùn)行效率。（四）特殊情況處理供應(yīng)商拒絕續(xù)簽：若供應(yīng)商明確表示不再續(xù)簽，采購專員需在系統(tǒng)中注明“供應(yīng)商拒絕”，并同步啟動備選供應(yīng)商篩選流程，同時將溝通記錄（如郵件、函件）作為附件。條款變更較大：當(dāng)續(xù)簽合同與原合同差異較大（如標(biāo)的物、數(shù)量、價格浮動超過30%）時，需重新履行合同評審流程，必要時通過招標(biāo)或競爭性談判確定新合同條款。緊急續(xù)簽：因業(yè)務(wù)急需（如原材料斷供風(fēng)險），可通過系統(tǒng)“加急審批”通道發(fā)起，系統(tǒng)自