職離職合同備案預(yù)案一、概述

職離職合同備案預(yù)案旨在規(guī)范企業(yè)員工離職或入職過程中的合同管理流程，確保合同信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的備案流程，可以有效降低用工風(fēng)險，提升人力資源管理的效率。本預(yù)案適用于企業(yè)所有員工的離職合同交接及新員工入職合同備案工作。

二、備案流程

（一）離職合同備案

1.合同解除或終止確認(rèn)

(1)辦理離職手續(xù)前，人力資源部門需與員工確認(rèn)合同解除或終止的具體日期。

(2)審核離職原因及合同條款，確保符合公司規(guī)定及勞動合同約定。

2.合同歸檔

(1)離職員工簽署《離職協(xié)議》后，人力資源部門需將合同原件及電子版歸檔至合同管理系統(tǒng)。

(2)歸檔時需核對合同編號、員工姓名、離職日期等關(guān)鍵信息，確保無誤。

3.備案更新

(1)更新員工檔案中的合同狀態(tài)，標(biāo)記為“已解除”或“已終止”。

(2)如涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金等特殊情況，需附相關(guān)憑證，并注明處理結(jié)果。

（二）入職合同備案

1.合同簽訂

(1)新員工入職后，人力資源部門需在規(guī)定時間內(nèi)完成勞動合同簽訂。

(2)合同內(nèi)容需符合公司制度及法律法規(guī)要求，確保條款清晰、無歧義。

2.合同審核

(1)由部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門共同審核合同，確認(rèn)薪資、崗位、試用期等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤。

(2)如員工對合同內(nèi)容有異議，需及時溝通并調(diào)整至雙方認(rèn)可。

3.備案歸檔

(1)合同簽訂后，人力資源部門需將紙質(zhì)合同及電子版錄入合同管理系統(tǒng)。

(2)生成合同編號并記錄備案日期，確保可追溯。

三、注意事項(xiàng)

（一）時效性要求

1.離職合同需在員工離職當(dāng)天完成備案，最遲不超過3個工作日。

2.入職合同需在員工入職后5個工作日內(nèi)完成備案，確保勞動關(guān)系及時確立。

（二）信息安全

1.合同電子版需加密存儲，僅授權(quán)人員可訪問。

2.紙質(zhì)合同需存放在安全位置，防止遺失或篡改。

（三）異常處理

1.如遇合同丟失或信息錯誤，需立即啟動補(bǔ)簽流程，并記錄原因。

2.如員工對合同內(nèi)容有爭議，需由人力資源部門協(xié)調(diào)解決，必要時尋求法律顧問支持。

四、附件清單

1.《離職協(xié)議》模板

2.《勞動合同》標(biāo)準(zhǔn)模板

3.合同管理系統(tǒng)操作指南

本預(yù)案適用于所有員工，人力資源部門需定期組織培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟悉流程。如遇政策或業(yè)務(wù)調(diào)整，需及時更新預(yù)案內(nèi)容，并通知相關(guān)崗位執(zhí)行。

一、概述

職離職合同備案預(yù)案旨在規(guī)范企業(yè)員工離職或入職過程中的合同管理流程，確保合同信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的備案流程，可以有效降低用工風(fēng)險，提升人力資源管理的效率。本預(yù)案適用于企業(yè)所有員工的離職合同交接及新員工入職合同備案工作。其核心目標(biāo)在于確保每份合同的簽訂、變更、解除或終止都有據(jù)可查、規(guī)范操作，并為后續(xù)的人力資源數(shù)據(jù)分析、用工成本核算及合規(guī)性審查提供支持。本預(yù)案明確了備案的責(zé)任部門、操作流程、時限要求及所需使用的工具和文件，是人力資源部門進(jìn)行合同管理的基礎(chǔ)性文件。

二、備案流程

（一）離職合同備案

1.合同解除或終止確認(rèn)

(1)信息核實(shí)：辦理離職手續(xù)前，人力資源部門指定專員（通常為招聘配置專員或薪酬福利專員）需與員工本人及直接上級進(jìn)行溝通，確認(rèn)離職意向的最終性、離職日期（包括最后工作日、合同終止日等），并核對員工在系統(tǒng)中填寫的離職信息是否準(zhǔn)確。同時，核對員工當(dāng)前的合同狀態(tài)，確認(rèn)是正常解除、協(xié)商解除、或因特定原因（如嚴(yán)重違紀(jì)、不符合錄用條件等）解除。

(2)條款審閱：專員需仔細(xì)審閱即將解除或終止的勞動合同，重點(diǎn)關(guān)注合同期限、工作內(nèi)容、薪酬標(biāo)準(zhǔn)（若涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，需關(guān)注補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)算方式是否符合公司規(guī)定及一般性實(shí)踐）、試用期約定等關(guān)鍵條款，確保解除或終止的操作符合合同約定及公司內(nèi)部管理規(guī)范。如合同中包含特殊約定（如保密協(xié)議、競業(yè)限制等），需提醒相關(guān)部門（如法務(wù)、技術(shù)部門）按需跟進(jìn)。

(3)審批流程啟動：根據(jù)公司內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定，將《離職申請審批單》（需包含合同解除/終止原因、日期等關(guān)鍵信息）提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人（如部門負(fù)責(zé)人、人力資源部經(jīng)理等）進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)入后續(xù)的合同交接環(huán)節(jié)。

2.合同歸檔

(1)原件收集與核對：人力資源部門在員工辦理最后工作日手續(xù)時，需收集勞動合同原件。收集時，務(wù)必核對合同份數(shù)是否與簽署時一致，檢查合同上有無未按規(guī)定填寫的空白欄，確保合同完整性。如為電子合同，需確保電子簽名有效，并導(dǎo)出符合存檔要求的格式。

(2)歸檔要求：

物理歸檔：將合同原件按員工編號或離職日期排序，放入指定編號的檔案袋中。檔案袋應(yīng)標(biāo)注員工姓名、合同編號、入職日期、離職日期、檔案編號等關(guān)鍵信息。存放在安全、防火、防潮的檔案柜或檔案室中。

電子歸檔：將合同掃描件或系統(tǒng)導(dǎo)出的電子版合同上傳至公司指定的合同管理系統(tǒng)或電子檔案庫。文件命名需規(guī)范，建議格式為：“員工姓名_合同類型_入職日期_合同編號”或類似方式，便于檢索。確保電子文件存儲安全，具備訪問權(quán)限控制。

(3)歸檔時限：合同原件收集齊全后，應(yīng)在員工離職后的2個工作日內(nèi)完成歸檔工作。

3.備案更新

(1)系統(tǒng)信息更新：登錄人力資源信息系統(tǒng)（HRIS）或合同管理系統(tǒng)，在員工信息模塊中，將合同狀態(tài)更新為“已解除”或“已終止”，并記錄相應(yīng)的合同編號、解除/終止日期、解除/終止原因代碼（如有）。同時，更新員工在職狀態(tài)為“離職”。

(2)關(guān)聯(lián)信息清理：根據(jù)系統(tǒng)功能，可能需要同步更新或清理與該員工相關(guān)的其他系統(tǒng)信息，如薪資數(shù)據(jù)、社保公積金信息、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效評估等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

(3)特殊事項(xiàng)記錄：如涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金發(fā)放、未休年假扣款、離職證明開具等事宜，需在備注欄或關(guān)聯(lián)記錄中清晰注明處理情況、負(fù)責(zé)人及完成日期。所有相關(guān)憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、扣款通知單等）應(yīng)作為附件歸檔或鏈接至系統(tǒng)記錄。

（二）入職合同備案

1.合同簽訂

(1)合同準(zhǔn)備：新員工通過錄用審批后，人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工的具體情況（如崗位、薪資級別、是否有特殊要求等）準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)勞動合同或經(jīng)批準(zhǔn)的個性化合同版本。確保合同內(nèi)容清晰、完整，并已獲得必要的內(nèi)部審批（如法務(wù)部門審閱通過）。

(2)合同交付與閱讀：在員工辦理入職手續(xù)時，由人力資源專員將勞動合同交付給員工，并指導(dǎo)員工仔細(xì)閱讀合同條款。確保員工理解合同內(nèi)容，特別是關(guān)于工作職責(zé)、薪酬福利、工作時間、保密義務(wù)、試用期等核心內(nèi)容?？蓽?zhǔn)備簡單的閱讀指引或問答環(huán)節(jié)。

(3)員工簽署：員工閱讀無誤并同意后，在勞動合同上簽署姓名并注明簽署日期。如有需要，員工可能還需提供身份證件信息供核對或復(fù)印。確保簽署過程符合規(guī)定，如需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，應(yīng)確保到位。

2.合同審核

(1)內(nèi)容復(fù)核：員工簽署完畢后，人力資源專員需再次復(fù)核合同關(guān)鍵信息（如姓名、身份證號、崗位、薪資、試用期時長及起止日期、合同期限等）是否與審批記錄、錄用通知一致，是否存在錯別字或填寫錯誤。

(2)交叉驗(yàn)證：可由另一位人力資源同事或指定層級（如主管級）的專員進(jìn)行抽查復(fù)核，確保無誤。特別注意與員工身份證件上的信息是否一致。

(3)問題處理：如發(fā)現(xiàn)錯誤或需要修改之處，應(yīng)立即聯(lián)系員工溝通更正，并在更正后重新簽署。所有修改痕跡應(yīng)清晰可辨，并確保最終版本得到確認(rèn)。

3.備案歸檔

(1)合同收集與整理：收集員工簽署的勞動合同原件（通常一式兩份，公司留存一份，員工一份）。如有約定，還需收集員工身份證復(fù)印件等附件。將紙質(zhì)合同按入職日期或編號排序，放入指定檔案袋。

(2)電子錄入：將勞動合同掃描成清晰圖像，或直接在合同管理系統(tǒng)中導(dǎo)入電子合同。在系統(tǒng)中為該合同創(chuàng)建記錄，錄入合同編號、員工基本信息、合同期限、薪資標(biāo)準(zhǔn)、崗位等核心數(shù)據(jù)。確保電子記錄與紙質(zhì)合同內(nèi)容一致。

(3)系統(tǒng)狀態(tài)更新：在HRIS或合同管理系統(tǒng)中，將員工狀態(tài)更新為“在職”，合同狀態(tài)更新為“有效”或“在崗”，并關(guān)聯(lián)員工檔案。設(shè)置關(guān)鍵日期提醒，如試用期結(jié)束日期、合同期滿日期等。

(4)檔案存放：將整理好的紙質(zhì)合同檔案袋存放在指定位置，并做好索引登記。電子檔案則確保定期備份，并遵守數(shù)據(jù)安全規(guī)定。

（三）合同變更備案

1.變更申請：當(dāng)員工崗位、薪酬、工作地點(diǎn)等合同內(nèi)容需要發(fā)生變更時，由員工或部門提出《勞動合同變更申請》，說明變更原因及具體內(nèi)容。

2.審批流程：申請?zhí)峤缓?，按?quán)限進(jìn)行審批。變更內(nèi)容可能涉及不同部門的意見，需協(xié)調(diào)一致。涉及薪酬、崗位等重大變更，可能需人力資源部、法務(wù)部（如有）共同審核。

3.變更協(xié)議簽署：審批通過后，人力資源部門與員工就變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并簽署《勞動合同變更協(xié)議》。協(xié)議應(yīng)明確變更的具體事項(xiàng)、生效日期。

4.備案更新：

(1)將《勞動合同變更協(xié)議》原件按入職合同流程進(jìn)行歸檔，可存放于員工個人檔案中，并注明是針對哪份原合同（注明原合同編號及簽署日期）。

(2)更新人力資源信息系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中的相關(guān)記錄，將變更后的內(nèi)容錄入，并標(biāo)注變更日期和生效日期。確保系統(tǒng)記錄反映了最新的合同狀態(tài)。

(3)如變更涉及其他系統(tǒng)（如薪資系統(tǒng)），需同步更新相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、注意事項(xiàng)

（一）時效性要求

1.離職合同：整個離職合同備案流程（從確認(rèn)解除/終止到完成歸檔備案更新）應(yīng)在員工離職后的5個工作日內(nèi)完成。特殊情況需有書面說明。

2.入職合同：新員工入職后，勞動合同的簽訂、審核及備案歸檔工作，應(yīng)在員工開始工作的當(dāng)天起算，10個工作日內(nèi)完成。對于周期性或臨時性崗位，可在實(shí)際工作結(jié)束或合同結(jié)束時完成。

3.變更合同：勞動合同變更協(xié)議的簽署及備案，應(yīng)在審批通過后的3個工作日內(nèi)完成。

（二）信息安全

1.物理安全：紙質(zhì)合同原件必須存放在帶鎖的文件柜或保險柜中，指定專人保管，建立嚴(yán)格的借閱和查閱登記制度。非授權(quán)人員不得接觸。

2.電子安全：合同管理系統(tǒng)或電子檔案庫應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，根據(jù)崗位職責(zé)分配不同級別的查看、編輯、導(dǎo)出權(quán)限。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并采取防病毒、防黑客攻擊等措施。存儲介質(zhì)（如硬盤、U盤）也應(yīng)妥善保管。

3.保密要求：處理合同過程中，所有相關(guān)人員均有責(zé)任對合同內(nèi)容及涉及員工的信息保密，不得泄露給無關(guān)人員。

（三）異常處理

1.合同遺失：如發(fā)現(xiàn)合同原件或電子版丟失，需立即啟動補(bǔ)辦程序：

確認(rèn)丟失合同類型（入職/變更/解除）及編號。

聯(lián)系員工及經(jīng)辦人，了解丟失原因。

根據(jù)公司規(guī)定及實(shí)際情況，準(zhǔn)備補(bǔ)簽文件（如《勞動合同補(bǔ)正協(xié)議》或重新簽訂全套合同），并按原流程履行審批、簽署、歸檔手續(xù)。

在系統(tǒng)記錄中注明合同補(bǔ)辦情況及原因。

2.信息錯誤：如在備案中發(fā)現(xiàn)合同信息（如姓名、身份證號、薪資）存在錯誤：

立即停止使用錯誤信息，并在系統(tǒng)中標(biāo)注錯誤狀態(tài)。

根據(jù)錯誤性質(zhì)，聯(lián)系員工或相關(guān)部門核實(shí)正確信息。

按照合同變更流程，簽署《勞動合同變更協(xié)議》或重新簽訂合同來修正錯誤，并完成新的備案。

將所有修正文件作為附件歸檔。

3.員工爭議：如員工對合同內(nèi)容或備案過程有異議：

人力資源部門應(yīng)耐心接待，傾聽員工訴求，了解具體問題。

如屬理解偏差，進(jìn)行政策解釋和溝通說明。

如屬操作失誤或流程問題，及時糾正并完善。

如涉及復(fù)雜情況或可能需要外部支持，可尋求上級主管或?qū)I(yè)顧問（如內(nèi)部法務(wù)支持）的意見。

四、附件清單

1.《離職申請審批單》模板

2.《勞動合同》標(biāo)準(zhǔn)模板（含不同期限、崗位類別等）

3.《勞動合同變更協(xié)議》模板

4.《離職協(xié)議》模板（如適用）

5.《入職登記表》（通常包含合同簽署確認(rèn)信息）

6.合同管理系統(tǒng)（或HRIS）操作手冊/指南

7.合同檔案袋/盒標(biāo)簽規(guī)范

8.員工檔案清單/索引模板

本預(yù)案由人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂。各部門及相關(guān)崗位人員需熟悉本預(yù)案內(nèi)容，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守。人力資源部將定期對預(yù)案執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，以確保合同管理工作的規(guī)范化和高效化。如公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)模式或外部環(huán)境發(fā)生重大變化，可能導(dǎo)致本預(yù)案需要調(diào)整時，人力資源部應(yīng)適時組織評估并更新預(yù)案內(nèi)容。

一、概述

職離職合同備案預(yù)案旨在規(guī)范企業(yè)員工離職或入職過程中的合同管理流程，確保合同信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的備案流程，可以有效降低用工風(fēng)險，提升人力資源管理的效率。本預(yù)案適用于企業(yè)所有員工的離職合同交接及新員工入職合同備案工作。

二、備案流程

（一）離職合同備案

1.合同解除或終止確認(rèn)

(1)辦理離職手續(xù)前，人力資源部門需與員工確認(rèn)合同解除或終止的具體日期。

(2)審核離職原因及合同條款，確保符合公司規(guī)定及勞動合同約定。

2.合同歸檔

(1)離職員工簽署《離職協(xié)議》后，人力資源部門需將合同原件及電子版歸檔至合同管理系統(tǒng)。

(2)歸檔時需核對合同編號、員工姓名、離職日期等關(guān)鍵信息，確保無誤。

3.備案更新

(1)更新員工檔案中的合同狀態(tài)，標(biāo)記為“已解除”或“已終止”。

(2)如涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金等特殊情況，需附相關(guān)憑證，并注明處理結(jié)果。

（二）入職合同備案

1.合同簽訂

(1)新員工入職后，人力資源部門需在規(guī)定時間內(nèi)完成勞動合同簽訂。

(2)合同內(nèi)容需符合公司制度及法律法規(guī)要求，確保條款清晰、無歧義。

2.合同審核

(1)由部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門共同審核合同，確認(rèn)薪資、崗位、試用期等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤。

(2)如員工對合同內(nèi)容有異議，需及時溝通并調(diào)整至雙方認(rèn)可。

3.備案歸檔

(1)合同簽訂后，人力資源部門需將紙質(zhì)合同及電子版錄入合同管理系統(tǒng)。

(2)生成合同編號并記錄備案日期，確?？勺匪荨?/p>

三、注意事項(xiàng)

（一）時效性要求

1.離職合同需在員工離職當(dāng)天完成備案，最遲不超過3個工作日。

2.入職合同需在員工入職后5個工作日內(nèi)完成備案，確保勞動關(guān)系及時確立。

（二）信息安全

1.合同電子版需加密存儲，僅授權(quán)人員可訪問。

2.紙質(zhì)合同需存放在安全位置，防止遺失或篡改。

（三）異常處理

1.如遇合同丟失或信息錯誤，需立即啟動補(bǔ)簽流程，并記錄原因。

2.如員工對合同內(nèi)容有爭議，需由人力資源部門協(xié)調(diào)解決，必要時尋求法律顧問支持。

四、附件清單

1.《離職協(xié)議》模板

2.《勞動合同》標(biāo)準(zhǔn)模板

3.合同管理系統(tǒng)操作指南

本預(yù)案適用于所有員工，人力資源部門需定期組織培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟悉流程。如遇政策或業(yè)務(wù)調(diào)整，需及時更新預(yù)案內(nèi)容，并通知相關(guān)崗位執(zhí)行。

一、概述

職離職合同備案預(yù)案旨在規(guī)范企業(yè)員工離職或入職過程中的合同管理流程，確保合同信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的備案流程，可以有效降低用工風(fēng)險，提升人力資源管理的效率。本預(yù)案適用于企業(yè)所有員工的離職合同交接及新員工入職合同備案工作。其核心目標(biāo)在于確保每份合同的簽訂、變更、解除或終止都有據(jù)可查、規(guī)范操作，并為后續(xù)的人力資源數(shù)據(jù)分析、用工成本核算及合規(guī)性審查提供支持。本預(yù)案明確了備案的責(zé)任部門、操作流程、時限要求及所需使用的工具和文件，是人力資源部門進(jìn)行合同管理的基礎(chǔ)性文件。

二、備案流程

（一）離職合同備案

1.合同解除或終止確認(rèn)

(1)信息核實(shí)：辦理離職手續(xù)前，人力資源部門指定專員（通常為招聘配置專員或薪酬福利專員）需與員工本人及直接上級進(jìn)行溝通，確認(rèn)離職意向的最終性、離職日期（包括最后工作日、合同終止日等），并核對員工在系統(tǒng)中填寫的離職信息是否準(zhǔn)確。同時，核對員工當(dāng)前的合同狀態(tài)，確認(rèn)是正常解除、協(xié)商解除、或因特定原因（如嚴(yán)重違紀(jì)、不符合錄用條件等）解除。

(2)條款審閱：專員需仔細(xì)審閱即將解除或終止的勞動合同，重點(diǎn)關(guān)注合同期限、工作內(nèi)容、薪酬標(biāo)準(zhǔn)（若涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，需關(guān)注補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)算方式是否符合公司規(guī)定及一般性實(shí)踐）、試用期約定等關(guān)鍵條款，確保解除或終止的操作符合合同約定及公司內(nèi)部管理規(guī)范。如合同中包含特殊約定（如保密協(xié)議、競業(yè)限制等），需提醒相關(guān)部門（如法務(wù)、技術(shù)部門）按需跟進(jìn)。

(3)審批流程啟動：根據(jù)公司內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定，將《離職申請審批單》（需包含合同解除/終止原因、日期等關(guān)鍵信息）提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人（如部門負(fù)責(zé)人、人力資源部經(jīng)理等）進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)入后續(xù)的合同交接環(huán)節(jié)。

2.合同歸檔

(1)原件收集與核對：人力資源部門在員工辦理最后工作日手續(xù)時，需收集勞動合同原件。收集時，務(wù)必核對合同份數(shù)是否與簽署時一致，檢查合同上有無未按規(guī)定填寫的空白欄，確保合同完整性。如為電子合同，需確保電子簽名有效，并導(dǎo)出符合存檔要求的格式。

(2)歸檔要求：

物理歸檔：將合同原件按員工編號或離職日期排序，放入指定編號的檔案袋中。檔案袋應(yīng)標(biāo)注員工姓名、合同編號、入職日期、離職日期、檔案編號等關(guān)鍵信息。存放在安全、防火、防潮的檔案柜或檔案室中。

電子歸檔：將合同掃描件或系統(tǒng)導(dǎo)出的電子版合同上傳至公司指定的合同管理系統(tǒng)或電子檔案庫。文件命名需規(guī)范，建議格式為：“員工姓名_合同類型_入職日期_合同編號”或類似方式，便于檢索。確保電子文件存儲安全，具備訪問權(quán)限控制。

(3)歸檔時限：合同原件收集齊全后，應(yīng)在員工離職后的2個工作日內(nèi)完成歸檔工作。

3.備案更新

(1)系統(tǒng)信息更新：登錄人力資源信息系統(tǒng)（HRIS）或合同管理系統(tǒng)，在員工信息模塊中，將合同狀態(tài)更新為“已解除”或“已終止”，并記錄相應(yīng)的合同編號、解除/終止日期、解除/終止原因代碼（如有）。同時，更新員工在職狀態(tài)為“離職”。

(2)關(guān)聯(lián)信息清理：根據(jù)系統(tǒng)功能，可能需要同步更新或清理與該員工相關(guān)的其他系統(tǒng)信息，如薪資數(shù)據(jù)、社保公積金信息、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效評估等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

(3)特殊事項(xiàng)記錄：如涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金發(fā)放、未休年假扣款、離職證明開具等事宜，需在備注欄或關(guān)聯(lián)記錄中清晰注明處理情況、負(fù)責(zé)人及完成日期。所有相關(guān)憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、扣款通知單等）應(yīng)作為附件歸檔或鏈接至系統(tǒng)記錄。

（二）入職合同備案

1.合同簽訂

(1)合同準(zhǔn)備：新員工通過錄用審批后，人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工的具體情況（如崗位、薪資級別、是否有特殊要求等）準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)勞動合同或經(jīng)批準(zhǔn)的個性化合同版本。確保合同內(nèi)容清晰、完整，并已獲得必要的內(nèi)部審批（如法務(wù)部門審閱通過）。

(2)合同交付與閱讀：在員工辦理入職手續(xù)時，由人力資源專員將勞動合同交付給員工，并指導(dǎo)員工仔細(xì)閱讀合同條款。確保員工理解合同內(nèi)容，特別是關(guān)于工作職責(zé)、薪酬福利、工作時間、保密義務(wù)、試用期等核心內(nèi)容?？蓽?zhǔn)備簡單的閱讀指引或問答環(huán)節(jié)。

(3)員工簽署：員工閱讀無誤并同意后，在勞動合同上簽署姓名并注明簽署日期。如有需要，員工可能還需提供身份證件信息供核對或復(fù)印。確保簽署過程符合規(guī)定，如需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，應(yīng)確保到位。

2.合同審核

(1)內(nèi)容復(fù)核：員工簽署完畢后，人力資源專員需再次復(fù)核合同關(guān)鍵信息（如姓名、身份證號、崗位、薪資、試用期時長及起止日期、合同期限等）是否與審批記錄、錄用通知一致，是否存在錯別字或填寫錯誤。

(2)交叉驗(yàn)證：可由另一位人力資源同事或指定層級（如主管級）的專員進(jìn)行抽查復(fù)核，確保無誤。特別注意與員工身份證件上的信息是否一致。

(3)問題處理：如發(fā)現(xiàn)錯誤或需要修改之處，應(yīng)立即聯(lián)系員工溝通更正，并在更正后重新簽署。所有修改痕跡應(yīng)清晰可辨，并確保最終版本得到確認(rèn)。

3.備案歸檔

(1)合同收集與整理：收集員工簽署的勞動合同原件（通常一式兩份，公司留存一份，員工一份）。如有約定，還需收集員工身份證復(fù)印件等附件。將紙質(zhì)合同按入職日期或編號排序，放入指定檔案袋。

(2)電子錄入：將勞動合同掃描成清晰圖像，或直接在合同管理系統(tǒng)中導(dǎo)入電子合同。在系統(tǒng)中為該合同創(chuàng)建記錄，錄入合同編號、員工基本信息、合同期限、薪資標(biāo)準(zhǔn)、崗位等核心數(shù)據(jù)。確保電子記錄與紙質(zhì)合同內(nèi)容一致。

(3)系統(tǒng)狀態(tài)更新：在HRIS或合同管理系統(tǒng)中，將員工狀態(tài)更新為“在職”，合同狀態(tài)更新為“有效”或“在崗”，并關(guān)聯(lián)員工檔案。設(shè)置關(guān)鍵日期提醒，如試用期結(jié)束日期、合同期滿日期等。

(4)檔案存放：將整理好的紙質(zhì)合同檔案袋存放在指定位置，并做好索引登記。電子檔案則確保定期備份，并遵守數(shù)據(jù)安全規(guī)定。

（三）合同變更備案

1.變更申請：當(dāng)員工崗位、薪酬、工作地點(diǎn)等合同內(nèi)容需要發(fā)生變更時，由員工或部門提出《勞動合同變更申請》，說明變更原因及具體內(nèi)容。

2.審批流程：申請?zhí)峤缓?，按?quán)限進(jìn)行審批。變更內(nèi)容可能涉及不同部門的意見，需協(xié)調(diào)一致。涉及薪酬、崗位等重大變更，可能需人力資源部、法務(wù)部（如有）共同審核。

3.變更協(xié)議簽署：審批通過后，人力資源部門與員工就變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并簽署《勞動合同變更協(xié)議》。協(xié)議應(yīng)明確變更的具體事項(xiàng)、生效日期。

4.備案更新：

(1)將《勞動合同變更協(xié)議》原件按入職合同流程進(jìn)行歸檔，可存放于員工個人檔案中，并注明是針對哪份原合同（注明原合同編號及簽署日期）。

(2)更新人力資源信息系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中的相關(guān)記錄，將變更后的內(nèi)容錄入，并標(biāo)注變更日期和生效日期。確保系統(tǒng)記錄反映了最新的合同狀態(tài)。

(3)如變更涉及其他系統(tǒng)（如薪資系統(tǒng)），需同步更新相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、注意事項(xiàng)

（一）時效性要求

1.離職合同：整個離職合同備案流程（從確認(rèn)解除/終止到完成歸檔備案更新）應(yīng)在員工離職后的5個工作日內(nèi)完成。特殊情況需有書面說明。

2.入職合同：新員工入職后，勞動合同的簽訂、審核及備案歸檔工作，應(yīng)在員工開始工作的當(dāng)天起算，10個工作日內(nèi)完成。對于周期性或臨時性崗位，可在實(shí)際工作結(jié)束或合同結(jié)束時完成。

3.變更合同：勞動合同變更協(xié)議的簽署及備案，應(yīng)在審批通過后的3個工作日內(nèi)完成。

（二）信息安全

1.物理安全：紙