合同管理流程與合同模板大全一、合同管理的適用場(chǎng)景與核心價(jià)值合同管理是企業(yè)、組織及個(gè)人在各類(lèi)交易與合作中規(guī)范權(quán)責(zé)、防范風(fēng)險(xiǎn)的核心工具，廣泛適用于以下場(chǎng)景：企業(yè)采購(gòu)與銷(xiāo)售、服務(wù)外包、項(xiàng)目合作、房屋租賃、勞動(dòng)用工、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓等。通過(guò)系統(tǒng)化的合同管理，可實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、權(quán)責(zé)清晰化、風(fēng)險(xiǎn)可控化，有效避免交易糾紛，保障合法權(quán)益，同時(shí)提升工作效率與合規(guī)水平。二、合同全生命周期管理操作步驟合同管理需覆蓋“從需求到歸檔”全流程，具體操作步驟（一）合同需求發(fā)起與立項(xiàng)操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)/需求部門(mén)核心內(nèi)容：明確交易需求：根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)，確定合同標(biāo)的（如貨物、服務(wù)、項(xiàng)目等）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算范圍、合作方初步意向等關(guān)鍵信息。填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），附上相關(guān)依據(jù)（如招標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、合作方資質(zhì)材料等）。提交審批：根據(jù)公司制度，逐級(jí)報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。輸出成果：審批通過(guò)的《合同需求申請(qǐng)表》，作為合同起草依據(jù)。（二）合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)/法務(wù)部門(mén)（根據(jù)公司職責(zé)劃分）核心內(nèi)容：選擇模板：根據(jù)合同類(lèi)型（如買(mǎi)賣(mài)、服務(wù)、租賃等），調(diào)用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)（見(jiàn)第三部分模板示例），避免“無(wú)模板起草”。填寫(xiě)關(guān)鍵條款：合同主體：填寫(xiě)雙方全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表姓名及聯(lián)系方式（需核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件）；標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：明確名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可附技術(shù)協(xié)議作為附件）；權(quán)利義務(wù)：清晰約定雙方的權(quán)利（如驗(yàn)收、付款）與義務(wù)（如交付、服務(wù)）；履行期限：明確起始時(shí)間、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付日、驗(yàn)收日、付款日）；價(jià)格與支付：約定價(jià)款、稅費(fèi)承擔(dān)、支付方式（轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、賬戶(hù)信息（需與合同主體一致）；違約責(zé)任：按“對(duì)等原則”約定違約金比例、損失賠償范圍及爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）；不可抗力：定義不可抗力情形及通知、證明義務(wù)。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核條款與需求的匹配性，法務(wù)部門(mén)審核合法性（如是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定、是否存在重大漏洞）。輸出成果：合同草案（含附件）及《合同起草說(shuō)明》。（三）合同審核操作主體：法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、合規(guī)部門(mén)（根據(jù)合同重要性）審核要點(diǎn)：法務(wù)審核：條款合法性（如格式條款是否無(wú)效）、權(quán)責(zé)對(duì)等性（如違約責(zé)任是否公平）、爭(zhēng)議解決約定是否明確（如管轄法院、仲裁機(jī)構(gòu)）；財(cái)務(wù)審核：付款條件是否合理、資金安排是否符合公司財(cái)務(wù)制度、稅費(fèi)計(jì)算是否準(zhǔn)確；業(yè)務(wù)審核：技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求，履約能力是否匹配；合規(guī)審核：是否符合行業(yè)監(jiān)管要求（如金融、醫(yī)療行業(yè)特殊規(guī)定）。審核流程：各部門(mén)出具書(shū)面審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)匯總修改后形成終稿，重大合同需法務(wù)部門(mén)出具《法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》。（四）合同審批操作主體：公司管理層/授權(quán)審批人審批權(quán)限：根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分（示例：10萬(wàn)元以下由部門(mén)總監(jiān)審批，10萬(wàn)-100萬(wàn)元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，100萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）。審批要求：重點(diǎn)審核合同條款與公司戰(zhàn)略的一致性、風(fēng)險(xiǎn)可控性及成本效益，審批通過(guò)后簽署《合同審批單》。（五）合同簽署操作主體：法定代表人/授權(quán)代表簽署規(guī)范：加蓋公章/合同專(zhuān)用章：公章需清晰、完整，與合同主體名稱(chēng)一致；法定代表人簽字：需親筆簽名，不得代簽；授權(quán)代表簽字的，需附《授權(quán)委托書(shū)》（明確授權(quán)范圍、期限）；簽署日期：填寫(xiě)合同生效日期（如約定“簽字蓋章后生效”，則簽署日期為生效日）；份數(shù)：根據(jù)需要確定正副本份數(shù)（如雙方各執(zhí)正本1份，副本2份），保證每份均加蓋騎縫章。（六）合同履行與監(jiān)控操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)/履約部門(mén)履約跟蹤：建立《合同履行臺(tái)賬》（見(jiàn)模板2），記錄履行進(jìn)度（如生產(chǎn)、交付、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)），對(duì)延遲履行及時(shí)預(yù)警；驗(yàn)收確認(rèn)：按合同約定進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收，簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》（需雙方蓋章/簽字）；溝通協(xié)調(diào)：出現(xiàn)變更（如標(biāo)的物、履行期限）時(shí)，及時(shí)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容及責(zé)任；違約處理：對(duì)方違約的，收集證據(jù)（如逾期交付證明、驗(yàn)收不合格報(bào)告），按約定發(fā)函催告，必要時(shí)啟動(dòng)索賠或訴訟程序。（七）合同歸檔操作主體：行政部/檔案管理部門(mén)歸檔要求：歸檔范圍：合同正本、審批單、審核意見(jiàn)、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收單）、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件等；編號(hào)管理：按“年份-合同類(lèi)型-序號(hào)”規(guī)則編號(hào)（如2024-購(gòu)-001），便于檢索；保管期限：根據(jù)法規(guī)及公司制度確定（如買(mǎi)賣(mài)合同保管10年，勞動(dòng)合同保管至合同終止后2年）；電子歸檔：掃描合同原件存入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙備份，防止丟失。三、常見(jiàn)合同類(lèi)型模板及填寫(xiě)說(shuō)明模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合同名稱(chēng)預(yù)算金額合作方名稱(chēng)合作方資質(zhì)需求背景與目標(biāo)標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量與質(zhì)量要求期望履行期限附件清單部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：填寫(xiě)說(shuō)明：“合作方資質(zhì)”需填寫(xiě)營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)、相關(guān)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書(shū)等）；“需求背景與目標(biāo)”簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明簽訂合同的目的及預(yù)期效果；“附件清單”需列明支撐材料（如招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、會(huì)議紀(jì)要）。模板2：合同履行臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱(chēng)合作方履約階段計(jì)劃節(jié)點(diǎn)實(shí)際完成責(zé)任人備注2024-服-001網(wǎng)站維護(hù)服務(wù)科技公司服務(wù)啟動(dòng)2024-01-012024-01-01已簽署協(xié)議第一階段驗(yàn)收2024-03-312024-04-02延期2天第二階段付款2024-04-10待完成需提交發(fā)票填寫(xiě)說(shuō)明：“履約階段”按合同約定填寫(xiě)（如交付、驗(yàn)收、付款、質(zhì)保等）；“備注”欄記錄異常情況（如延遲原因、變更內(nèi)容）及處理措施。模板3：買(mǎi)賣(mài)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：________甲方（買(mǎi)方）：________（全稱(chēng)）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________法定代表人：________地址：________聯(lián)系方式：________乙方（賣(mài)方）：________（全稱(chēng)）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________法定代表人：________地址：________聯(lián)系方式：________根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》，甲乙雙方平等自愿、協(xié)商一致，就買(mǎi)賣(mài)標(biāo)的物事宜達(dá)成如下協(xié)議：第一條標(biāo)的物信息名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第二條履行期限乙方應(yīng)于______年______月______日前將標(biāo)的物交付至甲方指定地點(diǎn)（________），甲方應(yīng)在收貨后______日內(nèi)驗(yàn)收。第三條付款方式預(yù)付款：本合同簽訂后______日內(nèi)，甲方向乙方支付總價(jià)款的______%即______元；到貨款：標(biāo)的物驗(yàn)收合格后______日內(nèi)，甲方向乙方支付總價(jià)款的______%即______元；質(zhì)保金：總價(jià)款的______%即______元作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（______年）無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后______日內(nèi)無(wú)息支付。第四條違約責(zé)任乙方逾期交貨的，每逾期一日按逾期部分總價(jià)的______%支付違約金；逾期超過(guò)______日的，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款的，每逾期一日按逾期金額的______%支付違約金。第五條爭(zhēng)議解決本合同發(fā)生爭(zhēng)議，由雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交________（甲方所在地/合同履行地）人民法院訴訟解決。第六條其他本合同一式______份，甲乙雙方各執(zhí)______份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：______年______月______日乙方（蓋章）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：______年______月______日填寫(xiě)說(shuō)明：“規(guī)格型號(hào)”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”需詳細(xì)填寫(xiě)，避免模糊表述（如“按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”應(yīng)明確具體標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)）；“付款方式”需明確賬戶(hù)信息（戶(hù)名、開(kāi)戶(hù)行、賬號(hào)）；“爭(zhēng)議解決”優(yōu)先選擇“合同履行地人民法院”，便于訴訟成本控制。模板4：勞動(dòng)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：________甲方（用人單位）：________（全稱(chēng)）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________法定代表人：________地址：________聯(lián)系方式：________乙方（勞動(dòng)者）：________身份證號(hào)碼：________住址：________聯(lián)系方式：________根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》，甲乙雙方本著平等自愿、協(xié)商一致的原則，簽訂本勞動(dòng)合同：第一條合同期限固定期限：自______年______月______日起至______年______月______日止；試用期：______個(gè)月（自______年______月______日起至______年______月______日止），試用期工資為轉(zhuǎn)正工資的______%。第二條工作內(nèi)容與地點(diǎn)乙方同意在甲方________部門(mén)擔(dān)任________崗位工作，工作地點(diǎn)為_(kāi)_______；甲方可根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要調(diào)整乙方崗位，需書(shū)面通知乙方并協(xié)商一致。第三條勞動(dòng)報(bào)酬乙方轉(zhuǎn)正后月工資為_(kāi)_______元（含社保個(gè)人繳納部分），甲方于每月______日發(fā)放；甲方依法為乙方繳納社會(huì)保險(xiǎn)（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育），個(gè)人繳納部分由甲方代扣代繳。第四條勞動(dòng)保護(hù)甲方為乙方提供符合國(guó)家規(guī)定的勞動(dòng)安全衛(wèi)生條件和必要的勞動(dòng)防護(hù)用品；乙方在勞動(dòng)過(guò)程中需嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程。第五條合同解除與終止乙方提前30日書(shū)面通知甲方可解除合同；甲方在乙方存在嚴(yán)重違反規(guī)章制度、嚴(yán)重失職等情形時(shí)，可解除合同并不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。第六條其他本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，自簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：______年______月______日乙方（簽字）：________日期：______年______月______日填寫(xiě)說(shuō)明：“試用期”期限需符合法律規(guī)定（勞動(dòng)合同期限3個(gè)月以上不滿(mǎn)1年的，試用期不超過(guò)1個(gè)月；1年以上不滿(mǎn)3年的，不超過(guò)2個(gè)月；3年以上及無(wú)固定期限的，不超過(guò)6個(gè)月）；“勞動(dòng)報(bào)酬”不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)，需明確工資結(jié)構(gòu)（基本工資+績(jī)效等）；“社會(huì)保險(xiǎn)”必須依法繳納，不得約定由乙方自行承擔(dān)。四、合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)條款模糊風(fēng)險(xiǎn)：如“合理時(shí)間”“盡快”等表述易引發(fā)爭(zhēng)議，需明確具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)或量化標(biāo)準(zhǔn)（如“乙方應(yīng)在甲方付款后15個(gè)工作日內(nèi)交付”）；主體不適格風(fēng)險(xiǎn)：合作方為無(wú)民事行為能力人、超越經(jīng)營(yíng)范圍或未取得相關(guān)資質(zhì)（如建筑施工企業(yè)無(wú)安全生產(chǎn)許可證），可能導(dǎo)致合同無(wú)效；違約責(zé)任不對(duì)等風(fēng)險(xiǎn)：僅約定乙方違約責(zé)任，未約定甲方違約情形（如逾期付款、無(wú)正當(dāng)理由拒收貨物），顯失公平；履約監(jiān)控缺失風(fēng)險(xiǎn)：未建立履行臺(tái)賬，對(duì)延遲交付、質(zhì)量不合格等問(wèn)題未及時(shí)留存證據(jù)，導(dǎo)致索賠困難；歸檔管理混亂風(fēng)險(xiǎn)：合同原件丟失、未及時(shí)編號(hào)歸檔，發(fā)生糾紛時(shí)無(wú)法提供有效證據(jù)。（二）合規(guī)要點(diǎn)合法性審查：合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如《民法典》中“格式條款無(wú)效”情形、《勞動(dòng)合同法》中“禁止約定違約金”的情形）；資質(zhì)審核：簽訂前核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證（如食