企業(yè)采購與供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與行業(yè)場景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購與供應(yīng)商管理全流程，覆蓋從需求產(chǎn)生到供應(yīng)商績效評估的閉環(huán)管理。特別適用于以下場景：企業(yè)新設(shè)立采購部門，需建立標(biāo)準(zhǔn)化管理框架；現(xiàn)有采購流程存在效率低、供應(yīng)商質(zhì)量不穩(wěn)定等問題，需優(yōu)化規(guī)范；多部門協(xié)同采購時，需明確職責(zé)分工與節(jié)點控制；企業(yè)希望通過系統(tǒng)化管理降低采購成本、控制供應(yīng)鏈風(fēng)險。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解（一）需求確認(rèn)階段：明確“買什么、買多少、何時買”核心目標(biāo)：保證采購需求真實、合理，符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，且預(yù)算可控。步驟1：需求提報發(fā)起主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目組等）。操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)排期、項目進(jìn)度、物資消耗等），填寫《采購需求申請表》（見表1），詳細(xì)說明物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望到貨日期、預(yù)算金額（含明細(xì)構(gòu)成）。需求部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部。關(guān)鍵控制點：需求描述需清晰無歧義，避免因模糊規(guī)格導(dǎo)致后續(xù)采購偏差；預(yù)算需符合企業(yè)財務(wù)制度，超預(yù)算需求需同步說明資金來源。步驟2：需求審核與預(yù)算確認(rèn)參與主體：采購部、財務(wù)部、需求部門。操作說明：采購部收到需求后，2個工作日內(nèi)審核需求內(nèi)容：核查物資/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否符合企業(yè)技術(shù)規(guī)范、歷史采購記錄，確認(rèn)數(shù)量與計劃的匹配度，避免重復(fù)采購或過量采購。財務(wù)部同步審核預(yù)算金額，保證資金在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，若超預(yù)算需反饋至需求部門調(diào)整或按預(yù)算審批流程報批。審核通過后，采購部在《采購需求申請表》上簽字確認(rèn)，進(jìn)入供應(yīng)商尋源階段；審核不通過需明確原因并退回需求部門修改。關(guān)鍵控制點：跨部門需協(xié)同審核，避免信息壁壘；緊急需求（如生產(chǎn)突發(fā)故障）可啟動綠色通道，但需在事后補(bǔ)全審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商尋源與評估階段：篩選“優(yōu)質(zhì)、合規(guī)、高效”的合作伙伴核心目標(biāo)：建立合格供應(yīng)商庫，保證供應(yīng)商具備資質(zhì)能力、價格競爭力和服務(wù)保障水平。步驟1：供應(yīng)商信息收集發(fā)起主體：采購部。操作說明：根據(jù)采購需求類型，通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：公開渠道：行業(yè)展會、招標(biāo)平臺、行業(yè)協(xié)會、企業(yè)官網(wǎng)；內(nèi)部推薦：其他合作企業(yè)、供應(yīng)商推薦（需核實真實性）；歷史合作：合格供應(yīng)商庫內(nèi)供應(yīng)商或潛在合作方。收集信息至少包含：供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、主營業(yè)務(wù)、資質(zhì)證書（如ISO體系認(rèn)證、行業(yè)準(zhǔn)入許可）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、產(chǎn)品/服務(wù)目錄、報價（若可獲?。?。關(guān)鍵控制點：優(yōu)先選擇通過ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)的供應(yīng)商；避免僅依賴單一渠道收集信息，保證供應(yīng)商來源多樣性。步驟2：資格預(yù)審發(fā)起主體：采購部。操作說明：采購部整理收集的供應(yīng)商信息，對照《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（見表2）進(jìn)行初步篩選，重點審查以下維度：合法合規(guī)性：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）在有效期內(nèi)，無重大違法記錄（通過“信用中國”等官方平臺核實）；履約能力：注冊資本、生產(chǎn)/經(jīng)營規(guī)模、類似項目合作案例（需提供合同復(fù)印件）；質(zhì)量保障：是否建立質(zhì)量控制體系，是否有質(zhì)量承諾函或售后保障條款。資格預(yù)審?fù)ㄟ^后，納入《合格供應(yīng)商名錄》；未通過需書面/郵件通知供應(yīng)商，說明未通過原因（如資質(zhì)不符、案例不足等）。關(guān)鍵控制點：資質(zhì)文件需留存原件復(fù)印件并加蓋公章，保證真實性；對于高風(fēng)險品類（如食品、醫(yī)療器械），需額外審查生產(chǎn)許可證、檢測報告等。步驟3：現(xiàn)場考察（必要時）發(fā)起主體：采購部、需求部門、質(zhì)量部（若涉及產(chǎn)品質(zhì)量）。操作說明：對金額較大（如單筆超50萬元）、技術(shù)復(fù)雜或質(zhì)量要求高的采購項目，需組織現(xiàn)場考察，重點核實：生產(chǎn)/經(jīng)營場所是否與申報信息一致；設(shè)備配置、工藝流程是否滿足需求標(biāo)準(zhǔn)；質(zhì)量控制環(huán)節(jié)（如檢測設(shè)備、流程記錄）是否規(guī)范；產(chǎn)能是否保障交貨周期?？疾旌筇顚憽豆?yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》，由考察組成員（至少3人，含采購經(jīng)理、需求部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量工程師*）共同簽字確認(rèn)。關(guān)鍵控制點：考察前需制定考察清單，避免主觀隨意性；考察過程需留存照片、視頻等影像資料。步驟4：供應(yīng)商綜合評估發(fā)起主體：采購部、需求部門、財務(wù)部、質(zhì)量部。操作說明：采購部組織評估小組（成員包括各部門負(fù)責(zé)人及專家），根據(jù)《供應(yīng)商綜合評分表》（見表3）對通過資格預(yù)審的供應(yīng)商進(jìn)行量化評分，評分維度及權(quán)重可根據(jù)采購類型調(diào)整（示例）：價格（30%）：對比3家以上供應(yīng)商報價，取最低價基準(zhǔn)分，其他按比例扣分；質(zhì)量（25%）：歷史合作質(zhì)量合格率、質(zhì)量處理能力、質(zhì)量認(rèn)證等級；交貨（20%）：平均交貨周期、準(zhǔn)時交貨率、應(yīng)急響應(yīng)速度；服務(wù)（15%）：售后響應(yīng)時間、問題解決率、技術(shù)支持能力；合作（10%）：合作意愿、配合度、付款條件靈活性。評分匯總后，按得分高低排序，推薦前1-3家候選供應(yīng)商提交審批。關(guān)鍵控制點：評分過程需公開透明，避免暗箱操作；對于戰(zhàn)略供應(yīng)商或長期合作方，可適當(dāng)增加“合作穩(wěn)定性”權(quán)重。（三）采購執(zhí)行階段：規(guī)范“簽約、下單、驗收、付款”全流程核心目標(biāo)：保證采購過程合規(guī)高效，物資/服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)，資金支付及時準(zhǔn)確。步驟1：招標(biāo)/議標(biāo)與合同簽訂發(fā)起主體：采購部、法務(wù)部。操作說明：招標(biāo)/議標(biāo)：金額達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如單筆100萬元以上）的，需公開招標(biāo)（通過指定招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不少于5家合格供應(yīng)商參與）；金額未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)但復(fù)雜的，可采用競爭性談判或單一來源采購（需說明理由，如唯一供應(yīng)商、緊急采購）。合同擬定：采購部根據(jù)招標(biāo)/談判結(jié)果，擬定《采購合同》（見表4），明確以下核心條款：雙方主體信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人等）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定技術(shù)參數(shù)）；交貨時間、地點、方式（含運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方）；驗收標(biāo)準(zhǔn)、流程及異議處理方式；付款條件（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審批：采購部經(jīng)理*審核合同條款合規(guī)性；法務(wù)部審核法律風(fēng)險（如條款是否完備、違約責(zé)任是否明確）；總經(jīng)理/授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，雙方簽字蓋章（需加蓋公章或合同專用章，個人簽字需附身份證復(fù)印件）。關(guān)鍵控制點：合同文本需使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板，避免口頭約定；重大合同需聘請外部法律顧問審核。步驟2：訂單下達(dá)與交貨跟蹤發(fā)起主體：采購部。操作說明：合同簽訂后，采購部在3個工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（可附技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等附件），明確交貨時間、地點、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。供應(yīng)商收到訂單后需在24小時內(nèi)書面確認(rèn)，若有異議需及時反饋，否則視為默認(rèn)接受訂單。采購專員*全程跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，每周與供應(yīng)商溝通交貨狀態(tài)，保證按期交付；若可能延遲，需提前5個工作日預(yù)警，協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃。關(guān)鍵控制點：訂單信息需與合同一致，避免變更未審批；緊急訂單需標(biāo)注“加急”字樣，并明確違約責(zé)任。步驟3：驗收入庫發(fā)起主體：需求部門、倉庫、質(zhì)量部。操作說明：數(shù)量驗收：供應(yīng)商交貨時，倉庫管理員*根據(jù)采購訂單核對物資數(shù)量、外包裝完整性，填寫《到貨登記表》。質(zhì)量驗收：需求部門/質(zhì)量部根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如抽檢比例、檢測方法）進(jìn)行檢驗，填寫《質(zhì)量檢驗報告》；檢驗合格：需求部門在《驗收單》（見表5）上簽字確認(rèn)，倉庫辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格：質(zhì)量部出具《不合格品通知單》，采購部在2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通處理方案（如換貨、退貨、降價），并保留相關(guān)記錄。特殊情況處理：對于急需投入使用的物資，可“緊急放行”，但需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量工程師聯(lián)合簽字，并明確后續(xù)質(zhì)量追溯責(zé)任。關(guān)鍵控制點：驗收需留存樣品、檢測報告等證據(jù)，保證可追溯；不合格品需隔離存放，避免誤用。步驟4：付款結(jié)算發(fā)起主體：財務(wù)部、采購部。操作說明：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號等信息需與企業(yè)一致。采購部收集《驗收單》《發(fā)票》《合同》等資料，填寫《付款申請表》，附供應(yīng)商對賬單及付款依據(jù)。財務(wù)部審核資料完整性、發(fā)票真實性及付款節(jié)點是否符合合同約定，無誤后按企業(yè)資金審批流程支付款項（如電匯、承兌匯票）。質(zhì)保金（一般為合同金額的5%-10%）在質(zhì)保期（通常6-12個月）滿后，若無質(zhì)量問題，由質(zhì)量部出具《質(zhì)保金解除通知單》，財務(wù)部支付。關(guān)鍵控制點：嚴(yán)禁“先付款后驗收”，避免資金風(fēng)險；發(fā)票需通過“國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺”驗證真?zhèn)巍＃ㄋ模┕?yīng)商績效評估階段：實現(xiàn)“優(yōu)勝劣汰，持續(xù)優(yōu)化”核心目標(biāo)：評估供應(yīng)商履約表現(xiàn)，動態(tài)調(diào)整合格供應(yīng)商名錄，激勵優(yōu)秀供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商。步驟1：數(shù)據(jù)收集與評分發(fā)起主體：采購部、需求部門、倉庫、質(zhì)量部。操作說明：采購部建立《供應(yīng)商績效檔案》，定期收集以下數(shù)據(jù)（按季度/半年度/年度）：交貨表現(xiàn)：準(zhǔn)時交貨率（實際準(zhǔn)時交貨批次/總訂單批次×100%）、交貨延遲時長；質(zhì)量表現(xiàn)：物資合格率（驗收合格批次/總驗收批次×100%）、質(zhì)量問題次數(shù)及處理時效；服務(wù)表現(xiàn)：售后響應(yīng)速度（接到投訴到解決問題的時長）、問題解決率；合作配合度：訂單變更配合度、溝通順暢度、是否主動提供降本建議。各部門根據(jù)《供應(yīng)商績效評估表》（見表6）對供應(yīng)商進(jìn)行打分（滿分100分），評分標(biāo)準(zhǔn)示例：準(zhǔn)時交貨率≥95%：20分，90%-94%：15分，＜90%：0分；物資合格率≥98%：25分，95%-97%：20分，＜95%：0分；售后響應(yīng)≤24小時：15分，≤48小時：10分，＞48小時：0分。關(guān)鍵控制點：數(shù)據(jù)需客觀真實，避免主觀臆斷；對于新合作供應(yīng)商（合作期＜6個月），可適當(dāng)降低評分權(quán)重。步驟2：評估結(jié)果應(yīng)用與改進(jìn)發(fā)起主體：采購部、管理層。操作說明：等級劃分：根據(jù)評分結(jié)果將供應(yīng)商分為四級：A級（90分以上）：優(yōu)秀供應(yīng)商，優(yōu)先加大合作份額，納入戰(zhàn)略供應(yīng)商候選名單；B級（80-89分）：合格供應(yīng)商，維持現(xiàn)有合作；C級（70-79分）：待改進(jìn)供應(yīng)商，采購部約談供應(yīng)商負(fù)責(zé)人，要求提交《改進(jìn)計劃》（含改進(jìn)措施、完成時限），跟蹤落實；D級（70分以下）：不合格供應(yīng)商，暫停合作，從《合格供應(yīng)商名錄》中清除。反饋與溝通：采購部將評估結(jié)果書面/郵件通知供應(yīng)商，A級供應(yīng)商可給予表彰（如頒發(fā)“優(yōu)秀供應(yīng)商”證書），C/D級供應(yīng)商需明確改進(jìn)要求或終止合作原因。動態(tài)更新：每年底對《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行全面復(fù)核，新增潛在合格供應(yīng)商，淘汰連續(xù)兩次評為D級的供應(yīng)商，保證供應(yīng)商庫活力。關(guān)鍵控制點：評估結(jié)果需與采購訂單分配、付款周期直接掛鉤，形成激勵約束機(jī)制；對于改進(jìn)中的供應(yīng)商，需定期（如每月）跟蹤改進(jìn)效果。三、關(guān)鍵流程配套表單表1：采購需求申請表申請部門申請日期需求編號需求基本信息物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號計量單位期望到貨日期預(yù)算金額資金來源需求詳情說明（用途、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等）：審批流程需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部審核意見：□同意□需調(diào)整（說明：_________________）審核人：_________日期：財務(wù)部審核意見：□預(yù)算通過□預(yù)算超支（說明：_________________）審核人：_________日期：總經(jīng)理/授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批：□同意□否決（說明：_________________）審批人：_________日期：表2：供應(yīng)商資格預(yù)審表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼申請日期基本信息成立時間注冊資本經(jīng)營范圍法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話經(jīng)營地址生產(chǎn)/經(jīng)營場所地址資質(zhì)文件清單（需附復(fù)印件并加蓋公章）□營業(yè)執(zhí)照□稅務(wù)登記證□組織機(jī)構(gòu)代碼證□行業(yè)資質(zhì)證書（如______認(rèn)證）□質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）□同類項目合作案例（______份，附合同復(fù)印件）預(yù)審結(jié)論□通過（納入合格供應(yīng)商名錄）□不通過（原因：_________________）預(yù)審人：_________日期：_________采購部經(jīng)理：_________日期：_________表3：供應(yīng)商綜合評分表供應(yīng)商名稱評分日期評分維度權(quán)重得分加權(quán)得分價格（30%）30%質(zhì)量（25%）25%交貨（20%）20%服務(wù)（15%）15%合作（10%）10%總分100%評審意見□推薦為候選供應(yīng)商□不推薦（原因：_________________）評審小組簽字：_________日期：_________表4：采購合同（簡化版）合同編號：_________簽訂地點：_________簽訂日期：_________甲方（采購方）：_________________法定代表人：_________________地址：_________________聯(lián)系人：_________電話：_________乙方（供應(yīng)商）：_________________法定代表人：_________________地址：_________________聯(lián)系人：_________電話：_________第一條標(biāo)的物|名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）交貨時間交貨地點第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合_________________（國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定技術(shù)參數(shù)），質(zhì)保期_________個月。第三條驗收：甲方應(yīng)在收到標(biāo)的物后_________個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽字確認(rèn)；異議期_________天，逾期視為合格。第四條付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后_________日內(nèi)，甲方支付總價_________%；到貨款：驗收合格后_________日內(nèi)，支付總價_________%；質(zhì)保金：總價_________%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后_________日內(nèi)支付。第五條違約責(zé)任：乙方逾期交貨，每逾期1天按合同總額_________%支付違約金；逾期超過_________天，甲方有權(quán)解除合同。甲方逾期付款，每逾期1天按應(yīng)付未付金額_________%支付違約金。第六條爭議解決：協(xié)商不成的，提交_________仲裁委員會仲裁或甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________日期：_________日期：_________表5：驗收單驗收單編號采購訂單號驗收日期驗收地點供應(yīng)商信息名稱：_________________聯(lián)系人：_________物資信息名稱：_________________規(guī)格型號：_________數(shù)量：_________驗收結(jié)果□數(shù)量合格：_________□數(shù)量不符：應(yīng)收_________實收_________差異原因：_________________□質(zhì)量合格：符合_________標(biāo)準(zhǔn)（附《質(zhì)量檢驗報告》）□質(zhì)量不合格：問題描述（如_________________），處理方式（□換貨□退貨□降價_________%）驗收人員簽字需求部門：_________倉庫：_________質(zhì)量部：_________采購部確認(rèn)：□同意驗收□需處理（說明：_________________）采購專員：_________日期：_________表6：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估日期評估部門評估指標(biāo)權(quán)重目標(biāo)值實際值準(zhǔn)時交貨率20%≥95%物資合格率25%≥98%售后響應(yīng)速度15%≤24小時問題解決率15%100%合作配合度10%優(yōu)秀價格競爭力15%低于市場平均5%總分100%等級評定□A級（90-100分）□