連鎖超市庫存管理系統(tǒng)操作手冊前言歡迎使用本連鎖超市庫存管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）。本手冊旨在為連鎖超市的管理人員、采購人員、倉儲人員及相關(guān)操作人員提供清晰、詳盡的系統(tǒng)操作指引，以確保庫存管理工作的高效、準(zhǔn)確進行。本手冊將詳細介紹系統(tǒng)的各項功能模塊、操作流程及注意事項。請在使用系統(tǒng)前仔細閱讀本手冊，并建議將其作為日常操作的參考資料。我們致力于通過本系統(tǒng)提升您的庫存周轉(zhuǎn)效率，降低運營成本，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。1.1手冊目的指導(dǎo)用戶正確、高效地使用本庫存管理系統(tǒng)，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時性，規(guī)范庫存管理流程。1.2適用對象本手冊適用于所有授權(quán)使用本系統(tǒng)的連鎖超市內(nèi)部員工，包括但不限于：*門店店長及助理*采購部門人員*倉儲（庫管）人員*財務(wù)部門相關(guān)人員*系統(tǒng)管理員1.3符號約定在本手冊中，將使用以下符號來強調(diào)重要信息：*【注意】：表示操作過程中需要特別留意的事項，若不遵守可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤或操作失敗。*【提示】：表示對操作的補充說明、技巧或建議，有助于提高操作效率。2.系統(tǒng)概述2.1系統(tǒng)簡介本連鎖超市庫存管理系統(tǒng)是一套專為連鎖經(jīng)營模式下的超市業(yè)態(tài)設(shè)計的綜合性庫存管理解決方案。它集成了商品信息管理、采購入庫、銷售出庫、庫存盤點、庫存調(diào)撥、報損報溢、預(yù)警分析等核心功能，旨在實現(xiàn)對商品從采購到銷售整個生命周期的精細化管理。2.2核心功能模塊系統(tǒng)主要包含以下功能模塊：*系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置：用戶登錄、密碼修改、個人信息維護、工作臺。*商品信息管理：商品檔案維護、分類管理、品牌管理、供應(yīng)商管理。*采購管理：采購訂單、訂單審核、入庫單生成、采購?fù)素洝?庫存管理：庫存查詢、庫存明細、盤點管理、調(diào)撥管理、報損報溢管理。*銷售出庫管理：銷售出庫單（與POS系統(tǒng)對接）、手動出庫、出庫查詢。*報表分析：庫存匯總報表、進銷存報表、滯銷品分析、臨期商品預(yù)警報表。*倉庫管理：倉庫信息維護、貨位管理（若啟用）。*系統(tǒng)管理：用戶與權(quán)限管理、日志查詢（管理員功能）。3.系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置3.1系統(tǒng)登錄1.打開瀏覽器，在地址欄輸入系統(tǒng)訪問URL，按回車鍵。2.系統(tǒng)顯示登錄界面，包含用戶名輸入框、密碼輸入框及“登錄”按鈕。3.在“用戶名”輸入框中輸入您的工號或分配的用戶名。4.在“密碼”輸入框中輸入您的初始密碼或修改后的密碼。5.點擊“登錄”按鈕。若用戶名和密碼正確，系統(tǒng)將驗證通過并進入系統(tǒng)主界面?！咀⒁狻浚喝暨B續(xù)多次輸入錯誤密碼，賬戶可能會被臨時鎖定，請聯(lián)系系統(tǒng)管理員解鎖。3.2密碼修改為保證賬戶安全，首次登錄系統(tǒng)后，請立即修改初始密碼。1.登錄系統(tǒng)后，點擊界面右上角的用戶名或頭像，在下拉菜單中選擇“個人設(shè)置”或“修改密碼”。2.在彈出的密碼修改界面，依次輸入“原密碼”、“新密碼”和“確認(rèn)新密碼”。【提示】：新密碼建議包含字母、數(shù)字和特殊符號，長度不低于規(guī)定要求，以提高安全性。3.確認(rèn)無誤后，點擊“保存”或“確定”按鈕。系統(tǒng)提示“密碼修改成功”后，下次登錄需使用新密碼。3.3個人信息維護1.進入“個人設(shè)置”界面，您可以查看或修改部分個人信息，如聯(lián)系電話、電子郵箱等（根據(jù)系統(tǒng)配置而定）。2.修改完成后，點擊“保存”按鈕。3.4工作臺登錄系統(tǒng)后，通常會首先進入工作臺界面。工作臺會展示一些關(guān)鍵信息和常用功能入口，例如：*待辦事項提醒（如待審核的采購單）。*庫存預(yù)警信息（如臨期商品、缺貨商品）。*常用功能快捷入口（如快速入庫、快速查詢）。*關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)概覽（如今日入庫、今日出庫數(shù)量）。您可以根據(jù)個人習(xí)慣，將常用功能添加到工作臺快捷方式。4.商品信息管理商品信息是庫存管理的基礎(chǔ)，準(zhǔn)確、完整的商品信息是確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的前提。4.1商品信息查詢1.在左側(cè)導(dǎo)航菜單中，找到并點擊“商品管理”或“商品信息”下的“商品查詢”功能。2.系統(tǒng)顯示商品查詢界面，提供多種查詢條件，如商品編碼、商品名稱（支持模糊查詢）、商品分類、品牌、供應(yīng)商等。3.輸入或選擇相應(yīng)的查詢條件，點擊“查詢”按鈕。4.系統(tǒng)下方列表區(qū)域?qū)@示符合條件的商品信息，包括商品編碼、名稱、規(guī)格、單位、售價、當(dāng)前庫存等。5.您可以點擊列表中的某一行商品，查看該商品的詳細信息?！咎崾尽浚喝粜枨蹇詹樵儣l件重新查詢，可點擊“重置”按鈕。4.2商品信息新增（限有權(quán)限用戶）當(dāng)有新商品引進時，需在系統(tǒng)中新增商品信息。1.在商品查詢界面或商品列表界面，點擊“新增”或“添加商品”按鈕。2.系統(tǒng)彈出商品信息錄入表單。3.按照表單要求填寫商品信息，帶“*”號的為必填項，主要包括：*商品編碼：通常為系統(tǒng)自動生成或按公司編碼規(guī)則手動輸入，需確保唯一性。*商品名稱：準(zhǔn)確填寫商品全稱。*商品簡稱：便于快速檢索的簡稱。*商品分類：從下拉菜單中選擇該商品所屬的分類（分類需預(yù)先維護）。*品牌：選擇商品所屬品牌（品牌需預(yù)先維護）。*規(guī)格型號：填寫商品的規(guī)格、型號等信息。*計量單位：如“個”、“瓶”、“千克”等。*供應(yīng)商：選擇主要供應(yīng)商。*采購價、售價：錄入商品的采購單價和銷售單價。*稅率：根據(jù)商品類別選擇適用稅率。*庫存預(yù)警值：設(shè)置商品的最低庫存預(yù)警線和最高庫存預(yù)警線（可選）。*商品圖片：可上傳商品圖片（可選）。4.填寫完畢后，仔細核對信息無誤，點擊“保存”按鈕。5.系統(tǒng)提示“商品新增成功”。新增商品將自動進入商品庫?！咀⒁狻浚荷唐肪幋a一旦生成，通常不允許修改，請確保編碼的準(zhǔn)確性。4.3商品信息修改與停用1.找到需要修改的商品（通過查詢功能）。2.在商品列表操作列中，點擊對應(yīng)商品的“編輯”或“修改”按鈕。3.系統(tǒng)彈出商品信息編輯表單，表單內(nèi)容與新增時類似，但部分關(guān)鍵信息（如商品編碼）可能不允許修改。4.修改相關(guān)信息后，點擊“保存”按鈕。5.若某商品不再經(jīng)營，不應(yīng)直接刪除（可能影響歷史數(shù)據(jù)），而應(yīng)選擇“停用”或“下架”操作。在商品編輯界面或操作列中找到相應(yīng)按鈕，執(zhí)行停用操作。停用后的商品將不在正常的商品列表中顯示，但歷史數(shù)據(jù)仍可查詢。4.4商品分類與品牌管理（限有權(quán)限用戶）商品分類和品牌需要預(yù)先維護，以便在新增商品時選擇。其操作邏輯與商品信息管理類似，通常在“商品管理”模塊下有“分類管理”和“品牌管理”子菜單，提供新增、編輯、刪除（需確保無關(guān)聯(lián)商品）等功能。5.采購入庫管理采購入庫是庫存增加的主要途徑，系統(tǒng)通過采購訂單和入庫單流程來規(guī)范采購行為和入庫操作。5.1采購訂單錄入與審核1.訂單錄入：*在左側(cè)導(dǎo)航菜單中，點擊“采購管理”下的“采購訂單”->“新增訂單”。*選擇供應(yīng)商。*添加采購商品：通過商品編碼、名稱搜索選擇需要采購的商品，錄入采購數(shù)量、采購單價（系統(tǒng)可能會帶出最近采購價供參考）?？膳刻砑佣鄠€商品。*設(shè)置期望到貨日期、交貨倉庫等信息。*填寫完畢，檢查無誤后，點擊“保存”或“提交審核”按鈕。若點擊“保存”，訂單處于草稿狀態(tài)，可后續(xù)修改；若點擊“提交審核”，則訂單進入審核流程。2.訂單審核：*具有審核權(quán)限的用戶（如采購主管）在“采購訂單”->“訂單審核”功能中，可看到待審核的采購訂單列表。*點擊訂單號查看訂單詳情，確認(rèn)無誤后，點擊“審核通過”按鈕；若有問題，可填寫審核意見后點擊“審核駁回”，訂單將退回給制單人修改。5.2采購入庫單生成與確認(rèn)1.當(dāng)商品到貨后，庫管人員需進行入庫操作。2.在“采購管理”下，點擊“采購入庫”->“新增入庫單”或“根據(jù)采購訂單入庫”。3.選擇對應(yīng)的采購訂單號，系統(tǒng)將自動帶出該訂單的商品信息。4.關(guān)鍵步驟：仔細核對實物商品與訂單信息是否一致，包括商品編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量。若實際到貨數(shù)量與訂單有差異，需修改入庫單上的“實際入庫數(shù)量”。若有訂單外商品到貨，可手動添加。5.確認(rèn)無誤后，點擊“保存”或“確認(rèn)入庫”按鈕。6.系統(tǒng)提示“入庫成功”，并自動更新對應(yīng)商品的庫存數(shù)量?！咀⒁狻浚喝霂觳僮髑皠?wù)必仔細核對實物，確保與單據(jù)一致，這是保證庫存準(zhǔn)確的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。5.3采購?fù)素浫舨少彽纳唐反嬖谫|(zhì)量問題或其他原因需要退回給供應(yīng)商，需做采購?fù)素浱幚怼?.在“采購管理”下，點擊“采購?fù)素洝?>“新增退貨單”。2.選擇退貨的供應(yīng)商，以及退貨原因。3.添加需要退貨的商品，可通過訂單號關(guān)聯(lián)，也可手動選擇商品，錄入退貨數(shù)量、單價。4.確認(rèn)無誤后，提交并審核（根據(jù)公司流程）。5.審核通過后，執(zhí)行退貨出庫，系統(tǒng)將減少對應(yīng)商品的庫存。6.銷售出庫管理銷售出庫是庫存減少的主要途徑。連鎖超市的銷售出庫通常與前臺POS銷售系統(tǒng)實時對接，自動扣減庫存。6.1銷售出庫單查詢1.在左側(cè)導(dǎo)航菜單中，點擊“銷售管理”或“出庫管理”下的“銷售出庫查詢”。2.可按日期范圍、出庫單號、收銀員等條件查詢銷售出庫記錄。3.查看詳細的出庫商品明細。6.2手動銷售出庫（特殊情況）在某些特殊情況下（如大宗團購、內(nèi)部銷售等未通過POS系統(tǒng)的銷售），可能需要手動創(chuàng)建銷售出庫單。1.點擊“銷售出庫”->“手動出庫”或“新增銷售出庫單”。2.選擇客戶類型（如零售客戶、單位客戶），填寫相關(guān)信息（可選）。3.添加出庫商品，選擇商品，錄入出庫數(shù)量、銷售單價。4.確認(rèn)無誤后，點擊“保存”并“確認(rèn)出庫”。系統(tǒng)自動扣減庫存?！咀⒁狻浚菏謩映鰩煨鑷?yán)格控制權(quán)限，并確保有相應(yīng)的銷售憑證，防止庫存流失。7.庫存調(diào)整與盤點定期或不定期的庫存盤點是保證賬實相符的重要手段。7.1庫存盤點單創(chuàng)建1.在左側(cè)導(dǎo)航菜單中，點擊“庫存管理”下的“庫存盤點”->“創(chuàng)建盤點單”。2.選擇盤點倉庫。3.選擇盤點范圍：可以是全部商品盤點，也可以按分類、按貨架區(qū)域等進行部分盤點。4.生成盤點單：點擊“生成盤點單”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)當(dāng)前賬面庫存生成一份盤點表（盤點單），包含商品編碼、名稱、規(guī)格、賬面數(shù)量等信息。7.2盤點數(shù)據(jù)錄入與差異確認(rèn)1.打印生成的盤點表，庫管人員持表進行實物盤點，記錄實際庫存數(shù)量。2.盤點完成后，在系統(tǒng)中找到對應(yīng)的盤點單，點擊“錄入盤點數(shù)據(jù)”。3.逐項或批量錄入實際盤點數(shù)量。4.所有商品錄入完畢后，點擊“計算差異”按鈕。系統(tǒng)將自動計算出每個商品的盤盈數(shù)量（實際>賬面）或盤虧數(shù)量（實際<賬面）。5.仔細核對差異數(shù)據(jù)，確認(rèn)無誤后，點擊“確認(rèn)差異”。7.3盤點結(jié)果審核與庫存調(diào)整1.盤點差異確認(rèn)后，通常需要經(jīng)過指定人員（如店長）審核。2.審核人員在“庫存盤點”->“盤點審核”中找到待審核的盤點單，查看差異明細。3.若對差異無異議，點擊“審核通過”并選擇“執(zhí)行庫存調(diào)整”。4.系統(tǒng)將根據(jù)差異數(shù)據(jù)自動生成“庫存調(diào)整單”，并更新商品的賬面庫存，使賬實一致?！咀⒁狻浚簩τ诒P虧數(shù)量較大或異常的商品，應(yīng)先查明原因，再進行審核調(diào)整。盤點調(diào)整會直接影響庫存數(shù)據(jù)，務(wù)必謹(jǐn)慎操作。7.4其他庫存調(diào)整（報損、報溢、調(diào)撥）1.報損：當(dāng)商品因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法銷售時，需做報損處理。在“庫存管理”->“庫存調(diào)整”->“報損單”中操作，選擇商品、填寫數(shù)量和原因，審核后扣減庫存。2.報溢：當(dāng)發(fā)現(xiàn)不明原因的商品多出時（非盤點差異），可做報溢處理。操作路徑類似報損，審核后增加庫存。3.調(diào)撥：適用于多倉庫或連鎖門店之間的商品轉(zhuǎn)移。在“庫存管理”->“庫存調(diào)撥”中，選擇調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫，添加調(diào)撥商品和數(shù)量，生成調(diào)撥單。調(diào)出方審核出庫，調(diào)入方確認(rèn)入庫后，完成整個調(diào)撥流程，庫存從調(diào)出方減少，調(diào)入方增加。8.庫存查詢與報表及時掌握庫存動態(tài)，是進行庫存分析和決策的基礎(chǔ)。8.1實時庫存查詢1.在“庫存管理”下，點擊“庫存查詢”或“實時庫存”。2.可通過商品編碼、名稱、分類等條件查詢指定商品的當(dāng)前庫存數(shù)量、庫存金額、庫位（若啟用）等信息。3.系統(tǒng)支持按庫存數(shù)量高低、金額大小等排序。8.2庫存臺賬查詢庫存臺賬記錄了商品的每一筆入庫、出庫及庫存變動明細。1.在“庫存管理”下，點擊“庫存臺賬”。2.選擇商品（可單選或多選），設(shè)置查詢的日期范圍。3.點擊“查詢”，系統(tǒng)展示該商品在指定時間段內(nèi)的所有庫存變動記錄，包括日期、摘要（如采購入庫、銷售出庫、盤點調(diào)整）、收入數(shù)量、發(fā)出數(shù)量、結(jié)存數(shù)量等。8.3常用庫存報表系統(tǒng)提供多種庫存相關(guān)報表，幫助管理者進行分析：1.庫存匯總表：按分類、品牌、供應(yīng)商等維度匯總展示庫存數(shù)量和金額。2.進銷存報表：統(tǒng)計指定時間段內(nèi)商品的入庫總量、出庫總量及期末結(jié)存。3.滯銷品分析報表：分析指定周期內(nèi)無銷售或銷售數(shù)量極少的商品，幫助優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。4.臨期商品預(yù)警報表：列出保質(zhì)期臨近的商品，提醒及時處理，減少損失。5.庫存預(yù)警報表：展示低于最低庫存預(yù)警線或高于最高庫存預(yù)警線的商品。操作方法通常是：進入“報表中心”或各模塊下的“報表”子菜單，選擇相應(yīng)報表，設(shè)置查詢條件（如日期范圍、倉庫），點擊“生成報表”，可查看、打印或?qū)С?/p>