合同管理流程及審核工具包一、工具包概述與適用范圍本工具包旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與運(yùn)營(yíng)成本，提升合同管理效率。適用于企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人，涵蓋從合同需求發(fā)起到歸檔復(fù)盤的全流程操作指引及實(shí)用工具模板，尤其適用于采購(gòu)、銷售、服務(wù)、合作等各類商務(wù)合同的管理場(chǎng)景。二、合同管理全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)操作目標(biāo)：明確合同需求，保證立項(xiàng)合規(guī)性。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、需求申請(qǐng)人（某業(yè)務(wù)經(jīng)理）。操作步驟：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)（如采購(gòu)物料、銷售產(chǎn)品、提供服務(wù)），明確合同相對(duì)方、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、履行期限等核心要素。提交申請(qǐng)：填寫《合同需求申請(qǐng)表》（詳見工具模板1），附上相關(guān)支持文件（如立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算審批單、對(duì)方資質(zhì)初步證明等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至法務(wù)部門備案。立項(xiàng)評(píng)估：法務(wù)部門對(duì)需求的合規(guī)性（是否符合行業(yè)法規(guī)、公司制度）進(jìn)行初步評(píng)估，財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算金額的合理性進(jìn)行審核，通過(guò)后進(jìn)入合同起草階段。（二）合同起草操作目標(biāo)：根據(jù)需求內(nèi)容，擬定條款完整、權(quán)責(zé)清晰的合同文本。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某業(yè)務(wù)專員）、法務(wù)部門支持人員（某法務(wù)專員）。操作步驟：模板選擇：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購(gòu)合同模板、銷售合同模板），無(wú)模板時(shí)由法務(wù)部門提供框架指引。內(nèi)容填充：根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》填寫合同核心條款，包括但不限于：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表）；標(biāo)的物/服務(wù)描述（具體型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)或服務(wù)范圍）；數(shù)量與質(zhì)量（計(jì)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方式）；價(jià)款與支付（金額、計(jì)價(jià)方式、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）；履行期限與地點(diǎn)（交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式）；違約責(zé)任（違約情形、賠償計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決條款）；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等通用條款。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同商務(wù)條款（如價(jià)格、履行能力）的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，保證與需求一致。（三）合同評(píng)審操作目標(biāo)：多維度審核合同條款，防范法律、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)（某總）。操作步驟：法務(wù)評(píng)審：重點(diǎn)審核合同合法性（如主體資格、條款是否違反法律法規(guī)）、完整性（是否遺漏關(guān)鍵條款）、公平性（是否存在單方免責(zé)條款），并出具《合同評(píng)審表》（詳見工具模板2），標(biāo)注修改意見。財(cái)務(wù)評(píng)審：審核合同金額與預(yù)算的一致性、支付條款的合理性（如預(yù)付款比例、發(fā)票開具要求）、稅務(wù)處理合規(guī)性，提出財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提示（如對(duì)方為一般納稅人/小規(guī)模納稅人的影響）。業(yè)務(wù)評(píng)審：確認(rèn)標(biāo)的物/服務(wù)與業(yè)務(wù)需求的匹配度、履行期限的可行性、對(duì)方履約能力（如過(guò)往合作記錄、資質(zhì)證書）。綜合評(píng)審：法務(wù)部門匯總各部門評(píng)審意見，形成《合同評(píng)審意見匯總表》，與合同文本一并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。若存在重大分歧，組織跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議達(dá)成一致。（四）合同審批操作目標(biāo)：履行內(nèi)部審批程序，保證合同簽署權(quán)限合規(guī)。責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（某總）、（如需）董事會(huì)。操作步驟：權(quán)限分級(jí)：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限（示例：金額≤10萬(wàn)元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理雙審；金額＞50萬(wàn)元：提交董事會(huì)審批）。提交審批：業(yè)務(wù)部門將《合同審批單》（詳見工具模板3）、評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同文本及相關(guān)支持文件提交至審批人。審批反饋：審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對(duì)審批通過(guò)的合同，簽署《合同審批單》；對(duì)未通過(guò)的，明確修改意見并退回業(yè)務(wù)部門重新調(diào)整。（五）合同簽署與用印操作目標(biāo)：完成合同簽署，保證用印規(guī)范。責(zé)任主體：行政部（用印管理）、業(yè)務(wù)部門（對(duì)接簽署）。操作步驟：文本核對(duì)：業(yè)務(wù)部門收到審批通過(guò)的合同文本后，與對(duì)方最終確認(rèn)條款內(nèi)容，保證無(wú)修改（如需修改，重新履行評(píng)審審批流程）。簽署準(zhǔn)備：確認(rèn)對(duì)方簽署人身份（法定代表人/授權(quán)代表，需提供授權(quán)委托書），準(zhǔn)備合同正本一式X份（根據(jù)雙方及歸檔需求確定）。用印申請(qǐng)：填寫《合同用印申請(qǐng)表》（詳見工具模板4），附《合同審批單》、最終版合同文本，經(jīng)行政部審核用印權(quán)限及材料完整性后，加蓋公司公章或合同專用章。簽署交換：雙方同時(shí)或先后簽署合同，正本由雙方各執(zhí)一份，業(yè)務(wù)部門將副本分送法務(wù)、財(cái)務(wù)部門歸檔。（六）合同履行與跟蹤操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)處理履約異常。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門。操作步驟：履約計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計(jì)劃表》（詳見工具模板5），明確各階段節(jié)點(diǎn)（如交貨、驗(yàn)收、付款）及責(zé)任人。進(jìn)度跟蹤：定期（如每周/每月）跟蹤履約情況，記錄《合同履行跟蹤表》（詳見工具模板6），包括實(shí)際進(jìn)度、是否延遲、異常原因及處理措施。驗(yàn)收確認(rèn)：標(biāo)的物/服務(wù)交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合質(zhì)檢、使用部門按合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收合格證明》，作為付款及后續(xù)履約依據(jù)。異常處理：若對(duì)方違約（如延遲交貨、質(zhì)量不合格），業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)（如溝通記錄、檢測(cè)報(bào)告），發(fā)函催告并同步法務(wù)部門，必要時(shí)啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序。（七）合同變更與終止操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與終止流程，明確權(quán)責(zé)劃分。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審批領(lǐng)導(dǎo)。操作步驟：變更申請(qǐng)：因業(yè)務(wù)需求變化或不可抗力需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請(qǐng)表》（詳見工具模板7），說(shuō)明變更原因、內(nèi)容及影響，附雙方協(xié)商一致的初步方案。變更審批：參照原合同審批流程履行評(píng)審審批手續(xù)，重大變更需重新簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。變更執(zhí)行：審批通過(guò)后，雙方簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更條款的生效時(shí)間及效力，原合同相關(guān)條款相應(yīng)修改。終止處理：合同履行完畢或符合終止條件（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致無(wú)法履行）時(shí)，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)終止事實(shí)，清理債權(quán)債務(wù)（如未付款項(xiàng)、剩余貨物），出具《合同終止確認(rèn)書》（詳見工具模板8），法務(wù)部門審核終止程序的合規(guī)性。（八）合同歸檔與復(fù)盤操作目標(biāo)：保證合同檔案完整，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化管理。責(zé)任主體：行政部（檔案管理）、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門。操作步驟：資料整理：業(yè)務(wù)部門收集合同正本、審批文件、簽署頁(yè)、驗(yàn)收單、溝通記錄等全部履約資料，按“一合同一檔”原則整理。歸檔移交：填寫《合同歸檔清單》（詳見工具模板9），與資料一并移交至行政部，行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記、存入檔案柜（電子檔同步至OA系統(tǒng)）。復(fù)盤總結(jié)：合同履行完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門組織復(fù)盤，分析履約中的問(wèn)題（如延遲原因、爭(zhēng)議焦點(diǎn)），提出改進(jìn)措施，形成《合同管理復(fù)盤報(bào)告》提交法務(wù)部門備案，作為后續(xù)合同管理的優(yōu)化依據(jù)。三、合同管理實(shí)用工具模板集錦模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)編號(hào)需求申請(qǐng)人聯(lián)系方式部門負(fù)責(zé)人合同相對(duì)方□新增□現(xiàn)有相對(duì)方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□合作□其他預(yù)算金額（大寫）預(yù)算金額（小寫）履行期限標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容描述需求背景與目標(biāo)支持附件（可附頁(yè)）□立項(xiàng)批復(fù)□預(yù)算審批單□對(duì)方資質(zhì)初稿□其他部門負(fù)責(zé)人審核意見簽名：日期：法務(wù)部門意見簽名：日期：財(cái)務(wù)部門意見簽名：日期：模板2：合同評(píng)審表合同名稱合同編號(hào)評(píng)審日期評(píng)審部門□法務(wù)□財(cái)務(wù)□業(yè)務(wù)□其他評(píng)審人一、評(píng)審維度及意見合法性（法務(wù)）□通過(guò)□不通過(guò)（修改意見：）商務(wù)條款（業(yè)務(wù)）□通過(guò)□不通過(guò)（修改意見：）財(cái)務(wù)條款（財(cái)務(wù)）□通過(guò)□不通過(guò)（修改意見：）完整性（法務(wù)）□通過(guò)□不通過(guò)（修改意見：）二、綜合評(píng)審結(jié)論□同意簽署□修改后復(fù)審□不同意簽署（原因：）三、修改建議（可附頁(yè)）評(píng)審人簽名：日期：模板3：合同審批單合同名稱合同編號(hào)申請(qǐng)部門合同金額履行期限審批層級(jí)審批流程□業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人□法務(wù)□財(cái)務(wù)□分管領(lǐng)導(dǎo)□總經(jīng)理□董事會(huì)各環(huán)節(jié)審批意見業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人：簽名：日期：法務(wù)：簽名：日期：財(cái)務(wù)：簽名：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)：簽名：日期：總經(jīng)理：簽名：日期：最終審批結(jié)論□同意簽署□否決（原因：）模板4：合同用印申請(qǐng)表合同名稱合同編號(hào)用印部門用印類型□公章□合同專用章□其他用印份數(shù)用印事由附件清單□《合同審批單》□合同正本□對(duì)方資質(zhì)□其他部門負(fù)責(zé)人意見簽名：日期：行政部審核意見簽名：日期：用印記錄用印人：用印日期：模板5：合同履行計(jì)劃表合同名稱合同編號(hào)計(jì)劃制定人履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)責(zé)任部門/人如：預(yù)付款支付如：標(biāo)的物生產(chǎn)如：貨物交付如：驗(yàn)收合格如：尾款支付備注模板6：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)跟蹤周期跟蹤節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間異常情況說(shuō)明及處理結(jié)果跟蹤人簽名：日期：模板7：合同變更申請(qǐng)表合同名稱原合同編號(hào)申請(qǐng)日期申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式變更原因□需求調(diào)整□政策變化□不可抗力□對(duì)方違約□其他變更內(nèi)容□標(biāo)的物□數(shù)量□價(jià)格□履行期限□其他（說(shuō)明：）對(duì)原合同的影響雙方協(xié)商情況□已達(dá)成一致□待協(xié)商（方案：）部門負(fù)責(zé)人意見簽名：日期：法務(wù)部門意見簽名：日期：最終審批意見□同意變更□修改后重審□不同意變更模板8：合同終止確認(rèn)書合同名稱合同編號(hào)終止日期終止原因□履行完畢□協(xié)商一致□一方違約□不可抗力□其他債權(quán)債務(wù)處理情況□已結(jié)清□部分結(jié)清（未結(jié)金額：）□其他（說(shuō)明：）雙方確認(rèn)甲方（蓋章）：授權(quán)代表（簽名）：日期：乙方（蓋章）：授權(quán)代表（簽名）：日期：法務(wù)部門審核意見簽名：日期：模板9：合同歸檔清單合同名稱合同編號(hào)歸檔日期歸檔部門經(jīng)辦人檔案編號(hào)歸檔資料清單序號(hào)資料名稱1合同正本2《合同審批單》3《合同評(píng)審表》4對(duì)方資質(zhì)文件5履約記錄（驗(yàn)收單、付款憑證等）6其他（補(bǔ)充協(xié)議、終止確認(rèn)書等）歸檔人：審核人：四、合同管理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作規(guī)范（一）合同主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：與無(wú)民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽訂合同，可能導(dǎo)致合同無(wú)效。規(guī)范要求：簽訂前核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、期限），并留存復(fù)印件加蓋公章；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）的，需核實(shí)對(duì)方相關(guān)資質(zhì)許可證。（二）合同條款完整性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：遺漏核心條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任）或條款約定模糊，易引發(fā)爭(zhēng)議。規(guī)范要求：嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化合同模板起草，保證“標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決”五大核心條款明確；金額需同時(shí)標(biāo)注大小寫，不一致時(shí)以大寫為準(zhǔn)；履行期限明確具體日期或節(jié)點(diǎn)，避免“盡快”“約X天”等模糊表述。（三）法律合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：條款違反法律法規(guī)（如格式條款免除己方責(zé)任、侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)），導(dǎo)致合同無(wú)效或行政處罰。規(guī)范要求：法務(wù)部門對(duì)合同合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免使用“霸王條款”；涉及國(guó)有資產(chǎn)、外資合作等特殊合同的，需符合《民法典》《公司法》及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定；爭(zhēng)議解決條款優(yōu)先約定“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”，避免約定“由仲裁委員會(huì)仲裁”未明確具體機(jī)構(gòu)。（四）財(cái)務(wù)支付風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：支付條款不合理（如預(yù)付款比例過(guò)高、未約定質(zhì)保金），導(dǎo)致資金損失或質(zhì)量糾紛。規(guī)范要求：預(yù)付款一般不超過(guò)合同金額的30%，尾款不低于10%作為質(zhì)保金（質(zhì)保期屆滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后支付）；明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時(shí)間，避免“先付款后開票”導(dǎo)致的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（五）履行跟蹤風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：未及時(shí)跟蹤履約進(jìn)度，錯(cuò)過(guò)主張權(quán)利的時(shí)效（如貨物延遲交付未發(fā)函催告）。規(guī)范要求：業(yè)務(wù)部門按《合同履行計(jì)劃表》定期跟蹤，發(fā)覺異常立即書面通知對(duì)方并保留證據(jù)；爭(zhēng)議發(fā)生后2年內(nèi)提起訴訟或仲裁，避免超過(guò)訴訟時(shí)效。（六）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同檔案丟失、損毀，導(dǎo)致無(wú)法追溯履約情況或應(yīng)對(duì)糾紛。規(guī)范要求：合同正本由行政部專柜保管，電