房地產(chǎn)開發(fā)合同管理操作指引引言房地產(chǎn)開發(fā)是一項涉及資金密集、周期漫長、參與主體眾多且受政策法規(guī)影響深遠的系統(tǒng)工程。合同作為貫穿項目全生命周期的核心紐帶，其管理水平直接關系到項目的成本控制、質量保障、進度推進乃至整體成敗。本指引旨在結合房地產(chǎn)開發(fā)的實際特點，從合同的前期策劃、談判簽訂、履行監(jiān)控到爭議解決等關鍵環(huán)節(jié)，提供一套相對系統(tǒng)、務實的操作思路與方法，以期幫助開發(fā)企業(yè)提升合同管理效能，有效防范和化解法律與商業(yè)風險。一、合同管理的前期策劃與體系構建合同管理并非孤立的事務性工作，而是一項需要前瞻性規(guī)劃和系統(tǒng)性支撐的管理活動。在項目啟動之初，乃至企業(yè)層面，就應著手構建完善的合同管理體系。（一）合同管理組織架構與職責劃分首先，應明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的組織架構。通常而言，大型房企會設立專門的法務部門或合同管理中心，中小型房企也應指定專人或明確由某個核心部門（如成本部、工程部或綜合管理部）牽頭負責。關鍵在于清晰界定各部門在合同管理中的職責：*發(fā)起部門：通常為業(yè)務需求部門（如工程部負責工程類合同、營銷部負責銷售類合同），負責提出合同需求、進行市場調(diào)研、參與合同談判、履行過程中的具體對接與信息反饋。*法務部門/合同管理部門：負責合同標準文本的制定與更新、合同的合法性合規(guī)性審查、參與重大合同談判、提供法律支持、合同糾紛的處理。*成本/造價部門：負責合同價款的審核、工程量清單的核對、工程變更與簽證的造價確認、結算管理等。*財務部門：負責合同付款條件的審核、資金安排、票據(jù)管理及稅務籌劃相關條款的審查。*決策層：負責按照權限對合同進行審批，特別是重大合同或超出授權范圍的合同。（二）合同標準文本體系的建立與動態(tài)優(yōu)化房地產(chǎn)開發(fā)中，許多類型的合同具有重復性和通用性，如工程施工合同、監(jiān)理合同、設計合同、銷售合同等。建立并持續(xù)優(yōu)化合同標準文本體系，是提高效率、降低風險的基礎性工作。*文本制定：應組織法務、業(yè)務、成本等部門，結合項目經(jīng)驗、行業(yè)慣例及最新法規(guī)政策，共同制定標準合同文本。文本內(nèi)容應力求嚴謹、明確，特別是在質量標準、付款條件、違約責任、爭議解決方式等核心條款上。*分類管理：根據(jù)合同性質（如工程類、采購類、服務類、銷售類、融資類等）和金額大小進行分類，針對不同類型合同制定差異化的標準文本和審批流程。*動態(tài)更新：法律法規(guī)的修訂、市場環(huán)境的變化、項目經(jīng)驗的積累，都要求對標準文本進行定期回顧與修訂，確保其適用性和前瞻性。（三）合同策劃與風險預判在具體合同簽訂前，應對項目整體或特定階段的合同架構進行策劃。*合同分拆與合并：根據(jù)項目特點和管理需求，考慮將工程范圍進行合理分拆或合并，以選擇最合適的合同承包模式（如EPC、施工總承包、專業(yè)分包等）。*合作方選擇標準：明確各類合同合作方的資質、業(yè)績、財務狀況、信譽等準入標準，為后續(xù)招標或談判奠定基礎。*主要風險識別：結合項目具體情況，預判合同履行過程中可能面臨的主要風險，如政策風險、市場風險、履約能力風險、不可抗力等，并在合同條款中預設應對措施。二、合同談判與簽訂階段的核心控制合同談判與簽訂是合同管理的關鍵環(huán)節(jié)，其質量直接決定了合同履行的順暢程度和風險控制的有效性。（一）合作方的審慎考察與選擇在正式啟動談判前，應對潛在合作方進行全面深入的盡職調(diào)查。*企業(yè)基本情況：核查營業(yè)執(zhí)照、資質證書、相關許可證明的真實性與有效性，了解其股權結構、主營業(yè)務、市場口碑。*履約能力評估：重點考察其過往類似項目經(jīng)驗、技術實力、管理團隊、財務狀況（如資產(chǎn)負債、現(xiàn)金流）、生產(chǎn)或供貨能力。*商業(yè)信譽與訴訟情況：通過公開渠道（如裁判文書網(wǎng)、信用信息公示系統(tǒng)）查詢其是否存在重大違法違規(guī)記錄、不良履約記錄或未決訴訟仲裁。（二）談判策略與要點把控合同談判是一個博弈與平衡的過程，應基于充分的準備和清晰的底線。*談判前準備：明確我方核心訴求與可讓步空間，分析對方可能的關注點與談判策略，收集相關市場數(shù)據(jù)與行業(yè)信息作為支撐。*核心條款談判：*合同范圍：必須清晰、具體，明確工作內(nèi)容、成果標準、服務期限等，避免模糊不清導致后續(xù)爭議。*合同價款與支付：明確價款構成（固定總價、固定單價、成本加酬金等）、計價依據(jù)、調(diào)整原則（如材料價格波動、設計變更）、支付節(jié)點、支付比例及付款前提條件。特別注意工程款支付與工程進度、質量驗收的掛鉤。*質量標準與驗收：約定明確的質量驗收標準（國家規(guī)范、行業(yè)標準、合同專用條款約定標準）、驗收程序、驗收時限及不合格的處理方式。*工期與進度：對于工程類合同，需明確開工日期、竣工日期、關鍵節(jié)點工期，以及工期延誤的責任認定與違約責任。*雙方權利義務：清晰界定雙方在合同履行過程中的主要權利和義務，特別是甲方的指令權、監(jiān)督權、檢查權，乙方的報告義務、通知義務等。*違約責任：這是合同的“牙齒”。應針對不同違約情形（如逾期付款、逾期完工、質量不合格、擅自轉包分包等）約定明確、具體、可操作的違約責任承擔方式（如違約金計算標準、賠償范圍、解除合同的條件等）。避免使用“嚴重違約”、“承擔相應責任”等模糊表述。*不可抗力：明確不可抗力的范圍、通知程序、損失承擔原則及合同解除或延期履行的處理。*知識產(chǎn)權：對于設計成果、軟件系統(tǒng)等涉及知識產(chǎn)權的合同，需明確知識產(chǎn)權的歸屬、使用范圍及侵權責任。*保密條款：對于涉及商業(yè)秘密、技術秘密的合作，應約定嚴格的保密義務及違反保密義務的責任。*爭議解決方式：明確選擇訴訟還是仲裁。如選擇仲裁，需明確仲裁機構名稱。建議優(yōu)先選擇對我方相對便利或有一定經(jīng)驗的爭議解決機構。*合同生效、變更、解除與終止：約定合同生效條件、變更程序（必須書面形式）、解除條件及合同終止后的善后處理（如資料移交、款項結算）。（三）合同審查與審批合同文本在正式簽訂前，必須經(jīng)過嚴格的內(nèi)部審查與審批流程。*業(yè)務部門初審：對合同的商務條款、技術條款的真實性、準確性、可行性進行審查。*法務部門/合同管理部門審核：重點審查合同的合法性、合規(guī)性、條款的嚴謹性、邏輯性、權利義務的平衡性、違約責任的明確性及爭議解決方式的適當性。*成本/財務部門審核：從成本控制、資金安排、稅務影響等角度進行審核。*審批流轉：根據(jù)合同金額、重要性等級，按照企業(yè)既定的審批權限和流程進行逐級審批。所有審批意見均應書面化，并作為合同檔案的一部分。（四）合同簽署與用印管理*主體資格確認：確保簽約主體與合同審查時確認的合作方一致，核對法定代表人身份證明或授權委托書（授權委托書應明確授權范圍、權限、期限，并由法定代表人簽字并加蓋公章）。*文本核對：正式簽署前，務必對合同文本進行最終核對，確保與審批通過的版本一致，無錯漏、無涂改（如有修改需雙方加蓋騎縫章或簽字確認）。*簽署規(guī)范：法定代表人或授權代表簽字，加蓋單位公章（注意公章的真實性、有效性，避免使用財務專用章、項目章等）。多頁合同應加蓋騎縫章或由雙方代表逐頁小簽。*合同份數(shù)：明確合同簽署的份數(shù)，通常至少雙方各執(zhí)一份，根據(jù)需要報送相關部門備案或留存。三、合同履行過程中的動態(tài)管理與監(jiān)控合同的簽訂并非結束，而是履行的開始。合同履行階段的管理是確保合同目標實現(xiàn)的關鍵。（一）合同交底合同簽訂后，合同管理部門應組織向項目執(zhí)行團隊（如項目部、工程部等具體負責履行的部門）進行合同交底。重點解讀合同核心條款、雙方權利義務、風險點、關鍵節(jié)點控制要求及違約責任，確保執(zhí)行團隊準確理解合同精神和操作要點。（二）履約跟蹤與記錄*建立合同臺賬：對所有合同進行統(tǒng)一編號、登記，建立合同臺賬，動態(tài)記錄合同基本信息、履行進度、付款情況、變更情況、爭議情況等。*過程文件管理：嚴格管理合同履行過程中的各類書面文件，包括但不限于：*雙方往來函件、通知、指令（需有書面記錄，重要指令建議采用書面形式并要求對方簽收確認）；*會議紀要（需雙方簽字蓋章確認）；*工程進度報告、監(jiān)理報告；*質量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄；*材料設備進場檢驗記錄、樣品確認單；*付款申請、付款憑證；*設計變更單、工程簽證單及其確認文件；*索賠報告及回復。這些文件是證明合同履行情況、處理爭議的重要證據(jù)，應及時收集、整理、歸檔，確保其完整性、連續(xù)性和合法性。（三）設計變更與現(xiàn)場簽證的管理設計變更是房地產(chǎn)開發(fā)中常見現(xiàn)象，極易引發(fā)成本增加和工期延誤。*變更的必要性與審批：任何設計變更均需有充分理由，并履行嚴格的內(nèi)部審批程序，評估其對成本、工期、質量的影響。*變更指令的發(fā)出：必須以書面形式發(fā)出變更指令，明確變更內(nèi)容、范圍、技術要求及完成時間。*簽證確認：對于因設計變更或其他非乙方原因導致的工程量增減、工作內(nèi)容變化、工期延誤等，應及時辦理現(xiàn)場簽證。簽證單需有甲方代表、監(jiān)理工程師（如有）、乙方共同簽字確認，明確簽證事項、數(shù)量、價格（或計價原則）及工期影響。簽證應做到“及時、準確、完整”，避免事后補簽。（四）進度款支付管理*嚴格審核付款申請：業(yè)務部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點和乙方提交的付款申請（通常應附進度報告、完成工程量清單、質量合格證明等支持性文件），進行真實性、合規(guī)性、準確性審核。*成本/財務部門復核：成本部門對工程量、計價依據(jù)、付款金額進行復核，財務部門對付款條件、資金安排進行審核。*按審批流程付款：確保付款符合合同約定和內(nèi)部審批程序，杜絕超付、早付。（五）質量與安全管理對于工程類合同，甲方應依據(jù)合同約定和國家規(guī)范，對乙方的施工質量和安全生產(chǎn)進行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)質量問題或安全隱患，應及時發(fā)出書面整改通知，要求乙方限期整改，并跟蹤整改結果。相關檢查記錄、整改通知及回復應妥善保存。（六）合同變更與補充協(xié)議管理合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化（如政策調(diào)整、市場變化、設計優(yōu)化等），可能需要對原合同內(nèi)容進行變更。*變更的提出與評估：任何一方提出變更請求，均應以書面形式提出，并說明變更理由、變更內(nèi)容及對合同價款、工期的影響。甲方應組織評估變更的必要性、可行性及對項目的整體影響。*變更的協(xié)商與確認：雙方就變更內(nèi)容進行協(xié)商，達成一致后，應簽訂書面的補充協(xié)議或變更協(xié)議，作為原合同的組成部分。補充協(xié)議的簽訂同樣需要履行內(nèi)部審批流程。嚴禁先施工后補簽變更協(xié)議的行為。（七）索賠與反索賠管理*索賠管理：當對方發(fā)生違約行為或出現(xiàn)合同約定的索賠事由時（如乙方工程質量不合格、工期延誤；甲方逾期付款、指令錯誤等），應在合同約定的索賠期限內(nèi)，及時收集證據(jù)，向對方提出書面索賠通知和索賠報告，明確索賠金額和依據(jù)。*反索賠管理：當對方提出索賠時，應認真研究索賠理由、證據(jù)和計算依據(jù)，在規(guī)定時間內(nèi)進行審核和答復，對于不合理的索賠要求應堅決予以反駁和拒絕，并收集證據(jù)證明己方無過錯或對方也存在違約行為。四、合同的結算、歸檔與后評價（一）合同結算項目完工或服務結束后，應及時進行合同結算。*結算資料審核：乙方提交結算報告及完整的結算資料后，甲方相關業(yè)務部門（如工程部）、成本部門應按照合同約定的計價原則和結算程序，對結算資料的完整性、真實性、準確性進行嚴格審核。必要時可委托第三方造價咨詢機構進行審計。*結算爭議處理：對于結算過程中出現(xiàn)的爭議，應首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式處理。*結算協(xié)議簽訂：結算審核完成并經(jīng)雙方確認后，應簽訂正式的結算協(xié)議，明確最終結算金額。（二）合同歸檔合同履行完畢或終止后，應將完整的合同檔案進行整理、歸檔。歸檔范圍包括：*合同正本及附件；*合同審批過程文件；*補充協(xié)議、變更協(xié)議；*合同交底記錄；*履行過程中的各類函件、通知、指令、報告、簽證、驗收記錄、會議紀要、付款憑證、結算資料；*索賠與反索賠文件；*爭議解決相關文件（如調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、判決書等）。合同檔案應按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行保存，確保其安全性、完整性和可查閱性。保存期限應符合相關法律法規(guī)要求及企業(yè)管理需要。（三）合同后評價項目結束或合同履行完畢后，可組織對重要合同的履行情況進行后評價。分析合同條款的合理性、談判的得失、履行過程中的經(jīng)驗教訓、管理中存在的問題及改進方向，將其作為優(yōu)化未來合同標準文本、改進合同管理流程和提升談判能力的重要依據(jù)。四、合同爭議的預防與處理盡管通過完善的合同管理可以減少爭議，但在復雜的房地產(chǎn)開發(fā)過程中，合同爭議仍難以完全避免。（一）爭議預防為主爭議處理的最高境界是預防。通過前期嚴謹?shù)暮贤瑮l款、履行過程中的規(guī)范操作、及時的溝通協(xié)調(diào)、妥善的風險控制，可以最大限度地預防爭議的發(fā)生或降低爭議的激烈程度。（二）爭議的協(xié)商與調(diào)解爭議發(fā)生后，應首先嘗試通過友好協(xié)商的方式解決。雙方應本著誠實信用、平等互利的原則，擺事實、講道理，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商不成的，可根據(jù)情況嘗試引入第三方進行調(diào)解。協(xié)商或調(diào)解達成一致的，應簽訂書面協(xié)議。（三）仲裁或訴訟當協(xié)商、調(diào)解均無法解決爭議時，應根據(jù)合同中約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟）及時啟動法律程序。*仲裁：若合同約定了明確的仲裁機構和仲裁規(guī)則，則通過仲裁解決。仲裁一裁終局，效率相對較高。*訴訟：若合同未約定仲裁或約定不明，則通過訴訟解決。需向有管轄權的人民法院提起訴訟。在爭議解決過程中，應注意證據(jù)的收集、保全和運用，必要時及時聘請專業(yè)律師提供法律支持。五、合同管理