檔案室日常管理規(guī)范操作流程一、總則檔案是單位各項工作開展過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，是單位寶貴的信息資源。為規(guī)范檔案室日常管理工作，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，提高檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于本單位及所屬各部門的檔案管理活動。檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)，維護檔案完整與安全，便于利用的原則。二、檔案的接收與整理（一）檔案接收各部門形成的各類檔案，在規(guī)定期限內(nèi)，由部門檔案員整理后向檔案室移交。移交時，需填寫《檔案交接登記表》，詳細(xì)列明移交檔案的種類、數(shù)量、起止年度、保管期限等，并由移交人、接收人及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。檔案室接收檔案時，應(yīng)對照移交清單認(rèn)真核對，檢查檔案材料的完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決，確保交接手續(xù)完備、責(zé)任明確。（二）檔案整理檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。1.分類：按照單位檔案分類方案進行分類，確保分類準(zhǔn)確、層次分明。2.編號：依據(jù)分類結(jié)果和檔案編號規(guī)則，對每份檔案進行科學(xué)編號，做到不重號、不錯號。3.著錄：對檔案的題名、責(zé)任者、形成時間、頁數(shù)、保管期限等核心著錄項進行準(zhǔn)確、規(guī)范的著錄，錄入檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂：對需要裝訂的檔案材料，采用符合檔案保護要求的裝訂材料和方法進行裝訂，做到整齊牢固，便于翻閱。裝訂前應(yīng)去除金屬物，對破損文件進行修補。5.排列上架：按照檔案編號順序，將整理好的檔案有序排列上架，并做好庫位標(biāo)識。三、檔案的保管與防護（一）庫房管理檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“七防”條件。1.溫濕度控制：庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備和監(jiān)測儀器，保持適宜的溫度和相對濕度。工作人員應(yīng)每日記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。2.清潔衛(wèi)生：保持庫房內(nèi)外清潔，定期打掃，做到無灰塵、無雜物、無霉變。3.安全防范：嚴(yán)格執(zhí)行庫房安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。定期檢查消防設(shè)施、防盜設(shè)備的完好性。（二）檔案實體防護1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對所保管的檔案進行檢查，重點檢查檔案是否有霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。2.破損修復(fù)：對已破損的檔案，應(yīng)根據(jù)其破損程度和材質(zhì)，采用合適的修復(fù)技術(shù)進行修復(fù)，力求恢復(fù)原貌，延長檔案壽命。3.特殊載體檔案保管：照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性采取專門的保管措施，如配備專用裝具、控制適宜的溫濕度、定期復(fù)制轉(zhuǎn)存等，防止信息丟失或載體損壞。四、檔案的利用與服務(wù)（一）利用制度嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式和審批程序。1.利用申請：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。外部單位或人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用范圍：查閱檔案一般限于公開或半公開的檔案信息。查閱涉密檔案，須嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱流程1.登記：查閱人在查閱檔案前，應(yīng)在《檔案利用登記簿》上登記姓名、單位、查閱目的、查閱檔案的名稱、年代、卷號等信息。2.調(diào)卷：檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請，準(zhǔn)確、迅速地調(diào)取所需檔案。3.閱覽：查閱檔案應(yīng)在指定的閱覽區(qū)域進行。查閱者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝。4.復(fù)制：確因工作需要復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。5.歸還：查閱完畢，查閱人應(yīng)將檔案當(dāng)面交還給檔案管理人員，經(jīng)核對無誤后，在《檔案利用登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）保密管理檔案管理人員和所有接觸檔案的人員，必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容。對利用過程中產(chǎn)生的涉密信息，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理。（四）利用反饋鼓勵利用者對檔案利用效果進行反饋，以便更好地改進檔案管理和服務(wù)工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）定期鑒定按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由單位檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進行。（二）銷毀程序1.鑒定與審批：鑒定小組對檔案進行逐卷、逐件審查，提出銷毀或延長保管期限的意見，形成《檔案鑒定意見書》，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀清冊：對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列明銷毀檔案的名稱、年代、卷號、件數(shù)、鑒定意見、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人等內(nèi)容。3.監(jiān)銷：檔案銷毀時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)核對銷毀檔案與《檔案銷毀清冊》是否相符，確保無誤后，在《檔案銷毀清冊》上簽字。銷毀過程應(yīng)在指定地點進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.記錄：檔案銷毀后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為永久檔案保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行準(zhǔn)確、及時的統(tǒng)計，定期編制檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交按照國家有關(guān)規(guī)定和單位檔案管理要求，定期向同級國家檔案館或上級主管部門移交具有永久或長期保存價值的檔案。移交時，須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》，確保交接雙方責(zé)任明確。七、電子檔案管理的特殊要求隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案日益增多。電子檔案管理除應(yīng)遵循上述基本原則外，還應(yīng)符合以下特殊要求：1.真實性與完整性保障：確保電子檔案的形成、辦理、歸檔等各環(huán)節(jié)都有規(guī)范的流程和控制措施，保證電子檔案的真實性、完整性和可用性。2.存儲與備份：電子檔案應(yīng)存儲在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.格式規(guī)范與遷移：采用通用、穩(wěn)定的文件格式存儲電子檔案。隨著技術(shù)更新，應(yīng)及時對電子檔案進行格式遷移，確保其長期可讀。4.安全保密：加強電子檔案的安全保密管理，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加密、防病毒等技術(shù)措施，防止信息泄露和非授權(quán)訪問。5.元數(shù)據(jù)管理：完整采集和著錄電子檔案的元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的可理解性和可追溯性。6.與紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)：對于“雙套制”管理的檔案，應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致，并建立有效的關(guān)聯(lián)。八、附則本規(guī)范由單位檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。各部門可根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合實際情況制定具體的實施細(xì)則。本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。以往有關(guān)檔案管理的規(guī)定