工程設(shè)備采購(gòu)與合同管理規(guī)范一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司工程設(shè)備采購(gòu)行為，加強(qiáng)合同管理，確保采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量、進(jìn)度和經(jīng)濟(jì)性，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司所有工程項(xiàng)目中涉及的各類工程設(shè)備（包括但不限于機(jī)械設(shè)備、電氣設(shè)備、自動(dòng)化控制設(shè)備、儀器儀表等）的采購(gòu)活動(dòng)及相關(guān)合同管理。公司各部門、項(xiàng)目部在進(jìn)行工程設(shè)備采購(gòu)與合同管理時(shí)，均應(yīng)遵守本規(guī)范。1.3基本原則工程設(shè)備采購(gòu)與合同管理應(yīng)遵循以下基本原則：*質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保采購(gòu)設(shè)備符合項(xiàng)目技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。*經(jīng)濟(jì)合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，力求以最合理的成本采購(gòu)設(shè)備，綜合考慮價(jià)格、性能、服務(wù)、壽命周期成本等因素。*公開、公平、公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)透明、規(guī)范，為所有合格供應(yīng)商提供平等競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。*誠(chéng)信守法原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，恪守合同承諾，與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。*風(fēng)險(xiǎn)控制原則：充分識(shí)別和評(píng)估采購(gòu)各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施進(jìn)行防范和控制。二、采購(gòu)策劃與需求管理2.1采購(gòu)需求提出與審批項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目總體計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙及技術(shù)要求，明確工程設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供貨周期、安裝調(diào)試要求、售后服務(wù)及備品備件等詳細(xì)需求，編制《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按公司審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。2.2采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)管理部門（或指定負(fù)責(zé)部門，下同）在收到審批通過的《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度、市場(chǎng)供應(yīng)情況、資金狀況等因素，統(tǒng)籌編制《工程設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)算金額等，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.3采購(gòu)方式確定工程設(shè)備采購(gòu)應(yīng)根據(jù)設(shè)備金額、技術(shù)復(fù)雜程度、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，主要包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來源采購(gòu)等。采購(gòu)方式的選擇應(yīng)符合國(guó)家及公司相關(guān)規(guī)定，并履行相應(yīng)的審批程序。三、供應(yīng)商管理3.1供應(yīng)商信息收集與調(diào)查采購(gòu)管理部門應(yīng)通過多種渠道（如行業(yè)展會(huì)、專業(yè)期刊、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、同行推薦等）收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對(duì)擬合作的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行必要的背景調(diào)查，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證體系、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)、類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)及售后服務(wù)能力等。3.2供應(yīng)商評(píng)估與選擇建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，評(píng)估結(jié)果作為選擇合格供應(yīng)商的重要依據(jù)。對(duì)于重大或關(guān)鍵設(shè)備的采購(gòu)，應(yīng)優(yōu)先選擇那些業(yè)績(jī)優(yōu)良、信譽(yù)良好、具有持續(xù)供貨能力和完善售后服務(wù)體系的供應(yīng)商。3.3合格供應(yīng)商名錄管理對(duì)通過評(píng)估的供應(yīng)商，納入公司《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。定期對(duì)合格供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)名錄進(jìn)行更新和維護(hù)，淘汰不合格供應(yīng)商。四、采購(gòu)實(shí)施與合同訂立4.1招標(biāo)文件（或詢價(jià)文件）編制與審核采用招標(biāo)或詢價(jià)方式采購(gòu)的，采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的采購(gòu)需求，組織編制招標(biāo)文件（或詢價(jià)文件）。文件應(yīng)包括設(shè)備需求清單、技術(shù)規(guī)格書、商務(wù)條款、合同主要條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（或詢價(jià)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)）等內(nèi)容。招標(biāo)文件（或詢價(jià)文件）需經(jīng)過技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門審核，確保其合法合規(guī)、內(nèi)容完整、表述清晰、要求明確。4.2招標(biāo)（或詢價(jià)）過程管理嚴(yán)格按照規(guī)定的程序組織招標(biāo)（或詢價(jià)）活動(dòng)，確保過程公開、公平、公正。包括發(fā)布招標(biāo)（或詢價(jià)）公告、發(fā)售文件、組織踏勘（如需）、答疑、接收投標(biāo)（或報(bào)價(jià)）文件、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)（或評(píng)審）等環(huán)節(jié)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)（或評(píng)審小組）應(yīng)獨(dú)立、客觀、公正地進(jìn)行評(píng)審，出具評(píng)審報(bào)告。4.3合同談判與簽訂根據(jù)采購(gòu)方式的不同，與中標(biāo)供應(yīng)商（或成交供應(yīng)商）就合同條款進(jìn)行細(xì)致談判。談判內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備價(jià)格、付款方式、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、安裝調(diào)試、技術(shù)服務(wù)、培訓(xùn)、售后服務(wù)、備品備件供應(yīng)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。合同文本應(yīng)優(yōu)先采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本，如無范本，應(yīng)由法務(wù)部門審核把關(guān)。合同經(jīng)雙方協(xié)商一致，履行公司內(nèi)部審批流程后正式簽訂。4.4合同條款的核心要素合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、明確、具體，具有可操作性。除《中華人民共和國(guó)民法典》規(guī)定的一般條款外，還應(yīng)特別明確：*標(biāo)的：設(shè)備的名稱、型號(hào)規(guī)格、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等。*質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)明確引用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的具體技術(shù)指標(biāo)。*交付與驗(yàn)收：明確交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式，以及詳細(xì)的驗(yàn)收流程、標(biāo)準(zhǔn)和異議處理方式。*價(jià)款與支付：明確合同總價(jià)款、付款方式、付款條件和支付進(jìn)度，避免模糊不清的支付約定。*違約責(zé)任：針對(duì)不同違約情形約定明確的違約責(zé)任，如逾期交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲等的賠償方式和金額計(jì)算方法。*知識(shí)產(chǎn)權(quán)：明確設(shè)備所涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及許可使用范圍。*保密條款：對(duì)于在合同履行過程中獲悉的對(duì)方商業(yè)秘密或技術(shù)秘密，應(yīng)有保密約定。五、合同履行與管理5.1合同交底與執(zhí)行計(jì)劃合同簽訂后，采購(gòu)管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門（如項(xiàng)目實(shí)施部門、倉(cāng)庫等）進(jìn)行合同交底，明確各方在合同履行中的職責(zé)和義務(wù)。根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，包括付款計(jì)劃、催交計(jì)劃、檢驗(yàn)計(jì)劃、驗(yàn)收計(jì)劃等。5.2生產(chǎn)（制造）過程監(jiān)造與檢驗(yàn)（如需）對(duì)于重大、復(fù)雜或?qū)|(zhì)量有特殊要求的設(shè)備，可根據(jù)合同約定，組織專業(yè)人員或委托第三方機(jī)構(gòu)對(duì)設(shè)備的生產(chǎn)制造過程進(jìn)行監(jiān)造或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檢驗(yàn)，確保設(shè)備生產(chǎn)符合技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)造或檢驗(yàn)情況應(yīng)做好記錄。5.3設(shè)備催交與運(yùn)輸協(xié)調(diào)采購(gòu)管理部門應(yīng)密切跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，按照合同約定及時(shí)進(jìn)行催交，確保設(shè)備按期交貨。同時(shí)，與供應(yīng)商及項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)設(shè)備運(yùn)輸事宜，明確運(yùn)輸方式、責(zé)任方、保險(xiǎn)等，確保設(shè)備安全、及時(shí)運(yùn)抵指定地點(diǎn)。5.4設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收與入庫設(shè)備運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)后，采購(gòu)管理部門應(yīng)組織項(xiàng)目實(shí)施部門、監(jiān)理單位（如需）、使用部門及供應(yīng)商共同進(jìn)行開箱驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備數(shù)量、外觀質(zhì)量、包裝完好性、隨機(jī)技術(shù)文件（如說明書、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等）及備品備件是否齊全等。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商提出，并要求其在規(guī)定期限內(nèi)采取補(bǔ)救措施。5.5安裝調(diào)試與最終驗(yàn)收根據(jù)合同約定，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)或協(xié)助進(jìn)行設(shè)備的安裝調(diào)試工作。采購(gòu)管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)安裝調(diào)試過程進(jìn)行監(jiān)督和配合。安裝調(diào)試完成后，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行最終驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，簽署驗(yàn)收合格證明；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)明確整改要求和期限，直至驗(yàn)收合格。5.6合同價(jià)款支付財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款條件和審批流程，辦理設(shè)備采購(gòu)款項(xiàng)的支付。付款前，需核實(shí)相關(guān)單據(jù)（如發(fā)票、驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)等）的真實(shí)性和完整性。嚴(yán)格控制預(yù)付款比例，進(jìn)度款支付應(yīng)與設(shè)備制造進(jìn)度或到貨驗(yàn)收情況掛鉤，保留適當(dāng)比例的質(zhì)量保證金。六、合同收尾與檔案管理6.1合同履約評(píng)價(jià)設(shè)備最終驗(yàn)收合格且所有合同義務(wù)履行完畢后，采購(gòu)管理部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的整體履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果納入供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理體系。6.2質(zhì)量保證金管理質(zhì)量保證金的退還應(yīng)在合同約定的質(zhì)量保證期屆滿且設(shè)備無質(zhì)量問題后，按照規(guī)定程序辦理。6.3合同檔案管理采購(gòu)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)工程設(shè)備采購(gòu)全過程（包括采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、各類通知、函件、驗(yàn)收記錄、付款憑證、供應(yīng)商資料等）的文件資料收集、整理、歸檔工作。確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和追溯。檔案保管期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。七、監(jiān)督與責(zé)任7.1監(jiān)督檢查公司相關(guān)職能部門（如審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門）應(yīng)對(duì)工程設(shè)備采購(gòu)與合同管理全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本規(guī)范的有效執(zhí)行。7.2責(zé)任追究對(duì)于在設(shè)備采購(gòu)