合同管理規(guī)范與審批流程模板一、適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同起草階段需求對(duì)接與資料收集業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（對(duì)方單位/個(gè)人資質(zhì)信息）、合作標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量）、核心條款（價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）。收集對(duì)方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明），涉及特殊行業(yè)的需提供資質(zhì)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑施工資質(zhì)等）。模板選擇與內(nèi)容擬定優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（可在法務(wù)部/行政部獲取），非標(biāo)合同需提前與法務(wù)部門溝通模板框架。按模板要求填寫合同內(nèi)容，重點(diǎn)明確：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式（避免簡(jiǎn)稱或簡(jiǎn)稱與全稱不一致）；標(biāo)的描述具體、可量化（避免“一批”“若干”等模糊表述）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等，違約責(zé)任明確（如逾期交貨的違約金計(jì)算方式、質(zhì)量問(wèn)題的處理流程）；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟，或選擇仲裁時(shí)明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱。內(nèi)部初審起草人完成合同初稿后，需進(jìn)行自查，保證無(wú)遺漏條款、關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并填寫《合同審批單》（見(jiàn)模板1）的基本信息部分。（二）合同審核階段業(yè)務(wù)部門審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)合理性、條款可行性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：合作需求與公司戰(zhàn)略、年度計(jì)劃是否一致；標(biāo)的規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間是否滿足業(yè)務(wù)需求；價(jià)格是否符合市場(chǎng)價(jià)格體系（需提供比價(jià)記錄或定價(jià)依據(jù)）。審核通過(guò)后，在《合同審批單》業(yè)務(wù)審核欄簽字，并附業(yè)務(wù)意見(jiàn)（如“同意，建議增加質(zhì)量保證金條款”）。法務(wù)部門審核法務(wù)部門（或外聘法律顧問(wèn)）對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：合同主體是否具備相應(yīng)民事行為能力（如核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營(yíng)范圍是否包含合作內(nèi)容）；條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）或公司內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否明確，是否存在法律漏洞（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力約定）；違約責(zé)任是否合理，是否與公司風(fēng)險(xiǎn)承受能力匹配。審核通過(guò)后簽字；若需修改，應(yīng)明確標(biāo)注修改意見(jiàn)并退回起草部門調(diào)整。財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：價(jià)格構(gòu)成是否清晰（含稅價(jià)、不含稅價(jià)、稅率等）；付款方式、節(jié)點(diǎn)是否合理（避免預(yù)付款比例過(guò)高，尾款需與驗(yàn)收/質(zhì)保掛鉤）；發(fā)票類型、開(kāi)具時(shí)間是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定；涉及外匯、跨境支付的，需明確匯率結(jié)算方式、跨境合規(guī)要求。審核通過(guò)后簽字，并附財(cái)務(wù)意見(jiàn)（如“同意付款方式，建議增加發(fā)票條款”）。管理層審批根據(jù)合同金額、重要性分級(jí)審批（具體分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)由公司自行制定，示例：金額≤10萬(wàn)元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理+董事會(huì)/決策委員會(huì)審批）。審批人需結(jié)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)，對(duì)合同的最終決策負(fù)責(zé)，在《合同審批單》相應(yīng)欄簽字確認(rèn)。（三）合同簽署階段用印申請(qǐng)與準(zhǔn)備審批通過(guò)后，起草人憑《合同審批單》及最終版合同文本到行政部/綜合管理部申請(qǐng)用印。行政部核對(duì)審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致，無(wú)誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章或越權(quán)用?。：炇鹋c交付合同簽署原則上需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），并注明簽署日期。紙質(zhì)合同一式多份（通常至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份），簽署后由行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記，并按份數(shù)分送相關(guān)部門（如原件由檔案室保管，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門留存復(fù)印件）。電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名（如第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽章），保證簽署過(guò)程可追溯、內(nèi)容不可篡改。（四）合同履行階段履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板2），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間）的完成情況，并保存相關(guān)憑證（如送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）。若對(duì)方未按合同約定履行（如逾期交貨、質(zhì)量不合格），業(yè)務(wù)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)書面通知對(duì)方，并抄送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門，啟動(dòng)催告或爭(zhēng)議處理程序。變更與解除管理合同履行過(guò)程中需變更的，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件，并重新履行審批流程（重大變更需經(jīng)原審批層級(jí)審批）。合同需解除的，應(yīng)協(xié)商一致簽訂《解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、已履行部分的處理方式、違約責(zé)任承擔(dān)等；若因?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致解除，需保留證據(jù)（如違約證明、催告函）以便追責(zé)。（五）合同歸檔階段資料整理與移交合同履行完畢（或終止）后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需將合同及相關(guān)資料整理成冊(cè)，包括：合同文本（原件及變更/解除協(xié)議）；審批單、用印申請(qǐng)單；對(duì)方主體資格證明、授權(quán)委托書；履行過(guò)程中的憑證（送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄、往來(lái)函件等）。整理后移交至檔案室（或行政部），填寫《合同歸檔清單》（見(jiàn)模板3），雙方簽字確認(rèn)。檔案管理與借閱檔案室對(duì)合同資料按“年份-合同類型-編號(hào)”分類存放，建立電子臺(tái)賬，保證檔案完整、安全（涉密合同需單獨(dú)加密保管）。合同借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，填寫《合同借閱登記表》，借閱期限不超過(guò)7個(gè)工作日，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳涉密內(nèi)容。三、合同管理關(guān)鍵模板示例模板1：合同審批單合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位簽署日期合同金額（大寫）合同金額（小寫）業(yè)務(wù)部門起草人合同主要內(nèi)容摘要（可填寫標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等核心信息，或附頁(yè)）審核意見(jiàn)欄業(yè)務(wù)部門審核負(fù)責(zé)人簽字：日期：意見(jiàn)：法務(wù)部門審核負(fù)責(zé)人簽字：日期：意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部門審核負(fù)責(zé)人簽字：日期：意見(jiàn)：分管副總審批簽字：日期：意見(jiàn)：總經(jīng)理審批簽字：日期：意見(jiàn)：董事會(huì)/決策委員會(huì)審批簽字：日期：意見(jiàn)：備注模板2：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位業(yè)務(wù)部門履行開(kāi)始日期履行結(jié)束日期關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃與實(shí)際完成情況節(jié)點(diǎn)名稱計(jì)劃時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人交付2024–2024–*經(jīng)理驗(yàn)收2024–2024–*主管付款2024–2024–*會(huì)計(jì)異常情況說(shuō)明及處理措施（如節(jié)點(diǎn)延遲、質(zhì)量問(wèn)題等，需記錄原因、處理結(jié)果及責(zé)任方）異常1：付款逾期，原因：對(duì)方資金周轉(zhuǎn)困難。處理措施：已發(fā)催告函，約定2024–前支付，否則按合同約定收取違約金。備注模板3：合同歸檔清單歸檔編號(hào)歸檔日期合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位業(yè)務(wù)部門歸檔資料清單序號(hào)資料名稱份數(shù)頁(yè)數(shù)1合同文本（含變更/解除協(xié)議）1102合同審批單133對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件124授權(quán)委托書115送貨單256驗(yàn)收?qǐng)?bào)告137付款憑證12移交人*經(jīng)理接收人*檔案管理員備注檔案存放位置：檔案室-2024年-采購(gòu)合同-A01四、執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)管控要點(diǎn)（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)簽署前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格，自然人需核驗(yàn)身份證原件，企業(yè)需查驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明，避免與無(wú)民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽約。涉及分公司、分支機(jī)構(gòu)簽約的，需提供總公司授權(quán)書，并保證合同責(zé)任最終由總公司承擔(dān)。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯，時(shí)間、金額、數(shù)量等需明確具體數(shù)值（如“30日內(nèi)”“含稅價(jià)11.3萬(wàn)元/噸”）。違約責(zé)任條款需區(qū)分一般違約與根本違約，明確違約金的計(jì)算方式（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”），且違約金不宜過(guò)高（一般不超過(guò)實(shí)際損失的30%）。（三）審批權(quán)限與流程風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，嚴(yán)禁越權(quán)審批或“先簽后批”；緊急合同需經(jīng)總經(jīng)理特批后，3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)?！逗贤瑢徟鷨巍沸韪鲗徍谁h(huán)節(jié)簽字完整，不得代簽，保證審批過(guò)程可追溯。（四）印章與檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同專用章由行政部專人保管，用印前需核對(duì)審批單與合同文本一致性，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上蓋章。合同檔案需定期（如每季度）清點(diǎn)，保證無(wú)遺漏、無(wú)損壞