企業(yè)內(nèi)部溝通紀(jì)要記錄模板規(guī)范版一、適用場景說明常規(guī)會議類：部門周/月例會、項目階段性評審會、年度/季度工作總結(jié)會等；專項溝通類：跨部門協(xié)調(diào)會、客戶需求對接會、內(nèi)部流程優(yōu)化研討會等；臨時溝通類：突發(fā)問題處理會、緊急任務(wù)部署會、臨時議題討論會等；一對一面談類：員工績效溝通會、崗位調(diào)整溝通會、職業(yè)發(fā)展談話記錄等。通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄，保證溝通信息傳遞準(zhǔn)確、待辦事項可追溯，提升團隊協(xié)作效率。二、規(guī)范操作流程（一）會前準(zhǔn)備明確會議基本信息：提前確認(rèn)會議主題、時間、地點（線上需注明會議平臺及）、參會人員（含主持人、記錄人），并梳理核心議題及預(yù)期目標(biāo)。準(zhǔn)備會議材料：提前收集與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報表、方案文檔等，并發(fā)送給參會人員預(yù)覽，保證會議聚焦核心問題。通知參會人員：通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送會議通知，注明會議議程及需提前準(zhǔn)備的內(nèi)容，提醒參會人員準(zhǔn)時出席。（二）會中記錄記錄基礎(chǔ)信息：會議開始后，第一時間記錄會議名稱、日期、具體時間（開始-結(jié)束）、地點、主持人、記錄人、參會人員（含部門及職務(wù)，缺席人員需注明原因）。逐項記錄議題：按照會議議程順序，記錄每個議題的討論過程，重點關(guān)注：發(fā)言人（標(biāo)注部門及職務(wù)，如“市場部*經(jīng)理”）；核心觀點（用簡潔語言概括，避免口語化，如“需優(yōu)化客戶反饋渠道，建議增加線上問卷功能”）；分歧意見（如“技術(shù)部認(rèn)為開發(fā)周期需延長2周，市場部堅持按原計劃推進(jìn)”）；臨時動議及表決結(jié)果（如“通過舉手表決，5人贊成，2人反對，臨時動議未通過”）。確認(rèn)關(guān)鍵內(nèi)容：討論重要議題時，可請主持人或發(fā)言人復(fù)述核心觀點，保證記錄準(zhǔn)確；涉及數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息，需當(dāng)場核對無誤。梳理決議與待辦：會議結(jié)束前，與主持人共同梳理本次會議的決議事項（如“確定項目下一階段目標(biāo)為Q3完成產(chǎn)品迭代”），并明確待辦事項，包括：任務(wù)描述（具體、可執(zhí)行，如“完成競品分析報告”）；負(fù)責(zé)人（明確到具體人員，如“產(chǎn)品部*專員”）；截止時間（精確到日期，如“2023年8月15日”）；資源支持（如“需設(shè)計部提供UI素材”）。（三）會后整理整理紀(jì)要初稿：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會議記錄整理紀(jì)要初稿，保證內(nèi)容完整、邏輯清晰，重點突出決議和待辦事項。審核與校對：將初稿提交主持人審核，重點核對決議準(zhǔn)確性、待辦事項明確性及數(shù)據(jù)一致性；如有修改，需及時調(diào)整并再次確認(rèn)。分發(fā)與存檔：審核通過后，通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具將紀(jì)要分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)方，并標(biāo)注“請查收，如有異議請在1個工作日內(nèi)反饋”；同時將紀(jì)要電子版存檔至企業(yè)共享文件夾（如“部門-會議紀(jì)要-2023年”），保存期限不少于3年。（四）跟蹤落實待辦跟進(jìn)：記錄人需在截止日期前3天提醒負(fù)責(zé)人，確認(rèn)任務(wù)進(jìn)展；如遇延期，需及時向主持人反饋并說明原因。閉環(huán)管理：待辦事項完成后，負(fù)責(zé)人需在紀(jì)要中更新完成情況（如“已完成，報告已至共享文件夾”），形成“記錄-執(zhí)行-反饋”的閉環(huán)。三、標(biāo)準(zhǔn)紀(jì)要模板企業(yè)內(nèi)部溝通紀(jì)要會議名稱會議日期2023年月日會議時間14:00-16:00會議地點公司3樓會議室（線上：騰訊會議X）主持人*總監(jiān)（市場部）記錄人*專員（行政部）參會人員市場部經(jīng)理、專員；銷售部經(jīng)理、主管；技術(shù)部*工程師缺席人員*總監(jiān)（產(chǎn)品部，因出差請假）一、會議議題及討論內(nèi)容序號議題名稱發(fā)言人（部門-職務(wù)）主要討論內(nèi)容1Q3市場推廣方案優(yōu)化市場部*經(jīng)理1.當(dāng)前方案獲客成本偏高，需重點優(yōu)化線上渠道；2.建議增加短視頻平臺投放，預(yù)算占比提升至40%；3.銷售部反饋需加強線索轉(zhuǎn)化培訓(xùn)。銷售部*經(jīng)理1.線索轉(zhuǎn)化率低主因是客戶需求匹配不精準(zhǔn)，建議市場部提供更精準(zhǔn)的用戶畫像；2.需技術(shù)部支持CRM系統(tǒng)升級，實現(xiàn)線索自動分類。技術(shù)部*工程師1.CRM系統(tǒng)升級需2周，可優(yōu)先上線“線索標(biāo)簽”功能；2.短視頻投放技術(shù)支持無問題，需市場部提供素材需求清單。2新產(chǎn)品發(fā)布會時間確定市場部*專員建議定于9月15日，避開競品發(fā)布會同期；預(yù)算控制在20萬以內(nèi)，需協(xié)調(diào)場地及嘉賓邀請。主持人（*總監(jiān)）同意9月15日，要求市場部3日內(nèi)發(fā)布發(fā)布會初步方案，銷售部同步準(zhǔn)備客戶邀約名單。二、會議決議確定Q3市場推廣方案優(yōu)化方向：線上渠道預(yù)算提升至40%，短視頻投放為重點，市場部8月10日前提交詳細(xì)投放計劃；技術(shù)部8月5日前完成CRM系統(tǒng)“線索標(biāo)簽”功能上線，銷售部配合提供需求清單；新產(chǎn)品發(fā)布會定于9月15日，市場部8月12日前提交初步方案（含場地、嘉賓、預(yù)算），銷售部8月15日前提供客戶邀約名單。三、待辦事項清單序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時間資源支持/備注1提交Q3市場推廣詳細(xì)投放計劃市場部*經(jīng)理2023-08-10需銷售部提供歷史渠道轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)2提供CRM系統(tǒng)“線索標(biāo)簽”需求清單銷售部*經(jīng)理2023-08-03技術(shù)部對接需求細(xì)節(jié)3完成CRM系統(tǒng)“線索標(biāo)簽”功能上線技術(shù)部*工程師2023-08-05優(yōu)先保障，測試階段邀請銷售部參與4提交新產(chǎn)品發(fā)布會初步方案市場部*專員2023-08-12預(yù)算上限20萬，需包含線上直播環(huán)節(jié)5提供客戶邀約名單銷售部*主管2023-08-15重點邀請TOP20客戶及行業(yè)合作伙伴四、附件（如有）Q2市場推廣效果數(shù)據(jù)報表；競品發(fā)布會時間安排表。五、分發(fā)范圍市場部、銷售部、技術(shù)部、產(chǎn)品部、管理層辦公室。記錄人簽字：______________日期：2023年月日主持人審核簽字：______________日期：2023年月日四、使用關(guān)鍵提示客觀性原則：記錄時需保持中立，避免加入個人觀點，僅如實反映討論內(nèi)容及決議；對分歧意見需同時記錄多方觀點，不偏袒任何一方。重點突出：優(yōu)先記錄決議事項、待辦任務(wù)及關(guān)鍵時間節(jié)點，避免冗長描述；對非核心討論內(nèi)容可簡要概括。明確責(zé)任：待辦事項必須明確“負(fù)責(zé)人”及“截止時間”，避免使用“盡快”“適時”等模糊表述，保證可執(zhí)行、可追溯。及時性要求：會議紀(jì)需在2個工作日內(nèi)完成整理、審核及分發(fā)，保證信息傳遞及時；