采購流程審批及驗收標準化工具一、適用范圍與場景說明本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的采購活動標準化管理，涵蓋生產資料、辦公用品、服務外包、工程類等各類采購場景。具體包括但不限于：日常運營采購：如辦公耗材、維修物料等常規(guī)物資補充；項目專項采購：如研發(fā)設備、市場活動物料等與特定項目相關的采購；服務類采購：如咨詢、外包服務、物業(yè)服務等非實物采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、應急保障）需快速響應的采購需求。通過標準化流程，可規(guī)范采購行為、提高審批效率、明確驗收責任，降低采購風險，保證采購合規(guī)性與經濟性。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求發(fā)起與部門初審需求提報：申請人*根據業(yè)務需求，填寫《采購申請單》（見表1），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、預算總額、用途說明、期望交付時間及緊急程度（普通/緊急），并附相關技術參數或需求說明文檔（如技術圖紙、服務需求說明書）。部門審核：部門負責人*對采購需求的必要性、合理性及預算匹配性進行審核，重點確認：需求是否符合部門年度工作計劃；預估單價是否參考歷史數據或市場行情；緊急采購是否符合公司緊急采購管理規(guī)定（如緊急程度需部門負責人標注并說明原因）。審核通過后，在《采購申請單》上簽字確認，提交至采購部門。（二）預算與采購方式審批預算復核：采購專員收到《采購申請單》后，首先核對采購預算（通過財務系統(tǒng)查詢部門剩余預算），保證采購總額不超年度預算。若預算不足，需退回申請人調整需求或補充預算說明（如說明預算調整依據或分期采購計劃）。采購方式確定：根據采購金額、物品類型及公司《采購管理辦法》，確定采購方式：公開招標/邀請招標：適用于金額達到招標標準（如單筆≥50萬元）或大宗、關鍵物資采購；詢價比價：適用于金額未達招標標準（如1萬元≤單筆＜50萬元）的常規(guī)采購，需向至少3家合格供應商詢價并填寫《詢價比價記錄表》（見表2）；單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購（如專利產品、定制化服務）或緊急采購（需說明理由并經分管領導*審批）；零星采購：適用于金額＜1萬元的小額采購，可由采購部門直接選擇合作供應商或電商平臺采購。審批通過后，進入供應商選擇環(huán)節(jié)。（三）供應商選擇與合同擬定供應商尋源：公開招標：通過招標平臺發(fā)布招標公告，接受供應商報名；詢價比價：從合格供應商庫（或通過行業(yè)推薦、公開渠道篩選）選取供應商，發(fā)送詢價單；單一來源：與原供應商溝通確認價格及服務條款。供應商評估：成立供應商評估小組（由采購部門、使用部門、財務部門人員組成），從資質（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證）、價格、質量、服務能力、合作信譽等維度進行評分，填寫《供應商評估表》（見表3），選擇綜合得分最高的供應商。合同擬定：采購專員*根據供應商談判結果，擬定采購合同，明確以下核心條款：標的物名稱、規(guī)格、數量、單價及總價；質量標準、驗收方法及違約責任；交付時間、地點及運輸方式；付款方式（如預付款比例、到貨款、質保金）、發(fā)票類型及開具時間；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁）。合同需經法務部門（或指定法務人員）審核合規(guī)性，使用部門確認技術條款，采購負責人*審批后，與供應商正式簽訂。（四）訂單執(zhí)行與交付跟進訂單下達：合同簽訂后，采購專員*向供應商下達《采購訂單》（見表4），同步附技術要求及交付時間節(jié)點，要求供應商確認回復。交付跟進：供應商發(fā)貨后，采購專員跟蹤物流信息，保證按期交付；若遇延遲（如不可抗力、生產異常），需及時與供應商溝通，書面告知使用部門調整計劃，并評估是否需追究違約責任。到貨初步驗收：貨物送達后，使用部門與采購專員共同進行現(xiàn)場清點，核對：外包裝是否完好，數量是否與訂單一致；規(guī)格、型號是否與合同約定匹配；是否附有產品合格證、檢驗報告等隨行文件。初步驗收合格后，雙方在《到貨確認單》（見表5）上簽字確認；若數量不符或外觀損壞，需當場拍照記錄，供應商需在24小時內補發(fā)或退貨。（五）專業(yè)驗收與結算支付專業(yè)驗收：初步驗收合格后，使用部門*根據采購需求及技術標準組織專業(yè)驗收（如需，可邀請質檢部門、第三方檢測機構參與），驗收內容包括：質量驗收：通過檢測、試用、查看報告等方式，確認產品功能、參數是否符合要求；服務驗收：如為服務類采購，需對照服務合同條款，評估服務響應速度、完成質量、成果交付等；數量驗收：最終核對實際數量與采購訂單是否一致。驗收結果需填寫《采購驗收報告》（見表6），明確“驗收合格”“驗收合格但需整改”“驗收不合格”三種結論：合格：驗收小組全體簽字確認，進入結算流程；需整改：向供應商出具《整改通知書》，明確整改內容及期限，整改后復驗直至合格；不合格：由采購專員*與供應商協(xié)商退貨、換貨或索賠，必要時啟動法律程序，并記錄供應商不良行為。結算支付：驗收合格后，采購專員收集《采購合同》《到貨確認單》《驗收報告》《發(fā)票》等全套資料，提交財務部門審核。財務部門*核對無誤后，按合同約定付款方式辦理支付（如電匯、承兌匯票），并保留付款憑證。（六）檔案歸檔與供應商評價檔案歸檔：采購專員*負責將采購全流程資料（含《采購申請單》《詢價比價記錄表》《供應商評估表》《采購合同》《到貨確認單》《驗收報告》《發(fā)票》《付款憑證》等）整理成冊，按“一采購一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于3年（重大項目保存不少于5年）。供應商評價：每年度末，采購部門組織使用部門、財務部門對合作供應商進行年度評價，評價指標包括：價格合理性、產品質量穩(wěn)定性、交付及時性、服務響應速度、合同履約情況等，填寫《供應商年度評價表》（見表7），評價結果作為下一年度供應商合作資格（如是否保留在合格供應商庫、是否列為優(yōu)先供應商）的重要依據。三、核心環(huán)節(jié)配套表單模板表1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購物品/服務名稱規(guī)格型號/技術要求需求數量預估單價（元）預算總額（元）資金來源用途說明（附詳細需求文檔）期望交付時間年月日緊急程度□普通□緊急（緊急原因：）部門負責人審核意見：簽字：日期：年月日采購部門審核意見：簽字：日期：年月日財務部門預算審核意見：簽字：日期：年月日表2：詢價比價記錄表采購項目名稱采購日期年月日采購物品/服務名稱規(guī)格型號需求數量預算總額（元）詢價供應商信息序號供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式123比價結論：□選擇供應商1（理由：）□選擇供應商2（理由：）□重新詢價采購負責人簽字：日期：年月日表3：供應商評估表供應商名稱評估日期年月日采購項目名稱評估維度權重（%）資質文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可等）20價格合理性（與預算/市場均價對比）30質量保障（歷史合格率、檢測報告等）25服務能力（交期、售后響應等）15合作信譽（履約記錄、訴訟情況等）10綜合得分評估結論：□推薦合作□備選□淘汰評估小組成員簽字：（采購部門、使用部門、財務部門*）表4：采購訂單訂單編號下單日期年月日供應商名稱聯(lián)系人/電話交貨地址交貨日期年月日序號物品名稱規(guī)格型號單位12訂單總額（大寫）：質量標準：付款方式：□預付%□到貨付%□質保期后付%供應商確認簽字：采購部門簽字：表5：到貨確認單到貨日期年月日到貨地點采購訂單編號供應商名稱序號物品名稱規(guī)格型號應到數量12使用部門確認：簽字：日期：年月日采購部門確認：簽字：日期：年月日表6：采購驗收報告驗收日期年月日驗收地點采購項目名稱供應商名稱驗收小組成員（使用部門、采購部門、質檢部門*（如有））驗收依據□采購合同□技術參數□樣品標準□其他：序號驗收項目驗收標準驗收結果123綜合驗收結論：□合格□合格但需整改（整改要求：）□不合格（處理意見：）驗收小組簽字：整改復驗結果（如需）：簽字：日期：年月日表7：供應商年度評價表供應商名稱評價年度合作項目名稱/類型合作次數評價指標評分標準（示例）得分（100分制）權重（%）價格合理性價格≤預算105分，每超1%扣2分20產品質量合格率100%得25分，每降1%扣3分30交付及時性按時交付100分，延遲1天扣5分20服務響應24小時內響應100分，超時扣分15履約記錄無違約100分，違約1次扣20分15綜合得分評級結果：□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改進建議：評價部門簽字：（采購部門、使用部門、財務部門）四、關鍵風險控制與執(zhí)行要點合規(guī)性優(yōu)先：嚴格執(zhí)行國家《招標投標法》《采購法》及公司內部采購制度，禁止“化整為零”規(guī)避招標、指定供應商等違規(guī)行為；緊急采購需經分管領導*書面審批，事后補全流程手續(xù)。預算剛性約束：無預算或超預算采購需提交《預算調整申請表》，經財務部門及總經理審批后方可執(zhí)行，嚴禁先采購后補預算。文檔留存完整：采購全流程紙質/電子資料需同步存檔，保證“有據可查”，特別是驗收報告、合同、發(fā)票等關鍵憑證，避免因資料缺失導致結算爭議或審計風險。供應商動態(tài)管理：建立供應商“黑名單”制度，對存在質量造假、惡意違約、商業(yè)