項目合同管理流程模板通用版一、適用范圍與行業(yè)背景本模板適用于各類企業(yè)（如制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、IT、工程等）的項目合同全生命周期管理，涵蓋從合同需求提出、起草、審批、簽署到執(zhí)行、變更、歸檔的全流程。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范合同管理行為，降低法律風(fēng)險、提高履約效率，保證項目目標(biāo)與合同條款的一致性。特別適用于涉及跨部門協(xié)作、金額較大或周期較長的項目合同管理場景，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際規(guī)模與行業(yè)特性調(diào)整細(xì)節(jié)。二、全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：需求梳理與合作方初篩操作內(nèi)容：項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目立項文件，梳理合同核心需求，包括標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、預(yù)算范圍、雙方權(quán)責(zé)等，形成《合同需求清單》。采購或業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求啟動合作方篩選，通過資質(zhì)審查（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、過往業(yè)績等）確定至少2家候選合作方，對比其服務(wù)能力、報價與信譽(yù)，形成《合作方評估報告》。責(zé)任主體：項目負(fù)責(zé)人、采購部/業(yè)務(wù)部輸出成果：《合同需求清單》《合作方評估報告》（二）合同起草階段：文本擬定與條款填充操作內(nèi)容：法務(wù)部或合同專員依據(jù)《合同需求清單》與企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，起草合同文本，明確以下核心條款：合同主體（雙方名稱、地址、法定代表人）；標(biāo)的物/服務(wù)描述（詳細(xì)規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)（雙方責(zé)任、驗收流程、付款方式與節(jié)點(diǎn)）；違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式）；合同期限（生效時間、終止條件）；附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、交付清單等）。起草完成后，內(nèi)部核對合同內(nèi)容與《合同需求清單》的一致性，保證無遺漏或沖突。責(zé)任主體：法務(wù)部、合同專員、項目負(fù)責(zé)人輸出成果：《合同草案》（含附件）（三）評審審批階段：多維度審核與風(fēng)險把控操作內(nèi)容：部門評審：業(yè)務(wù)部門：評審合同條款是否滿足項目需求，交付標(biāo)準(zhǔn)與驗收流程是否可行；財務(wù)部門：評審付款方式、金額與預(yù)算匹配度，發(fā)票條款與稅務(wù)合規(guī)性；法務(wù)部門：評審合同合法性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等）；風(fēng)控部門（如有）：評審項目履約風(fēng)險、合作方履約能力。會簽審批：各部門評審?fù)ㄟ^后，由項目負(fù)責(zé)人匯總《合同評審記錄表》，明確修改意見；按審批權(quán)限逐級報批（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），重大合同需提交董事會審議。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部、財務(wù)部、法務(wù)部、風(fēng)控部、審批領(lǐng)導(dǎo)輸出成果：《合同評審記錄表》《審批意見表》（四）合同簽署階段：文本固化與生效確認(rèn)操作內(nèi)容：審批通過后，合同專員根據(jù)評審意見修訂合同文本，最終形成《合同簽署版》，加蓋企業(yè)公章或合同專用章；雙方授權(quán)代表簽署合同（需確認(rèn)授權(quán)委托書有效性），簽署完成后掃描存檔，原件交檔案管理部門保管；合同生效后，向項目組、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門分發(fā)合同副本，明確履責(zé)分工。責(zé)任主體：合同專員、授權(quán)代表、行政部輸出成果：簽署版合同文本、合同分發(fā)記錄（五）合同執(zhí)行階段：履約跟蹤與過程管控操作內(nèi)容：項目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同條款制定《合同執(zhí)行計劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時間、驗收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）及責(zé)任人；定期跟蹤合作方履約情況（如進(jìn)度、質(zhì)量、交付物），對照合同條款核對是否符合要求，填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》；涉及款項支付時，財務(wù)部依據(jù)合同約定與驗收憑證辦理付款，留存付款憑證；驗收環(huán)節(jié)：按合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程，組織相關(guān)部門進(jìn)行驗收，形成《驗收報告》。責(zé)任主體：項目負(fù)責(zé)人、項目組、財務(wù)部、驗收小組輸出成果：《合同執(zhí)行計劃》《合同執(zhí)行跟蹤表》《驗收報告》（六）合同變更管理：需求調(diào)整與協(xié)議補(bǔ)充操作內(nèi)容：履約過程中如需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的物、數(shù)量、期限、金額等），由合作方或我方提出《合同變更申請》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；變更申請需經(jīng)原審批流程評審（重點(diǎn)評估變更對項目目標(biāo)、成本、風(fēng)險的影響）；審批通過后，簽署《合同補(bǔ)充協(xié)議》或《變更確認(rèn)單》，作為原合同的組成部分，同步更新合同臺賬。責(zé)任主體：項目負(fù)責(zé)人、合作方、原審批部門輸出成果：《合同變更申請表》《合同補(bǔ)充協(xié)議》《變更臺賬》（七）合同歸檔階段：資料整理與閉環(huán)管理操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后，合同專員收集合同全過程資料（包括需求清單、評審記錄、簽署文本、補(bǔ)充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等），整理成《合同檔案清單》；電子檔案按“合同編號+項目名稱”分類存儲于企業(yè)檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案裝訂成冊并標(biāo)注“已歸檔”標(biāo)識，移交檔案庫房保管；定期對合同履約情況進(jìn)行復(fù)盤，分析常見問題并優(yōu)化后續(xù)流程。責(zé)任主體：合同專員、檔案管理員、法務(wù)部輸出成果：《合同檔案清單》《合同履約復(fù)盤報告》三、核心流程模板表格（一）合同基本信息表合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱合同類型（□采購/□服務(wù)/□工程/□其他）簽訂日期合同金額（元）合同期限項目名稱項目負(fù)責(zé)人甲方聯(lián)系人聯(lián)系電話乙方聯(lián)系人聯(lián)系電話主要標(biāo)的物/服務(wù)描述付款方式□一次性/□分期（節(jié)點(diǎn)：______）驗收標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/□約定標(biāo)準(zhǔn)：______備注（二）合同評審記錄表評審環(huán)節(jié)評審部門評審人評審意見評審結(jié)論（□通過/□修改后通過/□不通過）修改意見評審日期業(yè)務(wù)評審業(yè)務(wù)部*經(jīng)理交付周期符合項目計劃，但需增加售后服務(wù)條款修改后通過補(bǔ)充售后服務(wù)響應(yīng)時間202X–財務(wù)評審財務(wù)部*主管付款節(jié)點(diǎn)與預(yù)算匹配，需明確發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票通過—202X–法務(wù)評審法務(wù)部*律師違約責(zé)任條款需明確“不可抗力”定義，爭議解決方式建議約定為“仲裁”修改后通過補(bǔ)充不可抗力條款，修改爭議解決方式202X–（三）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號項目階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計劃完成時間實(shí)際完成時間負(fù)責(zé)人交付成果驗收情況（□合格/□不合格）存在問題處理措施2023XYZ001執(zhí)行階段需求調(diào)研完成2023-03-152023-03-18*主管需求調(diào)研報告合格延期3天協(xié)調(diào)乙方增加1人2023XYZ001驗收階段初步驗收2023-05-30—*經(jīng)理待驗收—乙方未提交文檔要求當(dāng)日提交（四）合同變更申請表變更編號原合同編號變更內(nèi)容變更原因申請部門申請人申請日期BG20230012023XYZ001增加模塊開發(fā)客戶需求調(diào)整業(yè)務(wù)部*經(jīng)理2023-06-10評審意見業(yè)務(wù)部：需評估新增模塊對成本影響（*主管，2023-06-11）財務(wù)部：成本增加15萬元，需補(bǔ)充預(yù)算（*總監(jiān)，2023-06-12）法務(wù)部：變更條款合法，需同步補(bǔ)充協(xié)議（*律師，2023-06-13）變更結(jié)論□同意/□不同意（同意，補(bǔ)充協(xié)議編號：BG2023001-01）變更生效日期2023-06-15四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性優(yōu)先，規(guī)避法律風(fēng)險合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）需遵守行業(yè)監(jiān)管規(guī)定。重大合同或法律條款復(fù)雜時，建議咨詢專業(yè)律師，保證合同有效性。（二）信息準(zhǔn)確，避免筆誤與歧義合同中的主體名稱、金額、日期、標(biāo)的物描述等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與營業(yè)執(zhí)照、需求清單、報價單等資料一致；條款表述應(yīng)清晰明確，避免模糊用語（如“盡快”“大概”），防止履約爭議。（三）風(fēng)險前置，強(qiáng)化評審環(huán)節(jié)評審環(huán)節(jié)需重點(diǎn)關(guān)注“違約責(zé)任”“爭議解決”“知識產(chǎn)權(quán)”“保密條款”等高風(fēng)險內(nèi)容，明確雙方權(quán)責(zé)邊界；合作方資質(zhì)（如經(jīng)營狀況、履約能力）需在準(zhǔn)備階段核查，避免與無履約能力的主體簽約。（四）協(xié)同聯(lián)動，保證執(zhí)行落地合同執(zhí)行需項目組、財務(wù)部、法務(wù)部等多部門協(xié)同，明確分工與溝通機(jī)制；定期召開履約會議，跟蹤進(jìn)度與問題，避免因信息不對稱導(dǎo)致履約延誤。（五）檔案完整，便于追溯管理合同全過程資料（需求、評審、簽署、變更、驗收等）需完