文檔撰寫規(guī)范及審核流程模板一、模板概述本模板旨在規(guī)范各類文檔的撰寫標準與審核流程，保證文檔內(nèi)容的準確性、完整性、一致性和專業(yè)性，適用于企業(yè)內(nèi)部管理、項目交付、制度發(fā)布等場景。通過統(tǒng)一規(guī)范與標準化審核，可有效提高文檔質量，減少溝通成本，降低因文檔不規(guī)范導致的業(yè)務風險。二、適用范圍本模板適用于公司/組織內(nèi)部以下類型文檔的撰寫與審核：管理制度類：如《人力資源管理制度》《財務報銷管理辦法》等；項目文檔類：如《項目計劃書》《需求規(guī)格說明書》《驗收報告》等；技術方案類：如《系統(tǒng)架構設計》《技術實施方案》《測試方案》等；業(yè)務流程類：如《客戶服務流程》《訂單處理流程》等；其他正式文檔：如年度工作報告、應急預案、培訓材料等。三、文檔撰寫操作步驟（一）前期準備：明確需求與框架需求梳理撰寫人需明確文檔的核心目標（如“規(guī)范操作流程”“明確項目權責”）、受眾（如管理層、執(zhí)行層、客戶）及使用場景（如內(nèi)部培訓、外部交付、制度宣貫）。與需求方（如項目負責人、部門負責人）溝通，確認文檔必須包含的核心內(nèi)容、關鍵數(shù)據(jù)及合規(guī)要求（如法律法規(guī)、行業(yè)標準）。框架設計根據(jù)文檔類型設計邏輯框架，保證結構清晰、層次分明。例如：管理制度類：目的→適用范圍→職責→具體規(guī)定→附則；項目文檔類：背景→目標→范圍→實施方案→進度計劃→風險應對→驗收標準。撰寫人需將框架提交給部門負責人*某某審核，確認無遺漏后進入撰寫環(huán)節(jié)。（二）內(nèi)容撰寫：規(guī)范表達與細節(jié)把控格式規(guī)范采用“一級標題（一、）→二級標題（（一））→三級標題（1.）”層級，標題簡潔明確，避免使用模糊詞匯（如“相關內(nèi)容”“若干問題”）；字體與段落：統(tǒng)一使用宋體五號，行距1.5倍；段落首行縮進2字符，段前段后間距0.5行；圖表與編號：圖表需有編號（如圖1、表1）和標題，位于圖表下方；中的圖表需標注“如圖1所示”，保證圖文對應；術語統(tǒng)一：全文專業(yè)術語、名詞定義需保持一致，避免混用（如“系統(tǒng)平臺”與“系統(tǒng)”需統(tǒng)一表述）。內(nèi)容要求準確性：數(shù)據(jù)、案例、引用的政策法規(guī)需標注來源（如“根據(jù)《法》第X條”“數(shù)據(jù)來源：部門2023年統(tǒng)計報告”），保證真實可靠；完整性：覆蓋需求方提出的全部核心內(nèi)容，無關鍵信息遺漏（如項目文檔需包含“時間、人員、資源、風險”四大要素）；可操作性：流程類文檔需明確步驟、責任主體、輸入輸出（如“步驟1：申請人提交材料→責任部門：行政部→輸出：《材料接收回執(zhí)》”）；簡潔性：避免冗余描述，用詞專業(yè)、客觀，禁用口語化表達（如“大概”“可能”需替換為“約”“預計”）。（三）內(nèi)部審核：自查與初稿確認撰寫人自查完成初稿后，撰寫人需對照“格式規(guī)范”“內(nèi)容要求”逐項檢查，重點核對數(shù)據(jù)準確性、術語一致性、框架完整性，并填寫《文檔自查表》（詳見模板表格1）。部門初審撰寫人將自查后的初稿提交至部門負責人*某某，部門負責人從“內(nèi)容是否符合部門需求”“邏輯是否清晰”“是否與其他制度沖突”等角度進行審核，并填寫《文檔審核意見表》（詳見模板表格2）。若審核不通過，需明確修改意見（如“需補充流程的異常處理方案”“術語‘’需與《管理制度》統(tǒng)一”），撰寫人需在2個工作日內(nèi)完成修改并重新提交。（四）跨部門/專業(yè)審核（如需）若文檔內(nèi)容涉及其他部門職責（如財務文檔需經(jīng)財務部審核、技術方案需經(jīng)技術部審核），則由部門負責人*某某發(fā)起跨部門審核流程。被審核部門需在3個工作日內(nèi)反饋意見，重點關注“內(nèi)容是否符合本部門規(guī)定”“權責劃分是否清晰”“是否存在執(zhí)行風險”等，審核意見需經(jīng)部門負責人簽字確認。（五）終審與定稿綜合各部門意見后，撰寫人修改文檔并提交至終審人（如公司分管領導、總經(jīng)辦、項目管理辦公室等），終審人從“是否符合公司戰(zhàn)略”“是否符合法律法規(guī)”“是否具備可執(zhí)行性”等層面進行最終審核。終審通過后，文檔定稿；若不通過，需明確修改方向，撰寫人根據(jù)意見調整后重新提交終審。（六）發(fā)布與歸檔定稿文檔需按公司《文件管理辦法》進行編號、排版（如添加公司LOGO、頁眉頁腳），由指定發(fā)布人（如行政部、總經(jīng)辦）通過公司內(nèi)部平臺發(fā)布，并同步更新《文檔管理臺賬》。撰寫人需將定稿文檔（電子版+紙質版，如需）提交至檔案管理部門歸檔，保證文檔可追溯。四、模板表格表1：文檔自查表文檔名稱文檔編號版本號撰寫人檢查日期檢查項目檢查內(nèi)容是否通過問題描述整改措施格式規(guī)范標題層級、字體、行距、圖表編號□是□否內(nèi)容完整性核心要素是否覆蓋、有無遺漏□是□否數(shù)據(jù)準確性數(shù)據(jù)來源、計算邏輯、引用法規(guī)□是□否術語一致性專業(yè)術語、名詞定義是否統(tǒng)一□是□否邏輯清晰度框架是否合理、步驟是否明確□是□否自查結論□通過，提交審核□不通過，需修改撰寫人簽字：表2：文檔審核意見表文檔名稱文檔編號版本號提交部門提交日期審核環(huán)節(jié)審核人/部門審核日期審核意見處理結果部門初審*某某（部門負責人）□通過□不通過，修改意見：跨部門審核（如需）財務部/*某某□通過□不通過，修改意見：終審分管領導/*某某□通過□不通過，修改意見：審核結論□同意發(fā)布□修改后重新審核□不通過，終止流程終審人簽字：五、關鍵注意事項（一）文檔規(guī)范性不可忽視格式不統(tǒng)一會影響文檔的專業(yè)性和可讀性，需嚴格按照公司《公文格式規(guī)范》執(zhí)行，避免出現(xiàn)“標題層級混亂”“圖表無編號”等問題；術語不一致可能導致執(zhí)行偏差，例如“客戶投訴”與“客戶投訴事件”需明確為同一表述，并在文檔“術語定義”章節(jié)中說明。（二）審核流程需閉環(huán)管理每個審核環(huán)節(jié)必須留下書面意見（電子或紙質），審核人需對審核意見負責，避免“口頭審核無記錄”的情況；撰寫人需針對審核意見逐條修改，并在修改說明中標注（如“根據(jù)*某某部門意見，在3.2節(jié)補充異常處理流程”），保證問題可追溯。（三）版本控制需嚴格把控文檔修改后需更新版本號（如V1.0→V1.1），并在“修訂記錄”中注明修訂內(nèi)容、修訂人、修訂日期，避免使用“最新版”“最終版”等模糊表述；發(fā)布后的文檔若需修改，需重新啟動審核流程，嚴禁未經(jīng)審核直接修改發(fā)布。（四）保密與合規(guī)要求涉及公司機密、客戶信息的文檔，需在文檔首頁標注“密級”（如“內(nèi)部公開”“機密”），并嚴格控制查閱權限；文檔內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)（如《數(shù)據(jù)安全法》《勞動合同法》）及行業(yè)標準，避免出現(xiàn)合規(guī)風險。（五）特殊情況處理若文檔緊急，可啟動“簡化審核流程