電梯維保公司檔案管理制度一、總則為了加強(qiáng)電梯維保公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營、維保服務(wù)、技術(shù)研發(fā)和客戶服務(wù)等方面的作用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有與電梯維保業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于客戶檔案、維保檔案、設(shè)備檔案、人員檔案、技術(shù)檔案等各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作。該部門的主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常保管、存儲(chǔ)和安全保護(hù)，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的完整性和安全性。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢、借閱和利用。5.組織檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理和銷毀。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。（二）各部門職責(zé)公司各部門是檔案的形成和使用部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)向檔案管理部門移交檔案。具體職責(zé)如下：1.市場部門：負(fù)責(zé)客戶檔案的收集和整理，包括客戶基本信息、合同協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)價(jià)等資料。2.維保部門：負(fù)責(zé)維保檔案的收集和整理，包括電梯維保記錄、故障處理報(bào)告、維修保養(yǎng)計(jì)劃等資料。3.技術(shù)部門：負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集和整理，包括電梯圖紙、技術(shù)文件、檢測報(bào)告、研發(fā)成果等資料。4.人力資源部門：負(fù)責(zé)人員檔案的收集和整理，包括員工基本信息、培訓(xùn)記錄、績效考核等資料。5.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集和整理，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理需要，將檔案分為以下幾類：1.客戶檔案：記錄公司客戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來和合作情況，包括客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照、合同協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)價(jià)、付款記錄等資料。2.維保檔案：記錄電梯維保工作的全過程，包括電梯基本信息、維保記錄、故障處理報(bào)告、維修保養(yǎng)計(jì)劃、零部件更換記錄、檢測報(bào)告等資料。3.設(shè)備檔案：記錄電梯設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等情況，包括電梯型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、安裝日期、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、圖紙資料、使用說明書等資料。4.人員檔案：記錄公司員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、績效考核等情況，包括員工姓名、性別、年齡、學(xué)歷、專業(yè)技能、入職時(shí)間、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)證書、績效考核表等資料。5.技術(shù)檔案：記錄公司在電梯技術(shù)研發(fā)、應(yīng)用和創(chuàng)新方面的成果和經(jīng)驗(yàn)，包括電梯新技術(shù)、新工藝、新材料的研究報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書、軟件著作權(quán)等資料。6.行政檔案：記錄公司行政管理工作的相關(guān)文件和資料，包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知公告等資料。7.財(cái)務(wù)檔案：記錄公司財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理等情況，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等資料。（二）檔案編號(hào)為了便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.客戶檔案編號(hào)：采用“KH+客戶代碼+年份+順序號(hào)”的格式，例如：KH0012024001，表示客戶代碼為001的客戶在2024年的第1份檔案。2.維保檔案編號(hào)：采用“WB+電梯編號(hào)+年份+順序號(hào)”的格式，例如：WB0012024001，表示電梯編號(hào)為001的電梯在2024年的第1份維保檔案。3.設(shè)備檔案編號(hào)：采用“SB+電梯編號(hào)”的格式，例如：SB001，表示電梯編號(hào)為001的設(shè)備檔案。4.人員檔案編號(hào)：采用“RY+員工工號(hào)”的格式，例如：RY001，表示員工工號(hào)為001的人員檔案。5.技術(shù)檔案編號(hào)：采用“JS+年份+順序號(hào)”的格式，例如：JS2024001，表示2024年的第1份技術(shù)檔案。6.行政檔案編號(hào)：采用“XZ+年份+順序號(hào)”的格式，例如：XZ2024001，表示2024年的第1份行政檔案。7.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用“CW+年份+順序號(hào)”的格式，例如：CW2024001，表示2024年的第1份財(cái)務(wù)檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件和資料。檔案收集的具體要求如下：1.完整性：收集的檔案應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括文件的原件、復(fù)印件、電子文檔等，確保檔案的完整性。2.準(zhǔn)確性：收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，避免虛假、錯(cuò)誤或重復(fù)的信息。3.及時(shí)性：各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)檔案收集齊全并移交檔案管理部門。具體時(shí)間要求如下：客戶檔案：在合同簽訂后的10個(gè)工作日內(nèi)移交。維保檔案：在每次維保工作結(jié)束后的5個(gè)工作日內(nèi)移交。設(shè)備檔案：在電梯設(shè)備安裝調(diào)試完成后的15個(gè)工作日內(nèi)移交。人員檔案：在員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等情況發(fā)生后的5個(gè)工作日內(nèi)更新并移交。技術(shù)檔案：在技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目完成后的10個(gè)工作日內(nèi)移交。行政檔案：在文件發(fā)布或會(huì)議結(jié)束后的5個(gè)工作日內(nèi)移交。財(cái)務(wù)檔案：在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后的3個(gè)月內(nèi)移交。（二）檔案整理檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。檔案整理的具體要求如下：1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，確保同類檔案集中存放。2.編號(hào)裝訂：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并采用合適的裝訂方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。3.編目造冊：建立檔案目錄和索引，編制檔案清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，方便檔案的查詢和利用。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并按照檔案編號(hào)順序上架存放，確保檔案的存放有序。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）檔案保管環(huán)境檔案保管環(huán)境應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。具體要求如下：1.溫度和濕度：檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.通風(fēng)和照明：檔案庫房應(yīng)保持良好的通風(fēng)和照明條件，避免檔案受潮、發(fā)霉和變質(zhì)。3.安全防護(hù)：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、報(bào)警等安全設(shè)備，確保檔案的安全。（二）檔案存儲(chǔ)方式根據(jù)檔案的類型和保管期限，采用不同的存儲(chǔ)方式。具體要求如下：1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案盒進(jìn)行存儲(chǔ)，按照檔案編號(hào)順序上架存放。2.電子檔案：采用光盤、硬盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用。3.特殊檔案：對(duì)于珍貴、易損或有特殊保管要求的檔案，應(yīng)采用特殊的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管，如密封保存、恒溫恒濕保存等。（三）檔案保管期限根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。具體保管期限如下：1.客戶檔案：永久保存。2.維保檔案：長期保存，一般為電梯設(shè)備的使用年限。3.設(shè)備檔案：長期保存，一般為電梯設(shè)備的使用年限。4.人員檔案：長期保存，員工離職后至少保存20年。5.技術(shù)檔案：長期保存，一般為技術(shù)成果的有效期。6.行政檔案：根據(jù)文件的重要性和使用價(jià)值，分別確定保管期限，一般為520年。7.財(cái)務(wù)檔案：按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確定保管期限，一般為1030年。六、檔案查詢與借閱（一）檔案查詢公司內(nèi)部員工因工作需要查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)表的內(nèi)容，及時(shí)提供相關(guān)檔案供查詢。查詢檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、復(fù)制檔案。（二）檔案借閱公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過15個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、復(fù)制檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出檔案鑒定意見。（二）檔案銷毀經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀的具體要求如下：1.編制銷毀清冊：檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。2.審批簽字：《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.監(jiān)銷處理：檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.記錄存檔：檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和方式，并將《檔案銷毀清冊》存檔保存。八、檔案信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。檔案信息化建設(shè)的具體要求如下：1.建立電子檔案管理系統(tǒng)：采用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換：對(duì)庫存紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的利用效率和安全性。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。4.實(shí)現(xiàn)檔案資源共享：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，方便公司員工查詢和利用檔案信息。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理