大型工程招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要書寫規(guī)范引言大型工程招標(biāo)會(huì)議是項(xiàng)目采購(gòu)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在確保招標(biāo)過程的公開、公平、公正，選拔出最符合項(xiàng)目需求的承包單位。會(huì)議紀(jì)要作為對(duì)會(huì)議過程及結(jié)果的正式記錄，不僅是后續(xù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施及爭(zhēng)議解決的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目管理規(guī)范化、合法化的重要憑證。因此，規(guī)范、準(zhǔn)確、詳盡地撰寫大型工程招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)于保障項(xiàng)目順利推進(jìn)具有至關(guān)重要的意義。本規(guī)范旨在提供一套清晰、實(shí)用的指導(dǎo)原則，幫助相關(guān)人員提升會(huì)議紀(jì)要的撰寫質(zhì)量。一、會(huì)議紀(jì)要的基本要求（一）真實(shí)準(zhǔn)確會(huì)議紀(jì)要必須忠實(shí)于會(huì)議的實(shí)際情況，客觀記錄會(huì)議的各項(xiàng)議題、討論過程、發(fā)言要點(diǎn)、形成的共識(shí)及決定。所有信息都應(yīng)經(jīng)過核實(shí)，確保人名、職務(wù)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)（若無可避免，需精確）、決議等準(zhǔn)確無誤，避免主觀臆斷或曲解。（二）完整清晰紀(jì)要應(yīng)全面反映會(huì)議的主要內(nèi)容，結(jié)構(gòu)層次分明，邏輯清晰。應(yīng)涵蓋會(huì)議的基本要素（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、記錄人）、會(huì)議議程、各項(xiàng)議題的討論情況、形成的決議或結(jié)論、待辦事項(xiàng)及責(zé)任人、完成時(shí)限等。要使未參會(huì)人員通過閱讀紀(jì)要能夠全面了解會(huì)議全貌。（三）簡(jiǎn)明扼要在完整記錄的基礎(chǔ)上，力求語(yǔ)言精煉、文字簡(jiǎn)潔，避免冗余、口語(yǔ)化及與會(huì)議主題無關(guān)的內(nèi)容。突出重點(diǎn)，抓住關(guān)鍵信息，確保紀(jì)要易于閱讀和理解。（四）及時(shí)規(guī)范會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快組織撰寫紀(jì)要，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，并按規(guī)定流程進(jìn)行審核、報(bào)批和分發(fā)。紀(jì)要的格式應(yīng)符合單位或項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)眉頁(yè)腳等。二、會(huì)議紀(jì)要的主要內(nèi)容與結(jié)構(gòu)（一）首部信息1.會(huì)議名稱：應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，能體現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，例如“XX項(xiàng)目（一期）主體工程施工招標(biāo)開標(biāo)會(huì)議紀(jì)要”或“XX工程監(jiān)理服務(wù)招標(biāo)評(píng)標(biāo)委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。2.會(huì)議編號(hào)：根據(jù)單位檔案管理規(guī)定或項(xiàng)目管理要求進(jìn)行編號(hào)，便于檢索和歸檔。3.會(huì)議時(shí)間：精確到年、月、日、上/下午、時(shí)、分。4.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)注明會(huì)議召開的具體地點(diǎn)，如“XX公司三樓第一會(huì)議室”、“XX項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)指揮部會(huì)議室”。5.主持人：姓名及職務(wù)。6.記錄人：姓名及職務(wù)。7.參會(huì)人員：應(yīng)列出所有參會(huì)單位及人員姓名、職務(wù)。可根據(jù)會(huì)議性質(zhì)分為招標(biāo)方代表、投標(biāo)方代表（如為開標(biāo)會(huì)）、評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員、監(jiān)督方代表、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員等。對(duì)于投標(biāo)方較多的情況，可列表說明，并注明其投標(biāo)單位名稱。關(guān)鍵人員需核對(duì)簽名。8.缺席人員：如有重要人員缺席，應(yīng)注明姓名、職務(wù)及缺席原因（如請(qǐng)假、出差等）。（二）會(huì)議議程簡(jiǎn)要列出會(huì)議的主要議題和先后順序，作為紀(jì)要內(nèi)容組織的骨架。例如：1.主持人宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)人員，說明會(huì)議目的和議程。2.宣讀或確認(rèn)會(huì)議紀(jì)律及注意事項(xiàng)。3.（如為開標(biāo)會(huì)）投標(biāo)文件接收與密封性檢查情況。4.（如為評(píng)標(biāo)會(huì)）介紹評(píng)標(biāo)工作紀(jì)律、評(píng)標(biāo)原則及方法。5.投標(biāo)單位依次進(jìn)行陳述或答疑（如有）。6.評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)審（內(nèi)部環(huán)節(jié)，紀(jì)要側(cè)重結(jié)果和關(guān)鍵過程）。7.匯總評(píng)審意見，形成初步評(píng)審結(jié)果。8.討論并確定最終評(píng)審結(jié)果或推薦中標(biāo)候選人。9.主持人總結(jié)發(fā)言，宣布會(huì)議結(jié)束。（三）會(huì)議內(nèi)容與決議這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分，應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)議題的討論情況、關(guān)鍵發(fā)言要點(diǎn)、形成的共識(shí)、做出的決議或待辦事項(xiàng)。1.開場(chǎng)與紀(jì)律宣布：記錄主持人關(guān)于會(huì)議目的、議程的說明，以及對(duì)會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、不得隨意走動(dòng)、保密要求等）的強(qiáng)調(diào)。2.投標(biāo)文件接收與密封性檢查（適用于開標(biāo)會(huì)議）：*記錄投標(biāo)文件遞交的截止時(shí)間及實(shí)際接收情況。*記錄對(duì)投標(biāo)文件密封性檢查的過程、參與方及檢查結(jié)果（如有無異議，哪些投標(biāo)文件密封完好，哪些存在問題及具體情況）。3.資格審查或初步評(píng)審情況（視會(huì)議階段而定）：*記錄評(píng)審依據(jù)（如招標(biāo)文件規(guī)定的資格標(biāo)準(zhǔn)）。*簡(jiǎn)要記錄評(píng)審過程，重點(diǎn)記錄通過與未通過資格審查或初步評(píng)審的投標(biāo)單位名單，以及未通過的主要原因（應(yīng)依據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定，客觀陳述）。4.詳細(xì)評(píng)審情況（適用于評(píng)標(biāo)會(huì)議）：*此部分應(yīng)客觀反映評(píng)標(biāo)委員會(huì)的評(píng)審工作。對(duì)于技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的評(píng)審，不宜記錄過于細(xì)節(jié)的打分過程，而應(yīng)側(cè)重于評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的共性問題、具有代表性的觀點(diǎn)以及對(duì)最終結(jié)果有重要影響的討論。*如投標(biāo)文件存在重大偏差或異議，記錄異議提出、核實(shí)及處理過程。5.投標(biāo)人澄清與答疑：記錄投標(biāo)單位針對(duì)評(píng)審過程中提出問題的澄清內(nèi)容，以及評(píng)委的追問和答復(fù)。確保澄清內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，特別是對(duì)投標(biāo)文件有實(shí)質(zhì)性影響的澄清。6.評(píng)審結(jié)果與決議：*記錄評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人名單（排序、單位名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)等關(guān)鍵信息）及其理由概述。*如會(huì)議對(duì)其他事項(xiàng)做出決定（如修改招標(biāo)參數(shù)、延長(zhǎng)投標(biāo)時(shí)間等），應(yīng)明確記錄決定的內(nèi)容、做出決定的依據(jù)和理由。7.其他事項(xiàng)：記錄會(huì)議過程中需要說明的其他重要情況或與會(huì)各方提出的需共同關(guān)注的問題。8.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議的總結(jié)發(fā)言要點(diǎn)，包括對(duì)下一步工作的安排、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求等。（四）尾部信息1.散會(huì)時(shí)間。2.附件：如有重要的會(huì)議材料（如簽到表、投標(biāo)單位名單及報(bào)價(jià)一覽表、評(píng)審打分匯總表（可作為內(nèi)部附件）、重要澄清文件復(fù)印件等），應(yīng)在此列出。3.簽批欄：主持人、記錄人簽字處，以及需要審核、審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字欄。注明紀(jì)要分發(fā)范圍和份數(shù)。三、注意事項(xiàng)1.客觀中立：記錄人應(yīng)保持客觀中立的態(tài)度，如實(shí)反映會(huì)議情況，不加入個(gè)人觀點(diǎn)或情感色彩。對(duì)不同意見，應(yīng)客觀記錄各方觀點(diǎn)，尤其是關(guān)鍵分歧點(diǎn)及其最終處理方式。2.突出重點(diǎn)：圍繞會(huì)議目標(biāo)和核心議題展開，避免記流水賬。對(duì)于關(guān)鍵決策、重要數(shù)據(jù)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)及明確的行動(dòng)指令，要重點(diǎn)記錄。3.術(shù)語(yǔ)規(guī)范：使用規(guī)范的工程術(shù)語(yǔ)、招標(biāo)采購(gòu)術(shù)語(yǔ)，確保表述準(zhǔn)確無誤，避免歧義。4.敏感信息處理：對(duì)于涉及商業(yè)秘密、評(píng)標(biāo)委員會(huì)內(nèi)部討論細(xì)節(jié)等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，在紀(jì)要中妥善處理，必要時(shí)可形成內(nèi)部紀(jì)要或附件。5.多方核對(duì)：紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)盡可能請(qǐng)主持人、關(guān)鍵參會(huì)人員或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審閱核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，特別是涉及決議和數(shù)據(jù)的部分。6.分發(fā)與存檔：紀(jì)要經(jīng)審核批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)單位和人員，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、登記、存檔，確?？勺匪菪?。7.電子記錄輔助：在征得同意的前提下，可對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行錄音（或錄像）輔助，但最終仍需以文字紀(jì)要為準(zhǔn)，并注意錄音資料的保密和銷毀。結(jié)語(yǔ)大型工程招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量，直接關(guān)系到招標(biāo)工作的合法性、合規(guī)性以及