研究資料保存與歸檔指南表格（紙質版）序號項目名稱描述歸檔類別保存時間備注1文檔標題研究報告、論文、總結等完整文檔永久按時間排序2附件資料圖片、數(shù)據(jù)表格、代碼等附件文件永久按項目名稱分類3項目計劃書項目啟動、實施、驗收等計劃項目文件5年按項目階段歸檔4項目合同項目合作方簽訂的合同文件合同文件永久按合同類型分類5項目驗收報告項目驗收的文檔，包括驗收結論、驗收時間、驗收人員等驗收文件永久按項目名稱歸檔6項目變更申請項目過程中發(fā)生的變更申請變更文件5年按變更類型歸檔7項目溝通記錄項目過程中產生的郵件、會議記錄等溝通文件5年按溝通主題歸檔8項目會議紀要項目會議討論的記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議內容等會議文件3年按會議主題歸檔9項目進度報告項目實施過程中的進度情況進度文件3年按進度階段歸檔10項目驗收標準項目驗收的標準和要求標準文件永久按驗收類別歸檔11項目預算調整項目實施過程中發(fā)生的預算調整預算文件3年按調整原因歸檔12項目其他資料項目實施過程中產生的其他資料，如獎狀、證書等其他文件按需保留按資料類型歸檔表格說明：表格按項目類型劃分，便于分類管理；“保存時間”一欄根據(jù)資料的重要性和歸檔要求填寫，如永久、5年、3年等；“備注”一欄可填寫相關說明，如按時間排序、按項目名稱分類等；留白部分可記錄資料編號、檔案存放位置等信息。項目類別資料名稱保存要求存檔期限備注1.完整文檔研究報告、論文總結不可缺失長期保留按年份或主題排列，編號歸檔2.項目文件項目計劃、實施方案必需10年包括項目提案、中期報告、結項報告等，按項目編號分類3.合同文件合作合同、合作協(xié)議核對保存永久根據(jù)合同類別（如采購、服務、合作等）分類存檔4.驗收文件驗收報告、驗收證書必需永久包含驗收結果和評估，按項目編號和時間順序存放5.數(shù)據(jù)集研究數(shù)據(jù)、實驗數(shù)據(jù)必需5年包括電子版和紙質備份，按數(shù)據(jù)類型和項目編號進行分類6.研究記錄研究日志、會議記錄推薦保存3年包括實驗記錄、觀察筆記、會議紀要，按研究主題或項目編號存放7.法律文件許可證、協(xié)議、規(guī)范必需長期保留根據(jù)法律文件類別（如知識產權、合規(guī)性等）分類存檔8.支付憑證發(fā)票、收據(jù)、支付單核對保存7年包括現(xiàn)金支付、轉賬記錄等，按支付類型和日期排序9.通訊記錄郵件、短信、即時通訊推薦保存1年可選電子存檔或紙質備份，按溝通對象或項目分組10.媒體資料圖片、視頻、音頻推薦保存根據(jù)內容重要性按項目、事件或時間序列存檔，必要時進行數(shù)字化備份預留欄多種資料根據(jù)資料性質不固定適用于臨時或特殊資料，如臨時報告、會議速記等，隨項目進展更新序號資料類型文件名稱規(guī)范保存期限歸檔位置索引關鍵字備注信息1研究報告“YYYYMMDD研究報告主題”永久保存研究報告檔案區(qū)主題，作者，日期包含研究方法與結果2實驗數(shù)據(jù)“YYYYMMDD實驗數(shù)據(jù)項目”5年實驗數(shù)據(jù)檔案區(qū)項目代碼，實驗日期數(shù)據(jù)文件和實驗記錄3會議記錄“YYYYMMDD會議記錄主題”3年會議檔案區(qū)會議主題，日期討論要點和行動方案4合同協(xié)議“YYYYMMDD合同協(xié)議編號”15年合同檔案區(qū)合同編號，對方單位合同條款和附件5法律法規(guī)“YYYYMMDD法規(guī)類別”長期保存法規(guī)檔案區(qū)法規(guī)名稱，發(fā)布機構相關解讀和應用指南6項目文件“YYYYMMDD項目文件編號”按項目規(guī)定項目檔案區(qū)項目名稱，項目階段項目計劃、驗收報告等7研究手冊“YYYYMMDD手冊主題”5年手冊檔案區(qū)主題，出版年份研究方法和技術指南8數(shù)據(jù)分析報告“YYYYMMDD分析報告主題”5年分析報告檔案區(qū)主題，分析方法分析結果和圖表9項目驗收資料“YYYYMMDD驗收編號”10年驗收檔案區(qū)項目名稱，驗