人力資源管理軟件用戶手冊及培訓教程一、軟件概述與適用范圍本軟件為企業(yè)人力資源管理提供全流程數(shù)字化支持，覆蓋員工從入職到離職的全生命周期管理，適用于各類規(guī)模企業(yè)的HR部門、部門負責人及員工。具體應用場景包括：新員工入職信息登記、月度考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計、薪酬核算與發(fā)放、招聘需求提報與面試安排、員工培訓記錄管理等，旨在提升HR工作效率，規(guī)范管理流程，降低人工操作風險。二、功能模塊詳解與操作指南（一）員工信息管理模塊功能說明：集中管理員工基本信息、合同信息、崗位異動等數(shù)據(jù)，支持實時查詢與批量導入導出。1.新增員工信息操作步驟：第一步：登錄系統(tǒng)后，頂部導航欄【員工管理】-【員工信息維護】；第二步：【新增員工】按鈕，進入信息填寫頁面；第三步：依次填寫員工基本信息（姓名、性別、身份證號、聯(lián)系電話）、入職信息（入職日期、部門、崗位、合同期限）、合同信息（合同類型、合同起止日期、薪資標準）等必填項（帶“*”字段為必填）；第四步：員工身份證、學歷證書等附件（支持PDF、JPG格式，單個文件不超過5MB）；第五步：【保存并提交】，提交至部門經(jīng)理審核（若無需審核則直接保存）。2.員工信息變更操作步驟：第一步：在【員工信息維護】頁面，搜索目標員工（支持按姓名、工號、部門篩選）；第二步：員工信息右側(cè)【編輯】按鈕，進入修改頁面；第三步：修改需變更的字段（如崗位調(diào)整、薪資調(diào)整、合同續(xù)簽等），變更原因需在“備注”欄填寫（如“2024年1月晉升為部門經(jīng)理”）；第四步：【提交變更】，經(jīng)HR部門負責人審核通過后生效。3.員工離職辦理操作步驟：第一步：在【員工信息維護】頁面，選中離職員工；第二步：【離職辦理】，填寫離職日期、離職類型（如主動離職、合同到期、辭退）、離職交接人；第三步：離職審批單（需部門經(jīng)理簽字掃描件）；第四步：提交后系統(tǒng)自動凍結(jié)員工賬號權(quán)限，同步更新員工狀態(tài)為“離職”。（二）考勤管理模塊功能說明：對接打卡設備，自動統(tǒng)計員工考勤數(shù)據(jù)，支持加班、調(diào)休、請假申請審批。1.月度考勤統(tǒng)計操作步驟：第一步：【考勤管理】-【考勤統(tǒng)計】，選擇統(tǒng)計月份（如2024年1月）；第二步：選擇部門（可多選或全選），【查詢】；第三步：系統(tǒng)自動考勤報表，顯示每位員工的應出勤天數(shù)、實際出勤天數(shù)、遲到次數(shù)、早退次數(shù)、曠工天數(shù)、加班時長等數(shù)據(jù)；第四步：核對無誤后，【導出報表】，支持Excel格式導出。2.請假申請審批操作步驟：第一步：員工端【考勤管理】-【請假申請】，選擇請假類型（事假、病假、年假等）；第二步：填寫請假起止時間、請假事由、附件（如病假需提供醫(yī)院證明）；第三步：提交至部門經(jīng)理審批（系統(tǒng)自動按審批流程流轉(zhuǎn)）；第四步：審批通過后，考勤數(shù)據(jù)自動同步至員工考勤記錄；審批駁回則需修改后重新提交。3.加班申請與調(diào)休操作步驟：第一步：員工加班后，由部門經(jīng)理在【考勤管理】-【加班管理】中提交加班申請（填寫加班日期、加班時長、加班事由）；第二步：HR部門審核加班記錄的真實性（如需核對打卡記錄）；第三步：員工可申請調(diào)休，【調(diào)休申請】，選擇調(diào)休日期（需在加班時長范圍內(nèi)），提交審批后系統(tǒng)自動扣除對應加班時長。（三）薪酬福利管理模塊功能說明：自動計算員工薪資，支持社保公積金代扣、個稅申報、工資條與發(fā)放。1.月度薪資核算操作步驟：第一步：【薪酬管理】-【薪資核算】，選擇核算月份（如2024年1月）；第二步：系統(tǒng)自動提取員工考勤數(shù)據(jù)（遲到、曠工扣款）、績效數(shù)據(jù)（績效獎金）、社保公積金繳納基數(shù)等基礎數(shù)據(jù)；第三步：HR人員核對薪資明細（如基本工資、崗位工資、績效獎金、補貼、扣款項等），若有調(diào)整需填寫調(diào)整原因；第四步：【提交核算】，薪資表，支持分部門導出。2.工資條發(fā)放操作步驟：第一步：薪資核算完成后，【薪酬管理】-【工資條發(fā)放】；第二步：選擇發(fā)放范圍（全體員工或指定部門），【工資條】；第三步：系統(tǒng)自動將工資條發(fā)送至員工企業(yè)郵箱（或員工端APP消息提醒），員工可登錄查看詳情；第四步：【發(fā)放記錄】，查詢已發(fā)送工資條的簽收狀態(tài)。3.社保公積金管理操作步驟：第一步：【薪酬管理】-【社保公積金】，進入“增減員管理”頁面；第二步：新增參保人員時，填寫員工參保信息（參保城市、繳費基數(shù)、險種等），參保資料；第三步：每月繳費日前，確認當月社保公積金應繳金額，【繳費清單】；第四步：導出繳費清單并提交至財務部門，完成繳費后更新繳費狀態(tài)。（四）招聘管理模塊功能說明：管理招聘需求發(fā)布、簡歷篩選、面試安排、錄用入職全流程。1.招聘需求提報操作步驟：第一步：部門負責人登錄系統(tǒng)，【招聘管理】-【需求申請】，填寫招聘崗位名稱、招聘人數(shù)、崗位職責、任職要求、到崗時間等信息；第二步：部門招聘審批單（需部門總監(jiān)簽字）；第三步：提交至HR部門審核，審核通過后發(fā)布至招聘渠道（如內(nèi)部招聘、招聘網(wǎng)站）。2.簡歷篩選與面試安排操作步驟：第一步：HR人員在【招聘管理】-【簡歷管理】中查看收到的簡歷，支持按“學歷、工作經(jīng)驗、技能”等條件篩選；第二步：選中符合條件的簡歷，【標記為“待面試”】；第三步：【面試安排】，選擇面試官（部門經(jīng)理、HR專員）、面試時間、面試形式（線上/線下），發(fā)送面試邀請至候選人及面試官；第四步：面試結(jié)束后，面試官在系統(tǒng)中填寫【面試評價】，給出“推薦錄用”“不推薦錄用”或“復試”意見。3.錄用與入職辦理操作步驟：第一步：對“推薦錄用”的候選人，HR人員【錄用審批】，填寫薪資待遇、入職日期、崗位等信息；第二步：提交至部門負責人及HR總監(jiān)審批，審批通過后《錄用通知書》；第三步：發(fā)送《錄用通知書》至候選人，候選人確認入職后，在系統(tǒng)中辦理入職手續(xù)（同步至員工信息管理模塊）。三、常用業(yè)務模板與填寫規(guī)范（一）員工信息登記表模板字段名稱填寫要求示例姓名與身份證一致，填寫全稱身份證號18位，系統(tǒng)自動校驗格式11010119900101入職日期格式：YYYY-MM-DD2024-01-15部門/崗位選擇部門下拉菜單，崗位需與部門崗位體系一致銷售部/銷售代表合同期限選擇“固定期限”或“無固定期限”，填寫起止日期固定期限：2024-01-15至2027-01-14緊急聯(lián)系人填寫姓名與關系，電話保證暢通（父親）件身份證正反面掃描件、學歷證書掃描件（PDF格式，文件名“姓名+證件類型”）_身份證.pdf填寫規(guī)范：帶“*”字段為必填，附件需清晰完整，姓名不得使用同音字或別名。（二）月度考勤統(tǒng)計表模板員工姓名工號部門應出勤天數(shù)實際出勤遲到(次)早退(次)曠工(天)加班(小時)備注X2024001技術(shù)部222110181月10日病假半天趙六X2024002市場部222200012周末項目加班填寫規(guī)范：應出勤天數(shù)需扣除法定節(jié)假日，曠工天數(shù)需注明原因（如“曠工事假”“曠工未打卡”），加班時長需經(jīng)部門經(jīng)理確認。（三）薪酬核算明細表模板員工姓名工號部門基本工資崗位工資績效獎金餐補遲到扣款社保代扣實發(fā)工資發(fā)放日期孫七X2024003財務部600020001500500100120087002024-02-10周八X2024004人事部5500150012005000110066002024-02-10填寫規(guī)范：績效獎金需與績效考核結(jié)果掛鉤，社保代扣金額以當?shù)厣绫２块T核定為準，實發(fā)工資=應發(fā)工資-各項扣款。（四）招聘需求申請表模板招聘崗位所屬部門招聘人數(shù)崗位職責任職要求到崗時間審批人前端開發(fā)工程師技術(shù)部21.負責公司W(wǎng)eb前端頁面開發(fā)；2.與后端工程師協(xié)作完成功能實現(xiàn)；3.優(yōu)化頁面功能。1.本科及以上學歷，計算機相關專業(yè)；2.3年以上前端開發(fā)經(jīng)驗，熟練掌握Vue/React框架；3.有大型項目經(jīng)驗者優(yōu)先。2024-03-01部門經(jīng)理*填寫規(guī)范：崗位職責需具體可量化，任職要求不得包含歧視性內(nèi)容（如性別、年齡限制），到崗時間需合理（一般不少于1個月）。四、操作規(guī)范與風險提示（一）數(shù)據(jù)安全與權(quán)限管理賬號安全：員工需定期修改密碼（密碼長度不少于8位，包含字母、數(shù)字、特殊符號），嚴禁賬號共享或轉(zhuǎn)借他人；若賬號被盜用，立即聯(lián)系HR部門凍結(jié)賬號。數(shù)據(jù)備份：HR人員每月需導出關鍵數(shù)據(jù)（員工信息、考勤、薪酬）并本地備份，防止系統(tǒng)故障導致數(shù)據(jù)丟失。權(quán)限分級：普通員工僅可查看個人考勤、薪資信息；部門經(jīng)理可查看本部門員工信息及考勤數(shù)據(jù)；HR部門擁有全模塊操作權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作。（二）常見操作問題與解決方法問題場景解決方法忘記登錄密碼登錄頁面“忘記密碼”，通過綁定的手機號驗證后重置密碼（需聯(lián)系HR部門更新手機號）。員工信息提交后無法修改檢查是否已提交審核，若審核中需聯(lián)系審批人駁回；若已審核，需提交變更申請?？记跀?shù)據(jù)與打卡記錄不符核對打卡設備是否正常工作，若有異常需聯(lián)系IT部門修復，并手動補錄考勤數(shù)據(jù)（需部門經(jīng)理簽字確認）。薪資核算后發(fā)覺數(shù)據(jù)錯誤在“薪資核算”頁面【撤銷核算】，修改數(shù)據(jù)后重新提交（需在薪資發(fā)放前操作）。（三）業(yè)務流程合規(guī)性要求入職管理：員工入職當日需提交身份證、學歷證書、離職證明（如有）等材料原件，HR人員需核對原件與掃描件一致，避免虛假入職?？记诠芾恚赫埣傩杼崆?天提交申請（緊急情況可在事后2個工作日內(nèi)補交），曠工需填寫《曠工說明》，部門經(jīng)理簽字確認后交HR部門