企業(yè)資料歸檔與檔案管理規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與管理目標(biāo)本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含行政部、人事部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子檔案資料，涵蓋管理制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等多元類型。核心管理目標(biāo)：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范收集、科學(xué)分類、高效利用及合規(guī)處置，為企業(yè)運(yùn)營決策、風(fēng)險(xiǎn)防控、歷史追溯及合規(guī)審計(jì)提供可靠依據(jù)，同時(shí)避免因檔案管理混亂導(dǎo)致的資料丟失、信息泄露或法律風(fēng)險(xiǎn)。二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）資料收集與初步整理明確收集范圍各部門需按年度/季度/專項(xiàng)工作節(jié)點(diǎn)，全面收集本部門形成的應(yīng)歸檔資料，包括但不限于：管理類：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)；業(yè)務(wù)類：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、客戶資料、銷售報(bào)表；財(cái)務(wù)類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告；人事類：員工入職檔案、勞動(dòng)合同、薪酬記錄、培訓(xùn)檔案、離職證明；其他：資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明、重要往來函件等。落實(shí)收集責(zé)任各部門指定1名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員（由部門負(fù)責(zé)人*提名，報(bào)行政部備案），負(fù)責(zé)本部門資料的日常收集、初步整理及定期移交。資料形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，保證無遺漏、無重復(fù)文件。初步整理要求剔除無保存價(jià)值的文件（如草稿、過期通知、重復(fù)復(fù)印件）；對(duì)破損、字跡模糊的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)??；按時(shí)間順序或業(yè)務(wù)邏輯排列文件，標(biāo)注頁碼（多頁文件需用訂書機(jī)或夾子固定，避免散亂）。（二）檔案分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)采用“年度-部門-問題”三級(jí)分類法，保證分類邏輯清晰、層級(jí)分明：一級(jí)分類（年度）：以自然年度為單位，如“2024年”；二級(jí)分類（部門）：按企業(yè)部門全稱，如“行政部”“財(cái)務(wù)部”；三級(jí)分類（問題）：按資料內(nèi)容屬性，如“管理制度”“合同協(xié)議”“財(cái)務(wù)憑證”。編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)統(tǒng)一為“年度代碼+部門代碼+問題代碼+流水號(hào)”，具體格式年度代碼：后兩位年份，如“24”（代表2024年）；部門代碼：部門名稱首字母縮寫（2位），如“XZ”（行政部）、“CW”（財(cái)務(wù)部）、“RS”（人事部）；問題代碼：資料類別首字母縮寫（2位），如“GL”（管理）、“HT”（合同）、“CW”（財(cái)務(wù)）；流水號(hào)：按分類順序從001起編，如“001”“002”。示例：2024年行政部管理制度類第1份檔案，編號(hào)為“24-XZ-GL-001”。（三）編目登記與歸檔填寫歸檔登記表檔案聯(lián)絡(luò)員完成初步整理后，填寫《檔案歸檔登記表》（詳見第三部分“檔案分類與歸檔模板”），逐項(xiàng)登記檔案編號(hào)、名稱、形成部門、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等信息，保證信息準(zhǔn)確、無遺漏。移交與核對(duì)檔案聯(lián)絡(luò)員按季度將整理好的資料及《檔案歸檔登記表》一并移交至檔案管理員（行政部指定專人），雙方共同核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)及登記信息，核對(duì)無誤后在《檔案移交清單》（見模板）上簽字確認(rèn)——一聯(lián)由檔案管理員存檔，一聯(lián)由移交部門留存。歸檔時(shí)限季度末月25日前完成本季度檔案歸檔；年度12月20日前完成全年檔案匯總歸檔，保證跨年度檔案在次年1月底前完成整理編號(hào)。（四）檔案存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜（需標(biāo)注檔案編號(hào)及名稱），按年度-部門順序排列；重要檔案（如合同、資質(zhì)證書）使用檔案盒封裝，盒面標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、年份及盒內(nèi)文件數(shù)量。電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，按紙質(zhì)檔案分類規(guī)則建立文件夾（如“2024-行政部-管理制度”），文件名與檔案編號(hào)一致（如“24-XZ-GL-001_2024年考勤管理制度”）。環(huán)境控制檔案室需配備溫濕度計(jì)、滅火器、防潮箱、防蟲劑等設(shè)備，保證環(huán)境符合標(biāo)準(zhǔn)：溫度：14-24℃（避免高溫導(dǎo)致紙張變形）；濕度：45%-60%（避免潮濕導(dǎo)致霉變）；防火：禁止存放易燃物品，定期檢查消防設(shè)備；防盜：檔案室安裝防盜門、監(jiān)控設(shè)備，鑰匙由檔案管理員專人保管。（五）檔案借閱與利用借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見模板），注明檔案編號(hào)、名稱、借閱用途、借閱期限（一般不超過7個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交檔案管理員。借閱管理檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)無誤后，向借閱人提供檔案（涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*額外審批）；借閱人需當(dāng)場檢查檔案完整性，確認(rèn)無涂改、缺頁后簽字領(lǐng)??；檔案原則上不得帶離檔案室，確需外帶的需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，并由檔案管理員全程跟蹤。歸還與檢查借閱期滿后，借閱人需及時(shí)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好、有無信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上注銷借閱記錄；若檔案損壞或丟失，借閱人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（按企業(yè)《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行）。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期每年12月底由檔案鑒定小組（由行政部負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、檔案管理員*組成）對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，重點(diǎn)核查檔案是否仍具有保存價(jià)值（如法律效力、歷史參考價(jià)值等）。銷毀流程對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理員填寫《檔案銷毀審批表》（詳見模板），注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀理由及鑒定小組意見；經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由2名以上監(jiān)銷人（行政部、法務(wù)部各1人）共同監(jiān)督銷毀；紙質(zhì)檔案需采用粉碎或焚燒方式銷毀（保證信息無法恢復(fù)），電子檔案需徹底刪除并銷毀備份；銷毀完成后，監(jiān)銷人及檔案管理員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單存檔備查。三、檔案分類與歸檔模板（一）檔案總目錄表序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放位置（柜-層）備注124-XZ-GL-0012024年考勤管理制度行政部2024-01-1585年01-03含修訂版224-CW-HT-005與公司采購合同財(cái)務(wù)部2024-03-201210年05-01涉及金額50萬元（二）檔案分類明細(xì)表（按年度-部門）年度：2024年|部門：行政部序號(hào)類別代碼類別名稱檔案編號(hào)檔案名稱形成日期保管期限存放位置備注1GL管理制度24-XZ-GL-0012024年考勤管理制度2024-01-155年01-03含修訂版2HT合同協(xié)議24-XZ-HT-002辦公室租賃合同2024-02-1010年01-05與公司簽訂3RS人事檔案24-XZ-RS-003員工培訓(xùn)記錄匯總2024-06-30永久02-01含年度培訓(xùn)計(jì)劃（三）檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人借閱日期檔案編號(hào)檔案名稱借閱用途借閱期限業(yè)務(wù)部張*2024-07-1024-CW-HT-005與公司采購合同項(xiàng)目審計(jì)核對(duì)3個(gè)工作日部門負(fù)責(zé)人審批意見：（簽字）日期：檔案管理員意見：（簽字）日期：歸還日期歸還狀態(tài)（完好/異常）備注2024-07-12完好無（四）檔案銷毀審批表檔案編號(hào)檔案名稱形成部門形成日期數(shù)量（頁）保管期限銷毀理由23-XZ-TZ-0102023年固定資產(chǎn)臺(tái)賬行政部2023-12-31503年保管期限已滿，無參考價(jià)值鑒定小組意見：（簽字）日期：總經(jīng)理審批意見：（簽字）日期：監(jiān)銷人：銷毀日期：2024-06-30備注：紙質(zhì)檔案已粉碎，電子檔案已徹底刪除四、檔案管理關(guān)鍵要點(diǎn)（一）保密與權(quán)限管理涉密檔案（如商業(yè)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）需標(biāo)注“秘密”字樣，僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及核心崗位人員借閱，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案管理員需定期核查借閱權(quán)限，對(duì)離職人員借閱權(quán)限及時(shí)注銷；電子檔案需設(shè)置訪問密碼，密碼由檔案管理員專人保管，每季度更換一次。（二）責(zé)任分工與監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人*為本部門檔案管理第一責(zé)任人，需督促本部門按時(shí)完成資料收集與移交；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理，每月向行政部負(fù)責(zé)人*匯報(bào)檔案管理情況；行政部每半年組織一次檔案管理檢查，對(duì)未按要求歸檔、借閱違規(guī)的部門及個(gè)人通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重者按企業(yè)制度追責(zé)。（三）電子檔案備份與維護(hù)電子檔案需每月進(jìn)行一次異地備份（備份介質(zhì)為加密移動(dòng)硬盤，存放于檔案室保險(xiǎn)柜），保證數(shù)據(jù)安全；定期檢查電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備（如服務(wù)器、硬盤）運(yùn)行狀態(tài)，避免因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；重要電子檔案（如合同、審計(jì)報(bào)告）需打印紙質(zhì)版同步歸檔，實(shí)現(xiàn)“雙軌制”管理。（四）培訓(xùn)與持續(xù)改進(jìn)行政部每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案分類標(biāo)準(zhǔn)