科研項(xiàng)目檔案管理制度匯編引言科研項(xiàng)目檔案是科研活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的原始記錄，是科研成果的重要組成部分，也是衡量一個(gè)單位科研管理水平和科研實(shí)力的重要標(biāo)志。為規(guī)范我校（或我院/所，下同）科研項(xiàng)目檔案管理工作，確?？蒲许?xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及上級(jí)主管部門的要求，結(jié)合我?？蒲泄ぷ鲗?shí)際，特制定本制度匯編。本匯編旨在為我?？蒲许?xiàng)目檔案管理提供系統(tǒng)性的指導(dǎo)和操作性規(guī)范，促進(jìn)科研管理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)。第一章總則第一條編制目的與依據(jù)為加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理，保障科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮科研檔案在科研創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化、人才培養(yǎng)及決策參考中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《國(guó)家科研項(xiàng)目檔案管理辦法》及其他相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于我校所有立項(xiàng)、在研、結(jié)題（驗(yàn)收）、成果轉(zhuǎn)化及終止的各類科研項(xiàng)目檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用與銷毀等管理工作。凡以我校名義承擔(dān)或參與（包括合作、委托）的各級(jí)各類縱向科研項(xiàng)目、橫向科研項(xiàng)目、校級(jí)科研項(xiàng)目及其他具有科研性質(zhì)的項(xiàng)目，均須遵守本制度。第三條基本原則科研項(xiàng)目檔案管理遵循以下原則：（一）真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映科研活動(dòng)的全過程和結(jié)果，嚴(yán)禁偽造、篡改。（二）完整性原則：確?？蒲许?xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題（或終止）各個(gè)階段形成的有價(jià)值的文件材料均得到完整收集和歸檔。（三）規(guī)范性原則：檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)均應(yīng)符合國(guó)家及本校相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）安全性原則：采取有效措施，保障科研項(xiàng)目檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止失泄密和損壞。（五）可利用性原則：在確保安全的前提下，建立便捷的檔案利用機(jī)制，滿足科研、教學(xué)、管理和社會(huì)公益等方面的合理需求。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)設(shè)置我?？蒲许?xiàng)目檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。1.學(xué)校層面：由科研管理部門（如科研處）牽頭，會(huì)同學(xué)校綜合檔案管理部門（如檔案館/室）負(fù)責(zé)全校科研項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度建設(shè)、監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.部門層面：各院（系）、研究中心（所）等二級(jí)單位是科研項(xiàng)目檔案管理的基層責(zé)任單位，應(yīng)指定專人（通常為科研秘書或兼職檔案員）負(fù)責(zé)本單位科研項(xiàng)目檔案的日常管理、指導(dǎo)和督促工作。3.項(xiàng)目層面：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的形成、收集、整理和按時(shí)歸檔工作。項(xiàng)目組成員應(yīng)積極配合，負(fù)責(zé)各自承擔(dān)工作中形成的文件材料的收集、整理和提交。第五條各部門職責(zé)1.科研管理部門：*負(fù)責(zé)制定和修訂學(xué)校科研項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度和細(xì)則。*組織和監(jiān)督科研項(xiàng)目檔案的歸檔工作，將檔案歸檔情況作為項(xiàng)目結(jié)題、驗(yàn)收和考核的必要條件。*協(xié)調(diào)解決科研項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。*組織科研項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.檔案管理部門：*負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)?？蒲许?xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和咨詢。*協(xié)助科研管理部門制定科研項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度和歸檔范圍細(xì)則。*按照規(guī)定接收、保管已通過驗(yàn)收的科研項(xiàng)目檔案（特別是永久、長(zhǎng)期保管的檔案）。*負(fù)責(zé)提供所保管科研項(xiàng)目檔案的利用服務(wù)。*指導(dǎo)和監(jiān)督電子檔案的規(guī)范管理。3.二級(jí)單位（院、系、中心、所）：*貫徹執(zhí)行學(xué)?？蒲许?xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)制度和要求。*督促本單位科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按規(guī)定及時(shí)整理、歸檔項(xiàng)目檔案。*負(fù)責(zé)本單位科研項(xiàng)目檔案歸檔前的初步審核和保管（特別是短期保管或按規(guī)定暫存本單位的檔案）。*配合學(xué)校科研管理部門和檔案管理部門開展相關(guān)檢查和培訓(xùn)工作。4.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：*負(fù)責(zé)項(xiàng)目研究全過程中文件材料的形成、收集、積累、整理和審核工作，確保其真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。*按照規(guī)定的歸檔范圍、時(shí)間和要求，組織項(xiàng)目組成員完成項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)整理和移交歸檔工作。*對(duì)歸檔材料的真實(shí)性、完整性負(fù)直接責(zé)任。第三章科研項(xiàng)目檔案的構(gòu)成與歸檔范圍第六條檔案構(gòu)成科研項(xiàng)目檔案一般由項(xiàng)目立項(xiàng)、研究實(shí)施、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化及后續(xù)管理等階段形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料構(gòu)成。第七條歸檔范圍科研項(xiàng)目檔案歸檔范圍主要包括但不限于以下內(nèi)容：1.立項(xiàng)階段：*項(xiàng)目申請(qǐng)書及附件（含可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書等）。*立項(xiàng)批準(zhǔn)文件（含任務(wù)書、合同書、計(jì)劃下達(dá)通知等）。*開題報(bào)告及論證材料。*其他與立項(xiàng)相關(guān)的重要文件。2.研究實(shí)施階段：*研究計(jì)劃、方案及調(diào)整、變更審批材料。*實(shí)驗(yàn)/觀測(cè)/調(diào)查記錄、原始數(shù)據(jù)、圖表、照片、聲像資料等。*重要的來往函件、會(huì)議紀(jì)要、研究日志。*實(shí)驗(yàn)報(bào)告、階段進(jìn)展報(bào)告、中期檢查報(bào)告及相關(guān)評(píng)價(jià)材料。*合作研究、委托研究的協(xié)議、合同及相關(guān)材料。*儀器設(shè)備購(gòu)置、使用、維護(hù)記錄（如為項(xiàng)目專用或?qū)?xiàng)目有重要影響）。3.結(jié)題驗(yàn)收階段：*結(jié)題/驗(yàn)收申請(qǐng)書、報(bào)告及附件。*研究工作總結(jié)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告。*最終成果材料（論文、專著、研究報(bào)告、軟件、數(shù)據(jù)庫、專利申請(qǐng)文件、樣品/樣機(jī)圖片及說明書等）。*經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告或財(cái)務(wù)驗(yàn)收意見。*驗(yàn)收鑒定證書、專家評(píng)審意見及相關(guān)材料。*結(jié)題/驗(yàn)收批復(fù)文件。4.成果與獎(jiǎng)勵(lì)階段：*成果登記材料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明文件（專利證書、著作權(quán)證書、軟件登記證書等）。*成果獲獎(jiǎng)申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件及相關(guān)文件。*成果推廣應(yīng)用、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同及相關(guān)材料。*論文、專著發(fā)表或出版的原件或復(fù)印件。5.其他有保存價(jià)值的文件材料：*如項(xiàng)目后評(píng)估材料、項(xiàng)目中止/撤銷相關(guān)文件、重要媒體報(bào)道等。（注：各類型項(xiàng)目（如縱向、橫向、校級(jí)）的具體歸檔范圍可由科研管理部門會(huì)同檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況制定詳細(xì)目錄清單。）第四章科研項(xiàng)目文件材料的形成與積累第八條文件材料的形成要求科研人員在項(xiàng)目研究過程中，應(yīng)規(guī)范形成各類文件材料：*文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，做到格式規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。*科研原始記錄（實(shí)驗(yàn)記錄、觀測(cè)記錄等）應(yīng)使用耐久性好的書寫材料和規(guī)范的載體，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，不得隨意涂改、抽換。*重要的電子文件應(yīng)同時(shí)形成紙質(zhì)文件或進(jìn)行雙套制備份，并對(duì)電子文件的命名、版本、存儲(chǔ)、備份等進(jìn)行規(guī)范管理。第九條文件材料的積累項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)督促項(xiàng)目組成員在科研活動(dòng)過程中，按照歸檔范圍的要求，及時(shí)收集和積累各類文件材料，實(shí)行邊研究、邊積累、邊整理，確保材料不遺失、不損毀。第五章科研項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔要求第十條整理原則科研項(xiàng)目文件材料的整理應(yīng)遵循科研活動(dòng)的自然規(guī)律和文件材料的形成特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查閱和利用。第十一條整理方法與要求1.分類：一般可按項(xiàng)目階段（如立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題、成果等）或文件材料性質(zhì)（如報(bào)告類、數(shù)據(jù)類、圖紙類、成果類等）進(jìn)行分類。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，排列有序（通常按時(shí)間順序或邏輯順序）。3.編號(hào)：對(duì)案卷和卷內(nèi)文件進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)。4.編目：*填寫卷內(nèi)文件目錄：包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等。*填寫卷內(nèi)備考表：注明卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)、總頁數(shù)，以及在整理、歸檔、利用過程中需要說明的問題。*填寫案卷封面：包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、案卷題名、起止日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）、形成單位、歸檔單位、歸檔日期等。5.裝訂：案卷應(yīng)采用規(guī)范的裝訂方式，做到整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂前應(yīng)拆除金屬物。第十二條歸檔時(shí)間1.一般科研項(xiàng)目應(yīng)在項(xiàng)目通過結(jié)題驗(yàn)收（或鑒定）后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。2.因故中止或撤銷的科研項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目中止或撤銷后一個(gè)月內(nèi)，將已形成的文件材料整理后按規(guī)定歸檔。3.對(duì)于研究周期較長(zhǎng)（三年以上）的重大科研項(xiàng)目，可根據(jù)需要進(jìn)行階段歸檔或分年度歸檔。4.需進(jìn)行成果登記、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、專利申請(qǐng)等后續(xù)工作的，相關(guān)材料應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)補(bǔ)充歸檔。第十三條歸檔份數(shù)與質(zhì)量要求1.科研項(xiàng)目檔案一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要增加歸檔份數(shù)（如正本、副本各一份）。2.歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的，可歸檔具有憑證作用的復(fù)印件，并注明原件保管處和復(fù)印原因，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.文件材料字跡清楚，圖像清晰，載體質(zhì)量?jī)?yōu)良，符合長(zhǎng)期保存要求。4.電子文件應(yīng)一并歸檔，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。電子文件的歸檔應(yīng)符合國(guó)家及學(xué)校關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，包括存儲(chǔ)載體的選擇（如只讀光盤、移動(dòng)硬盤等）、元數(shù)據(jù)的著錄、病毒查殺等。第十四條歸檔手續(xù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成檔案整理后，填寫《科研項(xiàng)目檔案歸檔交接登記表》，經(jīng)所在二級(jí)單位審核后，連同整理好的檔案一并移交至指定的檔案接收部門（學(xué)校檔案管理部門或二級(jí)單位檔案管理點(diǎn)）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，在交接登記表上簽字確認(rèn)，交接登記表一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第六章科研項(xiàng)目檔案的保管與利用第十五條檔案保管1.檔案保管應(yīng)具備適宜的庫房條件，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等。2.檔案管理部門或二級(jí)單位應(yīng)建立健全檔案庫房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性采取專門的保管措施，并定期進(jìn)行復(fù)制或轉(zhuǎn)換，防止信息丟失。4.科研項(xiàng)目檔案的保管期限參照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長(zhǎng)期（通常為三十年）、短期（通常為十年）三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)由科研管理部門會(huì)同檔案管理部門制定。第十六條檔案利用1.科研項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循保密制度和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，嚴(yán)格履行借閱審批手續(xù)。2.學(xué)校內(nèi)部單位因教學(xué)、科研、管理工作需要利用科研項(xiàng)目檔案，須由所在單位（部門）出具證明，經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組成員因工作需要利用本項(xiàng)目檔案，憑有效證件辦理借閱手續(xù)。4.外單位查閱科研項(xiàng)目檔案，須持單位介紹信和有效證件，經(jīng)科研管理部門和檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。5.檔案一般不得帶出檔案閱覽場(chǎng)所。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，限期歸還。檔案借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）或公布檔案內(nèi)容。6.利用檔案時(shí)，如需復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。7.檔案利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還檔案進(jìn)行檢查。第十七條檔案保密管理1.科研項(xiàng)目檔案的密級(jí)確定、變更和解密，按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)校保密管理規(guī)定執(zhí)行。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在立項(xiàng)階段應(yīng)提出項(xiàng)目檔案的密級(jí)建議，報(bào)學(xué)校保密管理部門審批。2.涉密科研項(xiàng)目檔案的管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校有關(guān)涉密檔案管理的規(guī)定，確保秘密安全。第十八條檔案鑒定與銷毀1.對(duì)于保管期限已滿的科研項(xiàng)目檔案，由檔案保管部門會(huì)同科研管理部門及相關(guān)單位進(jìn)行鑒定。2.經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，必須由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。第七章科研項(xiàng)目電子檔案管理第十九條電子檔案的形成與積累項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組成員在科研活動(dòng)中應(yīng)規(guī)范形成和積累電子文件，對(duì)電子文件的形成、修改、流轉(zhuǎn)、歸檔等過程進(jìn)行有效控制。第二十條電子檔案的整理與著錄電子檔案的整理應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的整理原則和方法，并符合電子文件管理的特殊要求。電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、準(zhǔn)確。第二十一條電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合保管要求的載體上，并進(jìn)行至少兩套備份，異地保存。2.定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)老化或損壞的載體及時(shí)進(jìn)行復(fù)制遷移。3.確保電子檔案的格式符合長(zhǎng)期保存和讀取的要求，必要時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。第二十二條電子檔案的歸檔與移交電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件及其元數(shù)據(jù)一并移交，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。檔案管理部門應(yīng)配備必要的軟硬件設(shè)備，保障電子檔案的接收、存儲(chǔ)、管理和提供利用。第八章科研項(xiàng)目檔案管理的獎(jiǎng)懲第二十三條獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在科研項(xiàng)目檔案管理工作中表現(xiàn)突出、認(rèn)真負(fù)責(zé)、按時(shí)高質(zhì)量完成歸檔任務(wù)的單位和個(gè)人，學(xué)?？稍诳蒲性u(píng)優(yōu)、績(jī)效考核等方面給予適當(dāng)表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條處罰對(duì)違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，學(xué)校將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)，直至追究相應(yīng)責(zé)任：1.科研項(xiàng)目完成后，無正當(dāng)理由逾期未按規(guī)定歸檔的。2.歸檔材料不完整、不規(guī)范，經(jīng)指出后仍不按期補(bǔ)充、整改的。3.擅自涂改、抽取、偽造、損毀、丟失或銷毀科研項(xiàng)目檔案材料的。4.違反檔案保密規(guī)定，造成失泄密的。5.擅自提供、復(fù)制、公布未公開科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容，造成不良后果的。6.其他違反科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的行為。對(duì)于未按規(guī)定完成檔案歸檔的項(xiàng)目，學(xué)校可暫停其項(xiàng)目負(fù)責(zé)人新申請(qǐng)科研項(xiàng)目的資格，或影響其相關(guān)科研業(yè)績(jī)的認(rèn)定。第九章附則第二十五條術(shù)語解釋本制度中所稱“科研項(xiàng)目”包括各級(jí)各類縱向科研項(xiàng)目（如國(guó)家、省、市、部門下達(dá)的科研計(jì)劃項(xiàng)目）、橫