建筑企業(yè)合同管理及風險控制要點——資深建筑行業(yè)觀察者視角在競爭激烈且風險叢生的建筑市場，合同作為維系各方權利義務、規(guī)范工程建設全過程的核心紐帶，其管理水平直接關系到企業(yè)的經營效益與生存發(fā)展。建筑企業(yè)的合同管理絕非簡單的文件簽署與存檔，而是一項貫穿項目全生命周期、涉及多部門協(xié)同、需要專業(yè)知識與實踐經驗并重的系統(tǒng)工程。本文將從合同管理的實際操作出發(fā)，深入剖析其中的關鍵節(jié)點與風險控制要點，旨在為建筑企業(yè)提供具有操作性的指引。一、合同簽訂前的風險防范與管理：未雨綢繆，奠定基石合同管理的精髓在于“事前控制”。在合同簽訂之前，對潛在風險進行識別、評估與防范，是降低后續(xù)履約風險的第一道防線，也是最為關鍵的一道防線。1.締約主體資格審查：知己知彼，百戰(zhàn)不殆建筑市場主體復雜多樣，對合作方的審慎審查是合同有效訂立與順利履行的前提。應重點審查對方的法人資格、營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如施工總承包、專業(yè)承包、勘察、設計、監(jiān)理等資質）的有效性與等級是否與項目匹配。同時，還需關注其注冊資本、財務狀況、商業(yè)信譽、過往類似項目的履約記錄、主要管理人員及技術團隊實力，以及是否存在重大訴訟或行政處罰記錄。對于聯(lián)合體投標或合作，各成員方的責任劃分與履約能力也需一并考量。必要時，可通過第三方機構進行信用調查或實地考察。2.招投標文件與合同條款的銜接：無縫對接，避免矛盾對于通過招投標程序簽訂的合同，招投標文件的核心內容（如投標報價、技術方案、承諾條款）應與合同條款保持高度一致。避免合同條款與招投標文件出現實質性背離，從而引發(fā)履約風險或爭議。在非招標項目中，雙方前期洽談的會議紀要、補充協(xié)議等也應作為合同的有效組成部分，確保意思表示的連貫與清晰。3.合同條款的審慎起草與談判：字斟句酌，權責清晰合同條款是合同的靈魂。在起草或審核合同時，應秉持公平、公正、等價有償的原則，同時最大限度維護企業(yè)合法權益。重點關注以下核心條款：*工程范圍與內容：必須明確、具體，避免模糊不清或存在歧義，可輔以施工圖紙、工程量清單等作為附件。*合同價款與支付：明確合同價款形式（固定總價、固定單價、可調價格等），計價依據，付款節(jié)點（預付款、進度款、竣工結算款、質保金）的支付條件、比例、期限及支付方式，發(fā)票要求等。這是合同履行中最易產生爭議的環(huán)節(jié)，務必詳盡。*工期與進度：明確合同總工期、關鍵節(jié)點工期，以及工期延誤的責任界定、違約責任和工期順延的條件與程序。*工程質量與驗收：明確工程質量標準（應符合國家、行業(yè)及地方現行規(guī)范標準，并與設計文件要求一致），質量驗收的程序、標準及各方責任。*工程變更與索賠：明確工程變更的程序、計價原則，以及索賠的提出條件、期限、證據要求和處理流程。*雙方權利與義務：清晰界定發(fā)包人與承包人在項目實施過程中的各項權利與義務，如發(fā)包方的及時付款、提供場地、辦理許可、委派監(jiān)理等；承包方的按圖施工、確保質量安全、接受管理、提交資料等。*違約責任：針對各類可能發(fā)生的違約情形（如逾期付款、工期延誤、質量不合格、違法分包轉包等），約定明確、具體、可操作的違約責任承擔方式（如違約金計算方法、賠償范圍等），避免籠統(tǒng)的“依法承擔違約責任”。*不可抗力：明確不可抗力的范圍、通知程序、損失承擔原則。*爭議解決方式：選擇對己方相對有利且高效的爭議解決方式，是仲裁還是訴訟？若選擇仲裁，需明確仲裁機構；若選擇訴訟，需考慮管轄法院的約定是否合法有效。*合同的生效、變更、解除與終止：明確相應的條件和程序。4.合同范本的合理使用與個性化調整：建筑行業(yè)有不少推薦使用的合同范本（如GF系列范本），范本具有規(guī)范性和通用性，但切忌生搬硬套。應根據具體項目的特點、規(guī)模、復雜程度以及雙方的特殊約定，對范本進行必要的補充、修改和完善，使其更貼合項目實際，更能保護企業(yè)利益。二、合同簽訂過程中的規(guī)范與管理：程序合規(guī)，防范疏漏合同條款達成一致后，簽訂過程的規(guī)范性同樣重要，它直接關系到合同的法律效力和證據效力。1.合同審查審批流程的規(guī)范化：建立健全內部合同審查審批制度，明確各部門（如業(yè)務部門、法務部門、財務部門、分管領導等）的審查職責與權限。一份合同的簽訂，應經過必要的流轉和審批，確保從專業(yè)角度對合同的合規(guī)性、完整性、嚴謹性和風險點進行把控。避免個人說了算或流程倒置。2.合同的簽署與蓋章規(guī)范：合同文本應使用最終確定的版本，避免涂改。簽署人應是法定代表人或其授權委托人，授權委托人需出具合法有效的授權委托書。合同印章應使用企業(yè)公章或合同專用章，確保印章真實有效，并與合同首部列明的當事人名稱一致。多頁合同應加蓋騎縫章，防止內容被抽換。3.合同的備案與存檔管理：合同簽訂后，應及時進行編號、登記、備案，并按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。原件應由專門部門（如檔案室或法務部）統(tǒng)一管理，復印件分發(fā)至相關執(zhí)行部門。同時，建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行動態(tài)跟蹤。三、合同履行過程中的動態(tài)跟蹤與風險控制：全程監(jiān)控，及時應對合同的簽訂并非結束，而是履行的開始。合同履行階段是風險最易發(fā)生的階段，需要持續(xù)關注和動態(tài)管理。1.合同交底：合同簽訂后，應由合同管理部門或承辦部門向項目執(zhí)行團隊（項目經理、技術負責人、造價人員、財務人員等）進行詳細的合同交底，使其全面理解合同條款，明確雙方權利義務、工作范圍、技術標準、付款節(jié)點、違約責任及風險點等，確保合同得到正確執(zhí)行。2.工程變更與簽證的管理：建筑工程的復雜性決定了變更的普遍性。對于工程變更，應嚴格按照合同約定的程序進行申報、確認和計價。所有變更指令均應以書面形式發(fā)出，并由雙方代表簽字確認。工程簽證是對合同外發(fā)生的工程量或費用的確認，必須及時、客觀、準確，避免事后補簽或簽證不規(guī)范導致的爭議。簽證單應明確事由、依據、數量、價格（或計價原則）等要素。3.履約證據的及時固定與管理：在合同履行過程中，要高度重視各類書面文件的形成、傳遞、接收和保管。如會議紀要、工作聯(lián)系單、通知、函件（催款函、索賠函、回復函等）、進度報告、驗收記錄、隱蔽工程驗收單、材料設備報審資料、付款憑證、照片、視頻等。這些都是證明履約情況、主張權利或抗辯的重要證據。所有文件的收發(fā)均應有記錄，重要文件建議采用掛號信、快遞（保留回執(zhí)）或電子郵箱（已確認的官方郵箱）等可追溯的方式。4.工程款支付的嚴格把控：財務部門應嚴格按照合同約定的付款條件和審批流程支付工程款。付款前，需審核相關的付款申請、工程量確認單、發(fā)票等憑證是否齊全、合規(guī)。對于不符合約定的付款請求，應拒絕支付并及時與對方溝通。同時，密切關注業(yè)主方的付款情況，對逾期付款行為要及時發(fā)函催告，并保留相關證據。5.違約責任的及時預警與應對：密切關注合同對方的履約行為，一旦發(fā)現對方可能或已經發(fā)生違約（如業(yè)主逾期付款、提供的圖紙不及時或有誤；承包方工程質量不達標、工期滯后、違法分包等），應立即進行風險評估，并根據違約情況和合同約定，及時采取發(fā)送催告函、要求承擔違約責任、暫停施工（需謹慎，符合合同約定）等措施，防止損失擴大。同時，也要審視自身履約行為，避免己方違約。四、合同爭議的妥善處理與風險化解：策略得當，降低損失盡管做了充分的風險防范，合同爭議仍可能發(fā)生。爭議發(fā)生后，應冷靜分析，妥善處理。1.協(xié)商與調解優(yōu)先：對于合同爭議，應首先嘗試通過友好協(xié)商或第三方調解的方式解決。協(xié)商和調解具有成本低、效率高、不傷和氣的優(yōu)點，有利于維持合作關系，也有利于后續(xù)問題的解決。在協(xié)商過程中，應明確己方立場和底線，同時也要考慮對方的合理訴求，尋求雙方都能接受的解決方案，并簽訂書面和解或調解協(xié)議。2.仲裁或訴訟：當協(xié)商或調解不成，或對方缺乏誠意時，應及時根據合同約定的爭議解決方式，啟動仲裁或訴訟程序。在采取法律行動前，應收集和整理好所有相關證據，進行充分的法律論證和策略分析，評估勝訴可能性和執(zhí)行風險。必要時，可聘請專業(yè)律師提供法律服務。在爭議解決過程中，要注意時效問題，避免因超過訴訟時效或仲裁時效而喪失勝訴權。3.合同的總結與經驗教訓汲取：每個合同項目結束后，無論是否發(fā)生爭議，都應對合同的談判、簽訂、履行、管理全過程進行復盤總結，分析成功經驗和存在的問題及教訓，特別是風險點的識別、評估和應對措施的有效性。將這些經驗教訓反饋到合同管理制度、流程和范本的優(yōu)化中，不斷提升企業(yè)合同管理的整體水平。結語建筑企業(yè)的合同