建筑施工企業(yè)費用報銷流程規(guī)范一、總則為進一步加強建筑施工企業(yè)內(nèi)部管理，規(guī)范費用報銷行為，明確各環(huán)節(jié)職責，提高資金使用效益，確保財務信息的真實、準確、合法，防范經(jīng)營風險，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬各項目部、分公司的所有費用報銷活動。全體員工在辦理費用報銷業(yè)務時，均須嚴格遵守本規(guī)范的各項規(guī)定。費用報銷管理應遵循以下基本原則：真實性原則，即報銷的費用必須真實發(fā)生，嚴禁虛構；合法性原則，報銷憑證必須合法有效，符合國家財經(jīng)法規(guī)及稅務制度要求；及時性原則，費用發(fā)生后應及時辦理報銷手續(xù)，避免跨期；權責對等原則，各部門負責人對本部門費用的真實性、合規(guī)性負責。二、費用報銷具體流程（一）事前申請（如適用）對于特定類型或達到一定金額標準的費用，如業(yè)務招待費、大額差旅費、專項采購等，經(jīng)辦人員應在費用發(fā)生前填寫《費用事前申請表》，注明費用事由、預算金額、發(fā)生時間、參與人員等信息，按審批權限報請相關領導審批。未經(jīng)事前批準的此類費用，原則上不予報銷或從嚴審批。（二）費用發(fā)生與原始憑證收集費用發(fā)生時，經(jīng)辦人員應主動向收款方索取合法、合規(guī)的原始憑證。原始憑證是報銷的唯一依據(jù)，必須保證其真實性、完整性和合規(guī)性。常見的原始憑證包括但不限于增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、行程單、付款憑證、收款收據(jù)（特定小額零星支出）等。（三）報銷單填寫與粘貼經(jīng)辦人員在費用發(fā)生后，應及時整理原始憑證，按要求填寫《費用報銷單》。填寫內(nèi)容應真實、完整、清晰，包括：報銷部門、報銷日期、經(jīng)辦人員、費用事由（需詳細具體，避免含糊不清）、費用所屬項目（如適用）、各項費用金額、合計金額等。涉及多個項目或多人共同發(fā)生的費用，應分別列明或提供費用分攤依據(jù)。原始憑證的粘貼應符合財務部門要求，通常應使用膠水或固體膠，從左至右、從上至下、分類別、分層次整齊粘貼在《費用報銷單》或原始憑證粘貼單上，避免折疊、覆蓋關鍵信息（如發(fā)票代碼、號碼、金額、印章等），確保憑證平整、牢固，便于翻閱和審核。（四）審批流程1.部門負責人/項目經(jīng)理審核：經(jīng)辦人員將填寫完整、粘貼規(guī)范的《費用報銷單》及附件提交本部門負責人或項目經(jīng)理審核。審核重點包括：費用發(fā)生的真實性、必要性，費用標準是否符合規(guī)定，報銷金額與附件是否一致，事由是否清晰等。審核通過后簽字確認。2.財務部門初審：經(jīng)部門負責人/項目經(jīng)理審核后的報銷單據(jù)，提交至企業(yè)財務部門進行初審。財務初審人員主要審核：原始憑證的合法性、合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)?、抬頭是否正確、是否加蓋合規(guī)印章等），報銷單填寫的規(guī)范性，附件是否齊全，費用列支是否符合財務制度及稅法規(guī)定，金額計算是否準確等。對不符合要求的單據(jù)，應退回經(jīng)辦人補充或更正。3.相關領導審批：根據(jù)企業(yè)設定的費用審批權限及金額標準，經(jīng)財務初審通過的單據(jù)，需報請相關領導審批。審批人根據(jù)其職責權限，對報銷事項的整體合規(guī)性、必要性進行審查并簽字。對于大額或特殊費用，可能需要經(jīng)過多級領導審批。（五）財務復核與付款1.財務復核：經(jīng)各級領導審批完畢的報銷單據(jù)，返回財務部門進行最終復核。復核無誤后，由財務負責人或其授權人員簽字確認。2.付款：財務部門根據(jù)復核通過的報銷單據(jù)，按照企業(yè)資金管理規(guī)定和付款流程，辦理付款手續(xù)。付款方式通常包括銀行轉(zhuǎn)賬（至經(jīng)辦人個人賬戶或?qū)Ψ絾挝毁~戶）、現(xiàn)金支付（符合現(xiàn)金管理規(guī)定的小額支出）等。付款完成后，在報銷單上加蓋“付訖”印章。（六）憑證歸檔付款完成后，財務部門應將《費用報銷單》及其所有原始附件整理、編號，作為會計憑證的一部分，按照會計檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，以備查驗。三、費用報銷憑證要求1.發(fā)票：是最主要的報銷憑證。必須是由稅務機關監(jiān)制的合法有效發(fā)票，發(fā)票抬頭必須為企業(yè)全稱，內(nèi)容應清晰列明商品名稱或服務項目、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等。發(fā)票須加蓋開票單位的發(fā)票專用章。電子發(fā)票的打印件應確保清晰完整，并由經(jīng)辦人簽字確認其真實性及未重復報銷。2.其他合法憑證：如行程單、火車票、汽車票、船票等交通票據(jù)；財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(jù)；以及在特定情況下，如小額零星采購無法取得發(fā)票時，由收款方出具的收款收據(jù)（需注明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關信息）。3.輔助證明材料：根據(jù)費用性質(zhì)，可能需要提供相關輔助證明材料，如：*差旅費：出差申請單、行程安排、酒店水單等；*業(yè)務招待費：招待對象、事由等說明；*會議費：會議通知、參會人員名單等；*外部勞務費：勞務協(xié)議或情況說明；*其他需要提供的證明材料。四、常見問題與注意事項1.發(fā)票問題：這是報銷中最常見的問題。務必確保取得的發(fā)票真實、合規(guī)。如發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票、不合規(guī)發(fā)票，一律不予報銷，并追究相關人員責任。2.事由不清：費用事由描述過于簡單或模糊，可能導致審批受阻。應詳細說明費用發(fā)生的背景、目的和具體內(nèi)容。3.附件不全：重要的輔助證明材料缺失，可能無法證明費用的真實性或合理性。4.超標準報銷：各項費用應嚴格控制在企業(yè)規(guī)定的標準范圍內(nèi)，超標準部分原則上不予報銷，特殊情況需有充分理由并經(jīng)更高層級領導特批。5.及時性：費用發(fā)生后應盡快辦理報銷，避免長期積壓，影響財務核算的及時性和準確性，跨年度費用的報銷應遵循稅法及企業(yè)相關規(guī)定。6.禁止行為：嚴禁虛報、冒領、套取費用；嚴禁將個人消費列為公司費用報銷；嚴禁拆分費用以規(guī)避審批權限。五、監(jiān)督與責任各部門負責人是本部門費用報銷管理的第一責任人，應加強對本部門員工費用報銷政策的宣貫和日常監(jiān)督。財務部門負責對全公司費用報銷流程的執(zhí)行情況進行指導、監(jiān)督和檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進建議。對于在費用報銷過程中違反本規(guī)范及相關財經(jīng)紀律的行為，企業(yè)將視情節(jié)輕重，對相關責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；涉嫌違法的，將移交司法機關處理。六、附則本規(guī)范由企