企業(yè)人事管理文件存檔規(guī)范模板一、規(guī)范制定目的與適用范圍（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)人事管理文件的收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證人事檔案的完整性、真實性、安全性和可追溯性，支撐企業(yè)人力資源決策與合規(guī)管理，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)的人事管理文件存檔工作，涵蓋人力資源部、各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)崗位人員，涉及員工從入職到離職全生命周期的人事文件管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集：明確范圍與責(zé)任收集責(zé)任主體人力資源部為文件收集的主責(zé)部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌各類人事文件的收集工作；各部門需配合提供員工在職期間涉及部門的人事文件（如崗位變動審批表、部門考核記錄等）；員本人事信息發(fā)生變更時，需主動提交相關(guān)證明材料至人力資源部。收集范圍及時限入職類文件：員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、離職證明、體檢報告、勞動合同、錄用通知書、背景調(diào)查報告（如適用）等，需在員工入職當(dāng)日完成收集；在職類文件：崗位調(diào)動審批表、薪酬調(diào)整審批單、培訓(xùn)記錄表、獎懲決定、績效考核表、勞動合同變更協(xié)議、社保/公積金繳納證明等，需在文件形成后3個工作日內(nèi)提交至人力資源部；離職類文件：離職申請表、工作交接清單、離職證明（存聯(lián)）、薪資結(jié)算單、保密協(xié)議（如適用）等，需在員工離職當(dāng)日完成收集。（二）文件分類：建立科學(xué)分類體系一級分類（按員工生命周期）分為“入職檔案”“在職檔案”“離職檔案”三大類。二級分類（按文件性質(zhì)）入職檔案：個人信息類（入職登記表、身份/學(xué)歷證明等）、合同協(xié)議類（勞動合同、錄用通知書等）、資質(zhì)證明類（體檢報告、職業(yè)資格證書等）、背景調(diào)查類（如適用）；在職檔案：異動管理類（崗位調(diào)動、晉升/降職審批表等）、薪酬福利類（薪酬調(diào)整單、社保/公積金繳納記錄等）、績效管理類（績效考核表、獎懲記錄等）、培訓(xùn)發(fā)展類（培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)考核結(jié)果等）；離職檔案：離職流程類（離職申請表、交接清單等）、結(jié)算證明類（離職證明、薪資結(jié)算單等）、協(xié)議承諾類（保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等）。（三）文件整理：保證規(guī)范有序核對完整性：檔案管理員需對收集的文件逐一核對，保證無缺失、無遺漏，對缺失材料及時聯(lián)系補充；排序與裝訂：按二級分類內(nèi)文件形成時間順序排序，使用無酸紙檔案盒裝訂，避免使用金屬夾具（防止銹蝕）；對A4紙多頁文件，在左側(cè)裝訂，并檢查頁碼連續(xù)性；去除無關(guān)材料：去除文件回形針、大頭針等金屬物，以及與人事檔案無關(guān)的便簽、草稿紙等。（四）檔案編號：統(tǒng)一編碼規(guī)則采用“部門代碼-入職年份-員工工號-文件類型代碼”的編碼規(guī)則，具體示例部門代碼：HR（人力資源部）、MKT（市場部）、FIN（財務(wù)部）等，使用企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一部門代碼表；入職年份：4位數(shù)字，如“2023”；員工工號：企業(yè)統(tǒng)一編制的員工工號，如“01001”；文件類型代碼：RL（入職檔案）、ZY（在職檔案）、LZ（離職檔案），二級分類代碼可后綴，如“RL-01”（個人信息類）。示例：HR-2023-01001-RL-01，表示人力資源部2023年入職工號為01001員工的入職檔案-個人信息類文件。（五）系統(tǒng)錄入：實現(xiàn)信息化管理電子檔案系統(tǒng)錄入：檔案管理員需在文件整理完成后2個工作日內(nèi)，將檔案信息錄入企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，錄入字段包括：檔案編號、員工姓名*、部門、入職日期、文件名稱、形成日期、文件類型、存放位置、密級、保管期限等；附件：將掃描后的電子文件（PDF格式，分辨率不低于300DPI）作為附件，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致；信息校驗：錄入完成后需雙人校驗，保證信息準(zhǔn)確無誤。（六）物理歸檔：規(guī)范存放與標(biāo)識檔案盒選擇：使用統(tǒng)一規(guī)格的無酸紙檔案盒（尺寸建議為30cm×21cm×5cm），檔案盒材質(zhì)需符合長期保存要求；標(biāo)簽粘貼：在檔案盒正面粘貼標(biāo)簽，標(biāo)注“一級分類-二級分類-檔案編號-員工姓名-入職年份”，如“入職檔案-個人信息類-HR-2023-01001--2023”；存放排序：按檔案編號順序排列檔案盒，置于專用檔案柜中，檔案柜需標(biāo)注區(qū)域編號（如“A區(qū)-01柜”）；環(huán)境管理：檔案室需保持干燥（濕度控制在45%-60%）、通風(fēng)、避光，配備防火、防蟲、防鼠設(shè)備，溫度控制在14-24℃。（七）電子歸檔：保證安全可追溯文件格式：電子檔案統(tǒng)一采用PDF格式，避免使用易損壞的格式（如RAR、EXE等）；命名規(guī)則：電子文件名與檔案編號一致，如“HR-2023-01001-RL-01.pdf”；存儲與備份：電子檔案存儲于企業(yè)專用服務(wù)器，每日增量備份、每周全量備份，重要檔案需異地備份（如云存儲），并定期驗證備份數(shù)據(jù)的完整性。（八）借閱管理：規(guī)范流程與權(quán)限借閱權(quán)限：僅限人力資源部負(fù)責(zé)人、檔案管理員及經(jīng)審批的部門負(fù)責(zé)人借閱，員工不得借閱本人及他人檔案；借閱流程：借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》（見模板三），注明借閱事由、檔案編號、借閱期限（原則上不超過3個工作日）；部門負(fù)責(zé)人審批（借閱跨部門檔案需額外征求檔案所屬部門負(fù)責(zé)人意見）；人力資源部負(fù)責(zé)人最終審批；檔案管理員核對借閱人權(quán)限后，提供檔案（電子檔案通過系統(tǒng)授權(quán)查看，紙質(zhì)檔案需當(dāng)面簽收）；歸還與記錄：借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性后，在《人事檔案借閱登記表》（見模板三）中記錄歸還時間，借閱申請表存檔備查。（九）檔案移交：明確責(zé)任與流程崗位移交：檔案管理員崗位變動時，需與接崗人員辦理檔案移交手續(xù)，填寫《人事檔案移交清單》（見模板四），注明移交檔案數(shù)量、編號、狀態(tài)，雙方簽字確認(rèn)，人力資源部負(fù)責(zé)人監(jiān)交；部門移交：企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整導(dǎo)致檔案歸屬變更時，原部門需在調(diào)整前3個工作日完成檔案整理，填寫《人事檔案移交清單》，與新部門辦理移交，人力資源部備案。（十）檔案銷毀：合規(guī)處置與記錄銷毀條件：達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案（如離職檔案保管期限為員工離職后3年，入職體檢報告保管期限為10年），需經(jīng)鑒定確認(rèn)；銷毀流程：檔案管理員編制《人事檔案銷毀清冊》（見模板五），注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；人力資源部負(fù)責(zé)人審核，企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同銷毀，監(jiān)銷人需在銷毀過程中全程監(jiān)督；《人事檔案銷毀清冊》經(jīng)監(jiān)銷人、銷毀人簽字后，存檔永久保存。三、常用存檔模板示例模板一：人事文件分類目錄表一級分類二級分類包含文件示例保管期限備注入職檔案個人信息類入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件長期員工離職后轉(zhuǎn)離職檔案入職檔案合同協(xié)議類勞動合同、錄用通知書長期電子與紙質(zhì)同步保存在職檔案異動管理類崗位調(diào)動審批表、晉升審批單長期記錄生效日期及審批流程在職檔案薪酬福利類薪酬調(diào)整審批單、社保繳納記錄員工離職后10年按年度整理歸檔離職檔案離職流程類離職申請表、工作交接清單員工離職后3年與在職檔案分開存放模板二：員工個人檔案登記表員工編號姓名*部門入職日期檔案編號2023001*明人力資源部2023-01-15HR-2023-2023001-RL檔案類型文件清單（可附頁）建檔日期責(zé)任人入職檔案1.入職登記表2.身份證復(fù)印件3.勞動合同2023-01-15在職檔案1.2023年度績效考核表2.2023年薪酬調(diào)整單2023-12-31備注無模板三：人事檔案借閱申請表借閱人姓名*部門借閱日期市場部2024-03-01借閱事由員工*明晉升考核需查閱其過往績效記錄檔案編號文件名稱借閱期限HR-2023-2023001-ZY-012023年度績效考核表2024-03-05審批意見部門負(fù)責(zé)人人力資源部負(fù)責(zé)人歸還日期借閱人簽字檔案管理員簽字2024-03-04趙六模板四：人事檔案移交清單移交人姓名*接交人姓名*移交日期2024-02-20序號檔案編號檔案名稱1HR-2023-2023001-RL入職檔案2MKT-2022-05001-ZY在職檔案監(jiān)交人（人力資源部負(fù)責(zé)人）移交人簽字接交人簽字監(jiān)交人簽字模板五：人事檔案銷毀清冊序號檔案名稱檔案編號數(shù)量保管期限銷毀原因12020年度離職檔案HR-2020–LZ5盒3年保管期限已滿22015年入職體檢報告HR-2015–RL20份10年保管期限已滿審批意見人力資源部負(fù)責(zé)人同意銷毀企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)同意銷毀監(jiān)銷人銷毀人趙六錢七銷毀日期2024-03-10四、關(guān)鍵執(zhí)行要點（一）合規(guī)性管理嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》等法律法規(guī)，保證人事檔案的收集、歸檔、銷毀等流程合法合規(guī)，避免因檔案管理問題引發(fā)勞動爭議或法律風(fēng)險。（二）保密性要求人事檔案涉及員工隱私及企業(yè)敏感信息，檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，借閱人需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄、外傳檔案內(nèi)容，電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼。（三）完整性保障建立“雙人核對”機制，文件收集、錄入、歸檔等環(huán)節(jié)需經(jīng)2人以上確認(rèn)，保證檔案材料無缺失、無涂改，員工信息變更后檔案需同步更新，避免信息滯后。（四）及時性落實文件形成后需在規(guī)定時限內(nèi)完成歸檔（如入職文件當(dāng)日歸檔、在職文件3日內(nèi)歸檔），檔案借閱需在借閱期限內(nèi)歸還，保證檔案信息的時效性。（五）安全性防護物理檔案：檔案室配備“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、滅火器），定期檢查消防設(shè)備及溫濕度，做好防蟲、防霉處理；電子檔案：服務(wù)器需安裝殺毒軟件，定期進行安全漏洞掃描，異地備份數(shù)據(jù)需加密存儲，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（六）動態(tài)更新