醫(yī)院后勤物資采購流程規(guī)范醫(yī)院后勤物資采購是保障醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)、提升醫(yī)療服務質(zhì)量與效率的關鍵環(huán)節(jié)。其流程的規(guī)范與否，直接關系到物資供應的及時性、準確性、經(jīng)濟性以及醫(yī)療安全。為確保采購工作科學、高效、透明、合規(guī)，特制定本流程規(guī)范，旨在為醫(yī)院后勤物資采購活動提供系統(tǒng)性的指導。一、需求提出與審核后勤物資的采購需求，通常源于醫(yī)院各科室的實際運營需要。1.需求發(fā)起：使用科室根據(jù)日常消耗、庫存狀況及業(yè)務發(fā)展計劃，填寫《物資采購申請表》。申請表需詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)（如需）、預估數(shù)量、質(zhì)量要求、建議品牌（可選）、預計使用日期及科室負責人簽字等信息。對于常規(guī)消耗品，可按周期提報；對于臨時或緊急需求，需注明原因。2.科室初審：科室負責人對本科室提交的采購需求的真實性、必要性及合理性進行審核。確保所購物資確為科室運營所需，且數(shù)量和預算在合理范圍內(nèi)。3.歸口管理部門審核：初審通過的采購需求，提交至醫(yī)院指定的后勤物資歸口管理部門（通常為總務科或后勤保障部）。該部門負責對需求的合規(guī)性、專業(yè)性及與醫(yī)院整體規(guī)劃的匹配度進行審核。例如，審核物資是否符合醫(yī)院統(tǒng)一的技術標準或節(jié)能環(huán)保要求，是否存在重復采購等情況。4.預算審核：歸口管理部門審核通過后，將采購需求匯總，提交至財務部門進行預算審核。財務部門根據(jù)醫(yī)院年度預算及資金狀況，對采購項目的預算安排進行確認。二、采購計劃的制定與審批在需求審核通過的基礎上，形成正式的采購計劃。1.計劃編制：歸口管理部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合庫存控制策略（如安全庫存量、經(jīng)濟訂貨量等），編制《醫(yī)院后勤物資采購計劃》。計劃應明確采購物資的品類、數(shù)量、估算金額、采購方式建議、預計采購周期等。2.計劃審批：采購計劃需按醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限逐級報批。小型或常規(guī)計劃可能由歸口管理部門負責人審批；較大金額或特殊物資的采購計劃，需報請醫(yī)院分管領導甚至院長辦公會審批。審批過程中，重點關注計劃的整體合理性、資金安排及是否符合采購政策。三、采購執(zhí)行根據(jù)審批通過的采購計劃及核定的采購方式，組織實施采購。1.采購方式確定：醫(yī)院應根據(jù)采購物資的特性、金額大小及相關法規(guī)政策（如《政府采購法》及其實施條例，或醫(yī)院內(nèi)部采購管理規(guī)定），選擇適宜的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購以及框架協(xié)議采購等。對于達到公開招標數(shù)額標準的，應依法采用公開招標方式。2.供應商選擇與管理：*供應商資質(zhì)審查：在采購活動開始前或過程中，應對參與的供應商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關產(chǎn)品認證、質(zhì)量保證體系認證、財務狀況、供貨能力及信譽記錄等。*建立合格供應商庫：對通過資質(zhì)審查且合作良好的供應商，可納入醫(yī)院合格供應商庫進行動態(tài)管理，定期評估，優(yōu)勝劣汰。3.合同簽訂：確定中標或成交供應商后，應在規(guī)定時間內(nèi)與其簽訂書面采購合同。合同內(nèi)容應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、質(zhì)量標準、交付時間、交付地點、運輸方式、包裝要求、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式及售后服務條款等關鍵信息。合同文本需經(jīng)醫(yī)院法務部門或指定法律顧問審核。4.訂單下達與履約跟蹤：合同簽訂后，按合同約定向供應商下達采購訂單，并對供應商的生產(chǎn)、備貨及發(fā)貨過程進行必要的跟蹤，確保按期供貨。四、驗收與入庫物資到貨后，必須進行嚴格的驗收，確保符合合同約定及質(zhì)量要求。1.到貨通知與核對：供應商發(fā)貨后應及時通知醫(yī)院歸口管理部門及倉庫。倉庫管理人員根據(jù)采購合同及訂單，核對到貨物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等外包裝信息。2.質(zhì)量驗收：由歸口管理部門組織使用科室、倉庫及相關專業(yè)技術人員（如需）共同對物資的內(nèi)在質(zhì)量、技術參數(shù)、外觀、合格證明文件（如出廠檢驗報告、合格證等）進行查驗。對于有特殊質(zhì)量要求或需專業(yè)檢測的物資，可委托第三方機構(gòu)進行檢測。3.驗收記錄與確認：驗收合格后，填寫《物資驗收單》，由參與驗收各方簽字確認。驗收不合格的物資，應立即通知供應商，按合同約定進行退換貨或索賠處理，并做好記錄。4.入庫登記：驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬，確保賬物相符。物資應按規(guī)定分類、分區(qū)存放，做好標識管理。五、付款結(jié)算按照合同約定的付款條件和醫(yī)院財務管理制度辦理付款。1.票據(jù)審核：供應商按合同約定提供合法有效的發(fā)票及相關結(jié)算憑證（如驗收單、入庫單等）。歸口管理部門對票據(jù)的真實性、合規(guī)性及與合同、驗收情況的一致性進行審核。2.財務審批與付款：審核通過的結(jié)算資料提交至財務部門，財務部門根據(jù)合同約定及醫(yī)院付款審批流程辦理付款手續(xù)。六、采購檔案管理采購活動全過程形成的文件資料均應妥善保管，建立健全采購檔案。1.檔案內(nèi)容：包括但不限于采購需求申請表、審批文件、采購計劃、招標文件（若有）、投標文件（若有）、中標通知書（若有）、采購合同、訂單、驗收單、入庫單、發(fā)票復印件、付款憑證、供應商資質(zhì)材料及相關溝通記錄等。2.歸檔要求：采購檔案應及時收集、整理、裝訂成冊，按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進行分類、編號、存檔，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于追溯和查閱。七、監(jiān)督與評估為持續(xù)改進采購流程，提升采購效能，需建立采購監(jiān)督與評估機制。1.內(nèi)部監(jiān)督：醫(yī)院紀檢監(jiān)察部門或內(nèi)部審計部門應對采購流程的合規(guī)性、透明度進行監(jiān)督檢查，防止違規(guī)行為發(fā)生。2.供應商評估：定期對供應商的履約情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等進行綜合評估，評估結(jié)果作為后續(xù)合作及供應商庫動態(tài)管理的重要依據(jù)。3.流程評估與優(yōu)化：定期對采購流程的運行效率、成本控制效果、滿意度等進行評估，針對存在的問題及時進行分析和改進，不斷優(yōu)化采購管理體系。八、崗位職責與人員要求從事采購工作的人員應具備相應的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。1.崗位職責：明確采購崗位的職責權(quán)限，做到分工清晰、責任到人。2.人員要求：采購人員應熟悉國家及地方相關法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、市場調(diào)研能力和風險防范意識，恪守廉潔自律準則，嚴格遵守采購紀律。附則本規(guī)范自發(fā)布之日起施行