行政工作流程規(guī)范化指導(dǎo)手冊(cè)前言為規(guī)范公司行政管理工作，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，提高行政效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本指導(dǎo)手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋會(huì)議管理、文件審批、固定資產(chǎn)、辦公用品、差旅管理、印章使用六大核心行政工作場(chǎng)景，適用于公司各部門及全體行政相關(guān)工作人員。請(qǐng)各部門嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，保證行政工作有序開(kāi)展。第一章會(huì)議管理規(guī)范化流程一、適用場(chǎng)景與工作類型本流程適用于公司各類會(huì)議的組織、召開(kāi)及后續(xù)跟進(jìn)工作，包括但不限于：部門例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、專題研討會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等。會(huì)議類型可根據(jù)參會(huì)范圍、議題性質(zhì)分為內(nèi)部會(huì)議（部門內(nèi)或全公司范圍）和外部會(huì)議（與客戶、合作伙伴等第三方召開(kāi)）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)議發(fā)起與審批發(fā)起申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起人（一般為部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）需提前1-3個(gè)工作日填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及預(yù)期成果。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議必要性及議程合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后提交至行政部。行政部統(tǒng)籌：行政部根據(jù)會(huì)議室使用情況、會(huì)議優(yōu)先級(jí)協(xié)調(diào)會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)，避免時(shí)間沖突或資源浪費(fèi)；外部會(huì)議需同步提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議通知發(fā)布通知內(nèi)容：確認(rèn)會(huì)議信息后，行政部或發(fā)起人需通過(guò)企業(yè)/郵件發(fā)送正式會(huì)議通知，包含以下要素：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）參會(huì)人員（含主持人、記錄人）及著裝要求（如有）會(huì)議議程及需提前準(zhǔn)備的材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表等）聯(lián)系人及聯(lián)系方式（行政部對(duì)接人*）通知時(shí)限：內(nèi)部會(huì)議至少提前1天通知，外部會(huì)議至少提前3天通知，緊急會(huì)議可適當(dāng)縮短時(shí)限，但需保證參會(huì)人員有充足準(zhǔn)備時(shí)間。（三）會(huì)議準(zhǔn)備與現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行會(huì)前準(zhǔn)備：行政部提前30分鐘開(kāi)啟會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等），保證正常運(yùn)行；準(zhǔn)備會(huì)議材料（紙質(zhì)版/電子版）、簽到表、飲用水、文具等；發(fā)起人提前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查議程及材料完整性。會(huì)中執(zhí)行：主持人按議程主持會(huì)議，控制會(huì)議節(jié)奏（一般會(huì)議不超過(guò)2小時(shí)，專題會(huì)議不超過(guò)4小時(shí)）；記錄人全程記錄會(huì)議要點(diǎn)（含決議事項(xiàng)、責(zé)任部門/人、完成時(shí)限），形成《會(huì)議紀(jì)要初稿》；參會(huì)人員需提前10分鐘簽到，原則上不得遲到早退，確需請(qǐng)假需提前向部門負(fù)責(zé)人及主持人報(bào)備。（四）會(huì)議紀(jì)要與歸檔紀(jì)要編制：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要初稿》整理正式《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核無(wú)誤后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送行政部。決議跟蹤：行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行登記（見(jiàn)《會(huì)議決議跟蹤表》），每周更新進(jìn)度，督促責(zé)任部門按時(shí)完成，重大決議需月度匯總至分管領(lǐng)導(dǎo)。資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，行政部將《會(huì)議申請(qǐng)表》《會(huì)議簽到表》《會(huì)議紀(jì)要》等資料整理存檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔按年度分類保存），保存期限不少于3年。三、配套工具模板表1-1：《會(huì)議申請(qǐng)表》申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日會(huì)議主題會(huì)議類型□內(nèi)部會(huì)議□外部會(huì)議會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)□會(huì)議室A□線上會(huì)議□其他：參會(huì)人員（含主持人、記錄人，注明部門及職務(wù)）會(huì)議議程1.2.3.需準(zhǔn)備材料□PPT□報(bào)表□方案□其他：預(yù)期成果部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_________日期：_________行政部統(tǒng)籌意見(jiàn)簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批（外部會(huì)議）簽字：_________日期：_________表1-2：《會(huì)議簽到表》會(huì)議主題：時(shí)間：年月日時(shí)分序號(hào)姓名部門123…記錄人：_________主持人：_________表1-3：《會(huì)議紀(jì)要模板》會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主題：_________會(huì)議時(shí)間：____年_月_日_:_至____:____會(huì)議地點(diǎn)：_________主持人：_________（職務(wù)：_________）記錄人：_________（職務(wù)：_________）參會(huì)人員：_________（部門/職務(wù)）、_________（部門/職務(wù)）……缺席人員：_________（部門/職務(wù)，原因：_________）一、會(huì)議議程及主要內(nèi)容議題一：_________討論要點(diǎn)：_________發(fā)言人：_________（部門/職務(wù)）結(jié)論：_________議題二：_________討論要點(diǎn)：_________發(fā)言人：_________（部門/職務(wù)）結(jié)論：_________二、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)限備注1年月日2年月日三、其他事項(xiàng)分發(fā)范圍：_________、_________、行政部抄送：_________、_________記錄人簽字：_________主持人審核簽字：_________日期：____年_月_日四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示會(huì)議必要性審核：避免頻繁召開(kāi)低效會(huì)議，對(duì)議題重復(fù)或可郵件解決的會(huì)議，行政部有權(quán)建議取消。設(shè)備備用方案：線上會(huì)議需提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)及軟件穩(wěn)定性，準(zhǔn)備備用會(huì)議工具（如騰訊會(huì)議、Zoom等）；線下會(huì)議室需配備投影儀備用燈泡、麥克風(fēng)備用電池。紀(jì)律要求：會(huì)議期間需將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，禁止隨意走動(dòng)或處理與會(huì)議無(wú)關(guān)事務(wù)，外部會(huì)議需提前告知參會(huì)人員著裝規(guī)范（商務(wù)正裝/商務(wù)休閑）。決議閉環(huán)管理：行政部需定期跟蹤決議執(zhí)行情況，對(duì)超期未完成的部門進(jìn)行提醒，保證“事事有跟進(jìn)，件件有結(jié)果”。第二章文件審批規(guī)范化流程一、適用場(chǎng)景與工作類型本流程適用于公司內(nèi)部各類行政文件的審批流轉(zhuǎn)，包括但不限于：制度類文件（如管理辦法、規(guī)定）、通知類文件（如放假通知、會(huì)議通知）、請(qǐng)示類文件（如采購(gòu)申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷）、報(bào)告類文件（如年度行政工作總結(jié)、專項(xiàng)工作匯報(bào)）等。文件按審批權(quán)限分為一般文件（部門負(fù)責(zé)人審批）和重要文件（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件起草與初審文件起草：起草人（一般為部門經(jīng)辦人）需根據(jù)實(shí)際工作需求起草文件，保證內(nèi)容完整、邏輯清晰、格式規(guī)范（字體、字號(hào)、行距等參照公司《公文格式標(biāo)準(zhǔn)》）。部門初審：起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容的必要性、準(zhǔn)確性及部門內(nèi)部可行性進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)后返回起草人修訂。（二）文件會(huì)簽（如需）若文件內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)（如采購(gòu)文件需財(cái)務(wù)部會(huì)簽、制度文件需法務(wù)部會(huì)簽），由起草人發(fā)起會(huì)簽流程，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核并反饋意見(jiàn)，避免職責(zé)交叉或遺漏。（三）正式審批提交審批：文件定稿后，起草人通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版《文件審批單》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)）提交至審批人，明確審批路徑（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。審批時(shí)限：一般文件審批不超過(guò)1個(gè)工作日，重要文件不超過(guò)3個(gè)工作日；審批人需在審批單上明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見(jiàn)，并注明理由。（四）文件發(fā)布與歸檔文件發(fā)布：審批通過(guò)的文件，由行政部統(tǒng)一編號(hào)（如“行政部〔2024〕X號(hào)”），通過(guò)公司內(nèi)部平臺(tái)（OA系統(tǒng)/企業(yè)）發(fā)布，明確生效日期及執(zhí)行范圍。文件歸檔：行政部對(duì)審批通過(guò)的文件進(jìn)行分類歸檔（電子檔按“制度-通知-報(bào)告”等類別存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔按年度裝訂成冊(cè)），重要文件需備份至公司檔案室，保存期限不少于5年。三、配套工具模板表2-1：《文件審批單》文件標(biāo)題文件編號(hào)（由行政部填寫）起草部門起草人文件類型□制度□通知□請(qǐng)示□報(bào)告□其他提交日期年月日文件主要內(nèi)容摘要附件清單（如有）審批流程部門負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)：□同意□修改后同意□不同意（理由：_________）簽字：_________日期：_________會(huì)簽部門意見(jiàn)（如有）財(cái)務(wù)部：_________法務(wù)部：_________簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：□同意□修改后同意□不同意（理由：_________）簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（重要文件）意見(jiàn)：□同意□修改后同意□不同意（理由：_________）簽字：_________日期：_________行政部歸檔接收人：_________日期：_________四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示格式規(guī)范：文件標(biāo)題需簡(jiǎn)潔明了（如“關(guān)于規(guī)范辦公用品采購(gòu)管理的通知”），采用“一、（一）、1.、（1）”三級(jí)標(biāo)題結(jié)構(gòu)，落款注明發(fā)文部門及日期。審批權(quán)限：嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，重要文件（如年度預(yù)算、重大制度）需經(jīng)總經(jīng)理審批，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程。版本控制：文件修訂需更新版本號(hào)（如V1.0→V2.0），并在文件中注明修訂內(nèi)容及日期，避免使用過(guò)期版本。保密要求：涉密文件（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開(kāi)制度）需標(biāo)注“內(nèi)部密級(jí)”，通過(guò)加密渠道傳輸，嚴(yán)禁隨意復(fù)印或外傳。第三章固定資產(chǎn)管理規(guī)范化流程一、適用場(chǎng)景與工作類型本流程適用于公司固定資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、報(bào)廢等全生命周期管理，固定資產(chǎn)包括但不限于：辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）、家具（辦公桌、文件柜）、電子設(shè)備（投影儀、相機(jī)）、交通工具（公司車輛）等。資產(chǎn)按價(jià)值分為低值資產(chǎn)（單價(jià)500元以下，使用期限1年以上）和高值資產(chǎn)（單價(jià)500元以上，使用期限1年以上）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）資產(chǎn)申購(gòu)與審批需求提出：部門因工作需要新增或更換資產(chǎn)時(shí)，由申請(qǐng)人填寫《固定資產(chǎn)申購(gòu)表》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及使用人。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)資產(chǎn)需求的必要性及合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后提交至行政部。行政部復(fù)核：行政部根據(jù)公司現(xiàn)有資產(chǎn)狀況及年度預(yù)算，審核申購(gòu)數(shù)量及規(guī)格，避免重復(fù)采購(gòu)；高值資產(chǎn)需提交分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。（二）資產(chǎn)采購(gòu)與驗(yàn)收采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)流程（詢價(jià)、比價(jià)、招標(biāo)）選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，保證資產(chǎn)質(zhì)量及售后服務(wù)。資產(chǎn)驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，行政部聯(lián)合使用部門共同驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、配件及質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），驗(yàn)收合格后錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，唯一資產(chǎn)編號(hào)（如“ZC-2024-001”）。（三）資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：使用人憑《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)）到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽字確認(rèn)后領(lǐng)取資產(chǎn)，行政部更新資產(chǎn)臺(tái)賬（使用人、存放地點(diǎn)、領(lǐng)用日期）。調(diào)撥管理：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需由調(diào)出部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，更新資產(chǎn)臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符。（四）資產(chǎn)維修與報(bào)廢維修申請(qǐng)：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》，說(shuō)明故障現(xiàn)象及原因，行政部聯(lián)系供應(yīng)商或維修人員進(jìn)行維修，維修費(fèi)用計(jì)入部門成本。報(bào)廢處置：資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無(wú)法維修或技術(shù)淘汰時(shí)，由行政部鑒定后填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按公司規(guī)定進(jìn)行處置（如變賣、回收），報(bào)廢資產(chǎn)臺(tái)賬同步更新。三、配套工具模板表3-1：《固定資產(chǎn)申購(gòu)表》申購(gòu)部門申購(gòu)日期年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）用途使用人需求理由部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_________日期：_________行政部復(fù)核意見(jiàn)簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（高值資產(chǎn)）簽字：_________日期：_________表3-2：《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號(hào)（由行政部填寫）規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商數(shù)量采購(gòu)日期年月日驗(yàn)收項(xiàng)目□名稱相符□規(guī)格型號(hào)相符□數(shù)量相符□配件齊全□質(zhì)量合格驗(yàn)收人員行政部：_________使用部門：_________驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（原因：_________）領(lǐng)用信息使用人：_________存放地點(diǎn)：_________領(lǐng)用日期：_________領(lǐng)用人簽字表3-3：《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（示例）資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購(gòu)買日期使用部門使用人存放地點(diǎn)資產(chǎn)狀態(tài)原值（元）備注ZC-2024-001聯(lián)想電腦ThinkPadX12024-01-15市場(chǎng)部*3樓辦公室在用8,000ZC-2024-002打印機(jī)HPLaserJet2024-02-20行政部*2樓文印室維修中3,5002024-05-10故障四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示資產(chǎn)標(biāo)簽管理：所有固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱、購(gòu)買日期），定期盤點(diǎn)（每季度一次），保證賬、卡、物三相符。責(zé)任到人：資產(chǎn)使用人為第一責(zé)任人，需妥善保管，避免人為損壞；離職或調(diào)崗時(shí)需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，未交接清楚不得離職。高值資產(chǎn)監(jiān)管：高值資產(chǎn)（如電腦、投影儀）需安裝定位軟件或登記使用記錄，防止丟失或私自外借。報(bào)廢流程規(guī)范：嚴(yán)禁私自處置報(bào)廢資產(chǎn)，需經(jīng)行政部鑒定并審批后，由指定機(jī)構(gòu)回收，報(bào)廢殘值收入需上繳財(cái)務(wù)部。第四章辦公用品管理規(guī)范化流程一、適用場(chǎng)景與工作類型本流程適用于公司辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)及費(fèi)用管理，包括但不限于：辦公文具（筆、本、文件夾）、辦公耗材（打印紙、墨盒）、清潔用品（紙巾、消毒液）、勞保用品（口罩、手套）等。辦公用品按采購(gòu)頻率分為常規(guī)用品（每月采購(gòu)）和臨時(shí)用品（突發(fā)需求采購(gòu)）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求統(tǒng)計(jì)與采購(gòu)計(jì)劃月度需求統(tǒng)計(jì)：每月25日前，各部門辦公用品管理員統(tǒng)計(jì)下月部門需求，填寫《辦公用品需求表》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），提交至行政部。采購(gòu)計(jì)劃制定：行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫(kù)存情況制定月度采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，按采購(gòu)流程執(zhí)行（常規(guī)用品可固定供應(yīng)商，臨時(shí)用品需比價(jià)采購(gòu)）。（二）采購(gòu)與入庫(kù)管理供應(yīng)商選擇：行政部通過(guò)詢價(jià)或招標(biāo)方式選擇2-3家合格供應(yīng)商，保證價(jià)格合理、質(zhì)量達(dá)標(biāo)，簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議。驗(yàn)收入庫(kù)：辦公用品到貨后，行政部核對(duì)采購(gòu)清單與實(shí)際物品（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量），確認(rèn)無(wú)誤后填寫《辦公用品入庫(kù)單》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），錄入庫(kù)存臺(tái)賬（電子表格），標(biāo)注“庫(kù)存數(shù)量”及“最低庫(kù)存預(yù)警值”（如打印紙剩余2箱時(shí)提醒采購(gòu)）。（三）領(lǐng)用與發(fā)放管理領(lǐng)用登記：?jiǎn)T工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫《辦公用品領(lǐng)用單》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途及領(lǐng)用人信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部領(lǐng)取。發(fā)放規(guī)范：常規(guī)用品實(shí)行“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”原則，每人每月限領(lǐng)筆5支、本3本等；臨時(shí)用品（如會(huì)議用品）需提前1天申請(qǐng)，行政部按需求發(fā)放。（四）盤點(diǎn)與費(fèi)用核算定期盤點(diǎn)：行政部每月末對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），盤盈或盤虧需查明原因并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。費(fèi)用核算：行政部每月5日前將上月辦公用品采購(gòu)費(fèi)用匯總，提交財(cái)務(wù)部計(jì)入部門成本，并向各部門反饋領(lǐng)用明細(xì)，促進(jìn)成本控制。三、配套工具模板表4-1：《辦公用品需求表》需求部門需求日期年月日物品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量簽字筆0.5mm支20A4打印紙70g包10消毒濕巾50片/包包5部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_________日期：_________表4-2：《辦公用品入庫(kù)單》入庫(kù)日期年月日供應(yīng)商序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位1簽字筆0.5mm支2A4打印紙70g包驗(yàn)收人行政部：_________庫(kù)存更新入庫(kù)前庫(kù)存：_________入庫(kù)后庫(kù)存：_________最低預(yù)警值：_________表4-3：《辦公用品領(lǐng)用單》領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期年月日用途物品名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量簽字筆0.5mm支2訂書釘10mm盒盒1部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_________發(fā)放人行政部：_________四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示庫(kù)存管理：行政部需建立辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存數(shù)量，避免積壓或短缺；易耗品（如墨盒）與耐用品（如文件夾）分開(kāi)存放，明確標(biāo)識(shí)。領(lǐng)用規(guī)范：嚴(yán)禁私自挪用辦公用品或外借，領(lǐng)用時(shí)需如實(shí)登記，杜絕浪費(fèi)（如隨意丟棄未用完的紙張）。費(fèi)用控制：優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，批量采購(gòu)可享受折扣，降低采購(gòu)成本；各部門需控制領(lǐng)用數(shù)量，超量領(lǐng)用需提交書面說(shuō)明。臨時(shí)采購(gòu)：突發(fā)需求（如會(huì)議急需物資）可先電話申請(qǐng)，行政部緊急采購(gòu)后補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)，保證工作不受影響。第五章差旅管理規(guī)范化流程一、適用場(chǎng)景與工作類型本流程適用于公司員工因公出差（含市內(nèi)、國(guó)內(nèi)、國(guó)際）的交通、住宿、補(bǔ)貼等管理，包括但不限于：客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研、參加會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。出差按地域分為市內(nèi)出差（當(dāng)日往返）和外地出差（需住宿）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）出差申請(qǐng)與審批提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工出差前需填寫《出差申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排、交通工具及預(yù)估費(fèi)用，提前3-5個(gè)工作日提交審批（緊急出差可先電話申請(qǐng)，事后補(bǔ)表）。審批流程：市內(nèi)出差：部門負(fù)責(zé)人審批；外地出差：部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；國(guó)際出差：部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批。（二）預(yù)訂與行程確認(rèn)交通住宿預(yù)訂：審批通過(guò)后，員工可通過(guò)公司指定供應(yīng)商（如攜程、飛豬）預(yù)訂交通（機(jī)票、高鐵票）及住宿（酒店），優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙/標(biāo)準(zhǔn)間（單人住宿），超標(biāo)需提前申請(qǐng)并說(shuō)明理由。行程備案：?jiǎn)T工需將預(yù)訂信息（車次/航班號(hào)、酒店地址、聯(lián)系方式）提交至行政部備案，緊急情況可聯(lián)系行政部協(xié)助調(diào)整行程。（三）差旅費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)收集：出差歸來(lái)后，員工需整理差旅票據(jù)（發(fā)票、行程單、住宿清單等），保證票據(jù)真實(shí)、合法、有效，抬頭為公司全稱。填寫報(bào)銷單：登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），注明出差時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用明細(xì)（交通、住宿、伙食補(bǔ)貼、市內(nèi)交通補(bǔ)貼等），附原始票據(jù)。審核報(bào)銷：部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用真實(shí)性及合規(guī)性，財(cái)務(wù)部復(fù)核票據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)（如住宿標(biāo)準(zhǔn)：一線城市不超過(guò)400元/晚，二線城市不超過(guò)300元/晚），無(wú)誤后提交至出納付款。（四）差旅總結(jié)與反饋出差總結(jié)：重要出差（如項(xiàng)目談判、大型會(huì)議）需在出差后3個(gè)工作日內(nèi)提交《出差總結(jié)報(bào)告》，說(shuō)明出差成果、問(wèn)題及下一步計(jì)劃，提交部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)。反饋優(yōu)化：行政部定期收集員工對(duì)差旅管理的意見(jiàn)（如預(yù)訂流程、報(bào)銷時(shí)效），優(yōu)化流程，提高服務(wù)效率。三、配套工具模板表5-1：《出差申請(qǐng)表》申請(qǐng)人所屬部門出差事由出差時(shí)間年月日至年月日出差地點(diǎn)行程安排（含往返交通、拜訪客戶/會(huì)議地點(diǎn)等）交通工具□飛機(jī)□高鐵□汽車□其他（請(qǐng)注明）住宿需求□單人□雙人（同行人：_________）預(yù)估費(fèi)用（元）交通：_________住宿：_________伙食補(bǔ)貼：_________市內(nèi)交通：_________合計(jì)：_________部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（國(guó)際/重要出差）簽字：_________日期：_________表5-2：《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》報(bào)銷人所屬部門出差時(shí)間年月日至年月日出差地點(diǎn)費(fèi)用項(xiàng)目金額（元）發(fā)票號(hào)碼備注往返交通（如：北京-高鐵G123）住宿費(fèi)（如：酒店，3晚）伙食補(bǔ)貼按公司標(biāo)準(zhǔn)：________元/天市內(nèi)交通（如：地鐵、打車）其他費(fèi)用報(bào)銷總額大寫：_________________小寫：_________部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)部復(fù)核簽字：_________日期：_________出納付款日期：_________四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格執(zhí)行公司差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，超支部分需由分管領(lǐng)導(dǎo)審批并說(shuō)明理由，未經(jīng)審批的超支費(fèi)用不予報(bào)銷。票據(jù)規(guī)范：發(fā)票需與實(shí)際消費(fèi)內(nèi)容一致（如住宿發(fā)票不能開(kāi)成“辦公用品”），電子發(fā)票需打印并加蓋“已報(bào)銷”章，避免重復(fù)報(bào)銷。安全提醒：出差前行政部需提醒員工注意人身財(cái)產(chǎn)安全，國(guó)際出差需辦理簽證、購(gòu)買境外保險(xiǎn)，留存緊急聯(lián)系人信息。行程變更：出差行程需按申請(qǐng)表執(zhí)行，確需變更需提前向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)備，避免影響工作安排。第六章印章使用規(guī)范化流程一、適用場(chǎng)景與工作類型本流程適用于公司各類印章（公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人章、部門章）的使用、保管及登記管理，印章用途包括但不限于：文件簽署、合同蓋章、證明開(kāi)具、函件往來(lái)等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）印章保管責(zé)任保管分工：公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章：由行政部指定專人（印章管理員*）保管，實(shí)行“專人專管、專柜存放”；法人章：由總經(jīng)理或其授權(quán)人保管；部門章：由各部門負(fù)責(zé)人保管。保管要求：印章存放需配備保險(xiǎn)柜，鑰匙由印章管理員隨身攜帶或存放于保密處，嚴(yán)禁隨意放置或交他人代管。（二）印章使用申請(qǐng)與審批提交申請(qǐng)：使用印章前，申請(qǐng)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)本章第三節(jié)），注明用章文件名稱、用途、份數(shù)、用章部門及申請(qǐng)人信息，附用章文件電子版/紙質(zhì)版。審批流程：一般文件（如內(nèi)部通知、證明）：部門負(fù)責(zé)人審批；合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)文件：部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批；涉外文件或重大事項(xiàng)：需經(jīng)總經(jīng)理審批并報(bào)董事會(huì)備案。（三）印章使用與登記用章審核：印章管理員審批通過(guò)后，需核對(duì)用章文件內(nèi)容與申請(qǐng)表是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后方可蓋章。規(guī)范用章：印章需清晰、完整地蓋在指定位置（如文件落款處、騎縫章），不得蓋在空白紙張